De 5 Benspænd Prophix viser vejen til effektiv økonomistyring
I har et ERP-system, der håndterer jeres transaktioner og i nogen grad rapportering. Men måske oplever I også, at et ERP-system har nogle begrænsninger, når det kommer til budgettering og forecasting. Prophix har mange års erfaring med at levere fleksible løsninger, der hjælper virksomheder med at strømline deres budgettering, rapportering og forecasting. En overbygning på jeres ERP-system, der giver jer den nødvendige fleksibilitet til at sikre effektiv økonomistyring. Gennem årene har vi erfaret, at en række af de barriere for effektiv økonomistyring, som mange virksomheder står overfor, er gengangere. Således har vi identificeret, hvad vi kalder de 5 benspænd: 1. Mængder af regneark 2. Flere versioner af sandheden i omløb 3. Manglende overblik i budget- og rapporteringsprocessen 4. Data fra flere forskellige systemer 5. Tidskrævende at distribuere rapporter I denne artikel giver Prophix nogle konkrete bud på, hvordan virksomheder kan overkomme disse benspænd og samtidig strømline budget-, konsoliderings- og rapporteringsprocesser. Benspænd 1: Mængder af regneark? Mange virksomheder bruger i dag regneark til budgettering og rapportering, selvom disse ofte er voldsomt tidskrævende at distribuere og versionsstyre. Prophix minimerer brugen af regneark og sikrer, at versionstyring og sikkerhed altid er i højsædet. Med Prophix er der ikke længere behov for at have hundredvis af regneark i omløb i organisationen. En situation, som Dorthe Madsen - fuldmægtig i Trafikstyrelsen - understreger var en klar problemstilling for Trafikstyrelsen, førend Prophix blev implementeret: Vi sad med et sted mellem 200 og 300 regneark, vi hentede data fra hver måned. Det var meget manuelt og kostede rigtig meget tid. Med avanceret workflow og stor brugervenlighed tager Prophix hånd om dette problem og sikrer, at tiden i stedet kan bruges på værdiskabende arbejde. 2
Benspænd 2: Flere versioner af sandheden i omløb? Det er ofte et problem i store og mellemstore virksomheder, at der florerer mange versioner af sandheden og ikke én. Dette kan være decideret forretningskritisk, når der budgetteres med gamle tal og overblikket forsvinder. Som IT Project Manager fra Islands største energiselskab Reykjavik Energi, Kristjan Thorvaldsson, anfører medførte disse problemer, at planlægning, forecasting og budgettering - før de fik Prophix - som regel kun blev foretaget en gang årligt og ofte bare blev stemplet og lagt tilbage i skuffen. Med Prophix sparer din økonomifunktion ikke alene tid, men Prophix sikrer også, at økonomiopfølgningen samles omkring den samme version af sandheden. Virksomhedens finansielle rapportering bliver således forenklet, når finansielle informationer kan konsolideres og distribueres fra ét samlet system. Ved at automatisere dataindsamlingen fra eksempelvis økonomi-, løn- og CRMsystemer, kan der frigøres vigtige ressourcer til andre mere fremadskuende opgaver. Prophixs kunder fremhæver samstemmende, hvordan Prophix har givet én kilde til finansiel sandhed, for i det øjeblik der er tastet har vi tallene. Med Prophix er det således slut med at jonglere med fejlbehæftede og gamle regneark. Benspænd 3: Manglende overblik i budget- og rapporteringsprocessen? For at sikre, at virksomhedens strategiske plan er på skinner, skal planen kunne måles. Dette er for mange virksomheder et større problem, end man umiddelbart ville antage. Som Kristjan Thorvaldsson, Reykjavik Energi, klart illustrerer, Det kunne alene tage dage at indsamle data, sikre versionsstyring og konsolidere. Kun efter denne omstændelige og tidskrævende proces havde vi et nogenlunde klart billede af, hvorledes budgettet for det kommende år ville se ud. Alt dette blev ændret med implementeringen af Prophix. Prophix kan således automatisk udregne varianser mellem realiserede tal og virksomhedens budgetter - for eksempel varelinjer på konsolideret eller detaljeret niveau. Det vil meget hurtigt stå klart, om den strategiske plan er på rette vej, og det er enkelt at analysere varianserne og vurdere, hvor der skal sættes ind. Carsten Mørk, Manager Strategic Projects, fra Terma påpeger ligeledes at: Med Prophix har vi forsimplet vores forecast- og budgetproces, så vi i højere grad kan fokusere fremadrettet. Prophixs analyseværktøj er let tilgængelig for alle slutbrugere gennem løsningens excel-lignende templates og andre indlejrede analysemuligheder. Analyser kan foretages, hvor som helst og når som helst. Virksomheden kan specificere planlægningsdetaljer og detail-understøtte 3
information og dermed skabe større gennemsigtighed i virksomhedens slutresultater. De automatiske opdateringer i Prophixs forretningsmodel sikrer, at analyserne er opdaterede og relevante. Alt dette med forretningsbrugerne og ikke IT-afdelingen i højsædet. Som mange Prophix-brugere påpeger, sammenlignet med andre projekter er behovet for IT-support med Prophix lavt. Forretningsbrugere kan selv køre processer, udarbejde templates, dataindtastningsark og starte workflow mv. Det er en kæmpe fordel. Benspænd 4: Data fra flere forskellige systemer? En udfordring for mange virksomheder er, at brugere er nødsaget til at benytte en række forskellige systemer for at få indblik i økonomiske nøgletal. Dette er tidskrævende og ofte bliver økonomifunktionen nødt til at finde de rette tal frem til f.eks. ledelsen. Prophixs indbyggede sikkerhedsfunktion sikrer, at ingen brugere får adgang til data, de ikke er berettiget til at se. Til gengæld får brugerne adgang til den data de skal bruge i en samlet løsning, uagtet data kan stamme fra mange forskellige systemer. Som Trafikstyrelsen fremhæver, så er det en glæde for brugerne, at de selv kan finde detaljerne og ikke skal komme og spørge. De behøver ikke at slå op i tre systemer. Prophix kan integreres med alle kendte ERP systemer ved hjælp af integrationsmoduler, standard ODBC interface, txt-filer eller XML filer. Prophix integrerer ligeledes direkte med eksisterende data warehouse og BI-løsninger. Da Prophix udelukkende er udviklet på en åben Microsoft platform er integrationsmulighederne nærmest uendelige, hvilket gør Prophix kunder i stand til at få fuldt udbytte af deres eksisterende løsninger. Benspænd 5: Tidskrævende at distribuere rapporter? Med Prophix Workflow får virksomheder et budget- og rapporteringsværktøj, hvor flere brugere kan bidrage, gennemgå, godkende eller forkaste budgetter i et kontrolleret og sikkert miljø. Den grafiske visning af budgetstatus giver budgetansvarlige et hurtigt overblik over eventuelle forsinkede budgetter og hvilke forholdsregler, der er nødvendige at tage. Med Prophixs Workflow bliver virksomhedens processer automatiseret. Flere Prophix kunder fremhæver ligeledes at: Før Prophix var der lang opdateringstid og nogle gange blev ledelsesmæssige beslutninger taget på baggrund af nogle gamle tal. Prophixs Workflow giver virksomheden sikkerhed for, at virksomhedens målsætninger kommunikeres ud til alle interessenter. Det bliver klart, hvilke opgaver, de har fået og hvordan disse opgaver influerer på virksomhedens overordnede strategi. Det intuitive projektplanlægningsværktøj beregner,hvordan 4
planerne passer med målene og viser resultatet grafisk for at sikre, at projektet er på rette spor og målsætningerne nås. Prophix - kort fortalt Prophix er en ledende leverandør af innovative performance management-løsninger, der er designet til at automatisere finansielle og operationelle processer. Prophix giver ledere i virksomheder og organisationer i 94 lande indsigt i strategiske målsætninger, målopfyldelse og resultater. Prophix og dets partnere leverer stor værdi ved at kombinere avanceret funktionalitet med hurtig implementering og lave omkostninger. Med omstillingsparate og kraftfulde løsninger bygget udelukkende på Microsoft standardteknologi sikrer Prophix strømlining af budgettering, planlægning, rapportering, konsolidering mv. Med Prophix kan virksomheden koncentrere sig om at styre forretningen istedet for at bruge tiden på manuel styring af regneark! Prophix Europe Strandvejen 60 2900 Hellerup www.prophix.dk +45 70232375 2015 Prophix Software Inc. All rights reserved. 5