FORRETNINGSUDVALGET FU/5 den 2. september 2014 FORRETNINGSUDVALGET: REFERAT Stig Glent-Madsen (SGM), formand Bent Nicolajsen (BN), næstformand Birgit Buddegård (BB), formand for Asyludvalget Ilse Fjalland (IL), formand for Frivilligudvalget Dennis Nedergaard Larsen (DNL), observatør, DFUNK (Dansk Flygtningehjælps UngeNetværk ) AFBUD: Bent Lexner (BL) Hans-Henrik Lund (HHL) Peter Kellermann Brandorff (PKB) FRA SEKRETARIATET: Andreas Kamm (AK), generalsekretær Ann Mary Olsen (AMO), international direktør (under tema) Anders Maegaard (AM), chef for Ressource & Udvikling (under pkt. 1 ) Gitte Busk Grønbech (GBG), referent DAGSORDEN TEMA: Orientering fra verdens brændpunkter v/ann Mary Olsen Pkt. 1. Økonomi Pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/3 den 22. maj 2014 Pkt. 3. Status Version 2015: IT og HR Pkt. 4. Skriftlig orientering fra formanden Pkt. 5. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Pkt. 6. Halvårsopfølgning på generalsekretærens målsætninger Pkt. 7. Eventuelt 1
Formanden bød velkommen til mødet og gav ordet til Ann Mary Olsen (AMO), international direktør. AMO oplyste, at der ikke før er set så store og komplekse konflikter i verden. FN vurderer en konflikt på en skala fra 1-3 (level), hvor L3 er den værst tænkelige. Følgende tages bl.a. med i vurderingen af niveauet: Omfang, område, mest presserende behov, antal af fordrevne, brutalitet og voldsomhed. I år har FN vurderet, at der er fire L3 er. Det drejer sig om: Syrien, Irak, Sydsudan og Den Centralafrikanske Republik (CAR). Dansk Flygtningehjælp er til stede i alle fire lande. AMO gennemgik kort Flygtningehjælpens tilstedeværelse og arbejde i de nævnte fire lande. Ud over de fire L3- lande arbejder Dansk Flygtningehjælp også med en række fokuslande, herunder Pakistan, Liberia, Ukraine og Afghanistan. AMO sagde endvidere, at medarbejderne i Dansk Flygtningehjælp ofte arbejder under ekstremt vanskelige forhold, hvorfor det er nødvendigt at sikre en hurtigere udskiftning. Desværre er det forbundet med en del vanskeligheder at rekruttere til det internationale område. Det bliver der set på. De største konflikter stjæler ofte opmærksomheden fra de mindre og glemte konflikter, fx i CAR, hvor FN og en række andre ansvarlige organisationer er til stede. Forretningsudvalget traf beslutning om, at Dansk Flygtningehjælp kan arbejde videre med at blive registreret i Ukraine, åbne kontor og starte sine aktiviteter i landet. Formanden takkede AMO for en god orientering. Dansk Flygtningehjælp afholder Landindsamling søndag den 9. november. I år samles der bl.a. ind til Syrien, Sydsudan, CAR og Irak. Formanden fremviste det kampagnematerialet, der er blevet udarbejdet til indsamlingen. Du kan melde dig som indsamler her: http://flygtning.dk/saadan-kan-du-hjaelpe/landsindsamling-2014/ 2
Ad pkt. 1. Økonomi Budgetopfølgning jan-juni og prognose for 1. halvår 2014 Anders Maegaard (AM), chef for Ressource & Udvikling, gennemgik ovennævnte og oplyste, at den samlede omsætning for perioden ligger markant over budget. Både den nationale og internationale omsætning ligger pænt over budget. Resultatet er samlet set markant over budget. Det forventes, at omsætningen og driftsresultatet for 2014 kommer til at ligge på eller over niveauet for 2013, hvor omsætningen endte på 2.2 mia. kr. Regnskabsresultatet for 2014 forventes at blive på niveau med 2013 (bedre driftsresultat og flere investeringer.) Budgetopfølgning for jan -juli måned 2014 AM gennemgik budgetopfølgning for jan-juli måned, hvor den samlede omsætning for perioden ligger over budget, selv om juli måned traditionen tro er en dårlig måned (Lærdansk har ingen indtægter - holder lukket men har de samme kapacitetsomk.) Budgetopfølgningen for jan-august sendes til forretningsudvalget, når den er udarbejdet. INDSTILLINGER: Redegørelse vedr. sikkerheden i hovedkvarteret AM orienterede kort om påtænkte sikkerhedstiltag på hovedkvarteret. Formanden takkede for orienteringen og sagde, at forretningsudvalget føler sig helt trygge ved, at sekretariatet træffer beslutninger vedr. den fremtidige sikkerhed i huset. Forslag om at øge investeringsrammen Da resultatet for første halvår af 2014 er på godt 81 mio. kr. det bedste halvårsresultat i Dansk Flygtningehjælps historie, indstilledes det til forretningsudvalget at øge årets investeringsramme med 10 mio. kr. fra 71 til 81, herunder med 6.5. 3
mio. kr. til akutindsatser internationalt og 3.5. mio. kr. til nationale formål (Lærdansk, kommunikation og rekruttering.) Forretningsudvalget godkendte indstillingen og udtrykte i øvrigt stor tilfredshed med, at det går så godt økonomisk for organisationen. Formanden takkede AM for gennemgangen og for, at der i samarbejde med huset i øvrigt er så godt styr på økonomien. Ad pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/3, den 22. maj 2014 Godkendt. Ad pkt. 3. Status Version 2015 IT Der er tilknyttet en ekstern konsulent, Asbjørn Andersen. IT-udredningen følger planen og der sker fremdrift også med hensyn til det økonomiske styringssystem. HR Der arbejdes på at sikre samme systematik og fremdrift inden for dette område også, som det er tilfældet med IT. Der er udarbejdet handlingsplaner og deadlines for de enkelte projekter. Generelt kan siges, at der er stor fokus på ovennævnte to support funktioner. Ad pkt. 4. Skriftlig orientering fra formanden Forretningsudvalget besluttede, at Birgit Buddegård, formand for Asyludvalget og Eva Singer, chef for Asyl & Repatrieringsafdelingen, planlægger og tilrettelægger forretningsudvalgets besøg på et asylcenter til efteråret. Besøg i Sandholm kan være en mulighed. Formanden orienterede om sine rejser i efteråret samt en verserende retssag om tolkeansættelser, som DFH vandt i byretten, men som er anket til Venstre Landsret. 4
Ad pkt. 5. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Forretningsudvalget roste den nye måde at orientere på fra international afdeling (form og layout.) Det blev besluttet, at orienteringen fremtidigt kan være på engelsk, så der ikke bruges tid og ressourcer på at oversætte til dansk. Dansk Flygtningehjælp har på forretningsudvalgsmødet den 2. september 2014 bekræftet, at Dansk Flygtningehjælp den 4. februar 2014 har truffet beslutning om at afslutte organisationens aktiviteter i Nord Kaukasus. Beslutningen indebærer lukning af Dansk Flygtningehjælps kontorer samt ophør af organisationens registrering i Den Russiske Føderation. Beslutningen effektueres per 31. oktober 2014. Formanden noterede sig med glæde det gode samarbejde med Lærdansk Herning og kommunen. Det går til udvalgets tilfredshed også rigtig godt med Mind Your Own Business. Forretningsudvalget besluttede at invitere Peter Hermann Kamph, chef for kommunikation og indsamling, med til et kommende møde i udvalget for at tale om imageplatform og branding, herunder subbranding m.m. og,hvad der kan gøres for at få især de frivillige til at føle større ejerskab til Dansk Flygtningehjælp. Der afholdes Frivilligt Årsmøde den 27. september. Formanden kan desværre ikke deltage men generalsekretæren vil være til stede. Ad pkt. 6. Halvårs opfølgning på generalsekretærens målsætninger Generalsekretæren oplyste, at ovennævnte er en slags midtvejs notat til forretningsudvalget orientering, så udvalget kan se, hvilke fremskridt der sker og hvilke områder der evt. er mindre fremdrift indenfor. Ultimo december vil generalsekretærens helårs rapportering være klar. Birgit Buddegård var glad for, at fortalerindsatsen har så stor prioritet, og at det vægtes at prioritere dokumentfalsk, selv om det tager tid. Formanden sagde, at han efter Folkemødet på Bornholm, var blevet optaget af tolkning og vil snarest komme med et indspil til, 5
hvad der kan gøres for at højne niveauet. Det er vigtigt, at Dansk Flygtningehjælp har nogle positioner inden for dette felt, var forretningsudvalget enige om. Ad pkt. 7. Eventuelt Der er ved at blive udarbejdet en evaluering af Dansk Flygtningehjælps første deltagelse i Folkemødet på Bornholm. Formanden og generalsekretæren deltog og enkelte andre af forretningsudvalgets medlemmer dog i anden egenskab. Generelt enighed om, at Flygtningehjælpens deltagelse var en stor succes, hvilket især også skyldtes det grundige og flotte forarbejde fra kommunikation og Indsamling. Velbesøgte arrangementer, god stemning og konstruktive debatter. Det gav stor værdi at være til stede. FU-MØDER 2014 FU/6 FU/7 4. november 9. december 6