Til samtlige modtagere af udbudsmateriale vedrørende nedennævnte udbud

DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 6. september 2013 13/12943-11 Niels Gottlieb ng@vd.dk 7244 3623 Til samtlige modtagere af udbudsmateriale vedrørende nedennævnte udbud 93200.R01 STORSTRØMSBROEN, HOVEDRÅDGIVNING. RETTELSESBLAD NR. 2 TIL DE BYDENDE Spørgsmål fra de bydende: Vejdirektoratet har modtaget spørgsmål til udbudsmaterialet for ovennævnte udbud. Spørgsmål og tilhørende svar fremgår af nedenstående: Nr. Spørgsmål Svar 2 Nedenstående er et spørgsmål til udbudsmaterialet vedr. afregning af tid til kørsel. I Udkast til Rådgiveraftale Bilag F pkt. 8 fremgår det at rådgiveren selv skal afholde udgifterne til tiden i forbindelse med kørsel og at dette skal være indeholdt i raten. I SBR pkt. 3.1.1.3 fremgår det, at såfremt der indgås aftale om honorar efter regning, afregnes tidsforbrug i forbindelse med kørsel med en timesats på 80% af den relevante timesats anført i tilbudslisten eller aftalen. Det bedes oplyst om tidsforbrug i forbindelse med rejser betales (til reduceret rate) eller om det skal være indeholdt i raten. Den refererede bestemmelse i SBR er ændret ved rettelsesblad nr. 1. Tidsforbrug i forbindelser med rejser skal være indeholdt i den tilbudte rate. 3 Jernbane ydelser: Omfang og indhold af hovedrådgiverens ydelser ønskes afklaret. Er alle baneydelser, inklusiv Rådgiveren skal have de nødvendige kompetencer til at levere rådgivning indenfor de nævnte fagområder Guldalderen 12 2640 Hedehusene vd@vd.dk EAN 5798000893450 Telefon 7244 7000 vejdirektoratet.dk SE 60729018

2 af 7 sporarbejder og kørestrømsanlæg, en del af kontrakten, og såfremt dette ikke er tilfældet, hvor er afgrænsningen? Vi forstår det således, at signalanlæg ikke indgår i hovedrådgiverkontrakten. 4 Sprog: Vi forstår det således, at arbejdssproget er både dansk og engelsk. Vi forudsætter at Koordineringslederen og andet koordineringspersonale, ud fra et praktisk synspunkt, mestre det danske sprog. Dog ønskes det afklaret, om det er tilstrækkeligt, at øvrige nøglemedarbejdere mestrer enten Dansk eller Engelsk og ikke nødvendigvis begge sprog? 5 Vores forståelse af ITT (Invitation To Tender)/udbudsdokumenterne er, at scenarie 4 løsningen er valgt og danner grundlag for den videre udvikling. Denne løsning er baseret på et specifik horisontalt og vertikalt frirum for gennemsejling. Det blev nævnt ved informationsmødet den 15. august, at der muligvis er et behov for at revurdere kravene til frirummet for gennemsejling, og at kriterierne i den henseende muligvis skal revideres. Kunne VD uddybe og forklare nærmere? 6 Der er i kontraktens punkt 10 fastsat en ansvarsbegrænsning for tredjemands ansvaret (Der henvises kun til ansvarsbegrænsning i forbindelse med tingskade og ikke til rådgiveransvar). Vi skal således anmode om, at der ligeledes indsættes en begrænsning, der dækker det professionelle rådgiveransvar f.eks. således at det anføres, at: Rådgiveres professionelle rådgiveransvar er begrænset til kr. 25 mio. i alt for samtlige krav, der måtte blive rejst i henhold til nærværende aftale. inklusive sikringsanlæg. Det forventes at projektering af kørestrømsanlæg og sikringsanlæg udføres af anden rådgiver. Den endelige afgrænsning af hovedrådgiverens ydelser vil blive aftalt i beskrivelse af de enkelte delopgaver. Ud over koordineringslederen er det ikke et krav at nøglemedarbejdere skal mestre både dansk og engelsk. Nøglemedarbejdere skal være velformulerede i engelsk skrift og tale og gerne også i dansk skrift og tale, men det sidste er ikke et krav. Endelige krav til frirum i gennemsejlingsfagene fastlægges i projekteringsperioden. Aftalen refererer til Vejdirektoratets Særlige Betingelser for Rådgivning (SBR) og ABR 89. Aftalens pkt. 10 skal forstås i overensstemmelse med pkt. 6.2.2 i de nævnte dokumenter. Det angivne beløb på 25 mio. kr. udgør således et maksimum for samtlige krav i forbindelse med rådgivningsopgaven.

3 af 7 7 Der er i kontraktens punkt 11 fastsat krav om en projektansvarsforsikring med en sum pr. begivenhed. Det er ikke muligt at tegne denne type forsikring på det danske marked. Vi skal derfor henstille til, at bestemmelsen omformuleres således forsikringskravet er henholdsvis 12,5 mio. og kr. 25 mio. i alt og ikke pr. begivenhed. Såfremt denne ændring indføres vil vores normale løbende forsikring dække det der er krævet og vi skal derfor anmode om, at kravet om projektansvarsforsikring fjernes og erstattes af et generelt forsikringskrav. 8 Af udbudsmaterialets bilag F Rådgiveraftale punkt 11 fremgår at rådgiveren skal tegne projektansvarsforsikring. Da vi gerne vil dække ansvaret under vores almindelige rammeforsikring, anmodes om en tilkendegivelse af at dette kan accepteres. 9 Af udbudsmaterialets Bilag C Tilbudsog afregningsgrundlag fremgår at Vejdirektoratet refunderer rejse og hoteludgifter for medarbejderkategori H. Vi anmoder venligst om præcisering af, i hvilket omfang man kan påregne refusion af sådanne udgifter. Vil der være et loft over hvor meget denne refusion samlet må beløbe sig til? Ønsker Vejdirektoratet oplyst i hvilket omfang den bydende vil gøre brug af denne refusion i form af et budget over udlæg? I bekræftende fald hvorledes vil dette budget indgå i evalueringen af pristilbuddet? 10 I udbudsmaterialets bilag B Tilbudsliste er angivet et timetal for medarbejderkategori D Rådgiver > 10 år på 24.000 timer og på medarbejderkategori H Specialist på 6.000 timer. Hvor stor variation i forhold til dette 20/80-forhold kan man forvente at Vejdirektoratet vil acceptere i projektforløbet? Bestemmelsen skal forstås således, at rådgiverens ansvar, jf. besvarelsen af spørgsmål 6, kan forsikres under rådgiverens almindelige rammeforsikring. Se svar på spm. 7. Der vil ikke være noget loft for, hvad refusionen samlet må beløbe sig til. Vejdirektoratet ønsker ikke oplyst i hvilket omfang den bydende vil gøre brug af refusion i form af et budget over udlæg, hvorfor dette ej heller inddrages i evalueringen. Der er ikke fastsat rammer for hvor stor variationen af det omtalte 20/80 forhold må være. Det skal dog præciseres, at honorering efter kategori H Specialist alene vil ske i tilfælde, hvor Vejdirektoratet efter forudgående aftale har accepteret inddragelse af

4 af 7 en specialist. De angivne 6.000 timer for medarbejderkategori H Specialist udgør et loft for, hvor mange timer, der vil kunne blive honoreret til den tilbudte timesats. Eventuelle timer herudover vil blive honoreret i henhold til medarbejderkategori D til F, der modsvarer specialistens anciennitet. 11 Hvilke kriterier skal opfyldes for, at en medarbejder kan henføres til medarbejderkategori H? 12 Udbudsmaterialet stiller nogle generelle krav til tilsynsstabens kvalifikationer. Hvilke krav stilles til deres sprogkundskaber (dansk/engelsk)? 13 Der stilles i udbudsmaterialet primært krav til indholdet af fase 2-4 i det tekniske tilbud, samtidig med at disse faser med den givne timefordeling i tilbudslisten kun vægter med godt halvdelen i pristilbuddet. Endvidere vil der først i selve projektforløbet blive valgt udbudsform, hvilket må forventes at kunne have betydelig indflydelse på kravene til tilsynsstabens størrelse og kompetencer. Endelig fremgår det at bygherren kan vælge helt at lade tilsynsarbejdet udgå af kontrakten. For at kunne give Vejdirektoratet et mere retvisende tilbud, vil vi opfordre til at vægtningen ændres, således at prisevalueringen i højere grad kommer til at afspejle Vejdirektoratets prioritering af de første faser i det tekniske tilbud. Alternativt at der stilles mere specifikke krav til tilsynsorganisationen. Det forudsættes i udgangspunktet, at de tilbudte medarbejdere fra de øvrige medarbejderkategorier end H Specialist (nøglemedarbejderne), skal kunne løse den udbudte opgave, og at specialister kun anvendes/tilkaldes i særlige tilfælde der aftales specifikt med Vejdirektoratet. Krav til sprogkundskaber er angivet i TAG for de forskellige medarbejderkategorier. Der skal angives organisation for både projekterings- og kontraheringsfasen samt for tilsynsfasen. Både projekt- og tilsynsorganisation vil indgå ligeværdigt i vurderingen af kompetencer. Projektledelse og projekteringsorganisation skal fastlægges i tilbuddet. Den angivne tilsynsorganisation skal ud over projektledelsen - kun angives for så vidt angår nøglepersoner og udvalgte fagtilsyn, i alt maksimalt 10 personer.

5 af 7 14 Valuta: Vil det være muligt at blive betalt i flere valutaer, set i lyset af de internationale bydende konsortier? 15 Tidsbegrænsning på erfaring: 5 års begrænsning i erfaring er relativt begrænset i sammenhæng med det internationale marked for større broer. Vil det være muligt at udvide begrænsningen for nøgle CVer til at kunne inkludere relevante større broerfaringer udover de 5 år? 16 Ansvarsforsikring: Ifølge stykke 11 i rådgiveraftale beskrives der en projektansvarsforsikring er der i denne forbindelse tale om en projekt specifik ansvarsforsikring eller kan eksisterende firma ansvarsforsikringer blive anvendt? Nej, betaling vil være i Danske kroner. Ja, relevant erfaring udover den seneste 5 års periode kan også angives. Bygherren vil tillægge seneste erfaring størst vægt i bedømmelsen. Se svar på spm. 7. 17 Tilbudsversion: Udbudsdokumentet viser forskellige datoer for kritiske milepæle i sammenligning med de datoer som blev præsenteret ved informationsmøde 15. august 2013. Hvilke dokumenter skal antages for tilbudsgrundlag? 18 Projekt forudbetaling: Kan der i betalingsplanen åbnes mulighed for forudbetaling af mobiliseringsomkostninger med efterfølgende nedskrivning af beløbet gennem reduktion af de følgende betalinger ifølge planen? 19 Kontraktgrundlag: I rådgiveraftalen refereres der til Vejdirektoratets Særlige betingelser for rådgivning (SBR) Juni 2013 af hensyn til udbudsdokumentet fuldkommenhed vil det være muligt at modtage en engelsk oversat version? 20 Vejdirektoratets Særlige betingelser for rådgivning (SBR): Milepælene angivet i Ydelsesbeskrivelsen (bilag A) skal være grundlaget for planlægningen af rådgivningen. Der vil ikke blive betalt separat for mobiliseringsomkostninger og disse skal i givet fald være indeholdt i timeraterne. Betaling vil ske månedsvis og efter udført og godkendt ydelse, jf. SBR. Der ligger allerede en engelsk version af Vejdirektoratets Særlige betingelser for rådgivning (SBR) Juni 2013 blandt de tilgængelige udbudsdokumenter, der er uploaded på leverandorportal.vd.dk under Aktuelle udbud. Vejdirektoratets Særlige betingelser for rådgivning (SBR) Juni 2013 er

6 af 7 I rådgiveraftale nævnes en version fra maj 2013 og et andet sted en version fra juni 2013 venligst bekræft hvilken version som er gældende for tilbuddet? 21 Sprog: Det fremgår klart at kontraktsproget er dansk og arbejdssproget kan være dansk eller engelsk (BUD afsnit 3.1) og vi forstår også at arbejdsdokumenter inklusive tilbud kan afleveres udelukkende på engelsk. Venligst bekræft at der kun er krav til følgende dokumenter/rapporter afleveres på dansk: bidrag til VVM, bidrag til Anlægslov samt udkast til rapporter til offentligheden? 22 Format af materiale omfattende underkriterium B og C. Udbudsdokument: Udbudsbetingelser (BUT) Punkt: 3.6.5 Tekst: Det samlede materiale, som tilbudsgiver afleverer omfattende underkriterium B og C bør ikke overstige 60 A4-sider ekslusiv CV er Vi vil gerne have bekræftet at det følgende indsendelses format for underkriterium B & C er acceptabelt og ikke medfører risiko for diskvalifikation fra tilbudsgivning: 1. Forside og skilleblade i tilbudsdokumentet for underkriterier B & C er ikke nummererede, og tæller ikke med som tilbudsmateriale. 2. Tilbudsmateriale til delkriterier B & C er 29 A4- sider, trykt på begge sider, hvilket giver et samlet antal på 58 sider i A4-tekst og- 3. En A3 side, der indeholder tilbudsmateriale på begge sider, hvilket bringer det samlede antal tilbudssider på i alt 60 sider. Vi foreslår at inkludere en A3 side for at give gældende for aftalen. Se nedennævnte rettelse til Udkast til rådgiveraftale (bilag F). Det er kun dokumenter til offentliggørelse for offentligheden (høringsdokumenter, mv.) der skal forfattes på dansk. Det er et krav at udbudsdokumenter, tegninger mv. for udbud af entreprisearbejder udformes på engelsk. Det bekræftes, at diverse indholdsfortegnelser, forsider og skilleblade ikke indgår i de 60 sider som angivet i udbudsmaterialet. Det præciseres at cv-sider ikke indgår i disse 60 sider. Det er i orden at anvende A3 som så udgør det for 2 stk. A4. Såfremt det måtte være nødvendigt at vedlægge større format af hensyn til angivelse af tidsplan tillades dette også. Et tilbud, der omfatter flere end de ønskede sider kan også være konditionsmæssigt.

7 af 7 Vejdirektoratet bedre læsbarhed af programmet. Hvis punkt 3 ikke er acceptabelt, vil vi bede om tilladelse til at vedlægge en reproduktion af programmet på et separat A3 ark til tilbudsmaterialet. Det separate ark vil kun fungere som et informativt dokument for at forbedre læsbarheden af programmet for Vejdirektoratet. Rettelser og tilføjelser: Herved meddeles følgende rettelser og tilføjelser til udbudsmaterialet for ovennævnte udbud: Udkast til rådgiveraftale (Bilag F): Med henblik på præcisering af de danske udbudsdokumenters forrang i forhold til de engelske versioner af samme indsættes som 2. afsnit i 13.SUPPLERENDE BESTEMMELSER : Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem udbudsdokumenter (kontraktdokumenter), herunder nærværende rådgiveraftale, på dansk og dokumenter i engelsk version, har den danske version forrang. Sidste linje i 1. PARTERNE ændres til: rådgivning (SBR) af juni 2013. Med venlig hilsen Niels Gottlieb Projektleder