Retningslinjer for anvendelse af ESDH-systemet i Region Nordjylland suppleres løbende
Procedurer og retningslinjer for anvendelse af ESDH-systemet i Region Nordjylland Indledning De følgende afsnit beskriver de regionale retningslinjer for, hvordan og hvilke forventninger der er til anvendelsen af ESDH-systemet i Region Nordjylland. Retningslinjerne er gældende for hele Region Nordjylland, og indeholder grundlaget for journalisering, samt de aktiviteter der knytter sig til sags- og dokumenthåndteringen i regionen. Endvidere indgår en beskrivelse af roller, adgange og sikkerhed omkring ESDH-systemet. Efterhånden som systemet implementeres og der bliver mere klarhed over, hvilke arbejdsprocesser m.m. der kan understøttes og optimeres, kan nedenstående suppleres med andre regionale retningslinjer for anvendelse. Dette vil eksempelvis gøre sig gældende indenfor personalesagsområdet. ESDH, jura og god forvaltningsskik Der er ikke en generel lovregel, der pålægger offentlige myndigheder at anvende et ESDHsystem, men der er nogle lovkrav, som offentlige myndigheder kun kan opfylde ved at registrere post og andre dokumenter i en eller anden form for journalsystem. Disse krav findes bl.a. i forvaltningsloven, offentlighedsloven, persondataloven og arkivloven. Udover kravene i lovgivningen skal offentlige myndigheder også leve op til begrebet god forvaltningsskik. God forvaltningsskik er uskrevne retningslinjer og principper for offentlige myndigheders optræden, adfærd og effektive behandling af sager. Reglerne er udviklet gennem praksis fra Folketingets Ombudsmand Folketingets Ombudsmand har i sin årsberetning fra 1993 udtalt sig om, hvad han anser for at være god forvaltningsskik i forhold til offentlige myndigheders registrering af post og andre dokumenter: god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage en systematisk journalisering af indkommen og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt I de følgende afsnit er de væsentligste forhold i forbindelse med lovgivningen i forhold til registrering af sager og dokumenter gennemgået. Forvaltningsloven Forvaltningsloven giver den, der er part i en sag, hvori en myndighed enten har eller vil træffe en afgørelse, ret til aktindsigt i sagens dokumenter. Retten til aktindsigt omfatter også en oversigt over hvilke breve og øvrige dokumenter, der hører til sagen (journalkort/-oversigt). Forvaltningsloven fastlægger også nogle krav til offentlige myndigheders sagsbehandling, bl.a. partshøring, begrundelse for afgørelse, klagevejledning. Den offentlige myndighed bør være i besiddelse af dokumentation for, at myndigheden lever op til disse krav. Samtidig indeholder forvaltningsloven en regel om, at offentligt ansatte ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver
Offentlighedsloven Offentlighedsloven giver enhver ret til at ret indsigt i de dokumenter der er indgået til eller oprettet af en offentlig myndighed som led i administrativ sagsbehandling. Retten til aktindsigt omfatter også en oversigt over hvilke breve og øvrige dokumenter, der hører til en sag (journalkort/-oversigt). En offentlig myndighed kan som led i behandling af en anmodning om aktindsigt beslutte at give meroffentlighed det vil sige give aktindsigt i relevant materiale i videre omfang end anmodet om, dog begrænset af regler om tavshedspligt m.v. Offentlighedsloven pålægger offentlige myndigheder at notere oplysninger om faktiske omstændigheder af betydning for en sags afgørelse, når den offentlige myndighed modtager sådanne oplysninger mundtligt Persondataloven Persondataloven indeholder forskellige former for regler, som har betydning for offentlige myndigheder. Loven indeholder regler, som giver registrerede personer nogle rettigheder. Samtidig indeholder loven regler om, hvordan den offentlige myndighed rent teknisk skal indrette sig i forhold til at myndigheden arbejder med personhenførbare oplysninger. Bl.a. har en person, som en offentlig myndighed har registreret oplysninger om, ret til indsigt i hvilke typer af oplysninger der er registreret, hvad formålet med registreringen er, hvem oplysningerne evt. videregives til, og hvor oplysningerne stammer fra. I forhold til de mere tekniske regler, stiller persondataloven krav om, at offentlige myndigheder indretter deres elektroniske systemer således, at medarbejdere ikke har adgang til personhenførbare oplysninger i videre omfang, end de pågældende har brug for i forbindelse med varetagelse af deres arbejdsopgaver. Ligeledes stiller persondataloven en række krav om autorisationsadministration, logning og tekniske sikkerhedsforanstaltninger, som skal beskytte oplysningerne. Endelig foreskriver persondataloven, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik. God databehandlingsskik er uskrevne principper, som hovedsagligt kan udledes af Datatilsynets praksis. Det betyder bl.a. at behandlingen af oplysningerne skal være rimelig og lovlig. Arkivloven Statens Arkiver har bl.a. til formål at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. Derfor er offentlige myndigheder pålagt at aflevere en del af deres arkivalier 1 til Statens Arkiver. Offentlige myndigheder skal ifølge arkivloven sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis. Varetagelse af arkivmæssige forhold betyder, at myndighederne skal sørge for, at følgende forhold er i orden, hvad angår it-systemer: 1 Informationer - både i elektronisk form og i papirform, som er blevet samlet og gemt af en myndighed, m.v. og som ikke er publiceret
Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv. Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l. Arkivalier, der er lagret på elektroniske medier, skal bevares således, at de kan afleveres til Statens Arkiver eller andet offentlig arkiv. edage Regeringen har løbende indgået aftaler med KL og Danske Regioner om at fremme digitaliseringen af den offentlige sektor. Aftalerne har ikke samme karakter som lovkrav, men aftalernes parter har forpligtet sig til at leve op til de målsætninger som aftalerne beskriver. Således har offentlige myndigheder siden 2003 bl.a. haft ret til at kræve, at kommunikation mellem myndigheder sker digitalt. ESDH og lovgivningskrav Det er ikke muligt i dag i praksis at overholde lovgivningen, god forvaltningsskik og aftalerne om edage, hvis en offentlig myndighed ikke benytter sig af et ESDH-system. Systemet og vores arbejdsgangstilrettelæggelse betyder, at vi overholder lovgivningen på en sådan måde, at vi næsten ikke bemærker det i hverdagen. Helt konkret lever vi op til kravene i offentlighedsloven og forvaltningsloven om at kunne give borgere og parter aktindsigt i vores sager ved, at vi gennem journalisering af breve og dokumenter i vores ESDH-system altid har et systematisk overblik over og kan finde de sagsakter, der ønskes aktindsigt i. At finde den eller de sager, der ønskes aktindsigt i, løses også ved, at vi i ESDH-systemet kan søge efter sager på en bredere måde end blot den oplysning, at en given medarbejder kan huske, at der eksisterer en sådan sag. I forhold til persondatalovens mere tekniske krav ligger der bag ved selve ESDH-systemet en række løsninger, der sikrer, at uvedkommende ikke kan få adgang til ESDH-systemet. Samtidig er systemet udviklet således, at det automatisk registrerer oplysninger om hvilke medarbejdere, der logger sig på og hvilke handlinger man foretager sig. Ligeledes er der mulighed for at foretage afskærmning af visse sager, så det kun er nogle helt bestemte medarbejdere, der kan få adgang til disse sager. Endelig betyder brugen af et ESDH-system, at regionen lever op til arkivlovens krav i forhold til aflevering af arkivalier. Breve og dokumenter er journaliseret systematisk på de relevante sager og kan nemt genfindes på baggrund af journalplaner. Overordnede principper for anvendelse I Region Nordjylland har vi valgt, ikke blot at anvende systemet til opfyldelse af de lovgivningsmæssige krav, som journalisering, registrering og arkivering, men at gå skridtet videre og anvende det til vidensdeling, og på sigt en egentlig digitalisering af sagsbehandlingen og sagstyringen i regionen. Dette stiller nogle krav til, hvem der skal anvende systemet og hvorledes ESDH-systemet skal anvendes, jf. de følgende afsnit.
Hvem skal anvende ESDH-systemet? Alle sagsbehandlere og administrative medarbejdere 2 i Region Nordjylland skal anvende regionens fælles ESDH-system benævnt edoc, til sagsbehandling og journalisering. Hvad skal ESDH anvendes til? edoc skal bruges til at leve op til målsætningerne for vidensopsamling og vidensdeling, til sagsbehandling og arkivering, til effektivisering af arbejdsgange og processer, for at kunne overholde lovgivningen på forskellige områder samt for at kunne leve op til regionens åbenhedsprincipper 3. edoc er desuden et værktøj der sikrer, at regionen kan leve op til lovkravet om at kunne kontaktes og svare via den fælles dokumentboks. Forventninger til anvendelsen Alle brugere af edoc skal anvende systemet til at registrere alle sagsrelaterede breve, notater og e-mail 4 i ESDH-systemet. Registreringerne skal foregå kontinuerligt og i samme proces som dokumenterne bliver skabt eller modtaget via e-mail. D.v.s. som en del af sagsbehandlingen og ikke kun til journalisering. Det sikrer registrering og et entydigt ansvar for sagen. Brugerne har pligt til at sikre en høj standard på de færdige dokumenter, der gemmes i ESDHsystemet, for at vi kan leve op til videndeling, genfindelighed og åbenhed. Endvidere skal brugerne sikre en meget høj grad af åbenhed og offentlighed for sager, som ikke skal lukkes som følge af lovgivningen, eksempelvis persondataloven. edoc skal derfor bruges i stedet for de drev, man traditionelt har brugt til at gemme dokumenter samt til at gemme informationer fra e-mail i forbindelse med sagsbehandlingen. edoc vil bidrage til, at sagsbehandlerne fremover bedre kan tage ejerskab til arbejdsprocesser, og dermed ansvaret for en god og korrekt sagsbehandling ved at integrere dokumentationsprocessen i sagsbehandlingen. Videndeling og overblik Systemet giver mulighed for, at man som deltager i behandling af en sag umiddelbart vil have adgang til al viden både på den konkrete sag og på sager, der danner præcedens på netop dette område. Dette betyder, at man kan linke relevante dokumenter direkte i den konkrete sag. Sagen er altid ved hånden, så det er nemt at samarbejde om sagen uafhængig af tid og sted. Dokumenthåndteringen i edoc Anvendelse af det nye ESDH-system har det mål, at registreringer af alle sager sker ved sagsbehandlingen af alle administrative sager (emnesager), alle personalesager, alle patientklagesager og udvalgte klientsager i Region Nordjylland i edoc. Det betyder, at registreringen automatisk indgår som en del af den løbende sagsbehandling. Dette sker indenfor en klar struktur, som er defineret af sagstyper og roller for den enkelte medarbejder. 2 Personer i Region Nordjylland, som arbejder med sager og som har korrespondance med andre personer og/eller virksomheder. Alle personer, som får henvendelser i deres daglige arbejde, som skal besvares, videndeles og gemmes til fremtidig sagsbehandling. 3 Se regionens retningslinjer for åbne postlister, på regionens hjemmeside. 4 Dette gælder ikke for dokumenter, som relaterer sig til patienter på sygehusene, borgere som får tilbud i specialsektoren, som gemmes i økonomisystemet og kun har relevans her samt dokumenter i diverse fagsystemer, hvor der ikke er lovgivningsmæssig behov for at arkivere eller behov for vidensdeling
Sagstyper I edoc er der flere forskellige sagstyper: emnesager herunder udbudssager, personalesager, patientklagesager og borgersager, men der kan komme andre til. Emnesager er sager, der ikke indeholder personfølsomme data og som ikke er knyttet op på en person. Emnesager er som udgangspunkt åben for alle. (Se afsnittet Registrering.) Personalesager, patientklagesager og borgersager er alle fortrolige sager, fordi disse sagstyper hver især er koblet til en person, hvis cpr-nummer som minimum er oplyst. Personalesager er sager på Region Nordjyllands personale. Personalesager omfatter dokumenter med relation til den pågældende medarbejders ansættelsesforhold, eks. lønaftaler og pensionsforhold. På kort sigt vil ledere have adgang til personalesager. På længere sigt arbejdes der med en løsning, der også giver den ansatte adgang til egen elektroniske personalesag. Ledere kan se oplysninger, der er registreret ved eget personale. På sigt kan lederen også tilføje relevante dokumenter ved medarbejdernes personalesag. Lederadgangen til personalesagerne i edoc foregår via SD-personaleweb. SD-personaleweb er fuldt integreret til personalesagerne i edoc. Patientklagesager er sager, der er baseret på en klage over sundhedsydelser i Region Nordjylland fra en given borger. Patientklagesagerne er et eksempel på et af de områder, hvor mulighederne for vidensdeling og samarbejde om relevante sager vil lettes gennem etablering af et fælles sags- og dokumenthånteringssystem, idet der er mulighed for at integrere oplysninger fra forskellige dele af organisationen. Borgersager omfatter alle andre sager vedr. borgere i Region Nordjylland end dem, der kan kategoriseres under personalesager og patientklagesager. Sagerne i denne sagstype drejer sig også om klagesager fra og sager om klienter i Psykiatrien og Specialsektoren. For så vidt angår emnesager og patientklagesager arbejder regionen med enkeltsagsprincippet 5, hvor der for de andre typer sager kan være tale om dossiersager 6. Roller Med roller refereres der til de helt konkrete roller, som brugerne i edoc kan få tildelt. Med rollerne følger muligheden for at benytte sig af en række funktioner. I edoc kan der tildeles fem forskellige roller: sagsbehandler, leder, arkivar, administrator og brugeradministrator. Som udgangspunkt får brugerne tildelt rollen som sagsbehandler. Rollen giver adgang til de funktioner, som brugeren skal have for at journalisere, sagsbehandle og lave dagsordenspunkter. Den giver adgang til alle de emnesager, der ikke er fortrolige. Rollen som leder gives til ledere med personaleansvar, således at de kan se relevante dokumenter i eget personales personalesager. Den konkrete adgang til personalesagerne styres dog via adgangskontrollen i SD-personaleweb. Kun enkelte medarbejdere får rollen som arkivar. Den er relevant for dem, der skal foretage fejlregistreringer og registrere for mange andre end dem selv. Rollen som arkivar giver rettigheder til at foretage opdateringer, herunder at lave ændringer på flere sager på én gang. Der vil ligeledes være mulighed for at rette op på noget, der er registreret forkert, f.eks. at flytte et dokument fra én sag til en anden. 5 Enkeltsag defineres som sager, hvor dokumenter og øvrige oplysninger tilsammen afspejler en bestemt administrativ proces 6 Dokumenter/oplysninger samlet om en juridisk enhed (eksempelvis en matrikel eller et cpr-nr)
Ligeledes får kun enkelte medarbejdere rollen som brugeradministrator. Med denne rolle er der mulighed for at give adgang til forskellige sager i edoc, som ellers er fortrolige og at tildele brugerne forskellige roller. Det vil sige, at såfremt der skal tildeles rettigheder udover det, den ansatte automatisk får tildelt, sker dette via brugeradministratoren. Nyansatte m.m. vil automatisk blive oprettet som brugere i edoc og blive givet adgang til de fortrolige sager, som resten af enheden også har adgang til. Emneplan Emneplanen er en plan, der beskriver, hvordan forskellige typer af sager skal kategoriseres. I dag har Regionshuset og sygehusene hver deres talbaserede journalplaner. Disse journalplaner erstattes i edoc af en helt ny emneordsplan. Det vil sige en plan, der er baseret på ord. Sagerne gemmes under et sagsnavn, som mere specifikt beskriver, hvad sagen indeholder. For at sagerne bliver oprettet ens, herunder bliver kategoriseret og navngivet under de samme principper, skal sagerne kun oprettes af enkelte personer. Disse personer skal ligeledes arbejde efter nogle bestemmelser for, hvordan forskellige sager skal kategoriseres. Der vil på sigt blive taget stilling til, hvorvidt kredsen af denne gruppe skal udvides til flere eller evt. alle brugere i Region Nordjylland. Se dokumentet for Sagstypefordeling. Se emneplanen. Registrering Hvad skal vi registrere i edoc? Alle sager skal som udgangspunkt lægges ind i edoc for at understøtte åbenhed og vidensdeling i regionen. Principielt skal de dokumenter, der anvendes i det daglige arbejde og som bliver delt med andre, lægges i edoc, og alle de dokumenter der har betydning for en sag og som tjener som dokumentation af en sag og/eller sagsbehandling skal journaliseres ved sagen. En sag defineres i dette henseende også som projekter, udviklingsopgaver, referater mv. Det vil sige, at alt i princippet er en sag. (se bilag for nærmere definition) Som udgangspunkt skal alt jf. ovenstående journaliseres i edoc, der er dog udarbejdet en liste over, hvad der ikke skal i edoc, eks. materiale som er udgivet af andre, og som ikke indgår som primært materiale i sagsbehandlingen i Region Nordjylland. (Se Liste over materiale, der ikke behøver at blive registreret.) Hvordan skal vi registrere i edoc? Vi skal gemme direkte i edoc og ikke først på vores drev. I edoc er det muligt at gemme sit dokument som en kladde, hvilket i højere grad gør det muligt også at gemme sit arbejdsdokument i edoc. Arbejdsdokumenter bør være tilgængelige for andre, i det øjeblik at de indgår som en sagsakt. Derudover er der mulighed for versionsstyring, hvilket giver et bedre overblik over sagsforløbet. Det er nødvendigt, at der på forhånd er oprettet en sag, som dokumentet kan gemmes ved, og derfor vil sagsopretterne oprette sager fra dag til dag, således at det undgås, at dokumenter bliver gemt på eget drev. Oplysninger om, hvem der er sagsoprettere, kan findes på regionens hjemmeside. Der kan være behov for at gemme et dokument, inden sagen er blevet oprettet, og dette kan naturligvis gemmes på eget drev, indtil sagen er blevet oprettet. Papirpost Papirpost scannes ind centralt og lægges ved de pågældende sager, i det tilfælde det er relevant at journalisere. Sagsbehandlerne på sagen vil blive informeret via RSS-feeds (advis). På nogle områder vil det ske automatisk, men der er dog også mulighed for at gå ind og abonnere på specifikke sager.
E-mail E-mails, der har betydning for en sag, skal ligeledes journaliseres ved sagen. Sagsbehandling Sagsbehandlingen skal som udgangspunkt foregå via edoc. Det betyder blandt andet, at der skal sendes mails til og fra en sag i edoc, hvormed de automatisk bliver registrerede ved sagen. Der skal ikke sendes mails med vedhæftede dokumenter, i stedet sendes et link til dokumentet fra sagen i edoc. Dette gør sig dog kun gældende i de tilfælde, hvor kommunikationen foregår internt mellem administratorer i regionen. Åbenhed og vidensdeling Alle brugere med rollen som sagsbehandler får adgang til at se og redigere i alle emnesager. Det vil sige, at man i princippet har adgang til at redigere i sager, som man ikke selv står som sagsansvarlig for. Det er dog som udgangspunkt kun de tilknyttede sagsbehandlere og den ansvarlige sagsbehandler, der reelt bør redigere i sagen eller de tilknyttede dokumenter, medmindre andet er aftalt med den ansvarlige sagsbehandler. Den ansvarlige sagsbehandler har ansvaret for, at sagen bliver behandlet. Det forudsættes at alle ansatte kan vurdere hvornår der er saglige og faglige grunde til at søge oplysninger i andre sager end den der behandles. Den automatiske logregistrering i systemet sikrer, at der sker et entydigt ansvar for sagsbehandlingen.
Dagsordensudarbejdelse - edoc agenda I Dagsordensmodulet, edoc Agenda, er der indbygget et workflow, som fører et dagsordenspunkt fra en sagsbehandler frem til den endelig publicering i form af en dagsorden målrettet et nærmere bestemt udvalg. Dagsordensmodulet skal anvendes af medarbejdere til at oprette dagsordner til såvel politiske som administrative udvalg. Modulet understøtter processer såsom: Sagsbehandlernes sagsfremstilling Godkendelsesprocedure af dagsordenspunkter Arbejde med dagsordenpunkter til flere udvalg samtidigt Åbne og lukkede punkter Danne flere forskellige dagsordener til hvert enkelt møde Produktion og udsendelse af dagsordener og referater Mødeplanlægningen - styre hvem der er mødedeltagere, møde- og lokalebooking Oprette og nedlægge udvalg Modulet kan håndtere alle de dagsordenstyper, som administrationen ønsker at oprette i dagsordensmodulet. For at anvende dagsordensystemet til dagsordensproduktion skal et dagsordenspunkt tage udgangspunkt i en sag, der er oprettet i edoc. Modulet giver samtidig overblik over alle de oprettede udvalg og mødetidspunkterne for disse udvalg. Endvidere et overblik over hvilke dagsordenspunkter der forventes behandlet på de pågældende møder. Dette gør det muligt at sikre anvendelsen af dagsordensmodulet som planlægningsværktøj i forhold til at få en oversigt over dagsordenspunkter til fx møderne i Regionsrådet, Forretningsudvalg, Direktion og Udvidet direktion. Her skal alle afdelinger kontinuerligt melde emner ind i dagsordensmodulet, som afdelingerne er bekendt med skal behandles indenfor en 3 måneders periode. Såfremt afdelingerne er bekendt med større emner, der skal behandles indenfor det næste år, lægges disse også ind i dagsordensmodulet. Modulet understøtter således håndteringen af en dagsordensproduktion ved, at processen bliver opdelt i en række processer, som gerne skulle sikre kvalitet og en ensartethed i forhold til de dagsordener, som produceres i regionen. Roller Ledere og administrative medarbejdere i Region Nordjylland, der arbejder med dagsordener til de udvalg, der er oprettet i dagsordensmodulet, vil arbejde i et modul, der er rollebaseret med 4 nedenstående roller: Sagsbehandleren Personen, der skriver sagsfremstillingen/dagsordenspunkt og tilføjer de relevante bilag. Sikrer at eventuelle andre relevante afdelinger er hørt og sender punktet til godkendelse ved nærmeste leder. Godkender (som udgangspunkt den nærmeste leder) Godkendelsesprocessen sikrer, at den nærmeste chef godkender sagsfremstillingen, samt at evt. høring af andre er gennemført, inden sagsfremstillingen når frem til dagsordenen. Dagsordenssekretær
Personen, der samler dagsordner og referater og sikrer, at kvaliteten af dagsordenpunkterne og den samlede dagsorden er i orden. Modulet understøtter hele processen fra planlægning af og indkaldelse til møder, tilrettelæggelse af udvalgets årshjul og den detaljerede opstilling af dagsordner. Mødesekretær Personen, som anvender modulet i forbindelse med mødeafholdelsen til indskrivning af beslutninger under de enkelte dagsordenspunkter til brug for referatet. Udover ovenstående roller vil der også være en administratorrolle i forhold til de oprettede udvalg i dagsordensmodulet. Det vil som regel være en funktion, der vil ligge hos dagsordenssekretæren. Ovenstående afstedkommer, at de afdelinger/kontorer, som skal arbejde med dagsordener, bør drøfte, hvordan man fremadrettet vil arbejde med dagsordensproduktion, med henblik på at udnytte de rationaler, der er ved at arbejde i modulet.
Bilag 1. Hvad skal registreres i edoc? Alt ind- og udgående post/korrespondance som vedrører regionens arbejdsområde skal registreres i edoc. Alt internt materiale (fysisk og elektronisk), som interne rapporter, notater, referater fra møder og arbejdsgrupper, intern korrespondance, udkast og lignende, telefonnotater, håndnotater m.m. som vedrører en sag skal registreres i edoc Generelt kan man sige at alt hvad der er nødvendigt for at dokumentere et sagsforløb skal journaliseres i edoc. Det handler om at den enkelte sagsbehandler skal sørge for at dække sig selv af. Den nye emneordsplan giver et billede af hvilke ting der skal registreres. Arbejde som f.eks. foregår i en intern arbejdsgruppe skal altid registreres. Det kan f. eks. være dagsordner, referater og diverse korrespondance mellem arbejdsgruppens medlemmer som har betydning for sagen. Derudover skal man være særlig opmærksom på kontraktlignende dokumenter, garantier og accepter. Foruden at registrere disse typer af dokumenter i edoc, er regionen også forpligtet til at gemme dokumenterne i originalt format. Alle typer af henvendelser hvor regionen skal give et svar skal registreres i edoc. 2. Liste over materiale, som ikke behøver at blive registreret Materiale, som ikke er registreringspligtigt, men som kan registreres, hvis det skønnes nødvendigt, af hensyn til dokumentationsbehov. Det er vigtigt at være opmærksom på, at listen ikke er udtømmende. Adresseforandringer Lønningslister Anordninger * Lønoversigter Avisartikler Personalelister Aviser Pressemeddelelser * Bankkontoudtog Publikationer * Bekendtgørelser * Raskmeldinger Beretninger * Refusionsanmodninger Bestillinger af publikationer Reglementer * Betænkninger * Regninger Biblioteksmateriale Regulativer * Boglister og fortegnelser Rejseafregninger Brochurer Rejseforskudsanmodninger Bøger Reklamer Cirkulærer * Rekvisitioner Cirkulæreskrivelser * Statistiske meddelelser og indberetninger Fakturaer (undtaget er fakturaer i forsikringssager) Sygemeldinger Ferielister Særtryk Følgesedler Takkeskrivelser Følgeskrivelser til regnskaber o.l. uden selvstændigt indhold Telefonfortegnelser og forandringer
Girokontoudtog Tidsskrifter Girolister og fortegnelser Udbetalingslister, -fortegnelser og oversigter Håndbøger Udsendelseslister Indbetalingslister, -fortegnelser og oversigter Ugeskrifter Indbydelser (her kan være undtagelser) Varefortegnelser og Kataloger Vejledninger * Vejledninger * Kasseforskudsanmodninger Årsberetninger Kontoudtog Lovbekendtgørelser * Love * * Som er udgivet af andre, og som ikke indgår som primært materiale i sagsbehandlingen i Region Nordjylland. 3. Emneordsplanen Hvordan bruges den? I forbindelse med implementering af edoc kommer regionen til at arbejde mere som en koncern. Vi har ét fælles esdh-system til at håndtere sager og dokumenter og derfor er det også nødvendigt at have én fælles journalplan. I dag har regionshuset og sygehusene hver deres talbaserede journalplaner. Disse journalplaner erstattes i edoc af en helt ny emneordsplan. Det vil sige en plan uden tal, men baseret på ord i stedet for. Den nye emneordsplan er lavet i et samarbejde mellem Region Sjælland og Region Nordjylland og med sparring fra et eksternt konsulentfirma. Det er således tanken at alle regioner skal kunne benytte planen. Region Sjælland indfører planen i dele af organisationen, mens Region Nordjylland indfører den i hele organisationen. Når vi skal til at benytte den nye emneplan, så vil det naturligt nok kræve en del tilvænning for de personer som opretter sager, da det er en helt ny måde at dele sagerne op på. Specielt for sygehusene vil det blive noget anderledes, da man går fra at gemme sagerne i små kasser til at gemme dem i nogle store kasser. Emneplanen er opbygget i tre niveauer: Et overordnet emne er det f.eks. sundhed, økonomi eller miljø Et specifikt emne er det f.eks. forurening, regnskab eller forskning Et aktivitetsemne er det en undersøgelse, høring eller en aktindsigt. Aktiviteterne fortæller noget om hvad det er for en handling vi skal lave på sagen.
En sag kunne derfor hedde: Sundhed, Forskning, Ansøgning eller Miljø, Forurening, Undersøgelse. Derudover tildeles sagen en sagstitel, hvor sagsopretteren nærmere beskriver hvad sagen handler om. Til sidst tildeles sagen et journalnr, som er et fortløbende nr. Den første sag der oprettes i 2012 vil f.eks få journalnr. 2012-000001. Den næste sag der oprettes vil få journalnr. 2012-000002 o.s.v. Det er vigtigt at notere at den nye emneordsplan ikke er 100% endelig. Der vil helt automatisk opstå behov for at tilføje nye emneord til planen, da vi ikke kan være helt sikre på at alt er kommet med. Derudover skal der også være mulighed for at udvide emneplanen i tilfælde af at regionerne tilføres nye opgaver. Emneplanen vedlægges som pdf-fil 4. Beskrivelse af sagsbegrebet Forvaltningslovgivningen m.v. omtaler i flere tilfælde direkte eller forudsætter dannelsen af sager hos myndighederne, men hverken forvaltningslovgivningen m.v. eller dansk forvaltningsretlig teori indeholder en entydig definition af sagsbegrebet, og dermed en angivelse af, hvilke dokumenter, der hører til en sag. I forvaltningen bruges ordet sag i to betydninger, nemlig dels som betegnelse af et forvaltningsmæssigt hændelsesforløb, dels som betegnelse for samlingen af dokumentation. I det første tilfælde anvendes ordet sag som et forvaltningsretligt begreb, fx sagen om N.N. s adoption er vanskelig. I det andet tilfælde anvendes ordet, som et teknisk begreb om noget konkret, som udgøres af et omslag med en samling papirer. Naturlig samhørighed Forvaltningsretten med tilhørende praksis giver visse fortolkningsbidrag til afdækningen af sagsbegrebet. Heraf kan udledes at udtrykket en sag sigter til en flerhed af dokumenter og oplysninger, hvor der består en sådan samhørighed, at det er naturligt og hensigtsmæssigt at behandle de pågældende dokumenter og oplysninger som en afgrænset enhed. En sag vil derfor bestå af de papirer m.m., som har tilknytning til et bestemt spørgsmål eller problem, der er eller har været til behandling hos den pågældende myndighed, fx en ansøgning om adoption og de attester og de øvrige dokumen-ter, som vedrører ansøgningen. Logisk vil en sag repræsentere et begivenhedsforløb afgrænset fra andre begivenhedsforløb, og den fysiske sag udgøres af de dokumenter (plus sagsomslag og journal-oplysninger), som er knyttet til et sådant (eller flere) begivenhedsforløb.
PUBLIKATIONENS TITEL Udgivet af Regionssekretariatet Kommunikation Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø 9635 1000 www.rn.dk juni 2012 Læs mere om Region Nordjylland på www.rn.dk