Xergi skaber avanceret økonomi- og ledelsesrapportering på få minutter

Transkript

1 Xergi skaber avanceret økonomi- og ledelsesrapportering på få minutter Med en business intelligence løsning udviklet af Solitwork har Xergi fået en mere fleksibel platform til at styre virksomheden. Løsningen er så brugervenlig, at økonomiafdelingen nu er selvhjulpen og kan udvikle nye økonomi- og ledelsesrapporter på få minutter.

2 Xergi, med hovedkontor i Støvring syd for Ålborg, udvikler avancerede biogasanlæg, som bygges i en lang række europæiske lande og i USA. Virksomheden er ansvarlig for projektering, design, udvikling og idriftsætning af anlæggene, mens forskellige underleverandører leverer hver deres byggeklods til anlæggene. Værdiskabelsen opstår i den måde som Xergi vælger at sammensætte de rette byggeklodser, og derefter idriftsætter anlæggene. Et biogasanlæg er et relativt stort projekt. Hvert år gennemfører vi en række projekter, og det tager typisk et par år at lande en ordre, fortæller økonomidirektør i Xergi Bill Tobin. Han har arbejdet i Xergi siden 2010 og har det daglige ansvar for økonomi, administration og it. Selskabets økonomiafdeling består af fire personer, mens it-driften er outsourcet til den ene af Xergis ejere: Hedeselskabet. Et rapporteringsmæssigt vakuum Vi er egentlig en meget traditionel projektorienteret virksomhed med en helt almindelig økonomi-opfølgning, der er baseret på kreditor- og debitorstyring, timeregistrering osv. Den store udfordring i en virksomhed som vores er altid at opgøre værdien af de igangværende arbejder ved månedsskiftet, fortæller Bill Tobin. I 2010 indførte Xergi et nyt økonomistyringssystem og efterfølgende opstod der ifølge Bill Tobin et rapporteringsmæssigt vakuum. Vi måtte sande, at det nye økonomisystems standardrapporter ikke matchede vores behov. Hver gang vi skulle have lavet en tilretning af en rapport eller udviklet en ny rapport, så kostede det omkring kr. Situationen var uholdbar. Da vi efterfølgende undersøgte, hvordan brugerne anvendte systemet, konstaterede vi, at den knap der automatisk linker til Excel, var den mest brugte. Så vores intention om at gøre op med Excel havde faktisk fået den modsatte effekt, nemlig at Excel var endnu mere brugt, siger han. Kort tid efter at Bill Tobin var tiltrådt, skulle det kommende års budgetter fastlægges. En proces som blev håndteret i Excel, og det stod hurtigt klart for ham, at Xergi ville være godt tjent med en bedre og hurtigere ledelses- og økonomirapportering. Ønsket var et mere fleksibelt og fremtidssikkert opfølgningssystem.

3 Jeg kan på under en halv time lave en ny rapport i Excel og publicere den på vores webportal. På business intelligence området er jeg i høj grad blevet selvhjulpen. Bill Tobin, økonomidirektør, Xergi Opgør med gamle rutiner Fotos: Carsten Lundager Vi bad forskellige it-leverandører om at give deres bud på, hvordan vi fik et bedre og mere fleksibelt overblik over vores økonomi. Og efter grundige overvejelser faldt valget på business intelligence løsningen fra Solitwork, siger Bill Tobin og fortsætter: Mit mål var at gøre op med de gamle og traditionelle rapporteringsrutiner, hvor vi i økonomiafdelingen en gang om måneden udskrev alenlange rapporter, som vi afleverede til projektlederne i huset. Rapporter som de sjældent brugte lang tid på at læse. I stedet ønskede jeg at give dem adgang til et system, hvor de selv kan trække data på netop det niveau, de har brug for - når de har brug for det. Og det er præcis, hvad vi har fået med vores løsning fra Solitwork, fortæller han. Xergi har nu fået en langt mere fleksibel økonomirapportering, hvor det er muligt at foretage en hurtig konsolidering på en række forskellige niveauer. Nu er det f.eks. muligt for projektlederne at vende og dreje tallene, som de ønsker, og ikke mindst har både økonomifunktionen og projektlederne mulighed for at foretage budget- og prognoseplanlægninger på et meget mere detaljeret niveau. På den måde har både økonomiafdelingen og de mange projektledere i hele virksomheden fået dels et bedre overblik over økonomien, dels et bedre styringsredskab for det enkelte projekt og Xergi i sin helhed. Solitwork var det perfekte match Solitwork har igennem hele processen vist stor forståelse for vores forretning. Vi valgte Solitwork, fordi vi vurderede, at der var et godt personligt match mellem dem og os. Fordelen ved Solitwork er, at deres medarbejdere taler et sprog, som vi forstår og ikke mindst, at de har en god forståelse for vores daglige udfordringer. Derudover præsenterede Solitwork os for en fleksibel og åben løsning, hvor Excel var brugergrænseflade. I dag håndteres stort set alle økonomioplysninger via vores løsning fra Solitwork, siger Bill Tobin. Igennem de seneste par år har Xergi løbende udvidet brugen af økonomi- og ledelsesrapporteringsløsningen. Senest har vi lanceret en fuldt web-baseret løsning, som betyder at projektledere i hele organisationen kun behøver en web-browser for at få adgang til løsningen, siger økonomidirektøren.

4 Self-service for økonomer Bill Tobin er utrolig glad for løsningen og fremhæver, at en af styrkerne, er, at han selv kan designe nye dynamiske rapporter på et opdateret datagrundlag, uden hjælp fra hverken it-folk eller Solitwork. Jeg kan på under en halv time lave en ny rapport i Excel og publicere den på vores webportal. På business intelligence området er jeg i høj grad blevet selvhjulpen, siger han og fortsætter: Vores hverdag i økonomifunktionen er i dag ændret markant. Tidligere brugte vi meget tid på at sikre, at alle data var indtastet rigtigt i de forskellige systemer og ikke mindst på at indtaste de samme oplysninger i mange forskellige systemer. I dag lægges data kun ind et enkelt sted, og vi har i økonomifunktionen fået frigivet værdifuld tid, som vi kan anvende til være controllere og sparringspartnere for resten af organisationen. Tidligere fulgte man i Xergi op på økonomien i projekterne en gang i kvartalet. Denne praksis er nu ændret, så økonomien i projekterne bliver gennemgået en gang om måneden. Udfordringen i en projektdrevet organisation som vores er, at ledelsen og bestyrelsen ønsker løbende opfølgning, mens projektlederne udelukkende tænker på projektet og dermed tænker i hele projektets levetid - ikke i måneds- eller kvartalsskifter, fortæller Bill Tobin. Den helt rigtige løsning for os Med løsningen fra Solitwork kan vores projektledere nu selv skaffe sig de oplysninger, de har behov for. Ligesom vi hurtigt kan få deres input til budgetter, garantistillelser mm. På den måde har vi alle langt bedre mulighed for at forstå og følge projektets økonomi, siger Bill Tobin. Han forklarer, at virksomhedens økonomistyringssystem udelukkende giver bagudskuende information, men at det i en projektdrevet virksomhed som Xergi er mest relevant at kigge på forventningerne til fremtiden og styre benhårdt efter disse. Og det er netop disse styringsparametre, som Xergi har fået i spil gennem løsningen. Vi har måske ikke fået den løsning, der er rigtig for alle, men vi har fået den løsning, der er rigtig og bedst for os, fortæller han og afslutter med følgende bemærkning: I den nærmest fremtid er vores fokus på for alvor at få alle projektledere til at forstå potentialet i løsningen. Med de rapporter vi er i stand til at skabe, får projektlederne et helt unikt og brugervenligt ledelsesværktøj. Mit bud er, at hvis vi kigger bare et par år frem, så har vores økonomi- og ledelsesrapporteringsløsning fået en endnu mere fremtrædende rolle i virksomheden. Jeg glæder mig til den dag, hvor systemet er blevet et uundværligt værktøj, som projektledere og ledelsen anvender dagligt.

5 Om Xergi Vedvarende energi til krævende kunder Xergi designer og bygger biogasanlæg og har bygget mere end 50 biogasanlæg i hele Europa og USA. Alle projekter, som udføres af Xergi, gennemføres altid med udgangspunkt i lokale markedsforhold og den lokale lovgivning. Xergis nøglefordele Selvhjulpen i rapportudvikling Mulighed for højere rapporteringsfrekvens Bedre opfølgningsgrundlag og styringsredskab Altid opdateret datagrundlag FAKTA OM XERGIS SOLITWORK LØSNING XLCubed rapportværktøj FCC Budget Add-in til Excel Microsoft platform Solitwork er specialister i finansiel Business Intelligence, herunder koncernkonsolidering, budgettering og forecast samt internt og eksternt regnskab. Vi udvikler skalerbare løsninger med fokus på gennemsigtighed, tilgængelighed og visualisering. Vores kunder betragter os som en kompetent og tilstedeværende sparringspartner, og det har givet os langvarige og tætte relationer. Vi leverer løsninger på selv de mest komplekse finansielle problemstillinger gennem dialog og tæt samarbejde. KONTAKT Tlf.: info@solitwork.com ÅRHUS Hovedgaden 56 DK-8220 Brabrand KØBENHAVN Toldbodgade 51B, 1. sal DK-1253 København K.