Projektia ApS Projectia arbejder målrettet på at hjælpe virksomheder og organisationer med at blive effektive i projektledelse. Projectia sikrer større træfsikkerhed i virksomhedens projekter via skarp eksekvering og frembringelse af synergi mellem ledelse og styring i organisationens strukturer. Projectia fokuserer på det marked som virksomheden navigerer i og skaber sammenhæng mellem strategisk, taktisk og operationelt niveau. Projectia gennemfører indsatser, så ny viden og evner indgår som effektive kompetencer i organisationen. 1
SY NE R G I I P RO J E K T L E D E LSE! Vision & Mission Projectia I Projectia er vi dynamiske, innovative - og altid på jagt efter at sætte barren højere. Projectia repræsenterer alt det, vi tror på inden for projektledelse. Hun repræsenterer et højere formål, nemlig at udvikle og hæve niveauet for projektledelse i Danmark. Projectia skaber i dag resultater i en række mellemstore virksomheder og organisationer. Vision Vi vil være dét konsulenthus i Danmark der skaber de mest banebrydende resultater. At være kompetent i processen HENSIGT PROJEKT EFFEKT er i vores øjne afgørende i excellent portefølje- og projektledelse. Projectias mission er at støtte danske virksomheder i ønsket om at opnå banebrydende EFFEKT via evnen til at håndtere PROJEKTER ud fra en kompetent vurderet og attraktiv HENSIGT funderet i strategi og mål. Mission HENSIGT PROJEKT EFFEKT 2
Gruppen Projectia Vi har i flere virksomheder og organisationer skabt markante resultater. Vi forfølger alle Projectias mission og ambition om en mere kompetent projektkultur i Danmark. Vi er ildsjæle indenfor vores felt, og vi bidrager alle i forskellige henseender til netværk og styrkelse af opmærksomheden på god projektledelse i Danmark. Projectia arbejder desuden sammen med en række dygtige konsulenter der hver især bidrager med høj faglighed og engegement indenfor deres specialer. På denne måde er Projectia en netværksorganisation der altid har fokus på at sikre den rette bemanding til den specifikke udfordring. Har du lyst til at være med i vores netværk så kontakt os! 3
Vores gudinde Kant Projectia har sine meninger, og hun har holdninger. Vi skal have meget mere kant og evne til eksekvering ind i projektledelsen i Danmark. Vi skal se handling, og vi skal se projektlederen som dynamoen i og facilitatoren af projektet! Fremsyn Projectia har i sin højre hånd en kikkert. 'Pro Jekt' betyder, let omskrevet, at 'kaste fremad'. At se fremad! Det gør Projectia via sin kikkert, og tager bestik af risici og muligheder. Hun vurderer fremtiden, og hun iværksætter foranstaltninger der tager højde for kommende udfordringer. Målbevidst Samtidig er kikkerten symbol på fokus og scoping. At scope betyder at indkredse formål, mål og ramme. Hvad er projektets fokus - og hvad er ikke?! Evne til at scope klart og entydigt er ofte en forudsætning for succes i projekternes univers. Engagement I sin venstre hånd har Projectia en brændende sol som giver energi. Som projektleder er det afgørerende at kunne 'brænde' igennem og at 'brænde' for projektet og samtidig evne at være tilstede i nu'et på trods af forandringer, pres og udfordringer. Momentum Handling og momentum er dokumenteret som afgørende succeskriterier i projekter for at opnå effekt og resultater. Evnen til at skabe fortsat momentum og eksekvering kræver projektlederens mod og beslutsomhed. Situationsfornemmelse Udover de rationelle og hårde kompetencer som styring og scoping, repræsenterer Projectia også de bløde og emotionelle kompetencer, der i mange situationer er netop dét, der får mennesker til at lykkes. Projektledere må have empati og finde styrken i andre. Projectia er en ekseptionel facilitator og teamleder, for hun er bevidst om, at det er andre mennesker, der får projekterne til at lykkes. 4
Vores tilgang Vores indsatsområder Projectia skaber resultater og forbedringer indenfor følgende områder: Program- og porteføljeledelse Projektledelse Projektleder rekruttering Interim projektledelse Sparring og Mentoring Situationsbestemt organisationsudvikling Projectia arbejder med det mål at øge modenhedsniveauet indenfor ledelse af projekter. Vi gennemfører projektassessment; tager modenhedsniveauet, evnen og behovet i betragtning, og prioriterer de specifikke indsatser, der bringer organisationen de ønskede skridt videre. Vi fokuserer på effekt og udbytte! Vores tilgang til dit eller din organisations udfordringer er altid situationsbestemt. Det betyder, at vi indsamler information og vurderer mål, vilkår og kriterier inden vi vælger at præsentere en tilgang eller en løsning. Det betyder endvidere, at du altid vil opleve kompetenceforløb og andre indsatser der specifikt er målrettet behovet eller ønsket. Vi kalder det situationsbestemt organisationsudvikling, for vi ser vores indsats og arbejde som processer med strategisk fokus på forandringer i organisationen. Det at opnå effekt gennem projektledelse sker nemlig sjældent ved blot at gennemføre et kursus, det handler også om at ændre kulturen og strukturen omkring projekt- og porteføljeledelsen. Projekt- og porteføljeledelse er en strategisk kompetence for organisationers overlevelse og udvikling i en global og kompleks verden. Med andre ord ændrer vi altså på måden hvorpå hele organisationen eksekverer opgaver og ændringer, når vi arbejder med udvikling af projekteffektivisering, og derfor anlægger vi en holistisk tilgang med fokus på dygtig ledelse af forandringer og organisationsudvikling. Grundlæggende proces Det er organisatorisk læring der er fundament for denne udviklingsrejse, og denne rejse tilrettelægger vi ud fra processen FØR UNDER EFTER. For optimal læring fokuseres på følgende principper: Aktivt valg på baggrund af ønske og behov Målsætning for den enkelte Konkret anvendelse af færdigheder Eksempler fra virkeligheden Tillid og tryghed i træningen Udfordrende ramme og form 5
Støtte fra ledelse og kollegaer Opfølgning og forankring af viden FØR indbefatter klar forventningsafstemning inden opstart af såvel uddannelsesforløb som organisatorisk udviklingsproces. Samtale med konsulent fra Projectia pr. telefon, introduktion til forløbet på mail, bøger og læseplan, samtale med nærmeste leder og evt. gennemførelse af webinar er emner i denne FØR-fase forud for et uddannelses forløb. For organisationsudvikling indbefatter FØR-fasen initiering og analyse af processen. UNDER indeholder læring med udfordringer fra dag 1. Hvis der uddannes udpeges der nye projektledere hver dag. Direkte feedback til den enkelte og masser af relevante øvelser og træning. Der gennemføres refleksion og evaluering af det lærte i egen organisation. Her afprøves værktøjer og tilgange og vurderes efterfølgende. UNDER-fasen består af en iterativ vekselvirkning mellem gennemførsel og evaluering. Metoder Nogle af de metoder Projectia benytter sig af vedr. læring og udvikling er: Workshops Casearbejde Scenarietræning og rolle/funktionsspil Virksomheds- og processimulering Webinarer Fortløbende individuelle opgaver Sparring og coaching For organisationsudvikling indbefatter UNDER-fasen planlægning og gennemførsel af forandringer og implementeringer. EFTER omfatter fokus på at den nye viden bruges effektivt i egen organisation. Eksempelvis ringer Projectia efter uddannelses afslutning til deltagere for opfølgning. Desuden aftales der møde med nærmeste leder. Opfølgning sker evt. også via webinarer eller post-project-reviews. EFTER-fasen indeholder også afslutningsrapport fra Projectia, herunder muligheder for yderligere tiltag der hhv. har fokus på forankring af den ændrede tilstand og flere udviklingsindsatser. For organisationsudvikling indbefatter EFTER-fasen evaluering, afslutning, gevinstrealisering, opfølgning og overdragelse. 6
Indsatsområder Projectia løfter niveauet indenfor projektledelse ved en række mellemstore virksomheder og organisationer. Det gør vi ved at øge fremkommeligheden for projekter i organisationerne! Vi støtter opbygningen af strukturer og øger kompetencer der sikrer, at organisationens projekter med dens mange facetter og modsatrettede interesser, gennemføres så glidende og effektivt som muligt. Projectia fokuserer på tre indsatsområder i arbejdet for at gøre din organisation mere projekteffektiv: Den projektstruktur der findes i organisationen Det overblik og den styring der sker af den samlede mængde af projekter, kaldet porteføljen Ledelsen og styringen af de projekter der initieres, planlægges, gennemføres og afsluttes Selve arbejdet i organisationen fokuserer på rammen og vilkårene for projekterne. Denne ramme defineres af virksomhedens forretningsstrategi og det marked virksomheden orienterer sig mod, selve organisationen, herunder kultur og de strukturer der støtter op om projekterne samt de personer der tager del i, har ansvaret for og er drivere for projekternes prioritering og gennemførelse. Projektstruktur og organisation Alt efter ambitionsniveau, behov og situation kan organisationen eksempelvis optimeres ved: Strukturer der ensretter projekternes initiering, styring, ressourcer og gevinstrealisering Kommunikationsfremmende strukturer og systemer Ændrede organiseringsformer Struktur for karriereveje for projektledere Strukturering af samarbejdet mellem projektleder og styregruppe 7
Overblik og porteføljestyring Porteføljestyringen får større effekt igennem: Overbliksfremmende systemer der monitorerer status og ressourcer Aftaleformer og regelsæt der sikrer ressourceallokering Prioritering af de enkelte projekter Implementering af projektkontorer Indførelse af interne projektkonsulenter Ledelse og styring Projektgennemløbet optimeres blandt andet ved at gennemføre: Kompetenceløft og personlig udvikling for projektejere, projektledere og projektdeltagere Udvikling af projektmodeller og værktøjer til brug for ledelse og styring af projekterne Udvikling af projekthåndbøger og materialer Ændringer i kulturer og mindset Korrekt bemanding af projektledelsen Projectia anlægger en situationsbestemt tilgang til din virksomheds behov for udvikling og effektivisering af projektledelsen. Vi taler om modenhed i projektledelse, og Projectia bringer din organisation videre! 8
Program og Portefølje Strategiske indsatser er emner der forbinder virksomhedens forretningsstrategi med strategien for udførelse af projektstyring og -ledelse. Dette omfatter: Projekter med relationer til hinanden er samlet i programmer Konkurrerende projekter er prioriteret Projektmål understøtter strategi Projektledelse er et kerneområde og synliggjort Målemetoder på alle niveauer understøtter projekter Resultater kommunikeres Projektkompetencer udvikles løbende Projectia støtter organisationen i at oparbejde evne til at håndtere disse strategiske emner. Det gør vi gennem fokus på organisationens evne til og modenhed i at drive projekter. Projectia er specialist i at gennemføre udviklingsforløb der øger organisationens projektmodenhed, projektorientering og samlede projektivitet. Projectia har fokus på organisationskultur koblet til strategier, visioner, kernekompetencer, systemer og processer. På det fundament opbygges evne til at håndtere projekter af forskellig kompleksitet og natur. Projectia fokuserer på evnen til at håndtere en portefølje, drive et program og prioritere projekter. Proceselementer og virkemidler er: Portefølje, planer og ressourcer Projektledelse, evne og niveau Præstationsmål og måling heraf Målrettet projektproces Læring og erfaringsdannelse Forankring og forandring Metodikker og fremgangsmåder Systemer Lad Projectia auditere din organisations projektniveau og indsats! Vi giver på den baggrund en anbefaling til, hvordan organisationen med fordel kan udvikle og styrke indsatsen mod et bedre og mere moden projektkultur. 9
Projektledelse Projectias certificeringer Projektledelse er en særdeles efterspurgt kompetence, som er i konstant udvikling. Projectia anvender derfor de mest anerkendte metoder, som er rodfæstet i konkrete, effektfulde og resultatbaseret tilgange. Projectia sværger ikke til en særlig religion eller retning indenfor projektledelse, men tilpasser til det specifikke behov og plukker det bedste fra alle mange forskellige vinkler. Kompetencedelen er af meget omfattende karakter. Uden viden og evne er vejen gennem projektet lang og fyldt med forhindringer. Projectia har derfor særlig fokus på projektdeltagernes niveau, som senere også skal være dynamoen i at forsætte udviklingen af organisationens projektmodenhed. 10
Projectia inddeler indsatsområdet kompetenceskabende indsatser i tre kategorier: Kompetenceudvikling Læring i projektkundskab for styregruppe, projektledere og deltagere Læringen er tilrettelagt på forskellige niveauer med fokus på Action Learning Indsigtsniveauet vurderes Coaching af projektledere Tilknytning til erfarings-grupper Jobrotation/deltagelse i projekter på tværs Linjeledere deltager i projekter Kompetenceanvendelse Projektstyringsmodel findes og anvendes Projektledelsesmodeller findes i generiske former for forskellige typer projekter og projektlederen kan tilpasse disse Revisioner eller Audit gennemføres regelmæssigt Standarder og metoder for rapportering, arbejde, beslutningstagen, kommunikation etc. forefindes Ændringer, risici, problemer og konflikter håndteres i projektteamet Kompetenceopsamling Udviklingssamtaler (MUS) gennemføres med projektdeltagerne Evalueringer gennemføres ved projektslut eller ved tidligere faseslut Revisioner og interessentundersøgelser gennemføres afslutningsvis Erfaringer dokumenteres, kommunikeres og indarbejdes Benchmarking, Different Practices og Selvevaluering gennemføres Skræddersyet uddannelse Projectia tilbyder uddannelsesforløb udviklet specifikt og skræddersyet til din organisation, evt. på baggrund af statens pensumplan for projektstyring og/eller fokuseret på projektorganisationernes direktiver for god projektledelse inden for: PMI IPMA PRINCE2 Projectia er desuden din bedste partner, hvis du skal have tilført avanceret viden og evne indenfor komplekse emner som: Business cases Risk Management Projektinnovation Eksekvering Planlægning Case studies Virtuel projektledelse High Performance Team Agil projektledelse 11
Kravstyring Krisestyring Fremdrift og effektmåling, herunder Earned Value modeller Estimeringsteknikker Facilitering og Visualisering, Visuel Projektledelse Microsoft Project Lederskab i projektledelse Projectia ser også projektledelse og -styring koblet til et reelt lederskab. Vi arbejder herunder med: Personlig udvikling Ledelsesstrategier og -filosofier, personlige som organisatoriske Konflikthåndtering og forhandling Samtaleteknik Situationsbaseret ledelse Innovations- og anerkendende ledelse Se mere i vores katalog der beskriver grundlæggende indhold indenfor emnerne. 12
Projektsimulering Noget andet og mere... Det kræver en ekstra indsats at skabe virkelige forandringer og have succes med implementeringer. Simulering og procestræning er værktøjet der reducerer risici og hjælper dig, dit team, projekt eller virksomhed med at komme succesfuldt og sikkert i mål! Metoden er udviklet til at teste og kvalitetssikre særligt de tværfunktionelle processer, træne hele samarbejdet i organisationen, og er dermed stærkt medvirkende til at begrænse silotænkning. Det skaber klarhed og indsigt i helheden i projektet eller forløbet! Ved gennemførelsen vil eventuelle fejl og mangler fremstå tydeligt. Disse kan efterfølgende udbedres og implementeres før go-live. Derved opnår virksomheden en reel risikoreducering og minimerer potentielle økonomiske tab. Real case scenario Projekt- og virksomhedssimulation er reelt en praktisk øvelse, en ramme og et forløb af aktiviteter, hvori man simulerer virksomhedens virkelighed som den er eller som det der vil komme - i et sikkert/lukket miljø. Det er learning by doing, hvor medarbejderne agerer i deres egne jobfunktioner. Ved at skabe en tilnærmelsesvis realistisk situation, hvor vi kan kontrollere tid og sted, kan indsatsen, aktiviteterne eller den daglige drift anskues på et niveau, hvor processerne og risici bliver tydelige for hver enkelt medarbejder og observatør. Opsætningen bliver derfor specielt tilpasset det enkelte team eller virksomhed, så der ved gennemførelsen er taget udgangspunkt i egen forretning, processer, ERP system samt projekter/opgaver. 13
Hvor virker det? Du kan eksempelvis benytte projekt- og virksomhedssimulering indenfor disse områder: Change management Implementering af ny strategi nyt større system, herunder Big Bangs Risikoreduktion i forbindelse med projekter og go-live Afklaring af kritiske faktorer og potentielle usikkerheder/omkostninger Handlingsplan med prioriterede faktorer der kan implementeres Intern opbygning eller optimering af relationer, kommunikation og kultur Ensretning af drift og forretningsgange Sammenlægninger, fusion og opkøb Proces- og forretningsoptimering Uddannelse i processer og systemer IT- og systemimplementering Træning af teams Forberedelse i forbindelse med et kompliceret projekt Resultater Resultaterne afhænger af scope og form forløbet, men konkrete eksempler kunne være: Synliggørelse af organisationen og skabe ledelsesmæssig handlekraft Fælles forståelse af virksomhedens forretning og processer på alle niveauer Synliggørelse og optimering af nye eller eksisterende processer - tværfunktionelt! Ansvars-, rolle- og opgavefordeling bliver klar og synlig 14
Projektstøtte Rekruttering til projekter Et godt match mellem projekt og projektleder kan være afgørende for projektets succes. Projectia har kompetencerne til at vurdere projektet, stillingen/funktionen, succeskriterier for lederen af projektet og sikre det rette match. Projectia har en kæmpe netværk af kontakter og potentielle projektassistenter, projektkoordinatorer, projektledere eller projektchefer at trække på for at finde de rette kandidater. Vi har arbejdet flere år med search & selection og kan derfor på en fokuseret og effektiv måde hjælpe din virksomhed igennem en professionel rekrutteringsproces. Tag en snak med os om hvordan vi kan hjælpe dig med at finde den rette bemanding af dine projekter! Interim projektleder Nogle gange er kompetencerne ikke tilstede eller frie i organisationen. Nogle gange kræver et projekt nye kompetencer, en ny vej eller blot støtte i form af projektrådgivning og vejledning. Projectia tilbyder interim projektledelse og -styring på følgende områder: Helhedsprojektledelse fra A-Z af et projekt Gennemførelse af planlægning og styring af et projektforløb Udarbejdelse af masterplaner, overvågning og fremdriftsstyring, rapportering og dokumentation Krisestyring på projekter, indsats for at styre projektet tilbage på sporet på baggrund af en helbredsvurdering Rådgivning og vejledning via projektkonsultation Vores projektledere er højt certificerede og har flere års erfaring med projektledelse. 15 Sparring og mentoring Sparring er en form for træning fælles for mange kampsportsgrene. Det er nok at tage munden for fuld i et projektperspektiv, også selvom mange oplever netop projektledelse som en kamp. Projectia tilbyder sparring og mentoring for dine projektledere. Formålet er at udvikle projektlederens mindset og personlige videns- og værktøjskasse - der samlet set de løsninger og tilgange der er nødvendige for at få specifikke projekter til at lykkes. Projectias tilgang til sparring skal ses med en coachende vinkel. Vi bruger coaching som metodik, men når det anvendes i en uformel sammenhæng mellem en konsulent fra Projectia, der har større erfaring og ekspertise end den der bliver coached, og som i øvrigt får tilbud om råd og vejledning gennem en læreproces - ligner denne form for coaching mentoring. Vi benytter i udbredt grad sparring og mentoring efter afslutning af et uddannelsesforløb, hvor der er fokus på forankring og praktisk anvendelse af værktøjer samt fortløbende personlig udvikling.