REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING Onsdag den 16. marts 2005 kl. 19.00 afholdt Boligejerforeningen Rentegården A.m.b.a. ordinær generalforsamling med dagsorden iht. vedtægterne. I alt 24 lejligheder var repræsenteret, heraf 6 lejligheder ved fuldmagt. Ad pkt. 1. Valg af dirigent Advokat Irene Dahl fra Sjeldani Administration blev valgt som dirigent. Irene Dahl konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i overensstemmelse med vedtægterne. Ved fintælling er det ligeledes konstateret, at generalforsamlingen var fuldt beslutningsdygtig, idet 3/5 af foreningen, nemlig 24 lejligheder var repræsenteret, og ikke som på dagen antaget kun 23 lejligheder. Der skal derfor ikke afholdes ekstraordinær generalforsamling om vedtagelse af vedtægtsændringerne. Ad pkt. 2. Bestyrelsens beretning Formand Klavs Møller fremlagde bestyrelsens beretning. Foreningen havde været igennem et større renoveringsarbejde i form af udskiftning af faldstammer. Bestyrelsens har været meget tilfreds med forløbet og har efterfølgende valgt Petersen & Olsen A/S, Aut. Vvs-installatør som foreningens faste samarbejdspartner indenfor Vvs-området. I det forgangne år er der kommet en ny vurderingsmand til. Johannes Rovsing fra Estate Investment ApS har overtaget forpligtelserne ifm. vurdering af lejlighederne ved salg. Endvidere har Johannes Rovsing stået for den nyligt udarbejdede valuarvurdering på ejendommen, som ligger til grund for den nye andelskroneværdi. Der blev atter afholdt en havefest, som afslutning på arbejdsweekenderne. Formanden takkede for deltagelse både til havefesten og til arbejdsweekenderne, og ytrede samtidig håb om, at endnu flere vil dukke op de kommende år. Til sidst gjorde formanden opmærksom på, at han ikke modtog genvalg og takkede derpå foreningens beboere og bestyrelsen for et godt samarbejde i årene, der er gået. Dirigent Irene Dahl forespurgte herefter om kommentarer fra de fremmødte. Luis Hansen ville gerne vide, hvornår der ville ske udbedring af den manglende isolering af koldtvands stigstrenge i cykelværkstedet under Provstevej 22. Næstformand Inge Hansen berettede, at Petersen & Olsen A/S var kontaktet, og at bestyrelsen ville rykke for udførsel af arbejdet. Anja Madsen ville gerne vide, hvornår hun kunne forvente besøg fra Petersen & Olsen A/S angående udbedring af lugtgener fra toiletfaldstamme. Igen kunne Inge Hansen fortælle, at firmaet var kontaktet desangående, og at bestyrelsen ville rykke for udførsel af arbejdet. Der ikke var yderligere kommentarer fra medlemmerne, og beretningen blev enstemmigt vedtaget. Side 1 af 7
Ad pkt. 3. Regnskab, andelsværdi og budget Regnskabet blev gennemgået af Irene Dahl. Der var et underskud på 69.390 kr. Dette skyldes primært udgifter til låneomkostninger ved omprioritering af foreningens lån ifm. udskiftning af faldstammer, og udgifter til arkitekt ifm. udarbejdelse af tilstandsrapport for tag og facade, samt projektering af taglejligheder. På baggrund af den nye valuarvurdering udgør andelsværdien 5.259,97 kr. pr. m 2. Andelsværdien er gældende frem til næste ordinære generalforsamling. Irene Dahl udbad sig herefter kommentarer fra medlemmerne. Lars Birkemose undrede sig over stigningen i udgiften til foreningens forsikringer. Bestyrelsen fortalte, at man i samarbejde med en forsikringsmægler har fundet de forsikringer, som foreningen har brug for til den bedste pris på markedet. Stigningen kan begrundes med et generelt prishop i branchen pga. større udgifter til de verdensomspændende genforsikringsaftaler som følge af usikkerhed efter terrorangrebet i USA den 11. september 2001. Anja Madsen spurgte til gebyret ved salg af andele ifm. den nye andelsboliglov. Irene Dahl fortalte, at Sjeldani Administration endnu ikke har besluttet sig for et bestemt gebyrniveau, men at det formentligt bliver mindst 400 kr. og stigende kommende an på arbejdet med indhentning af tingbogsattest, indfrielsestilbud og lignende, hvilket kan variere meget fra sag til sag. Anja spurgte endvidere til udgiften på ca. 50.000 kr. til viceværten, idet hun mente, at rengøringen var under al kritik. Bestyrelsen kunne give Anja ret og fortalte, at man var i løbende kontakt med viceværten om en forbedring af niveauet. Viceværten havde desværre været uheldig med ansættelsen af flere personer herunder en tilsynsførende, hvorfor han ikke har kunnet reagere på den manglende rengøring, idet han ikke vidste, at der var noget galt. Bestyrelsen har endog haft samtaler med et andet firma indenfor ejendomsservicebranchen, og her ville den årlige pris være over 60.000 kr., selvom bestyrelsen påtog sig nogle opgaver fx gårdfejning. Luis Hansen og Bent Holbech undrede sig over, at der ikke var omdelt en kopi af valuarvurderingen. Bestyrelsen havde ikke følt, at dette var nødvendigt. Anja Madsen udtrykte tillid til, at bestyrelsen var i stand til at træffe de rigtige beslutninger på dette område, og ønskede ikke at se valuarvurderingen. Alle interesserede blev lovet en kopi, og ved håndsoprækning blev det konstateret, at kun Luis og Bent var interesseret. De ville snarligt modtage en kopi, lovede kasserer Lars Weber. Herefter blev regnskabet og andelsværdien vedtaget - 21 stemte for, heraf 4 ved fuldmagt, og 3 stemte hverken for eller imod, heraf 2 ved fuldmagt. Irene Dahl gennemgik budgettet for 2005. Luis Hansen undrede sig over, at der ikke var afsat mere til vedligeholdelse, når udgifterne i 2004 havde været væsentligt højere. Bestyrelsen forklarede forskellen med større udgifter til bl.a. mureren, som i 2004 efterså og reparerede gesimsen hele vejen rundt om ejendommen, pga. nedfalden puds og vandindtrængning. Bestyrelsen forventer ikke tilsvarende uforudsete udgifter i 2005, hvorfor beløbet til vedligeholdelse ikke er forhøjet. Budgettet blev herefter enstemmigt vedtaget. Side 2 af 7
Ad pkt. 4. Indkomne forslag Bestyrelsen havde fremsat 3 forslag, og der var indkommet yderligere 1 forslag for medlemmerne. Forslag 1: Bestyrelsen foreslog etablering af rottestop på ejendommens 7 toiletfaldstammer jf. tilbud fra Petersen & Olsen A/S, Aut. Vvs-installatør. Luis Hansen ønskede klarlagt, om alle toiletfaldstammer var med i tilbuddet, hvilket bestyrelsen bekræftede, idet tilbuddet er udarbejdet af Petersen & Olsen A/S ud fra deres erfaringer med ejendommen ifm. udskiftning af køkkenfaldstammerne. Bent Holbech ville vide, om man havde erfaringer med de pågældende rottestop, hvortil bestyrelsen kunne oplyse, at de foreslåede rottestop er Vvs-firmaets foretrukne løsning. De virker ved, at man i den nederste del af toiletfaldstammen indsætter et stykke rør, som kan udvide sig. Når rotter færdes i lodrette rør, stemmer de sig op igennem. Når den nederste del af faldstammen kan udvide sig, kan eventuelle rotter ikke stemme sig op igennem dette stykke rør og derfor ikke komme videre op igennem faldstammen. Der var ikke flere kommentarer, og forslaget blev da sendt til afstemning og enstemmigt vedtaget. Forslag 2: Irene Dahl fastslog, at dette forslag indeholdt flere vedtægtsændringer, som andelsboligforeningerne ved den seneste ændring af andelsboligloven er blevet pålagt at indarbejde i vedtægterne. Som nævnt tidligere var forsamlingen fuldt beslutningsdygtig ved 24 lejligheder, hvorfor alle forslag om vedtægtsændringer kunne vedtages med virkning fra dags dato. Ændring af vedtægternes 5, stk. 2 Nuværende: Andelen i foreningens formue kan hverken gøres til genstand for arrest, pantsætning eller eksekution. Andelen kan ikke belånes, og der kan ikke gives transport i eventuelt tilgodehavende efter en overdragelse som endnu ikke er aftalt. Nyt: Andelen kan belånes i overensstemmelse med reglerne i lov om andelsboligforeninger og andre boligfællesskaber. Foreningen/Administrator kan kræve, at andelshaveren betaler et gebyr for afgivelse af erklæring i henhold til lovens 4a. Såfremt foreningen/administrator skal forestå indfrielse af sælgerens lån kan foreningen ligeledes betinge sig et gebyr Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Ændring af vedtægternes 5, stk. 3 - SLETTES Ændring af vedtægternes 5, stk. 4 bliver til stk. 3 Ændring af vedtægternes 5, stk. 5 bliver til stk. 4 Ændring af vedtægternes 5, som nyt stk. 5 Nyt: Bestyrelsen kan give administrator fuldmagt til på foreningens vegne at afgive erklæring, som anført i lov om andelsboligforeninger og andre boligfællesskaber 4a. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Side 3 af 7
Ændring af vedtægternes 13, stk. 1 1. punktum Nuværende: Ønsker en andelshaver at afhænde sin bolig, skal denne tage kontakt til bestyrelsen, som sørger for salget af lejligheden efter nedenstående regler. Andelshaveren kontakter dernæst foreningens vurderingsmand for udarbejdelse af en vurderingsrapport. Nyt: Ønsker en andelshaver at fraflytte sin andelslejlighed skal udmeldelse af andelsboligforeningen ske skriftligt med 3 måneders varsel. Meddelelsen skal fremsendes til administrator. Varslet kan nedsættes ved skriftlig aftale. Andelshaveren kontakter dernæst foreningens vurderingsmand for udarbejdelse af en vurderingsrapport. Det blev uddybet, at varslet på 3 måneder kan nedsættes, men det kræver, at man kontakter Sjeldani Administration og træffer aftale derom. Bestyrelsen skal naturligvis også have besked om salget, idet arbejdet med at finde en køber osv. stadig forestås af bestyrelsen. Derefter blev forslaget sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. Forslag 3: Bestyrelsen ansøgte om lov til at søge om byfornyelsesmidler til udskiftning af tag, indretning af taglejligheder samt facaderenovering. Man kan søge og i bedste fald få tildelt op til 75 % af projektets omkostninger. Formand Klavs Møller orienterede om, at bestyrelsen på vegne af foreningen ansøgte om midler sidste år, men at man dengang fik afslag. Dog blev man opfordret til at søge igen og inkludere etableringen af taglejligheder, da det ville øge mulighederne for tilkendelsen af midler. Bestyrelsen har derfor samarbejdet med Irene Dahl og Arkitekt Ove Hedebo Pedersen fra TriArc Arkitekter om projektering af taglejligheder. Bestyrelsen ønskede med forslaget, at medlemmerne gav til kende, om der skulle arbejdes videre med projektet, eller om det skulle skrinlægges med det samme, således at man ikke brugte unødig tid på et projekt, der ikke var stemning for gennemførslen af. De mulige udfald var, at blev forslaget nedstemt, ville man ikke ansøge om byfornyelsesmidler, da man var sikre på ikke at få tildelt nogen jf. tidligere ansøgningsrunde, hvorfor tag- og facaderenovering på et senere tidspunkt ville blive for foreningens egen regning. At forslaget blev vedtaget, men at ansøgningen ikke blev imødekommet, og foreningen derfor ikke tildelt nogen midler, hvorfor tag- og facaderenovering ville blive for egen regning. At forslaget blev vedtaget, og at ansøgningen blev imødekommet. Det ville betyde, at bestyrelsen sammen med Irene Dahl og TriArc Arkitekter kunne udarbejde et konkret og detaljeret forslag inklusiv løsning på omfordeling/-strukturering af kælderrum, når loftsrummene nedlægges til fordel for taglejligheder, totalt prisoverslag med eventuelle følgeomkostninger, forslag til hvordan de nye lejligheder sælges (ejer- eller andelslejligheder) osv. Dette endelige forslag ville da blive sendt til afstemning på en ekstraordinær generalforsamling. Der ville ikke blive iværksat noget som helst arbejde uden medlemmernes accept. Bettina S. Petersen var bekymret for inddragelsen af loftsrummene, idet hun og familien, pga. deres lejligheds størrelse, brugte deres 2 loftsrum flittigt. Side 4 af 7
Bestyrelsen konkretiserede, at man ikke ville få tildelt byfornyelsesmidler, hvis man ikke inkluderede etablering af taglejligheder i ansøgningen, hvorfor foreningen så på sigt selv skulle betale for tagog facaderenovering. Herefter blev forslaget sendt til afstemning, og 18 stemte for, 4 imod, og 2 hverken for eller imod. Forslaget blev vedtaget. Forslag 4: Bent Holbech og Luis Hansen havde fremsat forslag om renovering af taget pga. vedvarende vandindtrængning over Provstevej 22 TH. Birger Holm gjorde opmærksom på, at forslaget ikke kunne behandles, da det var for sent omdelt. Jf. 21, stk. 4 i foreningens vedtægter skal et forslag omdeles senest 3 dage før generalforsamlingen. Dette forslag var omdelt om morgenen den 16. marts 2005, hvilket var for sent. Formand Klavs Møller beklagede, at han først havde omdelt forslaget så sent. Han bekræftede at have modtaget forslaget mere end 8 dage før generalforsamlingen, men det havde ikke været muligt for ham at kopiere og omdele forslaget tidligere end om morgenen den 16. Irene Dahl konstaterede, at Birger Holms indsigelse var korrekt, og forslaget bortfaldt. Bestyrelsen forsikrede medlemmerne om, at man gjorde og havde gjort, hvad der stod i sin magt for at løse problemet med vandindtrængning fra taget. Muren er blevet repareret, tagrenderne er efterset og renset, ligesom taget er blevet efterset flere gange. Man er absolut opmærksom på problemet, og man tilstræber snarest muligt at finde en løsning. Der er endvidere råd i noget af træværket i det utætte område, hvorfor opmærksomheden er skærpet yderligere. Bestyrelsen fastslog endvidere, at eventuelle udgifter til udbedring af skader i den ramte lejlighed naturligvis afholdes af foreningen, ligesom foreningen tidligere har dækket tilsvarende omkostninger. Ad pkt. 5. Valg til bestyrelsen og valg af suppleanter På valg var: Formand Klavs Møller, som IKKE modtog genvalg Leon S. Petersen modtog valg som formand Inge Hansen, som modtog genvalg Nyvalgt blev : Bestyrelsen er herefter: Som suppleanter nyvalgtes: Henriette Schrøder Leon S. Petersen, formand Lars Weber, kasserer Inge Hansen Marianne Israelsen Henriette Schrøder Jens G. S. Pihl Christina Nielsen Lars Birkemose Ad pkt. 6. Valg af revisor og administrator Side 5 af 7
Som intern revisor nyvalgtes: Som ekstern revisor genvalgtes: Som administrator genvalgtes: Tina Dahl Bølling & Flintsøe, reg. Revisionsanpartsselskab Sjeldani Administration Ad pkt. 7. Eventuelt Bettina S. Petersen opfordrede alle til at deltage i arbejdsweekenderne. Ikke kun for at arbejde, men også fordi det er et socialt arrangement, hvor man kan lære hinanden lidt bedre at kende og hygge sig sammen over et stykke mad, en øl eller en sodavand. Bettina opfordrede endvidere til opstramning på viceværtens rengøring, specielt på bagtrapperne. Bestyrelsen modtog opfordringen og forsikrede, at man arbejdede på problemet. Bent Holbech gjorde opmærksom på dørlukkernes beskaffenhed. Bestyrelsen var opmærksom på problemet, og man havde allerede kontaktet et låsefirma, med hvem man ville gennemgå samtlige låsemekanismer på fællesarealerne. Thomas Mogensen forespurgte om en tidshorisont på etableringen af den nye internetløsning. Bestyrelsen informerede om, at aftalerne var sendt til Wormslev i underskrevet stand, og at man forventer arbejdet udført indenfor 1-2 måneder, alt efter travlheden hos ComX Networks. Bent Holbech roste bestyrelsen for god og fyldestgørende information. Bestyrelsen takkede og udtrykte forventning om holde mindst samme niveau. Christina og Lars Birkemose, der har overtaget Jytte Quisgårds lejlighed takkede for forståelse ifm. med den larm, som måtte være i deres arbejde med en gennemgribende istandsættelse af lejligheden. De inviterede forsamlingen til at kigge forbi for at se arbejdet og håbede stadig på forståelse, idet renoveringen stadig er i gang. Bettina S. Petersen gjorde opmærksom på de gule blomsters meget store dominans i haven. Bestyrelsen kunne kun tilslutte sig og fastslog, at den gule busk vil blive beskåret i året første arbejdsweekend i maj måned. Anja Madsen opfordrede til, at man begrænsede festivitas på hverdage, om end skruede ned, når det blev sent. De fleste i ejendommen skal tidligt op på hverdage, hvorfor der helst skal være ro jf. husordenen. Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at man skal vise hensyn til hinanden. Bettina S. Petersen gjorde opmærksom på, at hverken halvtaget eller cykelskuret var til barnevogne. Der var indrettet 2 rum til barnevogne dels på Rentemestervej ved nr. 44 og dels i kælderen under Provstevej 22. Henriette Schrøder fortalte, at hun havde sat sin barnevogn under halvtaget, da det var for besværligt at køre vognen ned i kælderen. Hun havde ikke modtaget klager herom, og gjorde opmærksom på, at der flere gange var søgt om plads i skuret til barnevogne, men at bestyrelsen ikke havde forståelse herfor, og gang på gang havde afslået anmodningerne. Eva Christensen bakkede Henriette op og gav udtryk for, at et skur var den bedste løsning. Bettina gav udtryk for, at det ikke var et problem at køre en barnevogn i kælderen. Side 6 af 7
Leon S. Petersen udtrykte forståelse for problemet, men gjorde opmærksom på pladsproblemet. En del af problemet er de mange cykler, som står ubrugte hen under halvtaget og i cykelskuret. Bestyrelsen har gang på gang opfordret til, at man fjernede ubrugte cykler, ligesom bestyrelsen selv flere gange har fjernet punkterede cykler fra skuret for at skabe plads til de cykler, som bruges. Lars Birkemose mente, at der burde kunne findes en løsning til glæde for alle parter, således at børnefamilierne fik et acceptabel løsning i gadeplan, og at cyklisterne stadig kunne låse deres cykler inde i et skur. Anja Madsen gjorde opmærksom på, at det var et gammelt problem, som nu vokser pga. tilgangen af børnefamilier. Luis Hansen bakkede op om Lars mening, og opfordrede bestyrelsen til at arbejde frem mod en løsning i samarbejde med børnefamilierne, og dernæst stille forslag herom på en ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen erklærede sig villige til at se på problemet igen, men gjorde også opmærksom på pladsmanglen og de mange cykler, som efterhånden er opmagasineret rundt omkring på ejendommen, fordi folk enten ikke tager dem med, når de flytter, eller også blot lader dem stå og går ud og køber en ny, når den gamle ikke vil mere. Foreningen har en del cykler, som den ikke kan komme af med, fordi politiet ikke vil have noget med det at gøre, og det problem skal også løses i samme øjemed, førend der kan skabes plads. Slutteligt takkede formanden for god ro og orden, og dirigenten hævede generalforsamlingen kl. 20.45, hvorefter foreningen traditionen tro bød på smørrebrød, øl & vand. Referatet er godkendt af: Irene Dahl Dirigent Side 7 af 7