Referat Møde Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling Dato og tid 6. marts 2017, kl. 12.00-15.00 Kvalitetsenheden Studieservice Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sted Deltagere Fredrik Bajers Vej 5, lok. 207 Inger Askehave (IA) Hanne Dauer Keller (HDK) Lars Døvling Andersen (LDA) Malene Gram (MG) Bodil Brander Christensen (BBC) Jakob Stoustrup (JS) Lone Vestergaard (LV) Heidi Linnemann Prehn (HLP) Iben Dich (ID) Pernille Lykkegaard (PL) deltog under pkt. 4 og 5 Palle Rasmussen (PR) deltog under pkt. 5 Alex Røge Hermansen (ARH) deltog under pkt. 6 Sagsbehandler: Iben Bertelsen Telefon: 9940 9491 Email: ib@adm.aau.dk Observatør Lisa Krogh Christensen (LKC) Ikke til stede Johannes Hellmers (JH) Referent Iben Bertelsen (IB) Dato: 16.03.17 Sagsnr.: 2016-021-00034 Dagsorden Ansvarlig 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Der var ønske om, at udsendelsen af dagsordenen og referatet også tilgår fakulteternes hovedpostkasser, hvilket blev taget til efterretning. IB 2. Opfølgning på godkendt referat fra mødet i Rådet for kvalitetssikring og - udvikling d. 22. november 2016 I henhold til sidste mødes drøftelse af udkast til brev til eksterne eksperter samt retningslinjer for udvælgelse af eksterne eksperter og aftagerrepræsentanter, blev udsendelse af brevet og principperne til fakulteterne efterspurgt. På tidspunktet for mødet i Rådet lå brevet og principperne til gennemgang ved AAU Kommunikation. (Efter mødet blev de endeligt godkendt og er nu udsendt til Rådet og
kvalitetsmedarbejdere ved fakulteterne, ref.) 3. Opsamling på bemanding og udmøntningsnotater for bemanding I efteråret 2016 besluttede Rådet for kvalitetssikring og -udvikling Politik for bemanding på Aalborg Universitet. Politikken blev udsendt til fakulteterne i september mhp. implementering samt udarbejdelse af udmøntningsnotater på fakultetsniveau, som besluttet i Rådet. Fakulteterne har som en del af implementeringen modtaget korte statusnotater fra studie- og institutlederne, hvilke har været gavnlige i forhold til at følge op på implementeringen af Politik for bemanding af Aalborg Universitets uddannelser og udmøntningsnotaterne. Rådet drøftede indholdet og kvaliteten af statusnotaterne. Gennemgangen af notaterne viser, at implementeringen er i gang, og at der gøres godt brug af nøgletal. Gennemlæsningen viser dog også, at der stadig bør arbejdes med implementeringen af bemandingspolitikken og udmøntningsnotaterne. Der er generelt behov for mere fokus på, at drøftelserne om bemanding skal være fremadrettede. Der er behov for, at uddannelsesledelsen ikke blot forholder sig til den kvantitative del af systemet (via brug af nøgletal, der har et bagudrettet fokus) men også til konkrete drøftelser og vurderinger af den fremadrettede bemanding. Fokus skal være på kvaliteten af uddannelsen og ikke på kvalitetssystemet. Samtidig skal der være et fokus på anvendelsen af DVIP med fokus på principperne i Politik for bemanding. Der må gerne anvendes DVIP på universitetets uddannelser, det skal dog ske netop med udgangspunkt i principperne. Derudover bør fokus skærpes på tværfaglige og flerfaglige uddannelser. Den fremadrettede proces for notaterne blev drøftet i Rådet. Det er afgørende, at fakultetsledelserne øger dialogen med uddannelses- og institutledelsen om form og indhold i de kommende statusnotater. Der var enighed om, at der bør arbejdes fokuseret med implementeringen fremadrettet. Prodekanerne for uddannelse fandt ikke et behov for, at den videre implementering involverede, at kvalitetsmedarbejderne på fakulteterne eller medarbejdere i Kvalitetsenheden deltager i bemandingsmøder mellem uddannelses- og institutledelsen. Efter ønske fra prodekanerne for uddannelse vil Kvalitetsenheden give en tilbagemelding på implementeringen på baggrund af det indsendte samt en tilbagemelding på fakulteternes udmøntningsnotater. Fakultetsledelsen Kvalitetsenheden Rådet for kvalitetssikring og -udvikling følger op på implementeringen af Politik for bemanding af Aalborg Universitets uddannelser og udmøntningsnotaterne efter den kommende bemandingsrunde. 4. Definition og proces for opgørelse af nøgletal for forskningsdækning For at reducere ressourceforbruget og sikre en ensartet opgørelsesmetode og brug af nøgletallene for forskningsdækning på tværs af universitetet har IT-Kvud nedsat en arbejdsgruppe, som har haft til formål at afdække muligheden for IT-understøttelse af nøgletallene. I forbindelse med dette arbejde er der identificeret et behov for en præciseret definition af nøgletallene, som bl.a. skal anvendes ved den kommende ITløsning.
Rådet godkendte kvalitetssikringsgruppens definition for nøgletal for forskningsdækning, som forventes anvendt fra oktober 2017. Endvidere godkendte Rådet, at der årligt udarbejdes nøgletal for forskningsdækning (VIP/DVIP, STÅ/VIP og Stud/VIP) for alle uddannelser, når der foreligger en IT-løsning. 5. Præsentation af arbejdsgruppens arbejde vedr. notat om uddannelseskvalitet Rektorkollegiets Udvalg om Uddannelsespolitik (RUP) har i 2016 nedsat en arbejdsgruppe, der har haft til opgave at arbejde på et notat, der samler op på, hvad universiteterne selv forstår ved uddannelseskvalitet. Professor Palle Rasmussen (PR) har været udpeget som repræsentant fra AAU og orienterede på mødet om overvejelserne i og bag notatet. PR fortalte om arbejdsgruppens sammensætning, deres inspirationskilde og processen - herunder hvorledes gruppen var kommet frem til deres fokus på forskningsbasering og praksisorientering som hovedelementerne i uddannelseskvalitet. Efter PRs oplæg var der en god diskussion i Rådet, hvor der bl.a. blev spurgt til, hvorfor de studerende ikke var valgt som omdrejningspunktet. Hertil forklarede PR, at arbejdsgruppen havde valgt at fokusere på kvaliteten i institutionen, der møder de studerende og dermed rammen for de studerendes uddannelsesforløb. Rådet fandt det inspirerende med en tilgang til uddannelseskvalitet, der var mere kvalitativt orienteret, hvorefter der bl.a. var en diskussion af, hvad der på baggrund af denne tilgang kunne være målbar kvalitet. Rådet tog notatet til efterretning i forhold til kommende drøftelser af uddannelseskvalitet på AAU. Diskussion og drøftelsen gav endvidere IA et godt afsæt og indblik forud for næste møde i RUP, hvor notatet skal drøftes og diskuteres. 6. Proces for opfølgning på decentrale udfordringer med studiemiljø På baggrund af tidligere drøftelser er der udarbejdet et udkast til Proces for opfølgning på studiemiljø. Notatet, der bl.a. indeholder et årshjul for fakulteternes møder med Campus Service (CAS), skal sikre, at der sker en systematisk opsamling på og behandling af decentrale udfordringer med det fysiske studiemiljø. Der var i Rådet delte holdninger til udkastets form, da der bl.a. var ønsker om, at notatet også beskriver, hvordan der samles op på informationer om studiemiljø fra semesterevalueringer, og hvem der er ansvarlig for hvilke processer. Dette blev diskuteret og på baggrund af, at prodekanerne og studielederne tidligere har givet udtryk for, at der var stor divergens på fakulteterne i henhold til at ensliggøre denne proces, blev det besluttet at udarbejde en overordnet procedure, hvor CAS er ansvarlig for indkaldelse af årlige møder omkring studiemiljø med udgangspunkt i de fysiske lokationer. Notatet fastholdes derfor i den nuværende form, og fakulteterne skal på baggrund heraf udarbejde en procesbeskrivelse for, hvordan det sikres, at informationer fra semesterevalueringerne drøftes, prioriteres og bringes frem til møderne med CAS. Afdelingsleder for Byggeri og Drift (CAS) Alex Røge Hermansen (ARH) deltog på mødet og var bl.a. behjælpelig med at uddybe og give eksempler på, hvilke fysiske
studiemiljømæssige udfordringer, der kan indsamles til disse årlige møder mellem fakulteterne og CAS og i hvilke tilfælde, der løbende kan tages kontakt til CAS for en løsning (bl.a. via AAU Buildingsupport). Kontakten til CAS kan naturligvis løbende foretages, når der opleves udfordringer med det fysiske studiemiljø af mindre karakter (hvordan og hvornår fakulteterne kontakter CAS løbende, er bl.a. det, der kan være indeholdt i fakulteternes procesbeskrivelser). De årlige møder mellem fakulteterne og CAS har hovedsageligt fokus på større projekter og behov for bygningsforandringer vedr. studiemiljøet, hvor CAS må danne overblik over eventuelle fælles eller modsatrettede ønsker fra fakulteterne for at have det bedste beslutningsgrundlag. CAS inddrager generelt ITS og øvrige relevante aktører ved behov. I den efterfølgende diskussion og bl.a. via konkrete eksempler på udfordringer med det fysiske studiemiljø, kom Rådet og ARH frem til, at der fremadrettet skal kommunikeres bedre med de studerende, særligt hvad angår: - udmeldinger af de mange tiltag, der foretages på baggrund af de studerendes tilbagemeldinger vedr. ønsker til forbedringer - en bedre dialog med de studerende om, hvorfor nogle udfordringer ikke kan prioriteres udbedret med det samme (eksempelvis grundet økonomi) - en mere rettidig inddragelse af studerende, når der skal findes løsningsforslag (det overvejes, om der skal laves en mere formaliseret gruppe af de studerende, der kan være behjælpelige for CAS) Det er efter mødet besluttet, at fakulteternes procesbeskrivelser skal sendes til Kvalitetsenheden (kvalitet@aau.dk) senest d. 21. april 2017. (Efterfølgende er deadlinen rykket til 1. juni 2017) CAS Prodekanerne 7. Forberedelse af panelbesøg ved institutionsakkreditering 2017 Rådet drøftede rammerne for forberedelsesmøder til panelbesøgene i 2017 med udgangspunkt i den tidligere proces for panelbesøgene og Kvalitetsenhedens forslag til den kommende proces. I forhold til indstillingen ønskede prodekanerne, at rejsebooking i forbindelse med panelbesøgene varetages af en central aktør m.m., som beskrevet i Kvalitetsenhedens indstilling. Det blev vurderet, at det var forbundet med for meget usikkerhed og risiko for fejlinformation at dele det ud på flere aktører. IA og LV vil drøfte ressourcer i forhold til at få opgaven adresseret. LV og IA Rådet godkendte de øvrige dele af indstillingen, herunder at IA er mødeleder ved forberedelsesmøderne med aftagere, bestyrelsesformand og -næstformand, rektor/ universitetsdirektør, dekaner og prodekaner, mens prodekanerne for uddannelse er mødeledere ved forberedelsesmøder med studieledere, institutledere, studienævnsformænd, VIP, studerende og eksterne eksperter. Alle forberedelsesmøderne indkaldes og koordineres af Kvalitetsenheden i samarbejde med fakulteternes kvalitetsmedarbejdere. 8. Repræsentativ udvælgelse af studerende til fokusgruppeundersøgelse af det fysiske studiemiljø v/ Lars Døvling Andersen
I forbindelse med den nedsatte task force vedr. studiearbejdspladser ønskede prodekan for uddannelser Lars Døvling Andersen (LDA) de øvrige prodekaners input til, hvorledes den bedste studenterrepræsentativitet kan opnås i undersøgelsen af, hvad de studerende oplever som inspirerende studiearbejdspladser. Det blev foreslået, at de studerende til fokusgruppeinterviewene udvælges på baggrund af de studerendes fysiske tilholdssteder (bygninger og campus) frem for en fordeling af studerende på baggrund af universitetets 12 skoler. Undersøgelsen tager netop udgangspunkt i de studerendes fysiske omgivelser, hvorfor det giver god mening at bruge lokationerne som afsæt til udvælgelsen. Det blev derfor aftalt, at de øvrige prodekaner for uddannelse er behjælpelige med, at LDA modtager oversigter over hvilke uddannelser, der har studerende på de forskellige lokationer. LDA kontakter de øvrige prodekaner for uddannelser ved behov. Prodekanerne for uddannelse 9. Eventuelt Uddannelseszoom: Styrelsen har lavet to undersøgelser (studenterundersøgelse og dimittendundersøgelse), hvor resultaterne heraf nu kan findes i Uddannelseszoom. HLP orienterede om de to rapporters resultater, som viser, at AAU umiddelbart ligger fint - særligt angående feedback fra underviserne til de studerende og dimittendernes beskæftigelsesgrad sammenholdt med alle de øvrige uddannelsesinstitutioner. Det blev drøftet, hvorvidt fakultetsledelserne bør udsende resultaterne til de enkelte uddannelser. Det blev vurderet, at det kan være en god idé at sende dem ud til videre drøftelse i miljøerne, da resultaterne anvendes af mange aktører, hvorfor det er fint, at uddannelserne forholder sig til dem. JS udtrykte en bekymring for, at der i Uddannelseszoom ikke kan findes tal for de små uddannelser på AAU. Således kan der eksempelvis i flere tilfælde findes tal på samme uddannelse fra DTU, men ikke AAU, hvilket ikke giver kommende studerende et retmæssigt indtryk af uddannelsen på AAU. Udfordringen er, at der er en grænse for, hvor mange dimittender, der skal have svaret, før resultater offentliggøres, og det kan AAU sandsynligvis ikke ændre på. Eftersom AAU selv foretager lignende regulære undersøgelser, skal det fremadrettet besluttes, hvordan de skal kobles med spørgsmålene fra Styrelsens undersøgelser. Kvalitetsenhe den