Bovia Bestyrelsesmøde - referat Mødetid: Tirsdag den 7. februar 2017 kl. 14.00 Mødested: Engstien 2A, Kolding Mødedeltagere: Karl-Jørn Petersen KJP Anni Damgaard AD Eva Kristensen EK Mogens Hinrichsen MOH Jørgen Bjerg Sørensen MOH Johannes N. Nielsen JNN Sigfred Kristensen SKR Leif Nielsen LN Tage Øhlenschlæger TO Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Bente Slaikjær Nielsen Dorte Radik PN BSN DOR Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 08. december 2016 2. Ny Driftsleder/Souschef Jan Bojsen 3. Konstituering 4. Nedsættelse af udvalg 5. Budget 2017 - revideret 6. Nyt fra formandskabet 7. Nyt fra administrationen 8. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet 9. Landsbyggefonden orienterer 10. BL informere Karl-Jørn Petersen bød velkommen til bestyrelsesmødet og de nye medlemmer i bestyrelsen. Der blev kort orienteret om bestyrelsesarbejdet, herunder lidt omkring honorar, referater og evaluering af bestyrelsesarbejdet.
Dagsorden Godkendelse af referat fra mødet den 08. december 2016 1. Referatet fra bestyrelsesmøde den 08. december 2016 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Ny Driftsleder/Souschef Jan Bojsen Jan Bojsen, som er ansat pr. 1. februar 2017 kommer og hilser på. Jan Bojsen gav på mødet en kort præsentation af sig selv. 3. Konstituering På førstkommende bestyrelsesmøde efter ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal der i henhold til forretningsorden vælges næstformand. Formanden indstiller Jørgen Bjerg Sørensen til genvalg. Jørgen Bjerg Sørensen blev valgt som næstformand for Bovia. 4. Nedsættelse af udvalg Der er tradition for at arbejde med emner via udvalg, der sammensættes af bestyrelsens medlemmer fra de enkelte boligorganisationer. 1. Medlemmer til PR udvalget for Bovia beboermagasin I forbindelse med udgivelse af Bovia beboermagasinet, sidder der et redaktionsudvalg der fastlægger indholdet i udgivelserne. Bovia beboermagasinet skal fremadrettet også udgives i Vejen og Grindsted. Formanden ønsker at der er bred repræsentation i udvalget. For nærværende sidder Anni Damgaard ( AAB ) i PR udvalget, hvor hun tillige er ansvarshavende redaktør for Bovia beboermagasinet.
Bilag: Bovia s Kommunikationsstrategi (vedhæftes senere eller udleveres på mødet) Kommunikationsplan Bovia magasinet Bemærkninger under mødet: Der holdes ca. 4 møder årligt. 2. Udvalg for udvikling af beboerdemokratiet Tilbage i 2010 blev der nedsat en arbejdsgruppe der skulle kigge på beboerdemokratiet og udvikling heraf. På baggrund af et strategimøde blev der udarbejdet et kommissorium og bestyrelsen besluttede efterfølgende de vedlagte dokumenter: Notat - beboerdemokratiet Jobbeskrivelse for arbejdet i afdelingsbestyrelsen Kommissorium for udvikling af beboerdemokratiet Udvalget for beboerdemokratiets udvikling, består på nuværende tidspunkt af Helle Pagh (AAB), Hans Andersen (AAB) og Børge Brink (AAB). På baggrund af drøftelserne på mødet, træffes der endelig beslutning om udvalgets sammensætning og om hvorvidt udvalgene skal udvides med andre fra bestyrelsen for de enkelte boligorganisationer. Formanden indstiller dog følgende: 1. Udvalg for Bovia beboermagasinet Anni Damgaard ( AAB ), Tage Øhlenschlæger ( VB ) og Sigfred Kristensen ( BF). Anni Damgaard indstilles som ansvarshavende redaktør for Bovia beboermagasin. 2. Udvalg for beboerdemokratiets udvikling - Helle Pagh( AAB ), Hans Andersen(AAB), Børge Brink (AAB), Johannes Nielsen (GB) og Leif Nielsen (VB). Udvalg Beboermagasinet Anni Damgaard ( AAB ), Tage Øhlenschlæger (VB) og Sigfred Kristensen (BF) blev valgt til udvalget for beboermagasinet. Anni Damgaard blev valgt til ansvarshavende redaktør.
Udvalg Beboerdemokratiets udvikling: Leif Nielsen (VB), Johannes Nielsen (GB) og Eva Kristensen (BB) blev valgt til Udvalg for beboerdemokratiets udvikling. De tre øvrige medlemmer af udvalget, Helle Pagh, Hans Andersen og Børge Brink er fra Hovedbestyrelsen i AAB. Dato for møder i Beboerdemokratiets udvikling er endnu ikke fastlagt. 5. Budget 2017 revideret Der er i forbindelse med optagelse af det tidligere BoSyd foretaget en sammenlægning af budgetterne, så der forelægger et nyt samlet budget 2017 for ny Bovia. Bilag: Revideret budget 2017 (vedhæftes senere eller udleveres på mødet) Budget 2017 godkendes Bemærkninger fra mødet: PN gennemgik budgettet i hovedtræk og bemærkede i den forbindelse byggesagshonorar og dens andel, af de samlede indtægter. Bestyrelsen har tidligere godkendt at målsætningen for egenkapitalens størrelse skal udgøre ca. 50 % af omsætningen. ( p.t. er målsætningen på 10 mio. kr. ) Budget 2017 blev godkendt. Orienteringssager ( 6-10 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 6. Nyt fra formandskabet Hvis der er nyt fra formandskabet orienteres der på mødet. Intet nyt fra formandskabet. 7. Nyt fra administrationen Status vedr. kontorfaciliteter Engstien, Kolding. Effekt af kontanthjælpsloftet sept. 16 til februar 17. Status organisationen Bovia. Kontorfaciliteter i Kolding. Administrationen gav en kort orientering omkring kontorfaciliteter i Kolding og hvilke tanker der arbejdes med.
Kontanthjælpsloftet: Orientering taget til efterretning. Organisationen Bovia: Administrationen gav en kort orientering om den nuværende personalesituation. Bestyrelsen ønsker at administrationen hurtigst muligt kommer med et forslag til fremtidig organisationsstruktur. Der indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde for vedtagelse. IT: Indenfor den nærmeste fremtid er der planlagt IT møde: 1. Fællesmøde for bestyrelserne i Bovia, Østerbo og Boligkontoret Fredericia planlagt til den 29. marts 2017. 2. Fællesmøde for tidligere bestyrelser i organisationen BoSyd dato ej planlagt. 8. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet De enkelte bestyrelsesmedlemmer har mulighed for, at orientere om nyt fra boligorganisationerne. Billund: Grindsted boligforening og Byggeforeningen af 1949: Vejen Byggeselskab: AAB: 9. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/: 727 Hund og kat i den almene boligsektor 2016 728 Udgiftsstatistik 2016 729 Indberetning af fraflytninger
10. BL informere Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: https://bl.dk/bl-informerer/ 4816 Medlemskontingent 2017 0117 Oversigt over udsendte BL Informerer i 2016 Referat godkendt den 23. februar 2017 Karl-Jørn Petersen Jørgen Bjerg Sørensen Anni Damgaard Mogens Hinrichsen Eva Kristensen Johannes N. Nielsen Sigfred Kristensen Leif Nielsen Tage Øhlenschlæger