JOURNAL, OPRET En journalsag oprettes hver gang en person har givet noget til arkivet. Journalen giver oplysninger om hvem, der har afleveret hvad og hvornår, samt under hvilke betingelser. Start opgaven via fløjmenuen i venstre side: Journaler >> Ny journal Journalvinduet er opdelt i tre afdelinger: Venstre side: Oplysninger om hvornår afleveringen har fundet sted og hvordan (hvem har modtaget, og skal den klausuleres). Foroven i højre side: Oplysninger om, hvad der blev afleveret (Indhold) Forneden i venstre side: Oplysninger om hvem, der har afleveret (Giver) Journalnummer: Journalnumre består af et årstal og et løbenummer. Arkibas foreslår selv næste ledige nummer i det indeværende år. Hvis man skal indskrive en indkomst fra et tidligere år, kan man selv ændre årstallet. NB: Husk at finde næste ledige nummer i det valgte år. Det gøres ved at taste * (stjerne). Man kan også selv skrive løbenummeret, hvis sagen har været registreret manuelt før, og derfor allerede har et journalnummer. Modtaget: Arkibas foreslår, at det er dig selv, der har modtaget sagen. Er det en anden fra arkivet, så klik på pilen i højre side af feltet og få en liste over de medarbejdere, man kan vælge imellem.
Er sagen ikke modtaget i dag, kan man ændre datoen ved at klikke i feltet og vælge den ønskede dato i kalenderen, eller ved at skrive datoen direkte (format: dd-mm-åååå) og klikke på tabulatortasten. Aftale: Hvad må arkivet gøre med arkivalierne, hvis vi ikke vil have dem? Vælg den løsning, der er aftalt med giveren. Klausul: Vælg almindelige regler, hvis ikke andet er aftalt med giver. (se reglerne her: ArkiWiki: Klausulering) Vælg Særlig aftale, hvis giver har ønsket en specifik klausulering. Når der er valgt Særlig aftale, kommer der et ekstra felt til at beskrive aftalen. Skriv, hvornår klausulen udløber (årstal). Bemærkning: Her er der plads til at skrive de oplysninger, giver har om afleveringen, eller om de personer eller organisationer, arkivalierne vedrører. Gem: Husk at trykke gem. Knappen er blå, når der er ugemte indtastninger. Stikord: Opret et par stikord om indholdet af afleveringen. Det letter overblikket, når man søger efter en journal. I søgeresultatet ser man nemlig kun journalnummer, giver og stikord. Indhold Her skrives, hvad der blev afleveret. Det behøver ikke at være detaljeret (som En forhandlingsprotokol, tre breve etc), men opret gerne en indholdsblok for hver arkivskaber (som fx Arkivalier vedr. Jens Madsen, Arkivalier fra Skytteforeningen, Familiefotos etc.). Klik på knappen Nyt indhold. Så åbner et nyt vindue.
Indhold: Beskriv kort indholdet ( Arkivalier fra Buko eller Sort/hvid fotos etc). Råderet: Er det modtagne en foræring til arkivet eller til låns? Vælg den aktuelle mulighed. Mængde: Feltet er et tekstfelt, så man kan beskrive mængden som man vil: En kuvert, 10 stk., 6 flyttekasser etc). Placering: Angiv hvor arkivalierne placeres mens de venter på at blive registreret. Oftest vil det være Indkomsthylde/Indkomstrum. Hvert arkiv kan selv bestemme, hvilke placeringer man skal kunne vælge imellem se mere her: Administration: Placeringer. Ved valgmuligheden Særlig placering, se bemærkninger skrives placeringen i feltet Note. Filer: Hvis man ønsker, kan man vedhæfte en fil til indholdsblokken. Det kan fx være en navneliste til et gruppebillede. Klik på Gem nyt indhold. Givere Man kan ikke oprette en ny giver uden først at søge, om giveren allerede findes i systemet. Tast en del af navnet (minimum 3 bogstaver) i søgefeltet. Det er ligegyldigt, om man skriver fornavn eller efternavn først. Hvis giveren allerede er oprettet, vælges personen ved at klikke på navnet.
Hvis giveren ikke findes, så tryk på Ny giver, og udfyld felterne i det vindue, der åbner. Navn er det eneste obligatoriske felt, resten af felterne udfyldes, hvis man har oplysningerne. Afslut oprettelsen ved at klikke på det blå felt Opret ny giver. Primær giver: Man kan godt have mere end en giver på en journal. Hvis der er flere, skal man vælge, hvem der er den primære giver, ved at sætte flueben ud for navnet. Den primære giver er den oprindelige ejer af arkivalierne. Hvis man afleverer på vegne af en forening, en nabo eller et familiemedlem, så er man ikke primær giver, det er den, på hvis vegne man afleverer. Historik / Registreringer / Filer Afsnittet med Givere indeholder tre andre faneblade: Historik, Registreringer og Filer. Historik er en logbog over de handlinger, man har foretaget mens man registrerede, og de logges automatisk. Man kan også selv indskrive handlinger, fx at giver har fået kopier med hjem af billederne for at skrive navne på, eller at en film er sendt til digitalisering. Har man brug for at få en påmindelse, kan man vælge en dato. Så dukker beskeden og datoen op på forsiden af Arkibas, når man logger på. Vælg Ny note for selv at oprette en historik. Noter, man selv har oprettet, er grønne og markeret med et logo af en person.
Registreringer: Her kan man se, hvor arkivalierne er endt efter registrering. Det skal altså ikke udfyldes ved oprettelse af journalen. Oplysningerne bliver automatisk indsat i journalen, når man registrerer arkivalierne. Filer: Her kan man vedhæfte filer, lige som under de enkelte indholdsblokke. Det kan fx være en scanning af donationserklæringen, eller et bilag til afleveringen. Se mere om tilknytning af filer her. Nu er journalen færdig, og kan eventuelt udskrives. Husk at gemme, hvis gemknappen er blå.