Forslag til implementeringsplan for Ejendomsstrategien Indledning Målet med handlingsplanen er at oversætte ejendomsstrategiens visioner, mål og strategier til konkrete handlinger. Denne handlingsplan omfatter en beskrivelse af handlinger inden for ejendomsstrategiens to overordnede strategiske mål: 1. At skabe balance mellem udbud (bygningerne) og efterspørgsel(brugerne) på kvadratmeter 2. At optimere anvendelse og drift af de lokaler/ejendomme kommunen har gennem udnyttelse af stordriftsfordele For de to overordnede mål beskriver handlingsplanen Indhold og proces for formulering af politiske sprocesser. Proces for formulerng af processer for samarbejde mellem Ejendomscentret, brugerrepræsentanter, brugere. De data og værktøjer, der skal etableres som grundlag for implementering af strategien 1
Implementeringsplan for ejendomsstrategi og opnåelse af de to overordnede strategiske mål 1. Fastlægge principper for rapportering på strategisk niveau (Byråd, fagudvalg og chef- og direktørniveau). Det gælder eksempelvis statusoverblik, udviklingstendenser og forslag til prioriteringer som led i opfyldelsen af de overordnede strategiske mål, i forbindelse med budgetlægning eller i forbindelse med konkrete sprocesser. For at skabe og fastholde organisatorisk forankring på politisk og chef/direktionsniveau og styrke Byrådets mulighed for at prioritere indsats og budget ud fra en helhedsbetragtning og give fagudvalg mulighed for bidrage til viden om udviklingsønsker mv. Centerchef CTM /Projektledelse Fagansvarlige på ejendomme Chefgruppe (styregruppe) Direktion april maj (kan med fordel samtænkes med byggestyringsregler) Principper for rapportering fremlægges juni eller august 2. Udarbejde principper og proces for samarbejde om arealoptimering og nedbringelse af vedligeholdsmæsssigt efterslæb mv. Principperne beskriver samarbejdet mellem ejendomscentret og brugere/institutioner/centre m.v. For at skabe: klare ansvarsforhold og sikre inddragelse af alle interessenter klare sprocesser, herunder politiske. give konkrete guidelines for anvendelse af værktøjer, deres muligheder og Centerchef CTM / projektledelsen Repræstentanter for Ejendomscentret Chefgruppen (styregruppe) Direktionen april-juni Pilotprojekt på gruppe af ejendomme 2. Halvdel. Principper for samarbejde om arealoptimering og prioritering af vedligehold mv. fremlægges juni eller august 2
Processen beskriver også, hvordan eksempelvis screeningsog prioriteringsværktøjer indgår i analyse, dialog- og sprocessen, og hvordan sociale, miljømæssige og økonomiske hensyn indgår i erne. Proces og værktøj afprøves i pilotprojekt. Procesbeskrivelsen formuleres som en samarbejdsaftale. begrænsninger sikre sammenhæng mellem kerneydelserne og ejendommenes indretning og faciliteter 3. Udarbejde procesbeskrivelse og byggestyringsregler for anlægssager Regler og proces beskriver roller og delprocesser fra ide til forslag, projekt, udførelse og idriftssætning - for brugere, institutioner, strategisk ledelse, Teknik & Miljøudvalget som ansvarlig, fagudvalg, byggeudvalg, økonomiudvalg og Byråd. For at sikre: ensartede og strømlinede arbejdsgange med minimal risiko for fejl klar forventningsafstemning med brugere og afdelinger politisk inddragelse og sprocesser sammenhæng med kommunens projektmodel Centerchef CTM/ projektledelsen ejendomscenter Repræsentanger for Chefgruppen (styregruppe) Direktionen august-oktober Procesbeskrivelse og byggestyringsregler fremlægges november 4. Udarbejde serviceleveranceaftaler (SLA) SLA omfatter bl.a. formulering af kvalitetsniveau for output og For at skabe: klare ansvarsforhold for driften, herunder særligt forventnings-afstemning mellem ejendomscentrets Centerchef CTM/ Repræsentanter for ejendomscenter Projektledelsen Brugerrepræsentanter maj-juni SLA fremlægges august 3
service og formulering af samarbejdsrelationer f.eks. mellem Ejendomscentret og institutionerne medarbejdere og brugerne i relation til drift, vedligehold, energistyring mv. Chefgruppe (styregruppe) 5. Udarbejde forslag til proces for anvendelse af bygningerne og skabe fællesskaber herunder eventuelt fælles lokalebookingsystem, konsekvenser for drift, optimering af anvendelse mv. sikre medindflydelse og høj brugertilfredshed skabe balance mellem behov og efterspørgsel. Centerchef CTM/Ejendomscentret Brugerrepræsentanter Udvalgte bruger og borgergrupper Primærbrugere 2016 Forslag til proces for anvendelse af bygninger og skabe fællesskaber fremlægges marts 2016 6. Etablere værktøj til beregning af totaløkonomi I forbindelse med kalkulation af konkrete tiltag, skal anvendes et totaløkonomisk værktøj, der samler anlægsudgifter/ renoveringsudgifter, driftsudgifter og følgeomkostninger i forbindelse med konkrete forslag. Skal medvirke til at prioritere konkrete indsatser i forhold til langsigtet økonomi. Ejendomscentret 2016 Forelægges ikke politisk 7. Etablere totalværdiværktøj herunder beregningsværktøj og proces for anvendelse af værktøjet. Som baggrund for: prioritering af arealoptimering nedbringelse af efterslæb Centerchef, CTM/Ejendomscentret Projektledelse Projektgruppe nedsat 2. halvår. Totalværdiværktøj fremlægges november 4
Totalværdimodellen balancerer tekniske, brugsmæssige, sociale og økonomiske forhold. til formålet Chefgruppe (styregruppe) Direktion 8. Gennemføre timeregistrering for medarbejdere i Ejendomscentret skabe grundlag for effektivisering af opgavevaretagelsen, herunder at skabe råderum for processer og styring af implementering af ejendomsstrategien bidrage til grundlaget for konkurrenceudsættelse eller optimering i eget regi. Ejendomscenter/Alle medarbejdere Projektledelse Særligt nedsat projektgruppe for udbud Gennemføres februar og året ud. Forelægges ikke politisk 9. Etablere datagrundlag for at nedbringe vedligeholdelsesefterslæb og gennemføre optimeret drift herunder gennemføre bygningssyn for alle bygninger, indrapportering i DBD (Digitale Bygnings Data) og udarbejde forslag til model for skabe grundlag for at optimere og hente besparelser være i stand til at synliggøre efterslæb og udvikling i efterslæb Ejendomscenter Gennemføres marts - november Datagrundlag for nedbringelse af efterslæb fremlægges ikke særskilt, men i forbindelse med rapportering december. 5
rapportering af efterslæb og forslag til afvikling af dette. DBD er Ejendomscentrets IT system til planlægning og styring af vedligehold. Vil indgå i kommunens totalværdiværktøj, der udvikles under pkt. 6. (Rapportering jf. Principper beskrevet under aktivitet 1) 10. Skabe overblik over egne, lejede og udlejede bygninger samt anvendelsesgrad have mulighed for at optimere arealforbrug i egne bygninger og lejeaftaler sikre at GK fortrinsvis ejer sine bygninger Ejendomscenter Brugerrepræsentanter Udarbejde skema til 2 x årligt overblik og rapportering (hhv. marts og september, 1. gang marts ) Del af rapportering, jf. aktivitet 1. 11. Udarbejde samlet model for optimering af energiforbruget ud fra totaløkonomi prioritere indsatser, hvor det samlet set ud fra en total-økonomisk beregning bedst kan betale sig Ejendomscenter Gennemføres 2016 Forelægges ikke politisk 12. Etablere grundlag for sammenhæng mellem demografi og ejendomsbehov Vil indgå i kommunens Skal bruges som værktøj, der sammen med andre værktøjer, skal bidrage til at øge sammen-hæng mellem kerneområdernes og Fagcentre 2016 Forelægges ikke politisk 6
totalværdiværktøj, som udvikles under pkt. 6. brugernes mål og behov og ejendommenes faciliteter og indretning. 13.Udarbejde model for kvalitetssikring og kvalitetsstyring af leveret service, herunder i relation til eksterne leverandører sikre serviceorienterede leverandører Sikre overholdelse af SLA er Ejendomscenter Projektgruppe for udbud I forbindelse med udbud 2016 Forelægges ikke politisk 7