RAMMEAFTALER MILJØUNDERSØGELSER

Transkript

1 RAMMEAFTALER MILJØUNDERSØGELSER BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) FEBRUAR 2011 Niels Juels Gade København K vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 2 af 13 Indholdsfortegnelse 1. ORIENTERING Ordregiver Klinten Opgavebetegnelse Rådgiverens opgaver Tilbudsgrundlag Indgåelse af rammeaftaler Tildeling af rådgiveraftaler BESTEMMELSER OM UDBUD Udbudsbekendtgørelse Tilbudsfasen Alternativer Aflevering af tilbud Forbehold Vedståelse Vederlag BESTEMMELSER OM TILBUD Tilbudets form og indhold Følgebrev Serviceattest Tro og love erklæring Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk kapacitet Nøgle CV er BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE Tilbudsbedømmelsens forløb Egnethed vurdering af tilbud Vurderingsmodel Resultat af bedømmelsen Indgåelse af rammeaftaler BESTEMMELSER OM MINIUDBUD Tildeling af rådgiveraftaler Vurderingsmodel OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ Oplysningspligt... 11

3 3 af ORIENTERING 1.1 ORDREGIVER Opgaven udbydes af: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13, Postboks København K Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: I det følgende benyttes om ordregiver enten betegnelsen Klienten (i relation til aftalemæssige forhold), Vejdirektoratet eller VD, mens de bydende og den virksomhed, der senere indgås rammeaftaler med, benævnes tilbudsgiver eller rådgiver. 1.2 KLINTEN Alle divisioner i Vejdirektoratet kan efterfølgende benytte sig af nærværende rammeaftale. Det vil således være den relevante division/område, der efterfølgende gennemfører miniudbud og forestår klint-rollen. 1.3 OPGAVEBETEGNELSE Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) gælder i forbindelse med udbud og kontrahering af rammeaftaler for Miljøundersøgelser. 1.4 RÅDGIVERENS OPGAVER Rådgiverens opgaver omfatter teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med miljøundersøgelser. Opgavetyper er nærmere beskrevet i bilaget Opgaven. Rammeaftalerne dækker hele Danmark. 1.5 TILBUDSGRUNDLAG Tilbud skal afgives på følgende grundlag: Eventuelle rettelsesblade udarbejdet i tilbudsfasen, jfr. afsnit 2.2 Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret februar Opgaven, dateret februar 2011

4 4 af 13 Bilag 1 Paradigma, Rammeaftale, Miljøundersøgelser, dateret februar 2011 Bilag 2 Paradigma, Rådgiveraftale, Miljøundersøgelser, dateret februar 2011 Bilag 3 Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, Bilag 4 Eksempel på tilbudsliste ved miniudbud (skal ikke udfyldes) Arbejdssproget i forbindelse med rådgiverens ydelser er dansk. 1.6 INDGÅELSE AF RAMMEAFTALER Vejdirektoratet vil ud fra det opstillede tildelingskriterium og tilhørende underkriterier bedømme tilbuddene som anført i BUT, afsnit 4, og herefter indgå rammeaftaler med de økonomisk mest fordelagtige. Vejdirektoratet agter at indgå op til 8 rammeaftaler. Rammeaftaler forventes indgået maj Rammeaftalerne løber i 24 måneder, således at der i denne periode kan tildeles rådgiveraftaler på baggrund af rammeaftalerne. En konkret rådgiveraftale kan således løbe i en periode, der slutter efter udløbet af de 24 måneder. Rammeaftalerne inkluderer en option på forlængelse i 24 måneder. Rammeaftalerne er ikke eksklusive, dvs. Vejdirektoratet kan i konkrete situationer vælge at indgå rådgiveraftale med rådgivere, der ikke har en rammeaftale. 1.7 TILDELING AF RÅDGIVERAFTALER Efter at rammeaftalerne er indgået tildeles konkrete rådgiveraftaler under rammeaftalerne ved en særskilt tildelingsprocedure - miniudbud - som er beskrevet i afsnit 5. Selvom der indgås en rammeaftale med en rådgiver, har denne ikke krav på, at der efterfølgende indgås rådgiveraftaler om konkrete opgaver. 2. BESTEMMELSER OM UDBUD 2.1 UDBUDSBEKENDTGØRELSE Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Vejdirektoratet har offentliggjort udbudsbekendtgørelse om udbuddet. Udbudsbekendtgørelsen er bekendtgjort i EU-tidende samt på Vejdirektoratets køberprofil Udbud Rådgivning-tjenesteydelser. Alt udbudsmateriale er tilgængeligt på Udbud Rådgivning-tjenesteydelser.

5 5 af TILBUDSFASEN Al henvendelse vedrørende tilbuddet skal ske til emcon a/s Ordrupvej 60, 5. sal 2920 Charlottenlund Att.: John Klinke Tlf.: Fax: Mail: Skriftlig henvendelse kan ske pr. brev, fax eller . Alle spørgsmål skal sendes skriftligt, og både spørgsmål og svar vil blive lagt på Udbud Rådgivning-tjenesteydelser. Der vil blive uploaded rettelsesblade, såfremt spørgsmål eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændring af udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at uploade svar senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Evt. rettelsesblade uploades senest 6 kalenderdage før tilbudsafgivelse på Udbud Rådgivning-tjenesteydelser. 2.3 ALTERNATIVER Der modtages ikke alternative bud. 2.4 AFLEVERING AF TILBUD Tilbud skal afleveres senest Onsdag den 6. april 2011 kl Tilbud skal afleveres i særskilt lukket emballage og skal indeholde én original papirudgave, 2 papirkopier og en CD-ROM med materialet på digital form samlet i én pdf-fil. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle.

6 6 af 13 Tilbud skal afleveres til: emcon a/s Ordrupvej 60, 5. sal 2920 Charlottenlund Åbning af tilbuddene vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 2.5 FORBEHOLD Eventuelle forbehold (individuelle eller standardforbehold) over for udbudsmaterialet skal fremgå af følgebrevet. Håndtering af forbehold vil foregå som beskrevet nedenfor såvel ved vurdering af tilbud på rammeaftalerne som ved vurdering af tilbud ved miniudbud, jf. afsnit 5. Hvis tilbuddet indeholder væsentlige forbehold herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at Vejdirektoratet erklærer et sådant tilbud for ukonditionsmæssigt, hvorved tilbuddet ikke optages til bedømmelse. Eventuelle ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat af Vejdirektoratet, og prisen vil blive tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives. Tilbudsgiveren kan pga. ligebehandlingsreglerne ikke spørges om et evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 2.6 VEDSTÅELSE Tilbud på rammeaftalen skal vedstås i 60 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbud. Tilbud på miniudbud skal vedstås i 30 kalenderdage. 2.7 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse. 3. BESTEMMELSER OM TILBUD 3.1 TILBUDETS FORM OG INDHOLD Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet, Rammeaftaler - Miljøundersøgelser, TILBUD. Tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgiverens navn.

7 7 af 13 Tilbud skal indeholde: Følgebrev, jf. BUT afsnit 3.2. Serviceattest, jf. BUT afsnit 3.3. Tro og Love erklæring, jf. BUT afsnit 3.4. Økonomisk og finansiel kapacitet, jf. BUT afsnit 3.5. Teknisk kapacitet jf. BUT, afsnit 3.6. Nøgle CV er, jf. BUT afsnit 3.7. Tilbuddet afleveres i A4-format i et ringbind eller lignende med ovenstående faneinddeling. 3.2 FØLGEBREV I følgebrevet angives følgende: Oplysninger om evt. samarbejdspartnere i form af sammenslutning af tilbudsgivere, evt. underrådgivere o lign. Kontaktperson vedr. tilbuddet, herunder til kontaktperson Evt. forbehold 3.3 SERVICEATTEST Der vedlægges serviceattest udstedt indenfor cirka 6 måneder regnet fra tilbudsdagen fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller dokument indeholdende tilsvarende oplysninger udstedt af kompetent myndighed. Serviceattest skal vedlægges for hvert firma, når det er en sammenslutning af bydende. Skal ikke vedlægges for underrådgivere. 3.4 TRO OG LOVE ERKLÆRING Der vedlægges Tro og Love erklæring om, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger DKK ,-. Denne erklæring skal bekræftes ved aftaleindgåelse efter miniudbud. Tro og Love erklæring vedlægges for hvert firma, når det er en sammenslutning af bydende. Skal ikke vedlægges for underrådgivere. 3.5 ØKONOMISK OG FINANSIEL KAPACITET Oplysning om omsætning, overskud af primær drift og egenkapital for de sidste 3 år. Oplysning om omsætning indenfor relevante områder i forhold til denne opgave indenfor de sidste 3 år. Såfremt virksomheden har eksisteret i kortere tid end 3 år gives oplysninger fra hele levetiden. Skal vedlægges for hvert firma, når det er en sammenslutning af bydende. Skal ikke vedlægges for underrådgivere.

8 8 af TEKNISK KAPACITET Der skal vedlægges referencer for sammenlignelige opgaver som virksomheden har gennemført inden for de sidste 3 år. Såfremt virksomheden har eksisteret i kortere end 3 år gives oplysninger for hele levetiden. For hver reference oplyses følgende: Ordregiver Kontaktperson hos ordregiver Periode Kort opgavebeskrivelse Nøglepersoner på opgaven Opgavens omfang, f.eks. oplyst ved antal mandemåneder eller honorarstørrelse. Vejdirektoratet forbeholder sig retten til at rette henvendelse på de anførte referencer hos de angivne kontaktpersoner. Oplysninger om virksomhedens samlede antal relevante medarbejdere opdelt på medarbejderkategorier de seneste 3 år. Disse oplysninger om teknisk kapacitet skal vedlægges for hvert firma også for underrådgivere. 3.7 NØGLE CV ER Der vedlægges nøgle CV er for alle fagområder, jf. Opgaven, som dokumenterer tilbudsgivers kompetencer. 4. BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE 4.1 TILBUDSBEDØMMELSENS FORLØB Tilbuddene vil indledningsvis blive gennemgået for at konstatere, om de er konditionsmæssige. Ukonditionsmæssige tilbud optages ikke til bedømmelse, jf. BUT afsnit 2.5. Vejdirektoratet kan i forbindelse med bedømmelsen stille spørgsmål til uklarheder i tilbuddene. Besvarelsen vil indgå i bedømmelsen. Vurdering af de konditionsmæssige tilbud vil ske i 2 faser: 4.2 EGNETHED Her foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgiveres generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave.

9 9 af 13 De konditionsmæssige tilbud vil blive gennemgået for at udvælge de egnede firmaer på baggrund af følgende udvælgelseskriterier: 1. De økonomiske aktørers personlige forhold (Serviceattest og Tro-. og Love erklæring, jf. BUT afsnit 3.3 og 3.4). 2. Økonomisk og finansiel kapacitet, jf. BUT afsnit VURDERING AF TILBUD Her foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud fra de egnede firmaer, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt en rammeaftale. Tildelingen vil ske ud fra de tildelingskriterier der fremgår af vurderingsmodellen, jf. BUT afsnit 4.4. Bedømmelsen sker på baggrund af 1. Teknisk kapacitet, jf. BUT afsnit Nøgle CV er, jf. BUT afsnit 3.7. Der lægges vægt på at tilbudsgiver både har relevante referencer og beskæftiger kvalificerede medarbejdere inden for alle fagområder. 4.4 VURDERINGSMODEL Tilbudsbedømmelsen skal udpege det økonomisk mest fordelagtige tilbud og en rangering af øvrige tilbud i forhold hertil. Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtig. To underkriterier indgår i tilbudsbedømmelsen: Teknisk kapacitet Nøgle CV er Underkriterierne er nærmere beskrevet i afsnit 3.6 og 3.7. Vægtning: Der vil blive anvendt nedenstående vurderingsmodel med den anførte vægtning: Teknisk kapacitet 50 % Nøgle CV er 50 % Karakterer: Karakteren for de 2 underkriterier findes ved følgende fremgangsmåde: Tilbuddene gives karakter i intervallet [0-10] ud fra Vejdirektoratets vurdering af referencer og nøgle CV er. Der karaktergives kun med hele tal.

10 10 af 13 To eller flere tilbud kan opnå samme karakter. Totalværdi: Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for de to underkriterier. Totalværdien er således et tal mellem 0 og RESULTAT AF BEDØMMELSEN Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddene rangeres i henhold til deres totalværdi. 4.6 INDGÅELSE AF RAMMEAFTALER Vejdirektoratet agter af indgå op til 7 rammeaftaler. Ved indgåelse af rammeaftaler vælges ud fra rangfølgen i totalværdi. Selvom der indgås en rammeaftale med en tjenesteyder, har denne ikke krav på, at der efterfølgende indgås rådgiveraftaler om konkrete opgaver. Tildeling af rådgiveraftaler sker som anført i BUT, afsnit BESTEMMELSER OM MINIUDBUD 5.1 TILDELING AF RÅDGIVERAFTALER Tildeling af rådgiveraftaler sker ved miniudbud, hvor alle rådgivere med rammeaftale kan afgive tilbud. Ved miniudbud på en opgave vil VD følge følgende procedure: VD sender mini-udbudsmateriale med opgavebeskrivelse og tilbudsliste til alle rådgivere med rammeaftale. VD oplyser i mini-udbudsmaterialet, model for omregning af pris til karakter for den konkrete opgave. Rådgiverne anmodes om med en frist på min. 10 arbejdsdage at afgive tilbud på løsning af den konkrete opgave. Tilbud skal indeholde timepriser for de af VD efterspurgte kategorier af medarbejdere (som eksempel vedlægges tilbudsliste, bilag 4). Tilbud skal indeholde CV er for de personer, som tilbydes til løsning af opgaven samt organisationsplan for opgaveløsningen. For hver person angives hvilken kategori i tilbudslisten de afregnes efter. Endvidere skal der vedlægges et forslag til løsning af opgaven samt ATR-skema. VD vurderer tilbuddene og tildeler rådgiveraftalen til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. vurderingsmodellen i afsnit 5.2. Ved vurdering af kvalitet vurderes såvel den tilbudte organisation og de tilbudte CV er som opgavebeskrivelse og ATR-skema i relation til den konkrete opgave.

11 11 af VURDERINGSMODEL Vurderingsmodellen beskrives nærmere i de enkelte miniudbud inden for nedenstående overordnede rammer: Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtig. To underkriterier vil indgå i tilbudsbedømmelsen: Pris Kvalitet Vægtning: Der vil blive anvendt en vægtning indenfor følgende intervaller, tilpasset den enkelte opgave: Pris % Kvalitet % Karakter for pris: Omregning af pris til karakter vil ske efter følgende model, idet X oplyses i mini-udbudsmaterialet: Karakteren for pris findes omregning af pris til karakter: Det tilbud med den laveste pris gives karakteren 10 Et tænkt tilbud, som er X kr. dyrere end den laveste pris gives karakteren 0 Der interpoleres og ekstrapoleres retlinet ud fra disse to punkter, og et tilbud, som er mere end X kr. dyrere end den laveste pris gives negative karakterer. Karakterer for kvalitet: Tilbuddene gives karakter i intervallet [0-10] ud fra Vejdirektoratets vurdering af organisation, CV er, opgavebeskrivelse og ATR-skema. Der karaktergives kun med hele tal. 6. OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ 6.1 OPLYSNINGSPLIGT Til opfyldelse af Vejdirektoratets oplysningspligt om forpligtelser vedrørende skatter og afgifter samt miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt anføres følgende: Der henvises til Udbudsdirektivets artikel 27 og 4 i bekendtgørelse nr. 937 af , der gennemfører udbudsdirektivet i Danmark.

12 12 af 13 Til opfyldelse af Vejdirektoratets oplysningspligt henvises til skemaer nedenfor: Oplysning om skatter og afgifter Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: Officielt navn: Skat Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø Postnummer: 2100 Land: Danmark Telefon: skat@skat.dk Internetadresse (URL): Oplysning om miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø: Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K Postnummer: 1401 Land: Danmark Telefon: Fax: mst@mst.dk Internetadresse (URL): Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Officielt navn: Arbejdstilsynet Adresse: Landskronagade 33 By: København Ø Postnummer: 2100 Land: Danmark Telefon: Fax:

13 13 af 13 Internetadresse (URL):