DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 25. juni 2013 WEBGT Ansøgning om råden over vejareal Brugervejledning Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
SIDE 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INTRODUKTION TIL WEBGT... 2 1.1 Support... 3 1.2 Begrebsafklaring... 3 2 INTRODUKTION TIL WEBGT... 5 2.1 Navigation og menustruktur i WebGT... 5 2.1.1 Introduktion... 5 2.1.2 Opbygning... 7 2.1.3 Ændring til udseende... 11 2.1.4 Sagskortet... 12 3 ANSØGNING OM RÅDEN OVER VEJAREAL... 15 3.1 Opret, og afsend en ansøgning... 15 3.2 Modtag sag... 24 3.3 Gensend afvist sag... 26 3.4 Forlæng tilladelse... 29 3.5 Færdigmeld ansøgning... 31
SIDE 2 1 INTRODUKTION TIL WEBGT Denne brugervejledning beskriver sagsbehandlingsprocessen for ansøgning om råden over vejareal samt den it-mæssige understøttelse heraf. Vejledningen omhandler, hvordan ansøger skal oprette og afsende ansøgning om råden over vejareal. Denne brugervejledning henvender sig til alle, der ønsker at søge om råden over vejareal hos Vejdirektoratet. Denne brugervejledning er overordnet opdelt i to hovedafsnit: Kapitel 2 er introduktion til WebGT - det it-system, ansøgeren skal bruge Kapitel 3 beskriver, hvordan du ansøger om råden over vejareal i WebGT. Målet med det nye ansøgnings-it-systemer er at understøtte hele processen for ansøgning om råden over vejareal (i det følgende kaldet ROV) digitalt. De nye ansøgnings-it-systemer har til formål at effektivisere sagsbehandlingsarbejdsgangen, minimere tilbageløb i processen og yde en bedre og ensartet service over for ansøgerne. Den overordnede proces gennemløber it-systemerne WebGT (ansøgerapplikation), Broker (kommunikationstunnel mellem WebGT og vejman.dk) og Tilladelsesmodulet i vejman.dk (Vejdirektoratets it-system). Flowet gennem de berørte systemer er illustreret i nedenstående billede. I vejman.dk modtages de digitale rådighedsansøgninger fra WebGT af Vejdirektoratets sagsbehandlere i det, der hedder Tilladelsesmodulet i vejman.dk. Udveksling af digital kommunikation fra WebGT til vejman.dk og tilbage sker automatisk (via brokeren) i forbindelse med en handling fra ansøger eller sagsbehandler.
SIDE 3 En tilladelse kan behandles digitalt fra ansøgning til og med færdigmeldingen af arbejdet på vejen. Brugervejledningen er udarbejdet for WebGT version 3.0. Dette dokument vil kun beskæftige sig med ansøgning om råden over vejareal og ikke med ansøgning om gravetilladelser. For information om gravetilladelser henvises der til brugervejledningen for gravetilladelser. 1.1 SUPPORT Ved behov for generel support til WebGT og vejman.dk kontaktes Vejdirektoratets it-supportafdeling, Informatik, på nedenstående: Telefon: 72 44 33 00 Mail: vejman.dk@vd.dk Ved support i forhold til ansøgningsprocedure venligst kontakt myndighed i det lokale driftsområde: Driftsområde Sjælland Hovedstaden Nord Østjylland Midt og Vest Syddanmark E-mail-adresse ans-myndighed-vsj@vd.dk ans-myndighed-vh@vd.dk ans-myndighed-vn@vd.dk ans-myndighed-vo@vd.dk ans-myndighed-vmv@vd.dk ans-myndighed-vsd@vd.dk 1.2 BEGREBSAFKLARING Ansøger: Vil typisk være en entreprenør, der søger om råden over vejareal. WebGT: Webbaseret it-system, som ansøger bruger til at afsende ansøgning om råden over vejareal og senere modtagelse af tilladelse. Sag, rådighedsansøgning og rådighedstilladelse: Systemmæssigt bliver en ansøgning om råden over vejareal betragtet som en sag. En sag kan dog enten være en rådighedsansøgning eller en rådighedstilladelse. Der er tale om en rådighedsansøgning, når entreprenører ansøger Vejdirektoratet om at få råden over vejareal. Rådighedsansøgningen bliver behandlet af Vejdirektoratets sagsbehandler og af politiet. Når de har godkendt rådighedsansøgningen, udstedes der
SIDE 4 en rådighedstilladelse, som tilbagesendes til entreprenøren. Begreberne Rådighedsansøgning og Rådighedstilladelse og Sag vil blive anvendt gennem vejledningen.
SIDE 5 2 INTRODUKTION TIL WEBGT I dette kapitel får du en introduktion i de grundlæggende funktioner i WebGT-systemet, herunder oprettelse af ny bruger, menustruktur, mapper, filter, tilpasning af vinduerne og grundlæggende navigation i systemet. 2.1 NAVIGATION OG MENUSTRUKTUR I WEBGT 2.1.1 Introduktion Du finder adgang til WebGT ved at åbne din internetbrowser og taste http://webgt.vd.dk/ Du har følgende muligheder: 1. Er du ny bruger, skal du klikke i menupunktet Oprettelse som ny bruger? i menuen i venstre side af skærmen. Se afsnit 2.1.1.1 nedenfor for nærmere om oprettelse af nye brugere. 2. Er du allerede registreret som bruger, vælger du Registreret bruger under Brugertype. Her indtaster du dine log-in-oplysninger; Virksomhed, Brugernavn og Password, der udleveres af Vejdirektoratet. 2.1.1.1 Oprettelse som ny bruger Ved at klikke på Oprettelse som ny bruger? i menuen i venstre side fremkommer nedenstående side.
SIDE 6 Klik på linket formular (angivet med rød cirkel), og udfyld dine virksomhedsoplysninger i alle felterne markeret med*. Efter udfyldelsen klikkes på Send-knappen, og du vil modtage en mail med dine log-in-informationer inden for 24 timer.
SIDE 7 2.1.1.2 Velkomstsiden Når du har modtaget log-in-informationer, skal du logge ind ved at klikke på linket Ny WebGT nederst i venstre hjørne af menuen, og du bliver dirigeret videre til velkomstsiden (angivet med rød cirkel). Ny WebGT kan findes ved at følge dette link: http://webgt.vd.dk/3.0/. Der er under ny WebGT følgende muligheder: Opret ansøgning: Oprettelse af ny ansøgning behandles i afsnit 3.1 Nyheder: Nyheder eller forhold, der påvirker den aktuelle driftsstatus, eller andet, der måtte have interesse for ansøger Systemkrav: Krav til it-system, der skal afvikle WebGT, og hvilken browser-version der anbefales anvendt til afvikling af WebGT Links: Her finder du bl.a. links til nyttige hjælpeværktøjer til brug for at sende ansøgninger, som f.eks. Spærretider, "Hvem ejer vejen" og Vejen i billeder Kontakt: Bl.a. kontaktoplysninger til brugersupporten Vejledninger: Herunder denne brugervejledning. 2.1.2 Opbygning Dette afsnit indeholder en beskrivelse af den overordnede opbygning og de grundlæggende funktioner i WebGT, herunder: Menuer og mapper
SIDE 8 Filter Ændring til udseende Sagskort Skabeloner.
SIDE 9 2.1.2.1 Menu og mapper WebGT består af tre overordnede menupunkter med nedenstående beskrevne formål: Opret Sag: Opret enten grave- eller rådighedssag Indhold: Mapper til håndtering af sagsbehandlingen Skabeloner: Skabeloner til anvendelse på de forskellige faneblade i ansøgningen. De tre menupunkters mapper vil i det følgende blive beskrevet i relation til deres funktion og formål. Opret sag Under menupunktet er det muligt at oprette en ny grave- eller rådighedssag: Opret rådighedssag anvendes ved oprettelse af ny rådighedssag ved at klikke på Opret rådighedssag. Alternativt er det også muligt at oprette en ny sag ved brug af Kopiér til kladde funktionalitet. Funktionen beskrives nærmere i afsnit 3.3. Indhold Under Indhold-menuen findes ti mapper:
SIDE 10 Manglende færdigmelding er den første mappe, der vises, når man logger ind i WebGT. Der er tale om Vejdirektoratets godkendte sager, der har overskredet slutdatoen og mangler at blive færdigmeldt. Godkendte sager, der mangler færdigmelding, placeres automatisk i denne mappe. Fra mappen Manglende færdigmelding eller mappen Godkendte sager skal ansøger færdigmelde sager, når arbejdet er udført via ikonet Færdigmeld endeligt. Se afsnit 3.5 for mere herom. Kladder. Her placeres sager, der enten er ved at blive oprettet, eller sager, der endnu ikke er sendt til Trafikal Drift (myndigheden). Det er også muligt at overføre tidligere godkendte sager, afviste sager, kladder samt arkiverede sager til kladder for at genbruge information og sende som ny ansøgning. Det sker via funktionen Kopiér til kladde. Funktionaliteten beskrives nærmere under afsnit 3.1. Under behandling. Her placeres sager, der er sendt som ansøgning til myndighed. Her kan sagen have enten status Sendt til myndighed eller Behandles af myndighed, dvs. sagen er ved at blive behandlet af myndigheden. Sagen vil være placeret i denne mappe, indtil Trafikal Drift enten har godkendt eller afvist sagen, hvorefter sagen flyttes til en af de to mapper. Afviste. Her placeres sager, der er blevet afvist af Trafikal Drift (myndighed). Afvisning kan f.eks. skyldes mangelfulde oplysninger om afmærkning i ansøgningen eller ansøgning hos forkert myndighed. Afviste ansøgninger vil være udfyldt med en bemærkning vedrørende årsagen til afvisningen. Fra Afviste-mappen er det muligt at anvende funktionen Kopiér til kladde til at overføre informationerne fra den afviste sag til kladder igen. Herfra er det muligt for ansøger at gensende sagen som en ny ansøgning. Godkendte. Under godkendte findes alle de af Trafikal Drift godkendte ansøgninger, der er blevet til en rådighedstilladelse. Tilladelsen findes på sagen i pdf-format sammen med dokumentation for den oprindelige ansøgning under fanebladet Vedhæftede filer på sagen. Tilladelsen kan entreprenøren downloade og udskrive til den arbejdsansvarlige. Tilladelsen skal til hver en tid kunne fremvises på vejarbejderstrækningen. Straks vejarbejdet er færdigt, skal ansøger færdigmelde sagen via ikonet Færdigmeld endeligt. Se afsnit 3.5 for mere herom. Færdigmeldte. Her placeres alle godkendte sager, der er færdigmeldt endeligt. Færdigmeldte sager kan enten have status sendt til myndighed eller modtaget af myndighed, dvs. færdigmeldingen er ved at blive behandlet. Når de er modtaget i andre systemer, vil færdigmeldte sager automatisk flytte ned i mappen med Arkiverede sager. Arkiverede. Her placeres alle godkendte sager, som du har valgt at arkivere og fjerne fra Godkendte-oversigten. Fra menupunktet kan gamle sager altid fremfindes i WebGT. Det er en god ide at færdigmelde dine færdige sager løbende for at få Godkendt-mappen gjort overskuelig. Reetablering-, Under garanti- og Midlertidig færdigmelding-undermapperne anvendes ikke i forbindelse med ROV-sager. Mapperne anvendes kun i forbindelse med gravesager, der ikke beskrives i nærværende vejledning.
SIDE 11 Skabeloner Via mappen Håndter skabeloner har du mulighed for at se din virksomheds oprettede skabeloner. Skabelonerne kan du anvende på alle faneblade på sagen, dvs. på Sagsdetalje-, Sted- og Interessent-fanebladet. Skabelonen kan til hver en tid indhentes på ny sag. Fra Håndter skabeloner er det også muligt at åbne skabelonerne og foretage eventuelle ændringer hertil. Det er også muligt at slette skabeloner herfra. 2.1.2.2 Filter I øverste højre hjørne i WebGT-oversigtsbilledet (se rød cirkel) er det muligt at se dine log-in IDoplysninger, når du er logget på WebGT. Ønsker du kun at se dine egne sager, dvs. sager, du har oprettet, og som er stemplet med dine initialer (ses i Initialer-kolonnen i alle mappeoversigter), kan du klikke i feltet Filtrér egne sager øverst i højre hjørne. Derved vises kun dine sager i mapperne. 2.1.3 Ændring til udseende I alle modulets oversigter er det muligt at ændre sorteringsnøgler til kolonnerne og ændre på udseendet af kolonnerne. Det anbefales, at du tilpasser WebGT så meget som muligt til dine behov. Systemet husker dine individuelle tilpasninger af kolonnerne i mapperne, f.eks. ved flytning eller fjernelse af kolonner. Nedenstående aktionsboks fremkommer ved at flytte musen hen over en kolonneoverskrift og klikke på den lille opslagspil, der fremkommer. Vindue for ændring til udseendet vises:
SIDE 12 Her kan du vælge at sortere i kolonnen, f.eks. startdato, enten stigende eller faldende. Det er også muligt at ændre sorteringsnøgle i kolonnen ved blot at klikke på kolonnen, hvorved sorteringen ændres automatisk. Ved igen at klikke på pilen i en vilkårlig kolonneoverskrift og klikke på Kolonner kan du vælge at vise eller skjule kolonner i din oversigt ved henholdsvis at tilføje eller fjerne fluebensmarkering ud for kolonnenavnet. Hvis du f.eks. ikke ønsker at se kolonnen Sagsvariant, fjerner du fluebenet ud for navnet. Hvis du vil ændre i kolonnebredden, skal du placere markøren på den lodrette linje, der adskiller kolonnerne i kolonneoverskriften. Markøren vises som en lodret linje med pil igennem. Hold museknappen nede, og træk kolonneseparatoren til den ønskede bredde. Slip museknappen, når bredden passer. Hvis du vil flytte en kolonne, skal du først placere markøren i overskriftsområdet for den kolonne, du vil flytte. Hold museknappen nede, så markøren ændres og viser kolonnenavnet i en ny firkant, og træk derefter kolonnen til den ønskede placering. Slip museknappen igen, og feltet placeres det angivne sted. 2.1.4 Sagskortet Sagskortet er opbygget med faneblade for hvert af de overordnede områder af oplysninger, der skal udfyldes til sagen. Ved at trykke <F5> på tastaturet opdateres siden i WebGT. Ansøgningen(sagen) har fem faneblade: Sagsdetaljer, generelle oplysninger om sagen. Sted (vejnavn), stedet, inkl. stedfæstelse, der søges om råden over.
SIDE 13 Interessenter, kontaktoplysninger på ansøger/anmelder og afmærkningsansvarlig. Vedhæftede filer, f.eks. tegninger og billeder af ansøgningsstedet. Historik, oprettes først på sagen, når ansøgningen (tilladelsen) kommer retur fra myndigheden, og de har udfyldt kommentarer til sagen. Fanebladet viser, hvornår ansøgningen blev godkendt/afvist, og indeholder myndighedens kommentarer til en eventuel afvisning. Når du klikker på et af disse faneblade, får du vist de oplysninger, der hører til fanen. Oven over sagskortet, i en værktøjslinje, findes seks handlingsknapper med ikoner: Slet sag - kan anvendes til at slette sagen fra systemet. Kopiér til kladde - giver dig mulighed for at kopiere en afvist, godkendt eller arkiveret sag til kladder, rette og sende den igen. Tilføj sted - anvendes til at tilføje flere steder til ansøgning. Et vejarbejde kan i nogle tilfælde bestå af flere forskellige steder, hvorved de bør angives.
SIDE 14 Tilføj interessent - bruges til at oprette anmelder/ansøger og afmærkningsansvarlig under fanebladet Interessenter. Gem - bruges til at gemme oplysninger til sagen. Under udfyldelse af ansøgning kan du gemme de indtastede oplysninger undervejs på sagen, f.eks. hvis du vælger at forlade sagen inden afsendelse. Send - bruges, når du skal sende den færdigudfyldte ansøgning til sagsbehandleren hos myndighed. Nederst på sagskortet findes fem kommandoknapper: Gem som skabelon - giver dig mulighed for at gemme de indtastede oplysninger på fanen til en skabelon. Skabelonen vil senere kunne hentes ind på ny sag med alle de gemte oplysninger. Hent fra skabelon - giver dig mulighed for at se en oversigt over allerede gemte skabeloner og indhente tidligere gemt skabelon på fanebladet. Annullér ændring - sletter nye ændringer foretaget til fanebladet. Det gælder kun for indtastede oplysninger, der endnu ikke er gemt. Nulstil - nulstiller alle de præudfyldte oplysninger på en nyoprettet sag. Slet sted - findes både under sted- og interessent-fanebladet. I afsnit 3.1, Opret, og afsend en ansøgning, beskrives nærmere, hvilke oplysninger der skal udfyldes under de enkelte faneblade.
SIDE 15 3 ANSØGNING OM RÅDEN OVER VEJAREAL For ansøgeren (entreprenøren) eksisterer der nedenstående arbejdsgange, der håndteres i WebGT: Opret og afsend ansøgning Modtag tilladelse Gensend afvist ansøgning Forlæng ansøgning Færdigmeld ansøgning. I de følgende afsnit vil ovenstående arbejdsgange for ansøgning om råden over vejareal og den itmæssige understøttelse af processen blive beskrevet. 3.1 OPRET, OG AFSEND EN ANSØGNING Ved oprettelse af en ny sag (hvor du ikke vælger at kopiere fra en tidligere sag) klikker du på ikonet ude i menuen til venstre på skærmen. Opret rådighedssag-vinduet åbnes. Felter med * indikerer, at de er obligatoriske og skal udfyldes. I feltet Sagsvariant vælger du Ansøgning. I feltet Myndighed vælger du det driftsområde, vejen er knyttet til. I feltet Første vejnavn angives statsvejen, du ønsker at søge om råden over. I feltet Startdato og Slutdato angiver du perioden, hvor du ønsker at ansøge om råden over vejareal. I feltet Ansøgers journalnummer angives JobManager-nummeret. Ved at klikke på knappen Hvem ejer vejen? åbnes et nyt browservindue på siden trafikken.dk, hvor der er et system til identificere den relevante vejmyndighed. Afslutningsvis klikker du på knappen Opret. Herefter åbnes sagskortet automatisk, og du skal færdigudfylde fanebladene på sagen for at kunne afsende en ROV-ansøgning.
SIDE 16 Under menupunktet Links i venstre side kan du finde værktøjer til at fremfinde nogle af de oplysninger, du mangler til din ansøgning, f.eks. vedrørende sted. Til fremfinding af adm. vejnr., vejdel og kilometrering kan du anvende hjemmesiden "Hvem ejer Vejen" ved at klikke på knappen. I forhold til fremfinding af rutenr. er det muligt at se, hvilket rutenr. vejen har ud fra Krak.dk og kort. I krakkortet kan aflæses rutenummer for motorveje, hovedveje og øvrige veje samt afkørselsnummer. Efterfølgende skal de fire faneblade (Sagsdetaljer, Sted, Interessenter og Vedhæftede) udfyldes med oplysninger om vejarbejdet. Sagsdetaljer WebGT starter på fanen Sagsdetaljer, hvor du skal udfylde nedenstående beskrevne oplysninger i de nævnte felter:
SIDE 17 Sted Eventuelt Relateret sag, hvis ansøgningen knytter sig til en tidligere tilladelse. I så fald skal du angive WebGT-nummeret i feltet. WebGT-nummeret dannes ved at sammenholde ansøgningens Lbnr. med dit virksomheds log-in-id, eksempelvis giver Lbnr. 626 og ID 9000 WebGT-nummer 9000-626. Kommentar for supplerende oplysninger om vejarbejdet med interesse for myndigheden. Det kunne f.eks. være, hvis du ønsker at søge om dispensation for spærretider, at du angiver det her. Opgavebestiller hos Vejdirektoratet, dvs. hvis der har været en person hos Vejdirektoratet, der oprindeligt har bestilt opgaven. Arbejdets art, f.eks. autoværn eller belægning. Det er vigtigt, at du er meget specifik med beskrivelsen af arbejdet. Klik på fanen (sted), dvs. fanen med vejnavnet, du valgte at søge råden over, og udfyld nedenstående beskrevne oplysninger i de nævnte felter:
SIDE 18 Administrativt vejnr., f.eks. 0000011. Det er ikke nødvendigt at skrive foranstillede nuller i adm. vejnr.-feltet, når der indtastes nyt sted under stedfanebladet. Vejdel, f.eks. 0. Vejnavn, f.eks. KØBENHAVN-HOLBÆK (HOLBÆKMOTORVEJEN). Rutenr., f.eks. 21 for Holbækmotorvejen. Stednavn, f.eks. Roskilde, skal angives på ansøgningen. Stednavn slår også igennem på samtykkeblanketten til politiet. Beskrivelse, eventuelt uddybende bemærkninger i forhold til stedet, du ansøger. Administrativt vejnr. og Vejdel udfyldes automatisk, hvis du udfylder Vejnavnet. Det kan med fordel betale sig, at du gemmer de indtastede oplysninger til sagen undervejs, f.eks. hvis du vælger at forlade sagen inden afsendelse. Det gør du ved at klikke på ikonet Gem øverst på siden. Rådighedsspecifikke detaljer Neden for sektionen Sted påvises sektionens Rådighedsspecifikke detaljer: Politikreds, f.eks. Midt- og Vestsjælland. Retning, f.eks. om vejarbejdet er med kilometreringsretningen eller i begge retninger på vejen. DRI-tegninger, ved at klikke på knappen åbnes et nyt vindue med et katalog over standardafmærkninger af vejarbejder. Her kan identificeres, hvilken afmærkningsplan der er den rette til vejarbejdet.
SIDE 19 Afmærkningsplan, du klikker på knappen for at vælge en eksisterende DRItegning til din ansøgning. Vinduet Vælg afmærkningsplan åbnes. Dette vindue præsenteres nedenfor. Hvis der ikke er tale om DRI-tegninger (motorveje) eller vejregelstegninger (landeveje), angiver du manuelt i feltet "Specifik afmærkningsplan vedlagt". Herefter vedlægger du din(e) specifikke afmærkning(er) under Vedhæftede filer-fanebladet. 1888 skiltning angives med flueben, hvis der er tale om information, der skal medtages på elektroniske informationstavler. Oplysninger er kun relevante for vejarbejder i Københavnsområdet. Afmærkningens totale længde (m) skal angive den samlede længde for vejarbejdet. Arbejdsområdets totale længde (m) angiver den reelle længde på vejen, hvor vejarbejdet udføres. I sektionen Antal vognbaner skal der angives Antal farbare spor for trafikanterne samt totalt antal spor i feltet Totalt. F.eks. på en 4-sporet motorvej, hvor en vejbane spærres, skal der angives henholdsvis 1 og 2 i de to felter. Afmærkningsplan
SIDE 20 Vælg afmærkningsplan er opdelt i henholdsvis Afmærkning af vejarbejder og Afmærkning af vejarbejder på Statsveje Tegningsbilag Motorveje. Afhængig af typen af vejarbejder, du søger råden over, kan du med fordel vælge en standardtegning og tilføje til din ansøgning. For hver standardtegning er der knyttet en beskrivelse af tegningens indhold. Hvis du ønsker at anvende flere standardtegninger på ansøgningen, skriver du manuelt de øvrige standardtegningers nummer i feltet Afmærkningsplan. Rådighedsspecifikke detaljer (fortsat) I sektionen Begrænsninger (m) skal du angive Minimum bredde og Mindste frihøjde. Minimum bredde skal normalt være 3,65 meter på det almindelige vejnet og 5 meter på fremkommelighedsvejnettet. I sektionen Hastighedsbegrænsning (km/t) skal du angive hastighed, henholdsvis Inden for arbejdstid og Uden for arbejdstid. I sektionen Arbejdstider angives startdato og slutdato automatisk. Du kan ændre dem under sagsdetaljer-fanebladet ved at klikke på gem og gå ind og ud af sagen. Du skal angive klokkeslættene for opstartstidspunkt, hvor vejarbejdet startes på den første dag, samt afslutningstidspunkt, hvor det afsluttes på den sidste dag; disse kan vælges i rullemenuerne.
SIDE 21 Yderligere angives, i hvilket specifikt tidsrum i døgnet der arbejdes over hele perioden. Der kan angives med kryds, hvis der arbejdes hele døgnet. I feltet øvrige bemærkninger til tidsrum kan du skrive dem her - eksempelvis hvis du ønsker at søge om dispensation for spærretider. Ved at klikke på knappen Spærretider åbnes i nyt vindue en oversigt, hvor der for hvert tjenesteområde kan vises, på hvilke strækninger der er spærretider for vejarbejde. Hvis der tale om gentagne arbejder på f.eks. samme sted, kan det med fordel betale sig at gemme stedoplysningerne til en skabelon. Det gør du ved at klikke på knappen Gem som skabelon. Her gemmes oplysningerne til sted-fanebladet under et nyt skabelonnavn. Du har også mulighed for at indhente allerede gemte oplysninger fra en skabelon. Det gør du ved at klikke på knappen Hent fra skabelon og vælge skabelonen fra oversigten. Interessenter På fanen Interessenter skal der udfyldes oplysninger om Ansøger/anmelder og Afmærkningsansvarlig. Begge type interessenter skal udfyldes. Klik på ikonet tilføje ansøger og afmærkningsansvarlig. for at Du kan også gemme indtastede oplysninger til skabelon via Gem som skabelon ved at anvende kommandoknapperne i bunden (beskrevet i afsnit 2.1.4). Du kan med fordel indhente interessentoplysninger, dvs. ansøger, via skabeloner via Hent fra skabelon-kommandoknappen i bunden.
SIDE 22 Udfyld nedenstående beskrevne oplysninger i de nævnte felter, hvis dine interessentdata ikke findes i forvejen i en skabelon: Kontakttype, f.eks. Virksomhed eller Privatperson. Fornavn. Mellemnavn. Efternavn. Vejnavn. Hus, etage, dør. Eventuelt Underdistrikt. Postnr., By. Eventuelt Postboks. Land, står standard til Danmark. Firma, firmanavn. Afdeling, eventuelt afdelingsnavn. CVR. E-mail-adresse. I sektionen Roller skal du først tage stilling til, om det er en ansøger/anmelder eller afmærkningsansvarlig. Det angives ved at sætte flueben i feltet. Alle obligatoriske felter under interessentfanebladet står markeret med *. I sektionen Telefonnumre tilføjer du et eller flere telefonnumre. Klik på ikonet vindue åbnes., og følgende Det er muligt at angive nat-telefonnummer til den afmærkningsansvarlige på ansøgningen. På den afmærkningsansvarlige rolle skal der angives et døgntelefonnummer. Vedhæftede filer
SIDE 23 Afmærkningsplaner, der ikke findes som DRI-tegninger, tegninger og billeder, kan vedhæftes ansøgningen under fanebladet Vedhæftede filer. Klik på ikonet og nedenstående vindue fremkommer. I Kommentar-feltet bedes du venligst udfylde, om der er tale om en specifik afmærkningsplan eller tavleopsætningsdokumenter, der er vedhæftet ansøgningen. Forsøg at undgå at lave lange filnavne, men lav dem korte og præcise. Lav i stedet kommentar til den vedhæftede fil i tilhørende Kommentar-felt. Afsend ansøgning Afslutningsvis skal ansøgningen sendes til sagsbehandling hos Trafikal Drift (myndigheden): Det gør du ved at klikke på ikonet i øverste højre hjørne på ansøgningen. Din ansøgning bliver derefter sendt til den Myndighed, du angav på ansøgningen. Ansøgningens Lbnr., sammenholdt med dit virksomheds log-in-id (ses øverst i højre hjørne af skærmen), er ansøgningens WebGT-nummer. Det kan bruges som reference over for Trafikal Drift (myndighed). F.eks. giver Lbnr. 626 og ID 9000 WebGT-nummer 9000-626. WebGTnummeret kan du referere til, hvis du kontakter Trafikal Drift med spørgsmål til din ansøgning. Efter afsendelsen flyttes ansøgning automatisk fra mappen Kladder og vises i mappen Under behandling. Her får ansøgningen automatisk status Sendt til myndighed (ses i kolonnen Status i nedenstående billede). Når den modtages af Trafikal Drift, skifter den status til Behandles af myndighed.
SIDE 24 Når sagen er godkendt af Trafikal Drift, får den automatisk et Tilladelsesnr. I mappen Under behandling har du også mulighed for at annullere din ansøgning ved at klikke på ikonet Annullér, hvis du efter afsendelsen bliver klar over, at din ansøgning er fejlbehæftet. Efterfølgende kan du kopiere ansøgningen til kladde, rette din fejl og sende ansøgningen på ny. 3.2 MODTAG SAG Når du modtager en ROV-tilladelse retur fra Trafikal Drift, er sagen enten godkendt eller afvist og placeret i en af de to mapper af samme navn. For behandling af en afvist ansøgning, se afsnit 3.3 Gensend afvist sag. En modtaget godkendt tilladelse kan fremfindes i mappen Godkendte. Den godkendte tilladelse kan hentes og udskrives eller sendes til den ansvarlige på vejen. Som standard ligger nye godkendte ansøgninger i bunden i oversigten efter seneste løbenr. Du ændrer manuelt visningssorteringen ved at skifte sorteringsnøgle i kolonnen Lbnr. Som standard modtager ansøger også en e-mail, når sagen er enten godkendt eller afvist. E-mail sendes til den adresse, der angives på formularen til registrering af ny bruger i WebGT. Ønsker ansøger, at flere interessenter skal kunne læse de fremsendte statusmail, anbefales det at oprette en fælles mailpostkasse, som flere interessenter kan tilgå. Det er muligt at afmelde e-mail-servicen eller ændre den e-mail-adresse, der skal modtage e-mail, ved at kontakte Brugersupport. Se afsnit 1.1 for kontaktinformationer til brugersupport. Den elektroniske ROV-tilladelse fremfindes ved at: Klikke på mappen Godkendte, dobbeltklikke på linjen et vilkårligt sted på den modtagne tilladelse, og sagskortet åbnes.
SIDE 25 Klikke på fanebladet Vedhæftede filer. Under fanebladet Vedhæftede filer finder du en Ansøgning og en Tilladelse. Ansøgningsdokumentet er en kvittering på den oprindelige ansøgning sendt fra ansøger, uden justeringer fra Trafikal Drift. Tilladelsen er den dokumentation, den ansvarlige på vejen skal kunne fremvise. Begge dokumenter kan hentes ved først at markere linjen med musen og klikke på ikonet eller ved at dobbeltklikke på linjen. Pdf-dokumentet fremkommer på skærmen som i nedenstående eksempel.
SIDE 26 Pdf-tilladelsen kan efterfølgende gemmes, udskrives og vedhæftes i en mail til den afmærkningsansvarlige. 3.3 GENSEND AFVIST SAG Ved afvisning af en ROV-ansøgning fremfindes sagen i mappen Afviste.
SIDE 27 En afvist ansøgning vil være udfyldt med en begrundelse fra Trafikal Drift-sagsbehandleren vedrørende årsagen til afvisningen. Du kan kopiere den afviste ansøgning over i kladder, hvor fejlen fra den oprindelige ansøgning kan rettes. Efterfølgende vil ansøgningen kunne gensendes. Forløbet beskrives i nedenstående: Klik på mappen Afviste, og en oversigt over virksomhedens afviste sager fremkommer. Som i mappen Godkendte er nye afviste ansøgninger placeret nederst i oversigten efter lbnr. Du dobbeltklikker på den afviste ansøgning, du ønsker at viderebehandle, hvorefter sagskortet åbnes. Klik på fanebladet Historik, hvor årsagen til afvisningen står beskrevet. Noter årsagen.
SIDE 28 Klik på ikonet for at få overført hele den afviste ansøgning til en kladde. Et ikon fremkommer på skærmen, der indikerer, at oplysningerne fra den afviste ansøgning kopieres. Samtidig markeres mappen Kladder, der indikerer, at sagen nu er kopieret til kladde. Den afviste sag slettes ikke fra mappen Afviste ved overførsel til kladder. Det skyldes, at der altid skal være et gyldigt sagsspor på sagsgangen vedrørende ansøgning. Sagskortet åbnes automatisk på den nye sag i kladder. Ændr og/eller tilføj de oplysninger til ansøgningen, der var mangelfulde i den oprindelige ansøgning, jf. årsagsbeskrivelsen fra Trafikal Drift-sagsbehandleren.
SIDE 29 Når alle oplysninger er udfyldt i den nye ansøgning, tryk på ikonet, og ny ansøgning sendes til sagsbehandling hos Trafikal Drift på et nyt lbnr. (WebGT-nummer), og du vil få et nyt Tilladelsesnummer. 3.4 FORLÆNG TILLADELSE Ansøger kan få behov for at forlænge datoen til en allerede godkendt tilladelse. Det kan skyldes ændrede vejrforhold, afhængigheder til andre vejarbejder, eller at Vejdirektoratet beder ansøger om at rykke arbejdet til et andet tidspunkt. Forlængelse af en tilladelses sluttidspunkt håndteres via nedenstående fremgangsmåde: Klik på Godkendte-mappen i oversigten, og fremfind den godkendte tilladelse, der ønskes forlænget. På kortet for den godkendte tilladelse ser du i toppen forskellige handlingsknapper. Du klikker på ikonet for at søge om forlængelse af tilladelsen, og et ny vindue åbnes. Bemærk, at en godkendt tilladelse, der søges forlænget, ikke skal over i kladder.
SIDE 30 Bemærk, at når slutdatoen på tilladelsen overskrides med én dag, er det ikke længere muligt at søge om forlængelse til tilladelsen. Ønskes der fortsat at arbejde på strækningen, bør du kopiere den oprindelige tilladelse til kladder og ansøge på ny. Ved at klikke på kalenderikonet (markeret med rød cirkel i ovenstående billede) får du en kalender frem, der giver mulighed for at vælge en ny slutdato. Klik på ny ønsket slutdato, der skal gælde for tilladelsen. Udfyld oplysninger om årsagen til forlængelsen i Bemærkningsfeltet. En forlængelse vil ofte være initieret af en opgavebestiller hos Vejdirektoratet, og disse oplysninger skal noteres i bemærkningsfeltet. Klik til sidst på knappen, og anmodning om forlængelse sendes til Trafikal Drift for godkendelse. I Statusfeltet i de Godkendte ansøgninger skifter status til "Ansøgning om ændring behandles af myndighed". Ved godkendelse af forlængelse dannes en ny tilladelse med ny slutdato, der sendes til den oprindelige godkendte tilladelsessag i WebGT. Den nye elektroniske tilladelse hentes frem under Vedhæftede filer og er placeret sammen med den oprindelige tilladelse, men med nyere oprettelsesdato (se Oprettet kolonne). Du modtager en e-mail, der informerer om godkendelse af forlængelsen, hvis du er tilmeldt denne service (du er standard tilmeldt, når du oprettes som ny bruger af WebGT).
SIDE 31 Ny pdf-rov-tilladelse kan gemmes, udskrives og vedhæftes i en mail til den afmærkningsansvarlige. 3.5 FÆRDIGMELD ANSØGNING Når et vejarbejder er afsluttet, dvs. afmærkning er fjernet fra vejen, skal ansøger færdigmelde vejarbejdet i WebGT via ikonet Færdigmeld endeligt øverst til højre på sagskortet på den godkendte sag. Ansøger har pligt til at færdigmelde alle afsluttede vejarbejder, så snart oplysningerne haves. Efterfølgende modtager Trafikal Drift og T.I.C. automatisk den digitale færdigmelding. Ansøgerens ROV-tilladelser findes i mappen Godkendte. Når slutdato på ROV-tilladelsen er overskredet med blot en enkelt dag, vises den i mappen Manglende færdigmelding. Efter der er klikket på ikonet Færdigmeld endeligt flyttes sagen ned i mappen Færdigmeldte. Derved kan ansøger holde sin Godkendt mappe renset for gamle sager. Efter et kort stykke tid vil sagen automatisk blive flyttet ned i mappen Arkiverede.