Notat vedr. en ny fremtidssikret biblioteksmodel 31. august 2011 Kultur Hovedbiblioteket i Birkerød I lyset af forslagene om tilpasninger på Kulturområdet, Rudersdal Bibliotekerne, i Budgetforslag 2012, har borgmester Erik Fabrin anmodet Kulturområdet om at udarbejde et notat, der beskriver en mulig biblioteksstruktur, rammer og indhold, herunder udmøntning af bibliotekspolitikken, med udgangspunkt i tilpasningsforslag og supplerende strukturforslag i forbindelse med budget 2012. Tlf. 46115701 maa@rudersdal.dk Bibliotekerne er i hastigere forandring end nogensinde før. Derfor er det afgørende at arbejde med en biblioteksmodel, herunder struktur, rammer og indhold, der fremtidssikrer biblioteket og giver borgerne oplevelsen af et værdifuldt bibliotekstilbud trods øget pres på økonomien. Medierne forandres - men behovet for viden, information, uddannelse, oplevelse, inspiration m.v. og et tilbud af kvalitet er stort i en global verden. Bøger og andre fysiske materialer efterspørges af mange daglige biblioteksbrugere, men 1/3 ½ af bibliotekets besøgende kommer for andet end at låne. Så biblioteket som sted er fortsat vigtigt. Det skal være attraktivt og til stede, hvor borgerne færdes, tæt på kollektiv trafik og gode adgangsveje. Hvor det er hensigtsmæssigt og giver mening kan forskellige borgerrettede servicetilbud sammentænkes med biblioteket. De digitale muligheder udnyttes til at øge tilgængeligheden til biblioteket på nye, innovative måder. Med udgangspunkt i de foreliggende tilpasningsforslag, er der mulighed for at etablere: - Et bibliotekstilbud i Rudersdal, der samlet set imødekommer borgernes (Jf. brugerundersøgelsen 2009/10) ønsker om en decentral struktur med højt serviceniveau og tilbud, der er på omgangshøjde med tiden. - Et bibliotekstilbud kendetegnet ved kvalitet, kompetence, imødekommenhed, rummelighed og mangfoldighed og gerne med café. - Et bibliotek på flere platforme digitalt, i fysisk format og som sted og i overensstemmelse med den komplekse og dynamiske virkelighed. - Et bibliotekstilbud der lever op til bibliotekspolitikken, som kommunalbestyrelsen vedtog juni 2010.
En ny biblioteksmodel i hovedtræk Bibliotekernes budget reduceres i 2012-2015. Det betyder, at Rudersdal Kommune skal overveje, hvilken biblioteksstruktur og tilbud, der matcher balancen mellem borgerbehov og økonomi. Tilpasningsforslagene peger bl.a. på, at reduktionen kan ske ved nedlæggelse eller redefinering af folkebiblioteksfunktionen på Vedbæk Bibliotekscenter, ved redefinering af Nærum Bibliotek og Holte Bibliotek, herunder flytning af Lokalhistorisk Arkiv til Nærum Bibliotek samt heraf afledte personalereduktioner. Forslagene peger også på, at disse ændringer påvirker hovedbiblioteket, der vil få væsentlig øget opgavemængde. Med udgangspunkt i tilpasningsforslagene er der mulighed for at prioritere decentral biblioteksstruktur med et hovedbibliotek i Birkerød og nogle redefinerede lokalbiblioteker i Vedbæk, Nærum og Holte samt evt. etablering af en digital satellit i forbindelse med Kulturcenter Mariehøj og et medietilbud målrettet unge på Nærum Ungdomsgård i samarbejde med bl.a. UiR. Bibliotekerne vil kunne tilbyde betjent åbningstid i alt omkring 125-135 timer om ugen (mod i dag 156-160) suppleret med mere selvbetjening. Dette sker ved at udnytte de digitale muligheder, herunder implementering af et åbent/selvbetjent bibliotekskoncept, hvor borgerne kan låse sig ind med et adgangskort og adgangskode. Dette kan samlet set give en udvidelse af åbningstiden. Bibliotekerne (Hovedbiblioteket i Birkerød og lokalbibliotekerne i Holte, Nærum og Vedbæk) vil have et fælles fundament af kerneydelser målrettet alle borgere. Ud over dette tilpasses lokalbibliotekernes profiler, så form og indhold afstemmes i forhold til benyttelse, økonomi m.m. Der vil være mindre personale til at betjene borgerne. Personalereduktionen kompenseres delvist med øget selvbetjening. Nøgletal, statistikker, brugerundersøgelser o. lign. anvendes løbende i udvikling og tilpasning af bibliotekerne. Udviklingen af det digitale bibliotek 24/7 (åbent 24 timer, 7 dage om ugen) vil fortsætte, og der kan skabes større sammenhængskraft mellem det digitale og fysiske bibliotek. På alle bibliotekerne og de eventuelle nyskabelser: digital satellit og medietilbud for unge vil der være adgang til alle relevante net-resurser, herunder aviser, tidsskrifter, fagdatabaser, mulighed for download og streaming af litteratur, musik, film og spil m.m. Borgerne vil fortsat have adgang til en lang række net-resurser hjemmefra. 2
Hovedbiblioteket Hvis borgerne ønsker at frekventere en større fysisk materialesamling, skal de fremover tage til Birkerød, der også forventes at skulle rumme det åbne magasin, der i dag er i Holte. Den foreslåede tilpasning af lokalbiblioteksstrukturen, dog især Holte Bibliotek, har stor afledt effekt på Hovedbiblioteket, idet den betyder, at en række funktioner, der i dag varetages i Holte, vil skulle løses i Birkerød. Det drejer sig bl.a. om opgaver som betjening af daginstitutioner, dagplejemødre, skoler, Biblioteket Kommer ordning, tværgående samarbejde i øvrigt, øget pres på interne- og borgerrettede funktioner, fjernlån, lærings- og undervisningsaktiviteter, indkøb og klargøring af avmaterialer, tidsskriftsadministration, diverse adm. opgaver i f. m. reserveringer og regninger. Hovedbiblioteket skal fortsat levere optimale biblioteksydelser til borgerne, ikke bare i lokalområdet men i hele kommunen, indgå i det tværgående samarbejde i kommunen og med andre kommuner. Det vil fortsat være væsentligt løbende at udvikle et stærkt hovedbibliotek, fordi der for at løfte fremtidige opgaver kræves meget slagkraftige faglige miljøer inden for alle områder af biblioteket. Hovedbiblioteket vil fortsat være det administrative center for kommunens bibliotekstilbud. Det administrative center der koordinerer aktiviteterne i virksomheden, informerer om biblioteket og dets tilbud, et innovativt center, et sted med mulighed for specialisering. Hovedbiblioteket vil i langt højere grad end i dag fungere som overbygning også på materialeområdet. Det er her den store og alsidige fysiske materialesamling vil være tilgængelig. Der vil, som i dag, kunne rekvireres materialer til afhentning på lokalbibliotekerne fra dag til dag. Materialeindkøb kommer til at afspejle, at struktur og indhold i lokalbibliotekerne ændres væsentligt, der forventes at blive øget pres på materialerne og dermed øget håndteringsarbejde, øget pres på betjening og faglighed. Materialekøb vil fortsat ske ud fra efterspørgsel/benyttelse og økonomi og naturligvis bibliotekslovens krav om alsidighed, aktualitet og kvalitet. Lokalbiblioteker Det foreslås, at lokalbiblioteket i Holte redefineres til centerbibliotek, Nærum redefineres til cafébibliotek integreret med Lokalhistorisk Arkiv i det nuværende Nærum Bibliotek og at Vedbæk Bibliotekscenter fortsat rummer både skole- og folkebibliotek og således forsat er et kombi- 3
bibliotek dog med tilpasset folkebiblioteksfunktion. Lokalbibliotekernes indhold og services afstemmes efter lokalområde, benyttelse og økonomi. Holte Centerbibliotek I dag er rammer og indhold m.m. på Holte Bibliotek som et mindre hovedbibliotek grundet den store publikumssøgning, der er til biblioteket, men materialets cirkulation vurderes, at være for lille til at opretholde en materialesamling af den nuværende størrelse. Rammer og indhold ændres i forhold til det, borgerne har været vant til, men hensigten er at skabe et centerbibliotek, der fortsat er attraktivt for borgerne mindre men godt. Arealet foreslås reduceret. Udlejer udarbejder i øjeblikket forslag vedr. bibliotekets fremtidige lejemål i Holte Midtpunkt. Den fysiske materialesamling vil blive reduceret så den tilpasses fremtidigt areal og benyttelse, herunder efterspørgsel og aktualitet. Meget materiale vil i højere grad end i dag skulle rekvireres fra hovedbiblioteket. Der vil være betjent åbningstid som i dag evt. justeret, så der er større overensstemmelse med forretningernes åbningstid og med differentieret bemanding, da personaleresurserne reduceres med 8 årsværk. Hvoraf de 3 overføres til Hovedbiblioteket. Centerbiblioteket skal tilgodese børnefamilierne. Det skal understøtte det "hurtige/korte" biblioteksbesøg i f. m. indkøb i Holte Midtpunkt. Det er endvidere fortsat vigtigt med muligheder for gode pladser til studie og fordybelse, pc'er med netadgang, læring, inspiration og oplevelser. Nærum Cafébibliotek Det foreslås at Nærum Bibliotek og Lokalhistorisk Arkiv integreres i den nuværende biblioteksbygning, og at Nærum Bibliotek redefineres til åbent / selvbetjent Cafébibliotek. Ved implementering vil der blive fremsat forslag om en fælles betegnelse for stedet, som omfatter en samlet beskrivelse af den nye profil, der inkluderer Lokalhistorisk Arkiv. Cafébiblioteket vil blive indrettet i stueetagen sammen med Lokal Historisk Arkivs publikumsrettede funktioner. Arkivets nærmagasin og lign. vil blive indrettet på 1. sal samt kælder. Der vil være fælles kontor- og køkkenfaciliteter på 1. sal for bibliotek og arkiv. 4
Bibliotek og arkiv kan have fælles reception/information og caféområde i stueetagen og fælles arrangements- og udstillingslokale i kælderetagen Kældergalleriet. Der vil være fælles fordybelseszone, materialer, net-resurser samt pc er (trådløst netværk) for bibliotek og arkiv. Det vil betyde synergi og rationale mellem funktionerne. Arealet til biblioteksfunktion vil blive reduceret. Personalet vil blive reduceret. Den fysiske materialesamling vil blive reduceret så den tilpasses areal og benyttelse, herunder efterspørgsel og aktualitet. Aviser og tidsskrifter vil fortsat være tilgængelige. Meget materiale vil i højere grad end i dag skulle rekvireres fra hovedbiblioteket. Biblioteket vil, om muligt, være tilgængeligt kl. 7-20 (21) 6-7 dage om ugen heraf vil omkring 20 timer (mod nu 36 timer) om ugen være med betjening. Ved etablering af åbent /selvbetjent cafébibliotek opnås øget tilgængelighed til biblioteket, herunder afhentning og aflevering af materialer, læsning af aviser og tidsskrifter, anvendelse af pc'er m.m. Der kan skrues op og ned for betjent åbningstid. Det henholdsvis øger og mindsker lønudgift. Der skal imidlertid påregnes personale dagligt til at varetage håndtering af reserveret materiale, oprydning, inspiration m.m. minimum 3-4 timer dagligt. I dag er rammer og indhold m.m. på Nærum Bibliotek som et større lokalbibliotek, der giver borgerne mulighed for at "græsse" i en forholdsvis stor fysisk materialesamling. Biblioteket har et pænt besøgstal, men en del af materialesamlingen har ingen eller en meget lille benyttelsesgrad, så cafébibliotekets materialesamling vil komme til at rumme færre, men efterspurgte og aktuelle materialer. Erfaringer fra mange andre kommuner, hvor man har etableret åbent / selvbetjent bibliotek viser, at borgerne ser det som væsentlig serviceforbedring. Vedbæk Bibliotekscenter Det foreslås at Vedbæk Bibliotekscenter fortsat rummer både skole- og folkebiblioteksfunktion. Arealet til biblioteksfunktion vil være den samme som i dag. Personalet vil blive reduceret. Åbningstiden med betjening vil blive reduceret og afstemt i forhold til besøg. Den fysiske materialesamling vil blive redu- 5
ceret så den tilpasses benyttelse, herunder efterspørgsel og aktualitet. Aviser og tidsskrifter vil fortsat være tilgængelige. Meget materiale vil som i dag skulle rekvireres fra hovedbiblioteket. Folkebiblioteket vil være tilgængeligt i omkring 20 timer om ugen (mod nu 27) med differentieret bemanding i forhold til besøgende. Vedbæk Bibliotekscenter har samlet set et pænt besøgstal, hvoraf skolens elever og lærere udgør størstedelen i tidsrummet 8-16, hvorfor bemanding i dette tidsrum afklares nærmere med Vedbæk Skole. Indretning justeres løbende, så den imødekommer og tilgodeser de to biblioteksfunktioners og brugernes behov. Der vil være fælles faciliteter, herunder fordybelseszone, spil- og aktivitetszone, materialer, net-resurser samt pc er (trådløst netværk) m.m. Det vil betyde fortsat synergi og rationale mellem funktionerne. Biblioteket vil i samarbejde med Vedbæk Skole undersøge mulighederne for at etablere en forenklet model for åbent/selvbetjent bibliotek i Vedbæk nærmere, idet der hele tiden udvikles nyt på dette område. Ved etablering af åbent /selvbetjent bibliotek opnås øget tilgængelighed til biblioteket, herunder afhentning og aflevering af materialer, læsning af aviser og tidsskrifter, anvendelse af pc'er m.m. Endvidere vil det give borgerne i Vedbæk mulighed for, i langt højere grad end i dag, at benytte biblioteket som mødested, til litteratur- og studiekredse m.m. Erfaringer fra mange andre kommuner, hvor man har etableret åbent / selvbetjent bibliotek viser som tidligere nævnt, at borgerne ser det som væsentlig serviceforbedring. Økonomiske konsekvenser 2012-2015 Såfremt ovennævnte tilpasnings- og strukturforslag vedr. bibliotekerne gennemføres vil det i budgetperioden have følgende økonomiske konsekvens: Tilpasningsforslag 3.2. Nærum Bibliotek redefineres til Cafébibliotek og Lokalhistorisk Arkiv flyttes til Nærum Bibliotek 1. Serviceniveau: Integration af bibliotek og arkiv i nuværende Nærum biblioteksbygning. Redefineret / reduceret biblioteksfunktion i Nærum. 2. Økonomi 2012 2013 2014 2015-1.400.000-1.400.000-1.400.000-1.400.000 6
3. Personale (årsværk) -2,5-2,5-2,5-2,5 Der skal forventes éngangsudgifter i forbindelse med udmøntning af forslaget. De nødvendige investeringer samt opsigelsesvarsler til opnåelse af tilpasningsrationalet er ikke beregnet. Tilpasningsforslag 3.3. Vedbæk Bibliotekscenter 1. Serviceniveau: Redefineret og reduceret folkebibliotekstilbud evt. suppleret med åbent /selvbetjent bibliotek. 2. Økonomi 2012 2013 2014 2015-600.000-600.000-600.000-600.000 3. Personale (årsværk) - 1,2-1,2-1,2-1,2 Etablering af åbent/selvbetjent bibliotek i Vedbæk vil være forbundet med éngangsudgift. Der er ikke kalkuleret med denne udgift i nærværende forslag. Strukturforslag 8.6. Holte Bibliotek 1. Serviceniveau: Reduceret bibliotekstilbud i Holte 2. Økonomi 2012 2013 2014 2015 - - 4.136.000-4.136.000-4.136.000 3. Personale(årsværk) - -5-5 -5 Der tages forbehold for tilpasningsrationalet, da fremtidigt areal og husleje i Holte Midtpunkt endnu ikke er afklaret. Der skal forventes éngangsudgifter i forbindelse med udmøntning af forslaget til reetablering, ny indretning mv. Bibliotekschef 7