REFERAT af Bestyrelsesmøde tirsdag den 13. maj 2008 kl. 19.00 22.00 på skolen I mødet deltog følgende: Dynes Skovkjær Sand (skoleleder), Ole Pedersen, (pædagog - deltog til kl. 21.00), Helle Schütt Rasmussen (souschef), Sonja Andersen (børnehaveklasseleder - deltog til kl. 21.00) Marianne Pedersen (formand), Peter Rasmussen (næstformand valgt til ordstyrer). Brian Sørensen (kasserer), Finn Knudsen, Frank Jensen, Lene Præstgård Smed, Lise-Lotte Strand, Maria Lynggaard Thomsen (suppleant) og Marianne Wolf (suppleant og sekretær/referent). Det blev bekræftet, at alle havde modtaget dagsordenen via mail, på trods af forskellige fejlmeddelelser. 1. Eventuel opfølgning på referat fra mødet den 8. april 2008 og godkendelse af referat af ekstraordinært konstituerende bestyrelsesmøde 29. april 2008. Referatet fra mødet den 29. april 2008 blev godkendt. Der var ingen bemærkninger til referatet fra mødet den 8. april 2008 Marianne Wolf orienterede om den hidtidige procedure omkring godkendelse af referater, og det blev aftalt, at fortsætte med den indtil videre. Det indebærer, at et udkast til referat sendes via mail til bestyrelsesmedlemmerne hurtigst muligt efter bestyrelsesmødet til godkendelse (eller evt. kommentering) via mail i løbet af en uge. Hvis der ikke er kommentarer lægges referatet på skolens hjemmeside. På det efterfølgende bestyrelsesmøde er der en evt. opfølgning på referatet, herunder status for de aftaler, der er nævnt i referatet, hvis disse ikke er et punkt dagsordenen. Hvis der har været kommentarer til referatet (ud over faktuelle rettelser og lign.) sættes godkendelsen af referatet på dagsordenen til det kommende bestyrelsesmøde. 2. Nyt fra Dynes Dynes orienterede om, hvordan han løbende samler forskelligt materiale, sendt enten til skolen eller bestyrelsen. På hvert bestyrelsesmøde orienterer han derefter om det materiale, skolen har modtaget. På dette møde blev orienteret om følgende: en udmeldelse af en elev med virkning fra det kommende skoleår. en brochure fra Grænseforeningen om muligheden for at være ferievært. planlagte drøftelser med Ungdomsklubben om brug af 1. sal i Huset.
Materiale vedrørende tilmelding til Aktiv Rundt i Danmark, hvor skolen vil tilmelde sig igen. Materiale vedr. Frugtkvarter, som er en del af Projekt Frikvarter. Skolen overvejer at deltage i projektet. Førskoledag den 24. maj 2008 kl. 10-12 for elever og forældre i den kommende børnehaveklasse. Marianne Pedersen deltager fra bestyrelsen. Brochure om kommunens tilbud om sommerferieaktiviteter. 3. Personalesituationen i Mammutten. Dynes orienterede om status efter Oles opsigelse m.v. Der er afsked med Ole til forældrekaffen fredag den 30. maj 2008 kl. 14. Alle nuværende og tidligere børn i Mammutten og deres forældre inviteres til at deltage. Der var enighed om, at situationen giver anledning til at drøfte, hvad der skal ske dels på kort sigt, dels på lidt længere sigt. På kort sigt er der ved at blive ansat en vikar, men p.t. mangler en afløser for Ole fra 2. juni 2008. Dynes undersøger forskellige muligheder, herunder annoncering på seminariet i Viborg. I forhold til det længere sigt og den fremtidige profil for Mammutten orienterede Ole om baggrunden for sin opsigelse og kom med forskellige anbefalinger på baggrund af erfaringerne med det pædagogiske arbejde i Mammutten indtil nu. På mødet blev uddelt materiale med en sammenligning mellem normeringen i Mammutten og Viborg Kommune. Desuden blev uddelt et udkast til stillingsannonce og et forslag til tidsplan for ansættelsesforløb for ny medarbejder. Der var enighed om, at det er vigtigt at tage udgangspunkt i, hvad bestyrelsen ønsker omkring profil og bemanding m.v. i Mammutten, og at vurdere det i forhold til økonomien. Det blev aftalt, at der holdes et særskilt møde om visioner og den fremtidige profil for Mammutten den 20. maj 2008 kl. 19-21, hvor det videre ansættelsesforløb også aftales nærmere. 4. Status for personalesituationen for lærerne. Dynes orienterede om status efter Renés opsigelse. Elsa fortsætter, jf. også informationen herom i et torsdagsbrev. En justering af ansættelsesgrader m.v. for andre medarbejderne vurderes p.t. Der arbejdes på en løsning vedr. fysikundervisningen, herunder evt. en ekstern underviser på timebasis, efteruddannelse af lærerne m.v. 5. Program for skolelørdag og åbent hus 31. maj 2008 Til mødet var fremsendt et udkast til program som blev drøftet. Bennys lastbilshow udsættes til efteråret, evt. i forbindelse med Alle børn Cykler, eller senere. Det drøftes på et kommende bestyrelsesmøde.
6. Opfølgning på debat om renovering og udbygning af skolen på generalforsamlingen den 22. april 2008 Peter orienterede om status for konkrete projekter vedrørende legepladsen m.v. Der er indkøbt materialer m.v. til legepladsen. På mødet blev uddelt en oversigt fra Miljø- og Trivselsudvalget over de mange forskellige projekter omkring renovering og udbygning mv. med en prioritering af projekterne. Bestyrelsen drøftede, hvordan den kommende renovering og udbygning bedst kan styres. Desuden drøftede bestyrelsen det seneste oplæg fra Hans Astrup, herunder koblingen til oplægget fra Jakob Daasbjerg på generalforsamlingen. En studietur til Fyn den 25. maj 2008 med besøg hos Hans Astrup m.v. blev også drøftet. Der blev nedsat en styregruppe for renovering og udbygning af skolen bestående af Frank, Peter og Brian fra bestyrelsen, og Dynes, Poul Martin og Mette fra skolen, herunder Mammutten. Dynes orienterer Mette og Poul Martin. Dynes sender oplæg om visioner for renovering m.v. til medlemmerne af styregruppen. Det seneste oplæg fra Hans Astrup og oplægget fra Jakob Daasbjerg drøftes i styregruppen. Vedrørende studieturen til Fyn den 25. maj 2008 sender Dynes praktiske oplysninger via mail. Deltagere kører i egen bil. Peter og Dynes laver et indlæg til torsdagsbrevet om status for ombygninger m.v. 7. Drøftelse af årsplan 2008-2009. Til mødet var sendt en foreløbig udgave. En revideret udgave pr. 13. maj 2008, som har været behandlet på lærermøde, blev uddelt på mødet. Årsplanen blev drøftet. Dynes sender en mere endelig udgave pr. mail senest inden sommerferien. 8. Time/fagfordeling i skoleåret 2008/2009 Dynes orienterede om status for planerne, herunder status efter drøftelse på lærermøde og orientering på generalforsamlingen. Matematikundervisningen vil blive øget fra næste skoleår, så det svarer til minimumstallet. Dynes orienterer om ændringen i et torsdagsbrev inden sommerferien. 9. Status vedrørende økonomien En oversigt over status pr. 30. april 2008 blev uddelt på mødet, og Dynes gennemgik oversigten. Dynes undersøger mindreindtægten på posten Andre indtægter. 10. Forslag til forhøjelse af skolepenge og Mammutbetaling til skoleåret 2008-2009 Bestyrelsen drøftede et forslag om forhøjelse af skolepenge og Mammutbetaling på 2½ % (og oprundet), og dermed følgende betaling i det kommende skoleår:
Beløb i kr. Nuværende sats Foreslåede sats Skolepenge 1. barn 580 595 Skolepenge 2. barn 380 395 Skolepenge 3. barn og følgende 0 0 Mammutbetaling 1. barn 705 725 Mammutbetaling 2. barn 605 625 Mammutbetaling junior 705 725 Forslaget blev godkendt. 11. Godkendelse af lokalaftaler for medarbejdernes løn og lokalaftaler for tidsforbrug m.v. Dynes gennemgik konceptet med lokalaftaler for medarbejderne, og gennemgik forslag til nye aftaler for hhv. lærerne og medarbejdere i Mammutten. Forslaget til ny aftale med lærerne er drøftet med dem. Der vil ske en endelig tilpasning i løbet af 1-2 uger i forhold til skemaerne for det kommende skoleår. Forslagene til aftaler blev godkendt med de beskrevne tilpasninger. 12. Fordeling af bestyrelsesmedlemmer på udvalg I hvert af udvalgene er der en kontaktperson fra bestyrelsen Rollerne som kontaktpersoner i de forskellige udvalg i forhold til den ny bestyrelse blev drøftet. Det blev aftalt følgende ændringer vedr. kontaktpersoner: Lise-Lotte er kontaktperson i forhold til Aktivitetsudvalget Brian er kontaktperson i forhold til Informationsudvalget. Lene er kontaktperson i forhold til Rengøringsudvalget. Frank er kontaktperson i forhold til Miljø- og Trivselsudvalget. Se i øvrigt oversigten over udvalg og medlemmer på skolens hjemmeside. Fordelingen på udvalg drøftes igen i bestyrelsen efter sommerferien, når der har været en ny fordelingsrunde blandt forældrene. 13. Opfølgning på arrangement med Cirkus Mascot den 4. maj 2008. Der blev orienteret om resultatet af arrangementet, der gav et overskud på ca. 4.500 kr. I torsdagsbrevet vil blive givet en tak til dem, der på forskellig måde har støttet arrangementet. Aktivitetsudvalget vil i starten af 2009 drøfte et kommende arrangement med Cirkus Mascot. Det blev foreslået, at skolen generelt tilkendegiver, at man er positivt indstillet i forhold til at støtte arrangementer med en underskudsgaranti. Det vil give gode oplevelser for børnene og støtte det tætte forhold til lokalsamfundet.
Der var enighed om, at det er en god idé at signalere en positiv indstilling til at støtte arrangementer, og opfordre til at der tages initiativ til arrangementer. Bestyrelsen vil dog ikke generelt garantere støtte til alle aktiviteter, men tager i hvert enkelt tilfælde stilling til om man vil give underskudsgarantien. 14. Møde med kontaktforældrene 4. juni 2008 Dynes orienterede kort om mødet. Det blev aftalt, at Marianne Pedersen på mødet repræsenterer bestyrelsen. 15. Eventuelt. Marianne Pedersen foreslog, at bestyrelsen drøfter mulighederne i forbindelse med tilbagebetalingen af gælden på bygningerne. Det blev aftalt, at Dynes og Brian udarbejder oplæg hertil i forbindelse med drøftelsen af budgettet for 2009. Budgetdrøftelserne kan denne gang starte lidt før, f.eks. bestyrelsesmødet i september, så der er god tid til drøftelserne m.v. Peter nævnte, at det er vigtigt, at alle navne og adresser er korrekt registreret for at få stemmeret til generalforsamlingen m.v. Check evt. hos Anna Marie Mortensen på kontoret. Det blev foreslået at der på skolens hjemmeside lægges et link til Friskoleloven (se også www. retsinformation.dk). Status for aksefesten den 6. juni 2008 blev drøftet. Dynes kontakter Fussingøegnens Friskole for at høre om status. Næste bestyrelsesmøde holdes tirsdag den 10. juni 2008 kl. 19.00 på skolen.