Notat Til: Augustkonferencen 2013 Vedrørende: Notat vedr. materielgården Bilag: Oversigt over mulige styringsprincipper Materielgården status Kommunalbestyrelsen bestilte på aprilseminaret 2013 punkt. 15 et notat som beskriver eventuelt udbud af Materielgården. Nærværende notat beskriver kort Materielgårdens opgaver, udgiftsfordeling, eksisterende samarbejder samt områder der er udbudt til fremmed entreprenør. Vedhæftet bilag beskriver fordele og ulemper for forskellige styringsmodeller. Forslag: Administrationen foreslår at man drøfter at benchmarke Materielgården med andre kommuner af samme socioøkonomiske karakter med henblik på at udarbejde et beslutningsgrundlag i 2014. En benchmarkundersøgelse vil beløbe sig til kr.300.000, der vil skulle afsættes i budgetprocessen 2014 2017. Præsentation Materielgården er del af Center for Teknik og hører under politikområde 11. Under politikområdet er der tre indsatsområder: 111 Veje og stier 112 Trafik 113 Grønne områder Materielgården udfører driftsopgaver på veje, stier og grønne områder. Størstedelen af driftsopgaverne er omfattet af den konkurrenceudsættelse, der fandt sted i 1998. Her vandt Materielgården licitationen med en prisforskel på 30 % til nummer to. Derfor blev der indgået en intern aftale om at udføre driftsopgaverne på baggrund af udbudsbetingelserne. Denne aftale sikrer stor fleksibilitet for kommunen en fleksibilitet som vil være svær at opnå ved fast kontraktstyring med en ekstern leverandør. Kommunen har mulighed
for justering af mængde, omfang og kvalitet af driftsopgaverne samt der er løbende mulighed for at Miljø- og Planlægningsudvalget kan ændre i prioritering af serviceniveauet. Der bliver løbende ført kvalitetskontrol med, at Materielgårdens ydelser overholder den beskrevne kvalitet og for 2012 vurderer tilsynet, at Materielgården har udført opgaverne tilfredsstillende. Samlet set var det kun 2,3 %, der ikke opfyldte de fastlagte kvalitetskrav. Økonomi Regnskabet for 2012 for politikområde 11 viser et forbrug på 51,6 mio. kr. med følgende fordeling: Forbrug 2012 fordelt på områder 8% 3% 3% 1% 4% 01 Fælles formål 05 Driftsbygninger og -pladser 11 Vejvedligeholdelse m.v. 12 Belægninger m.v. 32% 19% 14 Vintertjeneste 11 Vejbelysning 11 Vejafvandingsbidrag 31 Busdrift 5% 10% 7% 8% 20 Fritidsområder - grønne områder og naturpladser 31 Fritidsfaciliteter - stadion og idrætsanlæg 38 Naturbeskyttelse Figuren viser at 47 % af budgettet er fastlagte fra national eller regional side (skraveret område). Disse udgifter kan altså ikke styrbare og kan ikke umiddelbart ændres eller sendes i udbud. Det gælder f.eks. busdriften, vejbelysningen og vejafvandingsbidraget. Resten dvs. 27,3 mio. kr. er driftsopgaver, som Materielgården er ansvarlig for og som er styrbare. Ud af de 27,3 mio. kr. er de 5,9 mio. kr. allerede konkurrenceudsat, og det omfatter asfaltslidlag, vejafmærkning, tømning af vejbrønde, indkøb af salt samt indkøb af arbejds- og sikkerhedsfodtøj.
Omstående model på næste side viser de omkostninger, som evt. kan påvirkes ved en ændret styringsmodel: Materielgårdens udgifter fordelt på driftsområder 2% 7% 5% 22% 12% 15% 16% 4% 1% 5% 9% 2% 22 Veje, stier og trafik - fælles funktioner reparationsarbejder vejafvanding, vejbrønde renholdelse vejtræer og beplantning skiltning og afmærkning m.v. signalanlæg 12 Belægninger m.v. 14 Vintertjeneste 20 Grønne områder og naturpladser 31 Stadion og idrætsanlæg 38 Naturbeskyttelse Materielgården har en samlet normering på 33 årsværk, hvoraf 2,4 årsværk indtjenes via arbejde for skoler og institutioner og 1,5 årsværk er arbejder for eksterne f.eks. Fredensborg Kommune, Naturstyrelsen mv. Indtægten som Materielgården får som entreprenør, dækker i dag lønudgiften til disse ydelser. Bemandingen på kerneområdet, Veje og Grønne områder, udgør altså reelt 29 årsværk. Af disse indgår ca. 17 årsværk i de udbudte driftsopgaver. Hvad gør Hørsholm Kommune i dag? Hørsholm kommune samarbejder allerede i dag med nabokommunerne og andre myndigheder Hørsholm kommune udfører for eksterne: Vintertjeneste på Isterødvejen for Fredensborg kommune Gaderenholdelse med stor feje/ sugemaskine for samt udlejer lille feje/sugemaskine for Fredensborg kommune. Græsslåning og vintertjeneste mv. for Naturstyrelsen
Hørsholm kommune deltager i fælles udbud med andre kommuner om: Tømning af vejbrønde Indkøb af salt Indkøb af arbejds- og sikkerhedsfodtøj Vejafmærkning Der udover udbyder Hørsholm kommune følgende arbejder i konkurrence Større asfaltslidlagsarbejder Mindre anlægsprojekter finansieret af driftsmidler Endvidere er der indgået en hensigtserklæring med Rudersdal kommune om fælles udkaldsvagt til vintertjeneste. da begge kommuner arbejder med samme styringsværktøj (Vinterman). Desuden har Hørsholm kommune givet tilsagn om at deltage i et eksisterede samarbejde med Gentofte, Rudersdal og Lyngby-Taarbæk kommuner på vej- og parkområdet. Samarbejdet omhandler 3 fokusområder: Center uden vægge: Formålet er at udvikle og optimere samarbejdet om at løse opgaver på tværs af de 4 kommuner både på drifts- og myndighedsområdet. Digitale løsninger (GPS): Formålet er at afdække fælles digitale løsninger i form af GPS som redskab til at forbedre og optimere arbejdsgange, dokumentation samt kommunikationen mellem drift og myndighed. Fælles vinterovervågning/vagt/ruteplanlægning: Formålet er at undersøge muligheder for at kommuner kan levere samme eller bedre service for de samme ressourcer ved at udvide samarbejdet om vinterovervågning, udkald og ruteplanlægning.
Oversigt over mulige styringsprincipper Beskrivelse Fordele Ulemper Udførelse i eget regi Dvs. den eksisterende praksis videreføres Samdrift gennem netværk Med samdrift gennem netværk forstås en samarbejdsform, hvor kommuner går sammen i frivillige sammenslutninger og vidensfora med henblik på at realisere et stordriftspotentiale. Samdrift gennem partnerskab Med partnerskab forstås en samarbejdsform, hvor kommuner forsøger at realisere et stordriftspotentiale ved at indgå aftale en fælles opgaveløsning af en tidsbegrænset varighed. Samdrift gennem et 60-selskab Her sker der en fuldstændig sammenlægning af to eller flere kommuners driftsopgaver. Kommunerne overføre kompetence til et fællesskabsorgan fx en bestyrelse som således kan forpligte kommuner i såvel opgavemæssig som økonomisk henseende. Helhedsorienteret drift (HOD) HOD er en styrings- og organiseringsform, der bygger på helhedsevaluering af ydelsers effekt. Formålet med HOD er at skabe en transparent og effektiv styring ud fra økonomi, borgertilfredshed, faglig kvalitet og medarbejdertrivsel. Konkurrenceudsættelse Konkurrenceudsættelse kan ske ved at sende driftsopgaverne i udbud, hvor det primære formål er at få en forholdsvis veldefineret ydelse til den lavest mulige pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der eksisterer et tæt samarbejde mellem Materielgården og bestillerfunktionen i Vej og park. For de områder, der var omfattet af udbuddet i 1998 føres løbende kontrol med, at Materielgårdens ydelser overholder den beskrevne kvalitet. Modellen indeholder stor fleksibilitet og mulighed for at løse akutopgaver uden at disse er beskrevet kontraktmæssigt. Samarbejdsformen er juridisk og organisatorisk uforpligtende for den enkelte kommune. Fokus vil typisk være på videndeling om best practice indenfor bestemte områder. Hørsholm er allerede medlem af Kommunalt entreprenør Forum (KEF), der er en interesse-organisation for 58 kommunale udførende enheder. Der skal indgås en samarbejdsaftale, som er forpligtende, men uden at deltagerkommuner har overført kompetence til den enhed, der løser opgaverne. Iflg. lovgivningen kan kommuner frit løse opgaver for hinanden, når opgaven har en værdi på under kr. 500.000. Eksempel er at Hørsholm kommune udfører vintertjeneste for Fredensborg kommune i form af vintertjeneste på Isterødvejen Der er mulighed for realisering af stordriftsfordele med hensyn til ledelse og administration, udnyttelse af medarbejderkompetencer og materiel. HOD medfører et markant højere borgerfokus, bedre vidensdeling og måske vigtigst af alt, et øget fokus på kvalitetsbegrebet. Fokus flyttes således fra alene at omhandle økonomi og kvalitet til også at omfatte borgertilfredshed. HOD giver bedre samarbejde, videndeling, læringsforløb og værdiskabende bureaukrati. Udbud giver mulighed for større gennemsigtighed i forhold til den konkrete opgave, da både de ydre rammer og de helt specifikke udførelsesmetoder er beskrevet, og omgivelserne har en forventning om, at opgaverne udføres til det det beskrevne kvalitetsniveau. Erfaringer fra andre kommuner viser, at pris-niveauet ofte bliver reduceret i forhold til egen drift. Sårbart, da det kan være svært at fastholde en optimal opgaveudførelse i forbindelse med besparelser. Det kan være svært at følge den nyeste udvikling, med mindre at man prioriterer at bruge tid på sparring med andre. Uden konkurrenceudsættelse kan man have svært ved at danne sig et billede af de faktiske markedspriser og at få et indtryk af, hvor det er muligt at presse prisen på diverse opgaver Stiller krav til at finde egnede samarbejdspartnere, der har samme interesse i drift og udvikling som Hørsholm kommune. Netværksformen forudsætter et dynamisk og udviklende forum. Opgaven skal udbydes, såfremt opgaven har en værdi større end kr. 500.000. Stiller krav til egnede samarbejdspartnere, der har samme værdier som Hørsholm kommune. Modellen skal godkendes af statsforvaltningen, der er tale om en permanent indskrænkning i kommunalbestyrelsens kompetence i forhold til de udvalgte opgaver, der overføres til et fælles selskab. Implementering af HOD kan opfattes som langsommelig (kultur)proces. Det kan være svært at få økonomi og det økonomiske perspektiv med i det helhedsorienterede billede. HOD kan være svær at anvende, hvis ressource-allokeringer og økonomi ikke er fuldstændig afstemt. Opgaverne skal være meget velbeskrevne i omfang og kvalitet, og komplekse opgaver kan være problematiske at få udført. Traditionelt udbud indebærer en køber-sælger relation, hvor køber søger laveste pris mens sælger har stor fokus på egen indtjening. Modellen stiller store krav til styring og kontrol af den udførende entreprenør.