Bilag nr. 29.3.1. Bestyrelsesmødet 30.08.12 Opgave- og arbejdsdeling ved nybyggeri på Hedeager 33 1
Bestyrelse Byggeudvalg: Bestyrelsesformand Direktør Vicedirektør Økonomi og adm.chef 1 uddannelseschef 1 medarbejder rep. Advokat Revisor Finansieringsrådgiver Byggeprogramudvalg: Vicedirektør 1 Uddannelseschef 2 medarbejdere 1 Elev rep. Bygherrerådgiver Entreprenør Arkitekt Ingeniør Murer Tømrer EL VVS Osv. Osv 2
Bestyrelsens opgaver 1. Godkendelse af køb og grund 2. Godkender de overordnede rammer for byggeriet mht. a. Økonomisk ramme b. Tidsplan c. Udbudsform d. Design e. Funktionalitet f. Logistik g. Sammenhæng mellem byggeri og strategi 3. Godkender finansieringsplan for såvel før, under som efter byggeriet 4. Vælger projekt/entreprenør efter indstilling fra byggeudvalget 5. Orienteres løbende om opgavens gennemførelse 6. Modtager byggeriet ved dets færdiggørelse Bestyrelsen kan eventuelt på anbefaling af byggeprogramudvalget besøge interessant moderne skolebyggeri. Byggeudvalget Medlemmer: Bestyrelsesformand Direktør Vicedirektør Administrations- og økonomichef 1 uddannelseschef 1 medarbejderrepræsentant Opgaver 1. Forestår byggeopgaven i henhold til bestyrelsens rammer/beslutninger 2. Forhandling og udarbejdelse af kontrakter 3. Indhentning af finansieringstilbud såvel for byggeperioden som for den endelige finansiering 4. Er bygherrerådgiverens opdragsgiver og samarbejdsparter 5. I forhold til byggeprogram a. Tager stilling til byggeprogramudvalgets udkast til byggeprogram b. Ansvarlig for det endelige byggeprogram c. Indstiller byggeprogram til bestyrelsens godkendelse 6. Udvælger i forbindelse med prækvalifikationen, hvem der skal give tilbud 7. Vælger projekt/entreprenør til indstilling til bestyrelsen efter høring i byggeprogramudvalget 8. Indstiller valg af projekt/entreprenør til bestyrelsen 3
9. Beslutter evt. afvigelser fra byggeprogrammet indenfor dets rammer 10.Indstiller til bestyrelsen, hvis rammer eller valgte hovedkriterier for opgavens gennemførelse ændres 11.Orienterer løbende bestyrelsen om byggeriets fremdrift 12. Formidler drøftelserne vedrørende bygnings- og lokalemæssige fællesskaber videre til bestyrelsen. 13.Indstiller vedr. overdragelse af byggeriet til skolen Til byggeudvalget knyttes en repræsentant for bygherrerådgiveren og en sekretær. Byggeudvalget kan tilknytte de nødvendige eksperter i forhold til design og kvalitet i byggeriet. Byggeprogramudvalget Medlemmer Vicedirektør 1 uddannelseschef 2 medarbejdere, heraf 1 fra arbejdsmiljøorganisationen 1 elevrepræsentant. Til udvalget knyttes en proceskonsulent, repræsentant for bygherrerådgiveren efter behov og en sekretær Opgaver 1. Udarbejdelse af byggeprogrammet m.h.t. a. Lokaleprogram b. Funktionsprogram for lokaler c. Påpege særlige indretningskrav d. Indarbejde arbejdsmiljømæssige forhold i. Overflader ii. Klima e. Stillingtagen til kvalitet f. Stillingtagen vedrørende energi- og klimaforhold 2. Involvere medarbejdere og elever i processen 3. Indsamle inspiration om skolebyggeri Byggeprogramudvalgets arbejde skal omfatte såvel indendørs som udendørs arealer og alle indretninger i byggeriet. Udvalgets primære opgave er, at udforme et byggeprogram til vedtagelse i Byggeudvalget. Byggeprogrammet skal danne grundlaget for den efterfølgende udbudsforretning. Grundlaget for udvalgets arbejde er skolens overordnede strategi, den pædagogiske vision samt økonomiske og bygningsmæssige præmisser for byggeriet. Udvalget 4
arbejder således på grundlag af beslutninger om disse forhold truffet i skolens bestyrelse og af skolens ledelse. Byggeprogramudvalget skal på dette grundlag træffe beslutning om værdigrundlaget for skolens fysiske rammer og udearealer og hermed fastlægge skolens funktionsindretning (eksempelvis om skolen indrettes på grundlag af de eksisterende afdelinger/uddannelser eller på grundlag af funktionelle og temamæssige opdelinger). Byggeprogramudvalget arbejder ved møder i udvalget, inspirationsrejser, involveringsprocesser. Beslutninger i udvalget tilstræbes at foregå i konsensus dog har formanden vetoret. Bygherrerådgiverens opgaver 1. Byggeprogrammeringen - kvalitetssikre, koordinere og udarbejder a. Lokaleprogram i. Lokaleprogram skolen plus arkitekt ii. Pædagogisk funktionskrav- skolen plus arkitekt iii. Bygningsstandarder iv. Økonomi budget og rapportering heraf v. Tidsplan bygherrerådgiver vi. Udbudsform valg heraf 2. Gennemførelse af udbud som omvendt licitation a. Prækvalifikation b. Indbydelse af 3 5 virksomheder til at give tilbud 3. Vurdering af tilbud sammen med byggeudvalget/byggeprogramudvalget vedr. (valg af arkitektfagdommer) a. Evnen til at gennemføre opgaven som udbudt b. Arkitektur i. Tilpasning til omgivelserne - landskabelig ii. Bygningens design iii. Funktion som skole c. Tilbudte standarder og kvaliteter d. Økonomi e. Tidsplaner f. Indstilling til bestyrelsen vedr. valg af vindende team 4. Kontraktindgåelse a. Kvalitetssikre kontrakten med entreprenøren på alle måder 5
b. Sikre at byggeudvalgets og bestyrelsens krav tilgodeses i de indgåede kontrakter 5. Byggeriets gennemførelse a. Byggeudvalget indkaldelse, beslutningsoplæg, referering og implementering af beslutninger b. Overtilsyn i. Kvalitetssikre byggeriets gennemførelse 1. Arkitektarbejder 2. Ingeniørarbejder 3. Entreprenørarbejder ii. Tidsplaner følges iii. Økonomien overholdes c. Sikre at tidsplaner overholdes d. Førelse af byggeregnskab inkl. Et dispositionsregnskab e. Gennemgang af byggeriet ved afleveringen 6. Byggeriets ibrugtagen a. Ansvarlig for gennemgang af byggeriet ved afleveringsforretningen b. Bistår skolen vedr. ibrugtagen i passende omfang 7. Forestår 5 års gennemsynet 6