Funktionskontrakt for vedligehold The devil lies in the details
Funktionsaftalen I 2001 har DDV i et samarbejde med 5 private firmaer og UTEK (Den svenske vedligeholdsforening) samt på baggrund af UTEK s Funktionsavtal för underhall og Europa-standard ENV 13269. (Guideline on Preparation of Maintenance Contracts) udarbejdet en dansk Funktionsaftale for vedligehold.
Funktionsaftale grundlæggende indhold Leverandøren er ansvarlig for: at funktionen er opretholdt i bestemte tidsrum. Leverandøren er ikke ansvarlig for: funktionssvigt grundet forkert brug af bygning (skader forårsaget af kunden selv) Afskrivning Tilstand Kontraktperiode Tid
Funktionsaftalen vs. Aktivitetsaftale Kunden køber en funktion: Varme: +21 grader i kontorer Lys i lamper Tæt tag Fast pris for forebyggende vedligehold og reparationer Kunden får stabilitet Funktionsaftale Leverandøren fastlægger forebyggende aktiviteter Leverandøren påføres risiko Løbende optimering kommer leverandøren til gode Kunden får optimeringen ved udbud Fokus er kun på kvalitet (Kunde kun på kvalitet men leverandøren ser også på effektivitet) Kompetencen ligger hos leverandøren Kunden har overordnet dokumentationskrav. Aktivitetsaftale Kunden køber en aktivitet: 4 eftersyn om året Rundering 1 gang om ugen Reparationer til X kr. pr. time Fast pris for forebyggende vedligehold Enhedsbestemt afregning af reparationer Kunden fastlægger forebyggende aktivitetsomfang Leverandøren får stabilitet Kunde påtager sig risiko Løbende optimering kommer leverandøren til skade. Kunden får optimeringen løbende Fokus er på økonomi og kvalitet. (Kunde ser på økonomi og leverandøren ser på kvalitet) Kompetencen ligger hos leverandøren og kunden Kunden har detaljeret dokumentationskrav. RCM, Cost+
Funktionskontrakt 30 velholdte administrations bygninger. 100.000 m2 Installationer varmeanlæg ventilationsanlæg køleanlæg elforsyning vandforsyning koldt og varmt belysning elevatorer pumpebrønde afløbsanlæg inkl. håndvaske og toiletter kedelanlæg og opvarmningsanlæg kloakledninger brandtekniske anlæg Mekanisk funktion af udvendige bygningsdele facade tag døre porte vinduer Mekanisk funktion af indvendige bygningsdele overflader døre, lofts-beklædninger gulve.
Krav til nede- og responstid Eksempel "Show up time" Tid fra fejlmelding til reparation begyndes Fejlretningstid Tid fra fejlmelding til udstyr er funktionsdygtigt Ventilationsanlæg Varmeanlæg, rumvarme (1. oktober til 1. maj) Varmeanlæg, rumvarme anlægsdel 1. maj til 1. oktober (sommer) Koldtvandsanlæg, anlægsdele Varmtvandsanlæg, anlægsdele Belysning, enkelt lyskilde "Show up time (Timer) 4 2 8 4 4 8 Fejlretningstid (Kalendertimer) 48 4 48 48 48 24
Oversigt over udbud Udbud af funktionskontrakt for vedligehold 300 250 Tilbud (kr/m2) 200 150 100 Leverandør Kemp & Lauritsen CWO Semco NNS Anonymiseret YIT BRAVIDA Wicotec 50-1 - Q1 2003-11670 m2 2 - Q3 2005-12969 m2 3 - Q1 2004-34767 m2 4 - Q1 2007-57380 m2 Udbud nr.
Funktionsaftale udbud april 2005 Eksempel 5 velholdte og ordinære administrations bygninger. 12.000 m2 BDA Pris for funktionsaftale 700% 600% 500% 400% 300% 200% 100% 0% Lev. 1 Lev. 2 Lev. 3 Lev. 4 Lev. 5
Nøgletals analyse Eksempel Nøgletal: Vedligehold, udvendig, afhjælpende Vedligehold, udvendig, forebyggende Vedligehold, udvendig, opretning Vedligehold, udvendig, afhjælpende Vedligehold, indvendig, forebyggende Vedligehold, indvendig, opretning Vedligehold, Bygningsinstallationer, forebyg. Vedligehold, Bygningsinstallationer, afhjælpende Vedligehold, Bygningsinstallationer, opretning Fællesdrift, Pasning/styring/overvågning* DFM 2003 Nøgletal: I alt Kr./m2 17 (Ikke medtaget, 19) (Ikke medtaget, 6) 5 (Ikke medtaget, 7) (Ikke medtaget, 4) 31 16 (Ikke medtaget, 5) (43) 20 89 Funktionskontrakt, tilbud Realiseret 2004 45 96
Besparelsespotentiale Bygning BDA REL 2004 Pris pr m2 8H 236 42.112 179 8K 830 120.841 146 8J 2.194 287.544 131 6A 6.476 816.538 126 SOA 1.451 165.652 114 NYB 1.112 115.455 104 9E 2.623 251.758 96 9G 2.008 180.441 90 9S 2.794 245.184 88 NLF 912 75.412 83 BRR 318 25.450 80 NSO 495 37.041 75 NSP 251 17.996 72 SOB 2.821 198.180 70 NLB 1.018 70.288 69 NLA 1.138 75.416 66 EG 4.181 254.309 61 NLC 501 30.185 60 NYA 3.134 187.884 60 8Y 2.761 142.000 51 8N 3.014 148.701 49 NLD 508 24.186 48 9C 2.990 140.699 47 SOC 2.302 102.412 44 8M 2.390 101.266 42 9D 1.372 57.459 42 NYC 2.551 106.387 42 NYD 3.388 134.978 40 9F 2.590 101.804 39 9A 3.141 114.560 36 NLE 1.031 31.208 30 9B 2.779 78.508 28 9R 1.618 44.018 27 6AB 494 242 0 EH 4.615 232 0 I alt 72.036 4.526.344 63 = 45 kr/m2
Case 30 % lavere timepriser Samme aktivitetsaftale Nøgletal Vedligehold og Drift - Installationer - Laboratoriebygninger 600 500 kr/m2 400 300 200 2002 2003 2004 2005 2006 Gennemsnit 100 RISØ DFM - 1-Rækken H7 6AB NSK 8G 8P U-bygninger Bygningsgruppe Funktionskontrakt
Risiko = Incitament (=Præmie) Leverandørens risiko i forhold til kunden: Omfang af funktionssvigt Kunden og leverandøren har forskellige opfattelser af tid og kvalitet Dimensionering af planlagt vedligehold Anlæggenes nu-tilstand 12 10 Præmie 8 6 4 2 Incitament 0 Risiko Kundens risiko i forhold til leverandøren: Leverandøren svigter og ny skal findes Anlæggene afleveres i dårligere nu tilstand
Hvor findes effektiviseringerne Mange små opgaver bliver til én samlet stor der tænkes i helheder og ikke mange små enkeltopgaver. 80 % af alle opgaver løses af en multifagmand Opgaven er enkel og gennemskuelig specielt når der anlægges en pragmatisk holdning - på trods af de teoretiske risici Tilpasse det planlagte vedligehold løbende eftersyn pr 1,267 år. = 25 % besparelse Funktionsaftalen indeholder reelle incitamenter for leverandører
The devil lies in the details Organisationsstruktur Leverandørens interne organisering i fagværksteder Håndværkeren Der skal uddannes en ny type multifagmand fagligt Kulturen omkring håndværk skal ændres Optimering Systemer til justering af planlagte vedligehold skal udvikles Kalender tyranniet Krav om konstante overskud på alle entrepriser hvert kvartal skal ænders til at se økonomien i kontrakten over 5 år. Aktuar kalkulationer Risikoanalyser i stedet for mængde beregninger Standardkontrakten En generel kontrakt indeholder mange irrelevante oplysninger
Realiserede omkostninger 2002-2004 Aktivitetsstyret vedligehold Teknisk plads 2002 2003 2004 AB05 0100 Udvendig bygning 3.845 15.041 10.205 5.000 0101 Facade 5.498 2.125 12.206 8.050 0102 Tag 27.555 35.944 36.657 40.510 0103 Dør/port 11.601 14.339 38.444 1.416 0104 Vindue 25.080 33.171 29.915 8.123 0105 Afskærmning 5.224 18.907 19.637 963 0200 Indvendig bygning 0 30.890 14.740 44.000 0201 Overflader 16.693 1.933 4.569 0202 Væg 213 7.095 0203 Dør 11.633 14.450 18.470 0300 Installationer 51.250 95.332 49.330 64.510 0301 Sanitet 36.870 27.736 31.930 0301 VVS 58.734 0302 Afløb 40.682 64.368 58.685 91.000 0303 Vand 29.771 30.970 52.588 42.000 0305 Køling 78.839 102.640 28.183 65.920 0306 Varme 52.016 47.515 100.238 40.000 0307 Ventilation 148.724 211.327 140.547 198.383 0309 El-anlæg/installationer 118.747 165.266 132.482 115.440 0312 Elevator 39.270 20.891 34.826 60.040 Grand Total 725.161 942.191 816.552 817.284
Top Bund Realiserede omkostninger 2002-2004 År Ordre nr Teknisk Plads Ordre tekst Typ Beløb 2004 61023321 0307 Ventilation Årligt service på ventilation PLAN 39.296 2003 0 0305 Køling 60959213, 631/FWH Test af kølelofter Lottenborg REPARATION 33.939 2004 60996733 0307 Ventilation LYB Hovedeftersyn ventilation PLAN 30.074 2003 60940934 0300 Installationer Rundering i LYB. PLAN 29.720 2003 60948265 0305 Køling FWH/LYB-0305A Gennemgang af køleanlæg REPARATION 28.424 2003 60959861 0307 Ventilation Lottenborg, BJJE tilkald ventilation kør REPARATION 26.725 2003 60941761 0307 Ventilation LYB-Hovedeftersyn ventilation PLAN 26.715 2003 60977172 0307 Ventilation SQC/9M Hovedeftersyn PLAN 25.843 2003 60937560 0102 Tag USe / Rensning af tagrende PLAN 21.220 2004 Samleordre - 18 0102 Tag Samleordre - Rundering i bygning 8X,8K,8R,8S,8U,8Y,9L,9M,9G,9F,8J,8H,8M,8N PLAN 20.661 2002 60891946 0307 Ventilation Fwh,Årsservice PLAN 19.793 2004 Samleordre - 13 0306 Varme Energiregnskab Afskrivning af målere site Ba PLAN 19.678 2003 60985277 0307 Ventilation 9L rep efter hovedeftersyn PLAN 18.792 2002 60905822 0309 El-anlæg/installationer LYA DIV EL-ARBEJDE PLAN 18.538 2004 61034204 0309 El-anlæg/installationer Gennemgang af belysningen REPARATION 18.267 2004 60982299 0103 Dør/port Døre beskadiget ved indbrud REPARATION 18.005 2003 60970925 0200 Indvendig bygning Rundering i LYB. PLAN 17.748 2002 60885815 0312 Elevator Elevatoreftersyn og reparation PLAN 17.685 2002 60898790 0307 Ventilation Service/Udarbejdelse af tjeklister PLAN 17.415 2004 60999330 61034111 0300 0309 Installationer El-anlæg/installationer Rundering Defekt belysning i LYB PLAN REPARATION 17.180 440 2004 2002 60922841 61038636 0307 0309 Ventilation El-anlæg/installationer 9M Manglende udvidet hovedeftersyn strøm. HASTER. Indtlf: til OS REPARATION PLAN 17.086 440 2004 Samleordre 61040517 14 0306 Varme Manglende Energirapportering varme Indtastning af forbrugsdata site Ba PLAN 15 949 440 2004 61043855 0309 El-anlæg/installationer cts æmdring af opsætning på cts 9l PLAN 440 2002 60931149 0104 Vindue spænding til rengøring af byg udv 9ml REPARATION 435 2003 60943179 0309 El-anlæg/installationer støjende ventilation 9mk REPARATION 425 2003 60944867 0309 El-anlæg/installationer rep af installation 9m gangareal manglen REPARATION 425 2003 60946754 0309 El-anlæg/installationer Manglende belysning REPARATION 425 2003 60950161 0309 El-anlæg/installationer LYAP.04 demont/mont af lysinst/branddekt REPARATION 425 2003 60952046 0309 El-anlæg/installationer Loftlys udskiftes REPARATION 425 2003 60954372 0309 El-anlæg/installationer 9M-0309:9M Ingen strøm i kælder PLAN 425 2003 60963417 0309 El-anlæg/installationer Manglende belysning REPARATION 425 2003 60964901 0309 El-anlæg/installationer Defekt belysning REPARATION 425 2003 60965287 0104 Vindue Rude itu REPARATION 425 2003 60971219 0103 Dør/port Dæksel til døråbningskontakt defekt REPARATION 425 2003 60976100 0309 El-anlæg/installationer defekt udv belysning 8u REPARATION 425 2003 60979032 0104 Vindue Vindue smadret REPARATION 425 2003 60980301 0201 Overflader rep af loft 9MS REPARATION 425 2003 60980685 0309 El-anlæg/installationer udskiftning af pære REPARATION 425 2003 60983587 0309 El-anlæg/installationer DEFEKT LYS PÅ P-PLADS REPARATION 425
Realiserede omkostninger 2002-2004 Typ REPARATION 160 Count of Ordre nr 140 120 100 80 60 År 2002 2003 2004 40 20 0 <1.000 >5.000
Realiserede omkostninger 2002-2004 Typ REPARATION 350.000 Sum of Beløb 300.000 250.000 200.000 150.000 År 2002 2003 2004 100.000 50.000 0 <1.000 >5.000
Erfaringer fra en funktionskontrakt Aftalen har i al væsentlighed levet op til de forventninger vi har haft ved opstart. Som ved alle andre kontrakter har der været en opstartsfase, hvor børnesygdomme har skullet gennemleves. Overgangen fra NNS værksteder til ny leverandør er forløbet gnidningsløst. Brugerne i bygningerne har taget godt imod den nye leverandør. Afstemning af forventninger til omfang af kontraktlige forpligtelser er forgået i al mindelighed uden egentlige konflikter mellem leverandør og kunde. Kontrakten er meget mere kompliceret end opgaven