Projektbeskrivelse 1.2 Adgang til egne data 1. Formål og baggrund Udviklingen på borgerbetjeningsområdet er gået stærkt. I den foregående fælleskommunale strategiperiode har kommunerne flyttet store dele af borgerservicen på nettet. Udvikling og konsolidering af mere end 100 selvbetjeningsløsninger fordelt på ca. 30 kommunale opgaveområder har skabt en situation, hvor mere end 80% af henvendelserne vedrørende oprettelse eller ændring af sager/forhold sker via disse løsninger. 22. august 2016 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S www.kl.dk Den fælleskommunale indsats frem mod 2020 bygger videre på dette. Projektet adgang til egne data udvider sidste strategiperiodes fokus på borgernes ansøgninger (transaktioner) til nu også at rumme de informationer, den kommunale sektor ligger inde med om borgerens forhold. Ved at give digitalt adgang til disse kan borgerne i endnu større udstrækning være aktiv i samspillet med det kommunale sektor. Adgang til egne data er derfor et led i bevægelsen mod stadig større gennemsigtighed og medejerskab og et eksempel på en åben og inddragende tilgang til borgerrettet sagsbehandling. Samtidig kan borgerens selvadministration bidrage til en bedre udnyttelse af kommunernes administrative ressourcer. I forlængelse af dette er det langsigtede perspektiv således at bidrage til at sikre: Bedre mulighed for at borgerne kan blive medsagsbehandlende. Større gennemsigtighed i relationen mellem det kommunale sektor og borgeren. Aflaste administrationen og sagsbehandlingen i kraft af færre analoge henvendelser om status (og aktindsigter). Fra kommunal side er det ikke en ny tanke at kunne give adgang til egne data for borgere og virksomheder. Der findes allerede en række eksempler herpå i den kommunale sektor, ligesom kommunerne i en årrække har haft mulighed for at udstille visse data via Borger.dk. Imidlertid har der været en række teknologiske og økonomiske barrierer forbundet at give adgang til egne data, hvorfor det kun har været få, udvalgte data, der har været gjort tilgængelige for borgerne. I takt med at kommunerne har udarbejdet en ny fælleskommunal 1
rammearkitektur og er i gang med at konkurrenceudsætte en række monopolsystemer via KOMBIT, er betingelserne blevet bedre for at tackle barriererne i den kommende strategiperiode. Hertil kommer, at borgerne generelt vurderes at være trygge og hjemmevante ved at ordne ting på nettet. Endelig går flere og flere kommuner sammen i fællesskaber for at dele byrderne ved udvikling af løsninger, hvilket blot yderligere understøtter muligheden for at øge adgangen til egne data. Projektet udgør sammen med projekterne Sammenhængende digital borgerservice og Nem adgang til hverdagsinformationer fokusområdet Borgerbetjening 3.0 i den fælleskommunale digitale handlingsplan. Den nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 Et stærkere og mere trygt digitalt samfund har ligeledes et fokusområde, der sigter på en brugervenlig og overskuelig digital offentlig sektor, som blandt andet består af et beslægtet projekt Overblik over egne sager og ydelser. Det samlede projekt frem mod 2020 indeholder fire indsatser. 1. Konkretisering af en fælleskommunal vision for området. 2. Udarbejdelse af en referencearkitektur. 3. Gennemførelse af et eller eventuelt flere pilotprojekter 4. Udbredelse til flere sagsområder i forlængelse af den fælleskommunale vision. Nærværende projektbeskrivelse beskriver i al væsentlighed indsats 1 og 2. Disse gennemføres som led i projektets analyse- og modningsfase. Indsats 3 er, ud over at være en del af den fælleskommunale strategi, aftalt politisk i regi af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Der udestår imidlertid en række teknologiske og økonomiske analyser, førend denne fase kan igangsættes. Der vil derfor i en senere fase i projektet blive udarbejdet revideret en projektbeskrivelse i forbindelse hermed. Indholdet af indsats 4 afhænger især af udfaldet af indsats 1, dvs. den fælleskommunale vision for borgerens afgang til egne data, hvorfor denne må afventes førend en nærmere beskrivelse heraf kan tilvejebringes.
1.1 Gevinster At give borgerne adgang til egne data rummer potentialer af såvel kvalitetsmæssig som økonomisk karakter. Gevinsterne er beslægtet med de gevinster, der kan opnås i den digitale kommunikation med borgerne og virksomhederne i øvrigt. For borgere (og virksomheder) forventes gevinsterne primært at være forbundet med afledte effekter af større gennemsigtighed i forvaltningen. Ved successivt at stille flere og flere informationer (data, sager m.v.) til rådighed digitalt for borgeren, øges borgerens mulighed for få overblik og kunne følge med i princippet på samme måde som man kan følge med på sin lønkonto i banken og dermed skabes en større grad af tillid og tryghed. For kommunerne forventes en del af gevinsten at være, at der skabes større tillid og tryghed til den kommunale administration og sagsbehandling gennem større gennemsigtighed. Dette kan være med til at aflive myter om, hvad kommunerne (det offentlige) ligger inde med af oplysninger, og hvad de ikke ligger inde med af oplysninger om den enkelte borger. Gennemsigtigheden kan endvidere medvirke til økonomiske gevinster gennem reduceret tidsforbrug via reduktion i antallet af henvendelser fra borgerne og ved, at borgerne kan være med til at forebygge eventuelle fejl i de oplysninger, kommunerne lægger til grund for sagsbehandlingen. Dermed kan antallet af tilbageløb i de kommunale processer reduceres, ligesom det kan medvirke til at reducere antallet af fx fejludbetalinger. Det bemærkes endvidere, at udviklingen af en fælles arkitekturtilgang og eventuel brug af fælleskomponenter (f.eks. SAPA) forventes at sænke udviklingsomkostningerne til udvikling af udstillingsløsninger.
1.2 Resultatmål Projektet har opstillet tre resultatmål. Disse er knyttet til de tre første indsatsområder: Resultatmål At sikre fælleskommunal opbakning til en langsigtet vision for borgerens adgang til egne data. At sikre fælleskommunal opbakning til udvikling af rammearkitekturen, således denne også tager højde for borgerens adgang til egne data hvor det er relevant. At illustrere værdien af at give borgerne adgang til egne data gennem mindst et konkret pilotprojekt, hvor borgerne gives adgang til egne data på et eller flere områder. Når den konsoliderede projektbeskrivelse foreligger vil den indeholde resultatmål for det fjerde indsatsområde, idet dette blandt andet afventer den fælleskommunale vision for adgang til egne data. 2. Leverancer og succeskriterier Projektet gennemføres i koordination med det tilsvarende fællesoffentlige initiativ i regi af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. I regi af denne har kommunerne forpligtet sig til at give borgerne afgang til data via et pilotprojekt, jf. initiativ 1.3 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Nærværende fælleskommunale projekt håndterer denne forpligtelse. Projektet indeholder de fire indsatser, jf. ovenfor, hvor den enkelte indsats skal gennemføres under hensyntagen til de øvrige indsatser. Indsatsen med konkretisering af en fælleskommunal vision for brugernes adgang til egne data skal udgøre fundamentet for arbejdet med at give brugerne adgang til egne data på områder, der skaber merværdi for borgerne og kan bidrage til at give administrative lettelser i kommunerne. Visionen udarbejdes i fællesskab med deltagende kommuner og under hensyntagen til de juridiske og sikkerhedsmæssige forhold, der gør sig gældende i det offentliges arbejde med brugernes data. Visionen skal gøre det muligt at sætte en konkret retning for arbejdet med at give brugerne adgang til egne data på udvalgte områder og vil blive forelagt KL s bestyrelse. For at konkretisere visionen skal der gennemføres en række aktiviteter:
Kortlægning af igangværende aktiviteter i kommunerne og andre offentlige indsigtsløsninger, herunder f.eks. hvilke kanaler der har succes med at give adgang til data og hvilke tilgængelige data der reelt er efterspørgsel efter. I arbejdet kan også indgå en vurdering af udenlandske eksempler og erfaringer. Workshops, der skal kortlægge hvilke data og informationer brugerne fremadrettet efterspørger, er der f.eks. ønske om at se, hvor lang er min sag nået eller hvornår den næste udbetaling af en ydelse sker samt hvilke data, der vil øge brugerens tryghed. Workshops med inddragelse af kommunale og faglige erfaringer, i relation til kommunale kanalstrategier m.v. Indsatsen med udarbejdelse af en referencearkitektur skal ske i overensstemmelse med gældende arkitekturprincipper og fælles standarder i den fælleskommunale rammearkitektur samt med visionen for brugernes adgang til egne data. Delelementer af arkitekturen kan være en vedtagen standard(er) for udveksling af data og konkrete løsningsbeskrivelser, som kan udgøre fundamentet for dialog og udvikling af markedet for digitale løsninger. Der vil være fokus på følgende aktiviteter: En analyse, der giver overblik over nuværende platforme og markedet for udstilling af borgerens egne data. Udarbejdelse af en fællesoffentlige arkitekturtilgang og fastlæggelse af fælleskommunalt vedtaget arkitekturprincip om brugernes adgang til egne data i udviklingen af nye it-løsninger. Fastlæggelse af målbillede for en arkitekturløsning herunder at udarbejde en fælles standard for udveksling af data (f.eks. MOX), der giver mulighed for at brugeren kan få adgang til egne data på alle platforme, brugergrænseflader, løsninger mv. Udarbejdelse af løsningsbeskrivelse for komponenter til at oversætte mellem SAPA og vedtagne standarder for udveksling af data (og for lokal udvikling af udstilling af data. Indsatsen med gennemførslen af pilotprojekt vil ske i samspil med initiativ 1.3 i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. I første omgang gennemføres et pilotprojekt baseret på igangværende udvikling af fælleskommunal infrastruktur - fx SAPA ( sagsoverblik ) og/eller Sags- Dokument- og Ydelsesindekserne, som er komponenter i de fælleskommunale støttesystemer. I forbindelse med monopolbruddet udvikles et sagsoverblik for den kommunale medarbejder, som kan genbruges i forhold til borgerens data. Ambitionen er at vende sagsoverblikket om ud mod borgeren selv. Borgeren skal som minimum kunne sikres adgang til disse gennem Borger.dk.
Ved at gå denne vej genbruges dels en etableret infrastruktur (og de store investeringer, der er knyttet hertil), dels sikres der adgang til data fra de store monopolbrudssystemer (Kommunernes Ydelsessystem og Sygedagpengesystemet). Når først udstillingsadgangen er på plads, kan kommunerne i princippet successivt give borgerne adgang til flere og flere områder ad denne kanal. Det er nødvendigt, at der i modnings- og analysefasen kortlægges behov for eventuel udvikling af tillægskomponenter og/eller standarder til den eksisterende infrastruktur. Det kunne f.eks. gælde anvendelse af de vedtagne fælles standarder for udveksling af data imellem SAPA og et eller flere sags/dokumentbærende systemer. Hertil kommer, at der skal laves et endeligt estimat over det nødvendige investeringsomfang. Sideløbende med dette arbejde gennemføres en afklaring af mulighederne for at indgå partnerskaber med udvalgte kommuner, der har interesse i at gøre en særlig indsats med henblik på at give adgang borgerne adgang til egne data enten i relation til dette pilotprojekt eller i sideløbende pilotprojekter funderet i et mindre antal kommuner. 2.1 Modnings- og analysefasen Leverancer Undersøgelse af eksisterende kommunale, andre offentlige, evt. private (f.eks. bankerne) og udenlandske udstillingsløsninger for adgang til egne data. Undersøgelse af borgernes efterspørgsel efter adgang til egne data med fokus på merværdi for borgerne også på baggrund af eksisterende viden om borgernes spørgemønstre. Med baggrund i ovenstående, afdækning af områder relevant for udstilling af data til brug for borgernes egen adgang. Beslutningsoplæg for gennemførelse af pilotprojekt med udgangspunkt i Støttesystemer/SAPA. Udvikling af fælleskommunal vision for borgernes adgang til egne data. Udvikling af en fælleskommunal/fællesoffentlig referencearkitektur for adgang til egne data. Afdækning af behov- og mulighed for gennemførelse af yderligere pilotprojekter Undersøgelse af mulighed for indgåelse af partnerskabsaftaler med kommuner. Succeskriterier
Udpegelse af min. tre områder hvor omkostningseffektiv udstilling af borgerens egne data må forventes at bidrage til at gøre hverdagen lettere for borgeren og øge tilliden til den kommunale forvaltning Sikre at principperne for udstilling af borgerens egne data funderet i den fælleskommunale rammearkitektur, udbredes til det fællesoffentlige samarbejde Indgåelse af fælleskommunalt partnerskab med deltagelse af min. 3 kommuner men henblik på at sikre show-cases 2.2 Gennemførelses- og implementeringsfasen Leverancer Gennemførelse af pilotprojekt baseret på Støttesystemer/SAPA. Evt. gennemførelse af yderligere pilotprojekter. Succeskriterier At borgerne har adgang til at se (udvalgte) egne data ved endt pilotprojekt på borger.dk samt de kommunale universer, de enkelte kommuner vælger at udstille løsningen på. Dækningsgraden og indfasningstakten i kommunerne vil følge KOMBIT s udrulning af Støttesystemer/SAPA-løsningerne i alle 98 kommuner. Beslutning om udbredelsesaktiviteter i fase 4. 3. Tidshorisont Projektet forventes at løbe i hele strategiperioden. Modnings- og analysefasen afsluttes sommeren 2017, hvorefter gennemførelsesfasen i igangsættes efter beslutning herom. Pilotprojektet er afhængig af udviklingen af monopolbrudsprogrammet i KOMBIT. For nærværende forventes det, at der kan være realiseret en udstillingsløsning baseret på den fælleskommunale infrastruktur/sapa i løbet af 2018, hvorefter tiden frem mod 2020 skal bruges til at give adgang til stadig flere data genne denne løsning enten via indsats i den enkelte kommuner eller via yderligere fælles indsatser.
4. Organisering Initiativet forankres i KL som et fælleskommunalt projekt med repræsentanter fra både KOMBIT og KL. Der er stor sammenhæng til programmet for Sammenhængende Digital Selvbetjening i den fælleskommunale digitale handlingsplan, hvorfor projektet i modnings- og analysefasen referer til styregruppen for Sammenhængende Digital Selvbetjening. Der oprettes dertil reference- og/eller arbejdsgrupper for hvert af initiativerne i projektet. Referencegrupperne vil understøtte faglig sparring med kommunerne og kan løfte konkrete opgaver. I modnings- og analysefasen gennemføres en afklaring af mulighederne for at indgå partnerskaber med udvalgte kommuner, der har interesse i at gøre en særlig indsats med henblik på at give adgang borgerne adgang til egne data enten i relation til dette pilotprojekt eller sideløbende pilotprojekter funderet i et mindre antal kommuner. Grundet de store sammenfaldende interesser mellem ATP/UDK om brugen af støttesystemerne/sapa afklares muligheden for at etablere et formelt samarbejde med ATP/UDK særlig med henblik på fælles arkitekturforståelse og gennemførelse af pilotprojektet. Der oprettes derudover et kommunenetværk i samarbejde med programmet for Sammenhængende Digital Borgerbetjening, hvor målsætningen er deltagelse fra alle kommuner. Fokus for netværket er videndeling på tværs af program, projekt og kommuner. Der samarbejdes i programmet med Digitaliseringsstyrelsen, Erhvervsstyrelsen og leverandører samt ATP/UDK og SKAT m.fl., som led i initiativet vedrørende Overblik over egne sager og ydelser i regi af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi.