TØF - Seminar G// 9 Oktober 2008 Handicap- og specialkørsel - Bestillings- og koordineringssystemer v/ Christian Erikstrup, Trapeze og Johnny Bang, souschef, Arriva
Bestillings og koordineringssystemer Det er ikke kun trafik-selskaberne, der arbejder med koordinering og optimering af handicap- og specialkørslen De private operatører mobiliserer og der investeres i ny teknologi for at være klædt på til at servicere kommunerne og regionerne Vi ser på Arrivas web-baserede IT-system til handicap- og specialkørsel, som dækker hele Danmark
Intressenter og aktører... [hele værdikæden] Kommuner Mange Systemer Regioner Skoler Lægehuse Hospitaler Mange Aktører Klinikker Ældrehjem Special Institutioner Operatører [og sidst klienten] Regionalt Trafikselskab Klienten [som oftest hænger sidst i kæden] Mange Aftaler
Køreopgaver, Kommune og Region Klienter certificeres af kommunen til respektive køreordninger Service Service mm. mm. Grund Grund skole skole Kommune Handicap Handicap Ældre Ældre Patienter Patienter Special Special skoler skoler Socialsektoren Sundhedssektoren Undervisningssektoren Beskæftigelsessektoren Køreordninger kan videregives til Regionen Handicap/ Fritidskørsel Ordinær Skole kørsel Kommunen kan selv køre eller lave lokale aftaler for egne køreordninger Skole kørsel Faste ruter Sagsbehandling Kommunalt niveau Planlægning Kommunalt niveau Skole kørsel Elever Elever berettigede berettigede til til skolekort skolekort Ukoordineret Bestillingskørsel Godkendte Godkendte til til Handicapkørsel Handicapkørsel Turkørsel Koordineret Bestillingskørsel Transportsektoren Regionalt Regionalt Trafikselskab Trafikselskab
Lidt om forløbet Problem Løsning Resultat Konklusion Arriva s kunder og kørekontorer er spredt over hele landet Kørekontorerne anvendte forskellige planlægningsværktøjer Manuelle papirgange Ingen sammenhæng mellem drift og mandskabsdisponerings modulet DUTY, som Arriva anvender i Bus og Tog segmentet Megen administration herunder selve fakturering og rapporteringsprocessen Begrænset mulighed for at knytte klienterne tættere Trapeze IT system til håndtering af bestillinger, drift samt planlægning af lokal, regional, national kørsel, med tilgang fra en almindelig Web-Browser ITS terminaler i alle biler med automatisk udsendelse af kørelister, styring af af/påstigning, ruteoptimering samt AVL overvågning Integration til Trapeze DUTY personale disponering. Integration til Navision økonomisystem Planlægningen af kørslen er nu samlet i et system og det giver et samlet overblik for kørekontorerne i Slagelse og Odense Århus kontoret implementeres i Q4-08 Når mandskabsdisponeringen og økonomisystemet er fuldt integreret forenkles administrationen og den interne og eksterne rapportering Arriva har nu en ny driftsplatform til at påtage sig nye køreopgaver for bl.a kommuner, institutioner, regioner og hospitaler Opkobling af kunder er en mulighed som kan tilbydes, herunder adm. af klientgrupperne og deres køremønstre Samlet overblik over driften i Arriva Handicap Kvaliteten i kunderelationen skal måles og forbedres løbende Korteste afstand mellem operatør, bruger og adm. enhed
Lidt om teknikken Service Shells Database Brugerflade [gui] Applikation [services] Klient Data Bestillings Data GIS Data
SOA - IT Miljø [thin - client] Internet Explorer Bestillingskontor [central og de-central] Kørekontor [kommune, region] Internet Explorer Lokale Brugere [klient,skole,lægehus] Borgerservice [kommune,region] Operatører, Sygehus, mm. IT Supervisors Mobil Klient Web Services GIS Planlægnings Server GIS Addresse Match GIS Rapport, AVL Debitering og Kontrol Central Database [ASP - Hosting] Sagsbehandling [ansøgning,regler,beslutninger,klager] Bookninger [faste, variable, spontane, modale, co-modale] GIS Data [klienter,busser,poi,geo-data] Link Data [plan, real, rejseplanen, CPR, EPJ]
Flådestyring, Teknik AVL - GPS retur signal Kommunikation TAXI-Bil/Bus GSM/GPRS Proxy-Server TAXI Firma SUTI TCP-IP VPN TAXI-Server NOVUS-Server Bestillingscentral
Automatiseret Bil Terminal PDA m. MDC program Printer [billet, koblet rejse] Kortlæser [rejsekort]
Webbaseret brugerflade Portal Vognløbsoversigter Turbestilling Trafikstyring Aktuel gennemgang
Vognløb-liste og bil terminal Skærmbillede fra PDA i Bilen
Live gennemgang af systemet Vi henviser i øvrigt til Case Story, udgivet på PDF. Denne kan også findes på www.trapezegroup.dk Spørgsmål til Johnny? johnny.bang@arriva.dk Spørgsmål til Christian? ce@trapezegroup.eu
CASE STUDY Arriva Skandinavien, handicap- og bestillingskørsel System til planlægning og drift af handicap- og bestillingskørsel på Vestsjælland, Fyn og i Midtjylland. Vi mærker en klar forbedring af planlægningen sammenlignet med vores gamle system. Vi har fået et langt bedre overblik og forventer derfor en optimering af omkostningerne, når Trapeze NOVUS er implementeret i hele organisationen. Peer Erling Larsen, regionschef, Arriva Skandinavien A/S. VIRKSOMHEDEN met Frogne, er et gammelt DOS-system med til Arriva Skandinavien A/S driver udover tog- og busdrift også handicap- og bestillingskørsel på Vestsjælhedens kontorer i Sorø og Struer har medar- at styre slagets gang i Århus. Og på virksomland og Fyn samt i Midtjylland ud fra fire kørselskontorer placeret i Sorø, Odense, Århus og Struer. I alt metoder. bejderne brugt lange excel-lister og lignende er 180 medarbejdere tilknyttet kontorerne. Heraf er størstedelen chauffører på virksomhedens 115 liftbusser og 30 tolvmeterbusser, der hver dag transporterer regionschef Peer Erling Larsen, bydende nød- Derfor var det, ifølge Arriva Skandinaviens 6-8.000 passagerer rundt i de tre landsdele. vendigt at få ét samlet system, så arbejdet på sigt kunne fungere på samme måde i alle fire Arriva Skandinavien er en del af Arriva-koncernen, afdelinger. som med 30.000 medarbejdere fordelt i otte lande, er en af Europas største transportvirksomheder. Selvom nogle af vore handicapkørselskontorer havde et system, mistede vores medarbejdere PROBLEMSTILLINGEN ofte over-blikket, når det gjaldt planlægning af På Arriva Skandinaviens fire kørselskontorer turene. Frogne er eksempelvis god til at sende til handicapkørsel er der stor forskel på, hvilke ture til busserne, men har slet ingen planlægningsdel, så medarbejderne måtte klare plan- systemer medarbejderne har anvendt til planlægning og udsendelse af ture til chaufførerne. lægning af turene mere eller mindre manuelt, Mens kontoret i Odense har benyttet taxasyste- fortæller han og fortsætter: SNAPSHOT Firma: Arriva Skandinavien A/S Antal ture pr. dag: 1.000-1.500 Antal passagerer pr. dag: 6.000-8.000 Antal medarbejdere: 180 Antal busser: 115 liftbusser, 30 tolvmeterbusser Hovedopgaver: Bestillingskørsel, herunder handicap- og skolekørsel Trapeze produkter: Trapeze NOVUS. Løsningen skal på sigt integreres med Trapeze Duty Manager (personale-, vagt- og tjenesteplanlægning). Da vi desuden ikke havde noget system til afdelingerne i Sorø og Struer, ønskede vi at anskaffe et nyt system, der i fremtiden kan dække alle vore kontorer og samtidig matche vores behov for planlægningsredskaber. Peer Erling Larsen, der som regionschef er ansvarlig for al Arrivas handicap- og bestillingskørsel i Danmark, havde desuden et stort ønske om at kunne holde bedre styr på busserne. Vi ønskede en løsning, hvor vi til enhver tid kunne vide, hvor busserne er for på den måde hurtigt at kunne omdirigere og sende de vogne, der er tættest på, hvis der sker ændringer og afbestillinger. LØSNINGEN Arriva Skandinavien valgte den nye netbaserede it-løsning Trapeze NOVUS. NOVUS kan anvendes til håndtering af bestillingskørsel, specialtransport og koordineret kørsel. Valget faldt på Trapeze NOVUS, fordi tanken bag teknologien tiltaler os meget. Systemet er netbaseret, og det betyder, at vi kan logge på overalt, hvilket er meget fleksibelt. Det indeholder tillige en pda-løsning med naviga-
CASE STUDY tor i alle busser, så vi kan følge med i, hvor busserne er, forklarer Peer Erling Larsen og understreger: Og disse oplysninger gives vel at mærke i realtid. Det betyder, at vi kan se, hvor den enkelte bus er lige her og nu, så vi kan reagere lynhurtigt, hvis der sker ændringer i trafiksituationen. Det var også vigtigt, at Trapeze NOVUS kunne integreres med andre systemer hos Arriva og hos virksomhedens samarbejdspartnere. Trapeze NOVUS planlægges integreret med Arrivas faktureringssystem Concorde og med andre trafikselskabers planlægningssystemer, så de automatisk kan sende oplysninger til Arriva. Derudover planlægger Arriva at oprette integration til Trapeze Duty Manager, som allerede benyttes til vagtplanlægning i virksomhedens øvrige forretningsområder i Danmark. INSTALLATION Arriva Skandinavien skrev kontrakt med Trapeze ved årsskiftet 2007/2008, og derefter gik det stærkt med implementeringen. Fra februar begyndte medarbejderne at benytte dele af systemet, og allerede 1. marts var Trapeze NOVUS sat i fuld drift på kontoret i Sorø. Inden august implementeres systemet i Odense, og i efteråret tages der fat på kontorerne i Århus og Struer. Peer Erling Larsen fra Arriva fortæller, at Trapeze s medarbejdere har været de drivende kræfter i den hurtige implementering: Trapeze har blandt andet uddannet to af vore medarbejdere som superbrugere, hvilket betyder, at vi selv kan løse mindre problemer. Her har vi mødt stor ekspertise og fleksibilitet fra Trapeze; også da vi måtte lægge undervisningen uden for almindelig arbejdstid. Inden systemet blev fuldt implementeret i Sorø, fik chaufførerne mulighed for at teste systemets pda-løsning i busserne, så de selv kunne sammenligne med lister fra de gamle systemer. På den måde sikrede Arriva og Trapeze, at ikke blot disponenterne på kontoret, men også chaufførerne på forhånd oplevede fordelene ved det nye system. Systemet er brugervenligt, og det har været virkelig nemt at gå til for de, der arbejder med det. Implementeringen er forløbet uden store problemer, og når vi er stødt på ting, der skulle justeres, har vi mødt stor velvilje fra Trapeze s medarbejdere, konkluderer Peer Erling Larsen. RESULTAT Da Arriva Skandinavien indtil videre blot har implementeret Trapeze NOVUS på et ud af fire kontorer, er de første resultater af systemet endnu ikke gjort op, men forventningerne er store. Vi mærker allerede nu en klar forbedring af planlægningen. I dag kan vi for eksempel planlægge batchkørsler til flere dage ad gangen i modsætning til tidligere, hvor den manuelle planlægning kun rakte en dag frem. Alt i alt har vi fået et langt bedre overblik, fortæller Peer Erling Larsen, og tilføjer: Samlet forventer vi derfor en optimering af omkostningerne, når Trapeze NOVUS er implementeret på alle fire kontorer. Udover rationaliseringsgevinster betyder Trapeze NOVUS en forbedret service over for kommuner, der gerne vil benytte Arriva som bestillings- og kørselskontor. En medvirkende årsag til dette er, at Trapeze NOVUS kan udbygges med et integreret web-baseret visiteringsmodul. Danmark Søren Frichs Vej 38K, 2 DK-8230 Åbyhøj Tel: +45 87 44 16 00 Tyskland +49 40 5300 310 UK +44 161 435 6009 Nordamerika +1 905 629 8727 Australien +61 8 8463 6672 www.trapezegroup.com Copyright 2007 Trapeze Group Inc. All rights reserved. Other companies and products mentioned herein are trademarks or registered trademarks of their respective owners. [Arriva Handicap 0508]
Integreret og effektiv it-løsning til kommunale kørselsopgaver - ressourcebesparende administration, planlægning og drift Ny måde at organisere kørsel på i Storkommuner Kommunalreformen med større kommuner giver basis for en helhedsløsning af sagsbehandling, planlægning og administration af kommunens kørselsordninger. Lægger man alle kommunens kørselsopgave sammen, er resultatet et væsentligt kørselsomfang og betydelige millionudgifter. Kørselsordningerne er traditionelt håndteret meget decentralt, med det resultat at der er meget lidt koordinering af kørslen, og aftalemæssigt får man ikke fordelen af samlede udbud. Mange kommuner vil kunne spare væsentlige beløb ved at etablere en integreret, nyorganiseret løsning med understøttelse af moderne IT-systemer. Trapeze Group tilbyder kommunerne en sammenhængende integreret it-løsning, der i ét og samme system kan løse kommunens opgaver med administration og planlægning af kørsel - fra visitering og planlægning til afregning af alle kørselsordninger. Trapezes løsning giver kommunerne bedre økonomi i kørselsordningerne, effektivitet og ensartet service til borgere. web-baseret, decentral visitering booking med øjeblikkelig angivelse af turens pris håndtering af alle typer kørselsopgaver i samme system samordnet kørselsplanlægning, med anvendelse af GIS kontrol over kontrakter og kørsel omfattende statistik og driftsrapportering info@trapezegroup.eu Tlf. +45 87 44 16 00 www.trapezegroup.com
Alle opgaver i ét system giver overblik og kontrol Traditionelt har der i en kommune ofte være flere forvaltninger og institutioner, der har taget sig af at visitere, booke ture, planlægge kørsel samt bestille og afregne med vognmændene. Planlægningen er ofte foretaget manuelt, og det har været muligt, da områderne geografisk har været begrænsede og antallet af ture har været til at overskue. Nu er der en ny situation. Kommunerne er blevet større, så både kørselsområde og antal kørselsberettigede er øget. Større volumen åbner op for bedre aftaler med vognmændene, bedre udnyttelse af køretøjerne og ensartet service til alle borgere. Ønsker kommunen ikke selv at stå for bestillingsmodtagelse og kørselsplanlægning, kan disse opgaver eventuelt udliciteres til et kørselskontor. Kommunen har kørselsopgaver fra mange lokationer og for brugere med mange forskellige behov. TRAPEZE SYSTEM SKOLER INSTITU- TIONER DAGCENTRE INDKØB SPECIALSKO- LER VISITERING VIA WEB VISITERING - KOMMUNEN REGIONAL KØRSEL BOOKING AF TURE EKSTERNT KØRSELSKONTOR Kommunen kan vælge at udlicitere kørselsbestilling og -planlægning. PLANLÆGNING - KOMMUNEN Planlægningen af alle kørselsopgaver, såvel faste ture som individuelle ture planlægges centralt med PLANLÆGNING AF TURE OG RUTER FASTE RUTER SKOLEKØRSEL TURKØRSEL KOORDINE- REDE INTEGRE- REDE UKOORDINE- REDE BESTILLING OG UD- SENDELSE AF TURE TIL BILERNE REJSEBESTILLING AFREGNING AFREGNING OG KONTROL
Web visitering og køremønstre for alle kommunens kørselsopgaver DECENTRAL VISITERING Foretag visiteringen hvor brugeren er - på sygehuset, på skolen, på institutionen, på kommunen - lige der, hvor kontakten til brugeren er. Alle med internet kan få adgang til visiteringsmodulet med et login. Modulet er målrettet mod at optimere og dokumentere sagsbehandlingsprocessen, og det løser en lang række opgaver for sagsbehandleren: Visitering af nye kunder, så kunderne kan bestille ture i Trapeze System eller i andre turbestillingssystemer. Kunden overføres direkte, elektronisk til planlægningssystemet Registrering af ansøgninger fra potentielle kunder Dokumentation af sagsforløb i en kundes ansøgningsproces Håndtering af eksisterende kunder (f.eks. påmindelse om fornyelse af ansøgning) Fornyelse af gyldighed for visitationsregler for kørsel Behandling af klager Brevfletning af standardbreve (f.eks. godkendelsesbrev) Bestilling af id-kort til kunderne. Fastlæggelse af køremønstre FORETAG VISITERING FOR ALLE KOMMUNENS KØRSELSOPGAVER Kommunerne har mange kørselsopgaver, og uanset hvilken type af opgave det drejer sig om, kan registreringen og godkendelsesproceduren foretages i visiteringsmodulet. Om det drejer sig om madudbringning, kørsel med hjælpemidler, udbringning af varer eller anden kørsel, kan det administreres og planlægges i Trapeze System. I visiteringen registreres køremønstre, f.eks en elevs afhentning hos far den ene uge og hos mor den anden, svømmekørsel hver anden tirsdag, patientkørsel torsdag hver tredie uge, etc. Alle faste opgaver registreres, og alle øvrige kørselsopgaver og løbende bestillinger indpasses, hvor der er ledig kapacitet. web-baseret visitering - ingen installation, blot internet-adgang
Samordnet planlægning baseret på geografiske kort, sikrer effektivt den bedste og billigste kørsel Ikke mere én bestilling - én vogn! Ikke mere pris ud fra på fugleflugtslinier! CENTRAL PLANLÆGNING AF KØRSEL HAR MANGE FORDELE: Harmonisering af serviceniveau eller differentiering, hvis det ønskes: Central planlægning fra samme it-system betyder, at alle kan tilbydes samme service og at servicen kan tilpasses behovet Bedre ressourceudnyttelse: ved at planlægge samkørsel inden for en eller flere kørselsordninger ved at volumen bliver større ændringer i servicekrav og regler kan gennemføres centralt GIS-kodning og planlægning giver præcise oplysninger om adresser. Det betyder meget bedre overholdelse af køretider Rutineret planlægningspersonale: færre medarbejdere til planlægning, betyder at planlæggerne bliver specialister i at foretage den bedste og billigste planlægning planlæggerne kan planlægge med brug af færre biler og færre kilometer på de enkelte institutioner og forvaltninger frigøres personale, der tidligere har foretaget planlægning Større udbud - bedre aftaler: kørslen kan udbydes i større pakker, derved kan der opnås bedre aftaler styring af licitationen kan gøres centralt central administration af kontrakter og afregning, betyder bedre kontrol med entreprenører Styr på økonomien: prisen på turene kendes i bestillingsøjeblikket komplet overblik over udført kørsel komplet overblik over økonomien Planlægning af alle former for kørselsopgaver: specialskolekørsel turkørsel ældrekørsel sygekørsel almindelig skolekørsel andre transportopgaver Integreret planlægning til den kollektive trafik. jo flere kørselsopgaver, der håndteres i samme system, jo mere effektiv kørsel og jo bedre økonomi