Netværks koordinerende Udvalg NKU Referat fra møde 3-2015 06. november 2015 Tid: 26. oktober 2015, kl. 18.00-20.30 Sted: JA, Peter Bangs Vej 30, 2000 Frederiksberg Til stede: Knud Rose Pedersen (DH), Arne Lægaard (DA), Rigmor Nielsen og Liselotte Dybkær (LAF), Jakob Svendsen-Tune og Christina Reenberg Skov (JA bestyrelse), Flemming Bo Petersen og Ulrich Koch Mortensen (Sekretariatet) Afbud fra: Rasmus Moes (DFF) Referent: Christina Reenberg Skov Der forelå følgende dagsorden til mødet: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra 2. møde den 1. juni 2015 3. Økonomisk status pr. 6. oktober 2015 4. Endelig godkendelse af Retningslinjer for netværk, inkl. Bilag 2 5. Aktiviteter i 2016 6. Evt. dato for næste møde 7. Eventuelt Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Der var ingen tilføjelser til dagsorden. Ad. 2. Godkendelse af referat fra 2. møde den 1. juni 2015 Referatet blev godkendt uden bemærkninger Ad. 3. Økonomiske status pr. 6. oktober 2015 Støtte efter ansøgning Agronomforeningen har tidligere støttet regionale selvstændige klubber samt Senioragronomerne via sin trækningsret. Ansøgninger fra disse selvstændige foreninger er i år sendt videre til NKU. Tre foreningen har fået støtte siden sidste møde. De to første ansøgninger har været i mailhøring hos NKU: Senioragronomerne: Bevilget op til 10.200 kr. til Årsmøde, herunder rundvisning. Roskildeegnens Agronomforening: Bevilget 8.000 kr. til studietur i Nordtyskland. Østjyske JA er: Bevilget 2.000 kr. til lokaleleje ved et medlemsarrangement Side 1 af 5
Støtten er tildelt med oplysning om, at JA som hovedregel kun giver støtte til aktiviteter, som er åbne for alle JA medlemmer, samt at en eventuel fremtidigt støtte vil blive givet i forhold til det reelle antal af JA medlemmer, som deltager i arrangementet. På mødet blev der yderligere bevilget støtte til: Vejle Amts Agronomforening: Bevilget 9.000 kr. til 100 års arrangement og generalforsamling. Foreningen oplyser i sin ansøgning, at bestyrelsen fremlægger forslag om navneændring, således at foreningen, hvis forslaget bliver vedtaget, via navnet signalerer åbenhed for alle JA er i området. Bo Degnbol fra Agronomforeningen har søgt om støtte til at deltage i et møde I den international organisation CEDIA. Udvalget bevilgede efter nogen diskussion de ansøgte 9.600 kr. med følgende bemærkninger: At udvalget generelt savner en baggrundsorientering om, hvordan denne type af internationale aktiviteter, som ofte kun involver en eller få personer, komme de enkelte medlemmer til gode. At udvalget vil foreslå, at Agronomforeningen meget gerne i samarbejde med Forstkandidaternes Foreningen, som også er medlem af en international organisation, redegøre for, hvordan internationale aktiviteter tænkes at komme medlemmerne til gode, samt redegør for muligheden for anden finansiering af mødedeltagelsen, f.eks. i form af rejselegater. Herved får udvalget et uddybende grundlag til beslutning om en eventuel hel eller delvis permanent dækning af kontingent og mødedeltagelse i internationale foreninger fremover. Status pr. 6. oktober 2015 Sekretariatet har udarbejdet en økonomiske oversigt for de første 3 kvartaler af 2015. Oversigten var udsendt med dagsorden. Der er foreløbig brugt i alt 355.000 kroner til aktiviteter, bestyrelsesmøder, kørsel m.v. Oversigten viser ikke, hvor stor en andel af udgifterne der kan sækkes af standardstøtten og hvor stor en andel, der skal dækkes af foreningsnetværket selv eller af en eventuel ekstra bevilling. Oversigten indeholder også et meget løst budgetoverslag på de fleste arrangementer, mens der ikke har været budgetteret med udgifter til bestyrelsesmøder. Udvalget aftalte at hæve støtten til forplejning ved bestyrelsesmøder fra ca. 150 til 250 kr. En ny udgave af Bilag 2 er vedhæftet dette referat. Udvalget aftalte, at aktiviteter som havde kostet under 10.000 kr. på nuværende tidspunkt umiddelbart skulle dækkes af aktivitetsformuen uden yderligere administration. Udvalget bad sekretariatet om at se nærmere på 4 større poster i oversigten med henblik på at få afdække hvor stor en del af disse poster, der er dækket af standardstøtten, således at det bliver tydeligt for foreningsnetværket, hvor meget postere reelt koster foreningen. Det drejede sig om følgende poster: DA bestyrelsesmøder (ca. 20.000 kr.) Side 2 af 5
DA GF, foredrag og Årsfest (ca. 100.000 kr.) DFF bestyrelsesmøder (ca. 12.000 kr.) DFF Årsmøde (Ca. 43.000 kr.) Ulrich fremlagt et skema, som foreningsnetværk fremover kan bruge, når det skal have støtte til aktiviteter og bestyrelsesmøder. Det er et mål, at afregning af støtte og evt. andre mellemregninger mellem JA og foreningsnetværk afklares hurtigst muligt efter at en arrangement eller møder er afholdt. Et reelt budget for et arrangement også med til at give et bedre økonomiske overblik, således at udvalget får et rimeligt godt udgangspunkt for bevilling af evt. ekstra støtte til aktiviteter. Under dette punkt kom vi også til at tale om muligheden for en fast kontakt e-mail til sekretariatet, således at alt netværks og aktivitetsrelateret blot kunne sendes til samme postkasse. F.eks. Netværk@ eller Arrangementer@. Ad. 4 Endelig godkendelse af Retningslinjer for netværk, inkl. Bilag 2 Rasmus havde fremsendt nogle få bemærkninger til retningslinjerne på mail. Det var ikke yderligere bemærkninger. Retningslinjerne tilrettes, og lægges på hjemmesiden. Ad. 5. Aktiviteter i 2016 Det viste sig, at det have været afholdt et kalendermøde i sekretariatet et par uger før mødet i NKU. Knud havde deltager sammen med netværkene, mens LAF gav indtryk af, at de ikke havde været inviteret. Flemming oplyste fra kalendermødet, at de planlagte aktiviteter fordelte sig fint over året. Knud oplyste, at Hortonomforeningen havde planer om at gentage et populært havekursus i Jylland. Dette ville formentlig koste ca. 16.000 kr. hvilket udvalget bevilligede. Ansøg om støtte til øvrige arrangementer kan sendes til sekretariatet, som formidler, at de sendes i høring i NKU. Udvalget mener, at det vil være en stor fordel, hvis der ligger en liste med alle kendte arrangementer på hjemmesiden. Nu offentliggøres den endelige dato for et arrangement først, når der åbnes for tilmelding. Og det sker jo, at der er ændringer i forhold til en fastsat eller midlertidig dato i kalenderen. Ad. 6. Dato for næste møde Næste møde blev aftalt til ultimo marts primo april. Mødedatoen fastsættes 1-2 måneder før. Side 3 af 5
Ad. 7. Eventuelt Der kommer nyt medlemssystem i det nye år. Det skulle herefter være muligt, altid at få dannet en opdateret liste over tilmeldte til et konkret arrangement. Ydermere skulle medlemssystemet gøre det muligt for alle medlemmer selv at tilknytte sig det/de foreningsnetværk og netværk, som man ønsker at være tilknyttet. Tilknytningen har ikke betydning for selve muligheden for at deltage i arrangementer kan have betydning for evt. direkte mail med invitation til årsmøde eller information om en aktivitet. Bilag til referatet Oversigt over standardstøtte fra JA s aktivitetspulje pr. 26. oktober 2015. Side 4 af 5
Bilag 2 til Retningslinjer for netværk under JA 26. oktober 2015 Oversigt over standardstøtte fra JA s aktivitetspulje Et netværk/foreningsnetværk kan umiddelbart planlægge aktiviteter inden for følgende rammer. Det kan søges om højere beløb i Netværkskoordinerende udvalg, som kan give ekstra støtte, hvis et arrangementet uden denne ekstra støtte bliver uforholdsmæssigt dyrt for deltagerene eller hvis årets aktivitetspulje ikke er brugt. Aktivitet / Arrangement Årsmøde / Generalforsamling Arrangement Bestyrelsesmøde / Styregruppe møde Årsfest i forbindelse med årsmøde/generalforsamling Udlandstur/rejse (2-7 dage) Grundbeløb (Lokale, indlægsholder mv.) Deltagerafhængigt beløb (Forplejning, evt. entre mv.) 2.000 kr. 125 kr. / JA medlem 4.000 kr. 125 kr. / JA medlem 1.000 kr. 2.000 kr. 250 kr. pr. medlem af bestyrelse/ styregruppe 400 kr. / medlem 200 kr. /ledsager 500 kr. Transport Høj statstakst for styregruppe Høj statstakst for 1-2 værter. Høj statstakst til alle medlemmer af bestyrelse / styregruppe De studerendes transportomkostning Visse arrangementer kan være omfattet af et No-Show gebyr (til dækning af bestilt eller indkøbt mad mv.), som opkræves, hvis en tilmeldt ikke møder op. - Også selv om arrangementet er gratis. Side 5 af 5