ØU 100614 Bilag pkt.33_11
Indholdsfortegnelse Indledning...3 Arbejdsgruppens sammensætning og mødeaktivitet...3 Beskrivelse af gruppens arbejde...3 Svar på spørgsmål i kommissorium...4 Nærmere beskrivelse af de 3 mulige modeller...6 Model 1 Fælles elektronisk journal system, en database...6 Model 2: Samarbejde via webportal, bibeholde nuværende systemer...7 Model 3. Forskellige journalsystemer men 2 databaser på grund af samdrift for hvert af de to journalsystemer...9 Samdrift mellem forskellige systemer...11 Økonomi...11 Konklusion og indstilling...13 Oversigt over IT-modeller og hvordan de lever op til ønsker...13 Konklusion...13 Arbejdsgruppens indstilling...14 Bilag 1...15 Modeller som er blevet forkastet...15 Bilag 2 Økonomi...18 2
Indledning Dette dokument indeholder en vurdering af de muligheder og udfordringer der er ved it anvendelsen i en fælleskommunal tandregulering på vestegnen. Vurderingerne er foretaget af en tværgående arbejdsgruppe der har hentet information fra de nuværende leverandører på markedet og fra egne it-afdelinger. Det har været en kompleks opgave, og konklusionen er da også at der er forskellige muligheder at vælge i mellem med forskellig økonomi, ressourcer, samarbejdsmuligheder og risici at tage i betragtning. Forudsætningerne for samarbejdet i dag er, at fire kommuner har systemet TK2 leveret af DSI-Data, to kommuner har systemet TMT leveret af TM-Care og at en kommune har ikke et elektronisk tandplejejournalsystem. Herudover har kommunerne et yderligere antal forskellige røntgensystemer og nogle også særlige specialprogrammer til digitale fotos mm. Kommissoriet for arbejdsgruppen lyder: Gruppen skal udarbejde et forslag til IT anvendelse i den fælleskommunale tandregulering. Herunder udarbejde forslag til, hvordan de oplysninger, der er nødvendige, kan udveksles med de kommunale tandplejere, med udgangspunkt i den i dag forskellige IT anvendelse. Hvilket system skal der anskaffes Hvilken hardware er nødvendig En vurdering af, om nuværende hardware i eksisterende reguleringsklinikker kan genanvendes Hvordan sikres sammenhæng mellem de fysiske destinationer Hvordan driftes systemet. Økonomisk overslag. Der foretages ligeledes en vurdering af, hvordan mulighederne er for i fremtiden at udveksle (specifikke) informationer (snitflader) mellem de tandplejesystemer som i dag anvendes i de involverede Kommuner. Arbejdsgruppens sammensætning og mødeaktivitet Arbejdsgruppen har bestået af Henriette Krag, konstitueret digitaliseringschef (Albertslund), Henrik Nellager, IT-chef (Glostrup), Vicky Eliasen, IT- koordinator (Ishøj), Bende Kilde, IT-koordinator (Hvidovre), Janie Noe, overtandlæge (Glostrup), Kate Nielsen, Klinikassistent (Brøndby), Bente Nielsen, klinikassistent (Albertslund), Ida Nøhr Larsen, souschef (Ishøj) og Børge Alstrup, sundhedschef (Albertslund) -tovholder. Herudover har Tim Nielsen, it-projektleder (Albertslund) deltaget som koordinator. Arbejdsgruppen har holdt 5 møder, heraf et udvidet møde, hvor leverandørerne var inviteret til at forholde sig til arbejdsgruppens modelforslag. Beskrivelse af gruppens arbejde Arbejdsgruppen har den 20. oktober lavet en midtvejsrapport til styregruppen. Denne rapportering skal ses i forlængelse af midtvejsrapporten, så oplysninger derfra medtages ikke. 3
Arbejdsgruppen har initialt udarbejdet 4 modeller for hvordan man kan håndtere den/de elektroniske journalsystemer i et tværkommunalt tandreguleringssamarbejde. De 4 modeller blev kort beskrevet og sendt til leverandørerne med henblik på at få oplyst, hvad leverandørerne kunne levere og hvor de så hindringer. Dette foregik på et møde i arbejdsgruppen. Den efterfølgende præsentation af modellerne i dette notat suppleres med leverandørernes bemærkninger/vurderinger og arbejdsgruppens overvejelser. På mødet med leverandørerne blev der foreslået en ny model (model 2) og efterfølgende har arbejdsgruppen udarbejdet supplerende model 3. I dette notat præsenteres først de modeller, som arbejdsgruppen har valgt at arbejde videre med som model 1, 2 og 3. Disse præsenteres efterstående og danner grundlag for arbejdsgruppens anbefalinger. De øvrige modeller, som arbejdsgruppen valgte ikke at arbejde videre med, er beskrevet i bilag 1 sidst i dokumentet. Alle modellerne er udarbejdet på baggrund af den viden arbejdsgruppen besidder suppleret med oplysninger fra leverandørerne, men det er selvfølgelig muligt at der forefindes andre alternativer til det tværkommunale samarbejde. Svar på spørgsmål i kommissorium Hvordan sikres sammenhæng mellem de fysiske destinationer: På trods af kommissoriets præmis om at løsningen skal bygge på den i dag forskellige IT-anvendelse i kommunerne og på baggrund af ønsket om fuld integration, har arbejdsgruppen fundet det hensigtsmæssigt også at undersøge andre mulige løsninger. Dette skyldes dels erfaringer fra andre kommunale samarbejder hvor bl.a. Ballerup, Egedal og Furesø er meget kritiske overfor deres model, hvor der fællesklinikken skal finde oplysninger i tre forskellige systemer pga. manglende integration. Arbejdsgruppen ser tre mulige modeller, der kan sikre en it-mæssig sammenhæng mellem de syv kommuner. Alle tre modeller har fordele og ulemper og de tager alle som udgangspunkt, at Tårnby Kommune også gøres digital. Model 1. er den løsning arbejdsgruppen samt leverandørerne vil anbefale. I denne model er udgangspunktet at alle kommuner inklusiv de to orto-klinikker får samme elektroniske journalsystem med én database samt en sikkerhedsstruktur der sikrer, at kun relevante data kan tilgås. Den tekniske løsning er udviklet og afprøvet og fra et teknisk perspektiv bliver den største udfordring at sikre en god båndbredde mellem klinikkerne, så datatransporten bliver hurtigt nok. Organisatorisk set vil løsningen dog kræve en stor ressourcemæssig investering, da kommunerne skal blive enige om fælles arbejdsgange og en ensartet datadisciplin. Samtidig med at flere af kommunerne vil skulle skifte til samme system. Resultatet vil dog blive en løsning, hvor personalet på orto-klinikkerne får mulighed for ubesværet at tilgå relevante data samtidig med at kariesklinikkerne altid har opdaterede data. Model 2. ser på papiret ud til at være den lettest tilgængelige løsning. Den tager udgangspunkt i at alle kommuner beholder deres nuværende systemer, og at der udvikles en webportal med snitflader til TK2 og TMT. Teknisk set er løsningen mulig, men også risikabel, da den endnu ikke er udviklet af leverandørerne, og da data skal replikeres mellem syv-otto forskellige databasen. I denne løsning vil det også kun være muligt at få adgang til på forhånd definerede felter fra journalen. Ser man bort fra de risici der ligger i 4
systemudviklingen, så vil denne model være den mindst ressourcekrævende for kariesklinikkerne i og med kendte systemer kan bibeholdes. På ortoklinikkerne vil det også være muligt at tilgå nødvendig information fra ét sted webportalen. Det skal dog tages med at informationer vil komme ustruktureret ind, også selv om der arbejdes med at skabe en fælles datadisciplin. Model 3. er en mulig men knap så anbefalelsesværdig løsning. I denne model samler man kommunerne der har TK2 i en database og kommunerne der har TMT i en anden database. Herefter besluttes hvilket af systemerne der skal benyttes på ortoklinikkerne. På ortoklinikkerne vil man kunne tilgå de to forskellige systemer med hvert sit login. Dette vil sikre, at kommunerne kan arbejde videre i deres vante systemer samtidig med at ortoklinikkerne kan tilgå relevante informationer fra kariesklinikkerne. Dette vil dog kun kunne lade sig gøre, hvis de kommuner der skal i samme database finder fælles arbejdsgange og datadisciplin. Det betyder dog også, at ortoklinikken skal arbejde i to forskellige systemet, og vil få meget svært ved at skabe overblik og planlægning i hverdagen. På sigt kunne man dog forstille sig, at der kunne bygges en webportal ovenpå denne model. Hvilket system skal der anskaffes: Der er to systemer på markedet, der med stor sandsynlighed kan opfylde kravene i de tre modeller. Dette er de to systemer, som benyttes i kommunerne i dag, TK2 og TMT. Som udgangspunkt er TMT dog den eneste der arbejder på en løsning, der modsvarer model 2. Arbejdsgruppen anbefaler, at vi går i udbud, hvis det besluttes, at der skal arbejdes videre med en af modellerne. En udbudsproces vil sikre, at der foretages et valg på baggrund af sammenlignelige krav og at vi lever op til krav om ligebehandling. En udbudsproces vil også sikre, at kommunerne bliver enige om kravspecifikationen og at samarbejdet får de bedste betingelser, da leverandørerne fra start vil have en større juridisk bundethed til deres bud og løsningsmodeller. Hvordan driftes systemet: Det vil være muligt for både Albertslund og Hvidovre Kommune at drifte både de to ortoklinikker og at drifte hele det kommunale samarbejde. Vi mener dog, at der bør laves en businesscase, der økonomisk set beskriver de fordele og ulemper der er, ved at kommunerne selv drifter løsningen, frem for at en ekstern part gør det. Dette har ikke været muligt at nå indenfor tidsfristen samt uklarhed omkring modelvalg. Hvilken hardware er nødvendig - En vurdering af, om nuværende hardware i eksisterende reguleringsklinikker kan genanvendes: Hardware afhænger i høj grad af hvilken model der vælges for samarbejdet. Afhængigt af om vi vælger at systemet skal driftes af en kommune (Hvidovre eller Albertslund) eller af en ekstern leverandør. Det vil kræve en større analyse at vurdere om noget af det nuværende hardware kan benyttes, da det også afhænger af alder, styresystem mm. i det nuværende udstyr. Økonomisk overslag: Der vil være en meget forskellig økonomi i projektet afhængigt af hvilken it-løsning kommunerne kan blive enige om. Dette gælder både i etablerings- og i løbende driftsomkostninger. Udgifterne skal da også sammenholdes med de udgifter kommunerne hver især har til it-drift af tandplejen i dag. Derfor skal styregruppen kigge på økonomien som en guideline 5
I økonomien er der ikke taget højde for digital røntgen, båndbredde mellem klinikkerne (hvad har vi i dag og hvad bliver nødvendigt i fremtiden), samt specialprogrammer som f. eks. røntgenopmålingsprogram og digital foto. Digitaliseringen af Tårnby Kommune er heller ikke taget med i overslagene. Samlet prisoverslag ved etablering i ca. tal: Samlet udgift ved Model 1: Samlet udgift ved Model 2:* Samlet udgift ved Model 3 sc 1: Samlet udgift ved Model 3 sc 2: Etablering Drift årlig 1.600.000 kr. 900.000 kr. 1.260.000 kr. 275.000 kr. 1.910.000 kr. 890.000 kr. 1.435.000 kr. 890.000 kr. Note: Beregning af det samlede prisoverslag er specificeret i detaljer i Bilag 2 økonomi, her skal tages højde for at det er et udviklingsprojekt samt at der stadig er udgifter til drift i hjemkommunerne Nærmere beskrivelse af de 3 mulige modeller Model 1 Fælles elektronisk journal system, en database Denne model benytter et fælles elektronisk journalsystem for kommunerne og ortoklinikkerne baseret på én fælles database. Således vil alle klienter tilgå samme sted. Problemstilling her er at kariesklinikker og ortoklinikker kun skal have adgang til relevante patienter, således må ortoklinikerne kun se patienter som er tildelt ortoklinikkerne og kariesklinikkerne må kun se patienter som er tilknyttet deres kommune. Vurdering Begge leverandører betragter denne model som den bedste og mest sikre herunder også driftssikre Alle relevante data er altid tilgængelige, uanset hvor man befinder sig Der kan etableres differentieret adgang til patientdata, eller der kan gennem arbejdsgangsbeskrivelse sikres, at datatilsynet accepterer Data fra KMD/Tabulex kan indlæses uden problemer 6
Ingen eller kun begrænset behov for udvikling Alle kommuner skal køre samme system og indgå aftaler om opsætning, brug m.v. Arbejdsgange skal ensrettes Der kan være problem med at køre dette system på kariesklinikkerne samtidig med at der benyttes andre systemer. Årsagen er at løsningen ikke vil være integreret med kommunens øvrige systemportefølge, som enten skal tilgås fra en anden pc., ved at switche mellem systemerne eller ved f.eks. en citrix løsning hvor programmerne kører i hvert sit lukkede miljø på pc en. Én kommune eller en ekstern leverandør skal drifte systemet. Mellem 2 og 4 kommuner skal skifte fra TK2 til TMT eller omvendt. Det vil kræve ressourcer at implementere et nyt system. Alle klinikkerne skal have systemerne sat ens op, så der arbejdes udfra fælles arbejdsgange og men en ens datastruktur. Dette er et stort stykke organisatorisk arbejde. Ortoklinikken og kariesklinikken vil have adgang til relevante data og vil arbejde på en fælles måde, hvilket giver gode samarbejdsmuligheder. Alle brugere arbejder i samme system og har altid adgang til alle nødvendige data/dokumenter. Udfordringen er, at nogle skal skifte journalsystem i forhold til i dag. Det indebærer implementering af nyt system. Herudover en organisatorisk udfordring, at der skal laves aftaler om hvordan systemet bruges. Udgifter forbundet med model 1 Samlet udgift ved implementering*: Årlig udgift*: Note: Beregning af udgifter forbundet med model 1 er specificeret i detaljer i økonomi. 1.600.000 kr. 900.000 kr. *Tallene afspejler de samlede udgifter til implementering af model 1, da den driftsansvarlige vil være ansvarlig for hele systemet. Model 2: Samarbejde via webportal, bibeholde nuværende systemer Model 2 bygger på etablering af en webportal, hvor data replikeres mellem ortodatabasen og de øvrige databaser i kommunerne hver nat, således at data alle steder er tilnærmelsesvist opdaterede. Det forudsætter, at der både til TMT og TK2 udvikles en omsætningsnøgle, så data kan replikeres. Der er altså tale om et udviklingsprojekt bestående af 2 hoved-elementer; 1. en webportal, 2. en snitfalde som webportalen kommunikere op imod. Webportal og snitfalde skal udvikles af hver sin leverandør. De to journalsystemer har forskellig grad af strukturering af data, så ikke alle data kan overføres struktureret. Det indebærer, at en mængde data overføres fra en struktureret form i et program til ustruktureret tekst i det andet program. Hertil kommer, at der findes forskellige versioner af de to programmer, ligesom måden at bruge specielt TK2 kan være forskellige fra kommune til kommune. Det komplicerer sagen yderligere og stiller således meget store krav til webportalen. Webportalen skal typisk placeres i driftskommunen. 7
Vurdering Kommunerne kan beholde deres respektive systemer Replikeringen foregår kun struktureret for stamdata. Øvrige data kan være tilgængelige som fri tekst, men ustruktureret og dermed vanskeligere at finde Adgang til hinandens journaloplysninger Al replikation indebærer risiko for fejl og tab af data. Replikation mellem adskillige databaser er yderligere risikabelt Webportalen skal udvikles af begge leverandører med udgift og usikkerhed til følge. Den ene leverandør mener det er nogenlunde ligetil at udvikle, den anden at det er næsten umuligt Der er væsentlige driftsudgifter ved vedligeholdelse af webportal Ingen deling af aftalebøger Ikke alle data replikeres Af hensyn til replikation i webportalen skal kommuner med samme journalsystem ensrette deres brug af journalen og synkronisere opdateringer af programmet og sikre samtidig opdatering af webportalen. Der er tale om et udviklingsprojekt, som er behæftet med stor usikkerhed i forhold til, om leverandørerne kan levere webportal-løsningen. Der er også en usikkerhed i forhold til hvor sikker driften af webportalen vil kunne blive. Usikkerheden forstærkes af de mange databaser i modellen. Hvis modellen fungerer, vil man have adgang til de mest nødvendige data alle steder i systemet, selv om ikke alle data vil ligge struktureret. Herudover er det dog ikke muligt at se alle relevante data, f. eks. aftaler på andre klinikker. Det betyder, at adgangen til data bliver mere begrænset og mere besværlig end i model 8
1, så løsningen er set fra brugersynspunkt vel netop acceptabel, men kun hvis driften af webportalen bliver stabil. Udgifter forbundet med model 2 Samlet udgift ved implementering*: Årlig udgift*: Note: Beregning af udgifter forbundet med model 2 er specificeret i detaljer i økonomi. 1.260.000 kr. 275.000 kr. * Tallene afspejler udgifterne for driftsherren, og der må påtænkes yderligere udgifter for kommunerne for driften af eget journalsystem. Model 3. Forskellige journalsystemer men 2 databaser på grund af samdrift for hvert af de to journalsystemer Model 3: er en blanding af model 1 og model 2. Den bygger videre på TMT-Cares forslag om at benytte en webportal til at binde forskellige systemer sammen og bygger videre på tanken om fælles databaser. Tanken er at kommunerne kan bibeholde de systemer de benytter i dag, dog skal databaserne samles, således at der kun er en database for TK2-klienter og en for TMT-klienter. Dette kræver dog at TMT klinikkerne og TK2 klinikker organisatorisk får sat systemerne ensartet op og udarbejdet fælles arbejdsgange. Ovenstående model bygger på 2 scenarier: Scenarie 1: Fuld teknisk integration. I dette scenarie benyttes en webportal til at replikation af data mellem TMT og TK2 på samme måde som omtalt i model 2. Fordelen er at Ortoklinikkerne frit kan vælge system og at der er færre databaser. Ulempen er at TM Care og DSI-data skal indgå et samarbejde omkring webportalen. Som udgangspunkt ligger også de samlede udfordringer får både model 1 og model 2 i denne model. Det eneste der bliver nemmere er at kommunerne bibeholder de systemer, de har i dag samt at webportalløsningen bliver lidt mindre kompleks. 9
Kommunerne kan beholde nuværende systemer samtidig med adgang til relevante data i orto Replikeringen foregår kun struktureret for stamdata. Øvrige data kan være tilgængelige som fri tekst, men ustruktureret og dermed vanskeligere at finde Der skal laves aftaler som sikrer, at man bruger systemerne ens indenfor hvert program Ortoklinikken kan frit vælge ét af de to programmer Risikoen ved replikation er formentlig lidt reduceret i forhold til model 2 (kun 2 databaser) Webportalen skal udvikles af begge leverandører med usikkerhed og udgift til følge Driftsudgifter til webportal Ikke alle data replikeres mellem systemerne Ingen deling af aftalebøger mellem systemerne Scenarie 1 rummer stort set de samme tekniske udfordringer til udvikling af web-løsning som omtalt ved model 2. Samtidig er det næsten et projekt i sig selv at få de to grupper af kommuner med samme journalsystem etableret i drift på hver sin database. Der er således store tekniske og organisatoriske udfordringer og usikkerheder ved denne løsning. I samspil mellem kommuner, der bruger andet system end ortoklinikken, og ortoklinikken vil brugerne opleve, at adgang til data vil være begrænset og mere besværlig, som beskrevet under model 2. For alle brugere på samme system vil modellen give adgang til data på samme niveau som model 1 på både orto- og kariesklinikker. Udgifter forbundet med model 3 sc 1 Samlet udgift ved implementering*: Årlig udgift*: Note: Beregning af udgifter forbundet med model 3 er specificeret i detaljer i økonomi. 1.910.000 kr. 890.000 kr. * Tallene afspejler de samlet udgifter for implementering af model 1, da driftsherren vil være ansvarlig for hele systemet. Scenarie 2: 2 klienter på ortoklinkken I dette scenarie eksistere webportalen ikke. Ortoklinikkerne er derfor nødsaget til at have både TK2 og TMT. Den store forskel ligger i at der kun er 2 databaser, og derfor vil Ortoklinikkerne kun have bruge for 2 brugernavne/password, et for TMT og et for TK2. Kommunerne kan beholde nuværende systemer samtidig med adgang til relevante data i orto Der skal laves aftaler som sikre, at man bruger systemerne ens indenfor hvert program Ingen risiko ved webportal, ingen udgifter til udvikling, drift m.v. Orto skal kende begge systemer og arbejde i begge systemer Orto skal have 2 log-ins, som de skal skifte imellem, hvilket er meget generende Ingen samlet overblik over patientmasse, status, aftalebog m.v. for orto De tekniske og organisatoriske udfordringer ved indførelse af denne model er begrænsede. 10
Til gengæld giver den uacceptable arbejdsforhold for brugerne på ortoklinikkerne, som i løbet af arbejdsdagen skal skifte mellem to logins. Der vil ikke være en fælles aftalebog på ortoklinikkerne, og det vil give helt urimelige problemer med arbejdstilrettelæggelse, tidgivning m.v. Endelig vil der ikke være samlet overblik over produktion, patientmasse m.v., og dermed vanskeligheder med at opgøre pålidelig ledelsesinformation. Udgifter forbundet med model 3 - sc 2 Samlet udgift ved implementering*: Årlig udgift*: Note: Beregning af udgifter forbundet med model 3 er specificeret i detaljer i økonomi. 1.435.000 kr. 890.000 kr. * Tallene afspejler de samlet udgifter for implementering af model 1, da driftsherren vil være ansvarlig for hele systemet. Samdrift mellem forskellige systemer I flere af de beskrevne modeller opereres der med, at tandreguleringsklinik og kariesklinikker i flere eller alle kommuner kører i fælles system og driftes af samme enhed (driftskommune(r)), mens øvrig IT (Officepakken, økonomisystem, ESDH-system m.v.) til kariesklinikkerne leveres af hjemkommunen. Det kan give konflikter, herunder også af sikkerhedsmæssig karakter, mellem de to systemer, og det kan give besværligheder i daglig brug, som f. eks. at man skal logge ud og ind i forkellige systemer og at vedhæftede filer på mails ikke umiddelbart kan lægges i tandplejesystemet og data fra tandplejesystemet ikke umiddelbart kan kopieres og sendes med mail eller lægges i et officedokument. Disse komplicerede forhold har arbejdsgruppen ikke tidsmæssigt har haft mulighed for at beskrive nærmere endsige finde løsning på. Det er dog arbejdsgruppens opfattelse, at der kan findes løsninger, som kan fungere i praksis, men at det kan fordre velvilje fra de involverede kommuners IT-afdelinger, både i kortlægningsfasen og i implementeringsfasen. Økonomi Arbejdsgruppen har ikke indhentet tilbud fra mulige leverandører, idet det forudsætter en grundig beskrivelse herunder kravspecifikation, som det ikke er muligt at lave på nuværende tidspunkt. I stedet har gruppen bedt de to nuværende leverandører komme med overslagspris på de modeller, som arbejdsgruppen har fundet grundlag for at arbejde videre med. Disse overslagspriser må så danne udgangspunkt for styregruppens videre beslutninger og for den politiske beslutning i de enkelte kommuner. Baggrund for tallene er baseret på oplysninger fra DSI-data, TM Care, Albertslund kommune og Hvidovre, fælles for alle er tallene er baseret på et kvalificeret gæt, da der ikke foreligger konkrete oplysninger om systemerne. Det skal derfor forventes at tallene med stor sandsynlighed vil ændre sig i et konkret projekt og derfor kun er toneangivende. 11
Samlet prisoverslag: Samlet udgift ved Model 1: Samlet udgift ved Model 2: * Samlet udgift ved Model 3 sc 1: 1.910.000 kr. Samlet udgift ved Model 3 sc 2: 1.435.000 kr. Note: Beregning af det samlet prisoverslag er specificeret i detaljer i Bilag 2 økonomi 1.600.000 kr. 1.260.000 kr. Priserne inkluderer software (licenser til patientsystemer), hardware (servere, pc er mm.), samt andre relevante udgifter. Priserne er baseret på den antaget billigste løsning fra leverandører men også den billigste hosting, således kan andre scenarier derfor medføre andre priser. Priserne tager højde for allerede indkøbt software, så som licenser til journalsystemerne og skal derfor ikke modregnes. Endvidere er priserne eksklusiv udgifter forbundet med implementering af journalsystem i Tårnby, priserne findes nedenstående. * Det skal endvidere bemærkes at model 2 kun repræsentere udgifter forbundet med driftsherren, således skal der forventes yderligere omkostninger forbundet med hver enkelt kommunes drift af egen journalsystem. Model 1 og 3 tager højde for den samlet omkostning, da al drift vil blive foretaget af den driftsansvarlige Årlige omkostninger Omkostninger ved Model 1: Omkostninger ved Model 2: Omkostninger ved Model 3 sc 1: Omkostninger ved Model 3 sc 2: Note: Beregning af årlige omkostninger er specificeret i detaljer i Bilag 2 økonomi. ca. 900.000 kr. 275.000 kr. 890.000 kr. 890.000 kr. Årlige omkostninger er forbundet med it-driften, hvilke inkluderer support af software, hardware, medarbejder-udgifter samt andre relevante udgifter. Omkostninger er et skøn baseret på nuværende aftaler Årlige omkostninger er ikke inklusiv omkostninger forbundet ved et eventuelt køb af journalsystem i Tårnby, og der skal forventes en yderlig omkostning på 15 % af indkøbsprisen i Tårnby i runde tal. Udgifter forbundet med Tårnby Indkøb af TK2: Indkøb af TMT: Note: Beregning af udgifter forbundet med Tårnby er specificeret i detaljer i Bilag 2 økonomi. 570.000 kr. 500.000 kr. Priserne inkluderer alle nødvendige investeringer fra leverandørens side (software, licenser og uddannelse), men inkludere ikke nødvendig hardware som servere, pc er mm. Priserne basere sig på nyindkøb af elektronisk patientsystem og leverandørernes listepriser, således er der ikke tage højde for eventuelt muligheder for rabatter i forbindelser med eksisterende systemer i de 7 kommuner. 12
Grundet systemernes kompleksitet og økonomiske omfang er det arbejdsgruppens opfattelse at implementering skal sendes i udbyd. Konklusion og indstilling Der er mange ofte modsatrettede hensyn, som trænger sig på, når valg af IT-system skal foretages. Det betyder, at der vil være svære afvejninger mellem fordele og ulemper på det ene eller det andet område, ligesom der er økonomiske afvejninger både ved anskaffelse og ved drift. Herunder er det for at opnå bedre overblik forsøgt at sammenligne de forskellige modellers evne til at leve op til ønskerne. Oversigt over IT-modeller og hvordan de lever op til ønsker Ønsker til IT-system Model 1 Model 2 Model 3, sce. 1 Model 3, sce. 2 Fortsætte med nuværende tandplejesystem Nej, nogle vil skulle skifte ja ja ja Fuld integration mellem orto og karies ja delvis Ja/delvis Ja Rationel og smidig arbejdsgang på orto ja delvis delvis nej Rationel og smidig arbejdsgang på kariesklinikker ja delvis delvis ja Acceptabel løsning for ortopersonale ja delvis delvis Nej, slet ikke Acceptabel løsning for driftskommune ja ja ja ja, 2 systemer skal dog driftes Fornuftig økonomi ved anskaffelse ja, dog udgifter anskaffelse nyt program usikkerhed om pris for web-løsning Fornuftig økonomi i drift ja usikkerhed om pris for drift web usikkerhed om pris for web-løsning usikkerhed om pris for drift web ja ja, formentlig dyrere Pålidelig ledelsesinformation på orto ja ja ja nej Pålidelig ledelsesinformation på karies ja ja ja ja Sikker drift ja Usikkerhed om web-løsning, mange databaser Usikkerhed om web-løsning - dog mindre v. 2 databaser ja Konklusion Arbejdsgruppen er enig med leverandørerne i anbefaling af, at alle kommuner benytter samme tandplejejournalsystem, og at dette system hostes af én driftskommune eller trediepart. Gruppen anbefaler derfor helt klart model 1 som den klart bedste og mest driftssikre løsning på problemet. Model 1 vil sikre det bedste og mest rationelle system med adgang til alle relevante data. Det vil give de ansatte de bedste vilkår i forhold til at løse deres opgaver hurtigt, sikkert og rationelt og uden irriterende mangler og forsinkelser. 13
Hvis model 1 ikke vælges peger arbejdsgruppen på en webløsning, selv om der er stor usikkerhed om driftssikkerhed af og pris for web-løsning. Det skyldes, at det ikke vil være rationelt og dermed ikke acceptabelt, at ortopersonalet sideløbende skal benytte sig af to forskellige journalsystemer og to log-in. I denne løsning er der heller ikke samlet overblik over data og aftalebøger, hvilket er en alvorlig mangel. Arbejdsgruppens indstilling Arbejdsgruppen indstiller model 1. 14
Bilag 1 Modeller som er blevet forkastet Model 4 Fælles elektronisk journalsystem, flere databaser I model 4 benytter kommunerne (kariesklinikkerne) og ortoklinikkerne samme elektroniske journalsystem, dog vil hver kommune have hver sin database. Ortoklinikerne vil have en fælles database. Deling af data forgår via replikation mellem karies- og orto-klinikkerne, således bliver patientdata sendt til orto-klinikken, her bliver data behandlet (opdateret, ændret mm), hvorefter det bliver sendt tilbage til den rette database. Karies klinik - Ort0 Arbejder i Karies klinik - Ort0 Arbejder i Karies klinik - Ort0 Arbejder i + Orto Patient Data + Orto Patient Data + Orto Patient Data Fuld replikation Egne borgere Fuld replikation Egne borgere Orto Data Fuld replikation Egne borgere Arbejder i Orto klinik Vurdering Ingen af leverandørerne anbefaler denne model i sin rene form. Hvis man alligevel arbejder i samme system bør der kun være én database. Det er lettere at differentiere på dataadgang end at replikere data uden fejl. Modellen udgår som reel mulighed. 15
Model 5 forskellige elektroniske journalsystemer I model 5 benyttes der flere forskellige elektroniske journalsystemer, kommunerne tilgår egen database og ortoklinikerne tilgår hver af kommunes database, enten via en klient som kan tilgå alle databaser, eller en tilsvarende klient for den database de ønsker at tilgå. Her er problemet at ortoklinikkerne ikke har nogle persistente data liggende lokalt, og derfor kan have meget svært ved at overskue den arbejdsmængde som ligger foran dem samt planlægning af disse. Derudover må Ortoklinikkerne kun se relevante data. Vurdering Ingen leverandører kan anbefale denne model Der vil være behov for op til 7 log-in for personalet på ortoklinikken, hvilket vil være voldsomt belastende at skifte imellem Ortoklinikken kan ikke danne sig overblik over deres patienter herunder lave statistik Intet overblik over aftalebøger Komplekst m.h.t. versionsændringer Modellen udgår som reel mulighed Model 6 Forskellige elektroniske journalsystemer med kigge adgang Model 6 benytter sig af forskellige elektroniske journalsystemer for kommunerne og ortoklinikkerne. Kariesklinikkerne vil arbejde i deres respektive system, men ønskes der data om orto skal kariesklinikken kigge i ortoklinikkernes systemer. Kariesklinikkerne har ikke rettigheder til at ændre i ortosystemet. For ortoklinikerne gælder samme fremgangsmåde, de arbejder i deres ortosystem, men ønskes karies data skal de kigge i det respektive kariessystem. 16
Vurdering Ingen af leverandørerne kan anbefale denne model Der kræves adgangsrettigheder for ortopersonale til de forskellige systemer Der kræves adgangsrettigheder for kariespersonale til ortosystemet Alt personale skal kunne benytte min. 2 journalsystemer Meget tungt for personalet at arbejde i Modellen udgår som reel mulighed 17
Bilag 2 Økonomi Priser baseret på leverandør Priser - TK2 Model 1 Model 2 Model 3 - sc 1 Model 3 - sc 2 Indkøb af 50 licenser kr. 350.000,00 - - - Kursus af 50 brugere kr. 210.000,00 - - - Samlægning af databaser kr. 300.000,00 - kr. 200.000,00 kr. 200.000,00 Konvertering af TMT til TK2 kr. 120.000,00 - - - Programtilretning kr. 160.000,00 kr. 160.000,00 kr. 160.000,00 - (adgangsstyring) Programtilretning (webportal) - kr. 1.500.000,00 kr. 1.200.000,00 - Programtilretning (snitfalde) - kr. 375.000,00 kr. 300.000,00 - Total omkostning kr. 1.140.000,00 kr. 535.000,00 kr. 660.000,00 kr. 200.000,00 Priserne baseres på listepriser og skøn fra DSI-data, som påpeger at disse tal på ingen måde kan danne grundlag for et tilbud, men er et kvalificeret gæt. Programtilretning (webportal) er skrevet med gråt og ikke en del af den total omkostning, dette skyldes at disse tal ikke er en del af billigst bud, som findes billigere hos TM Care (se nedenfor). Programtilretning (snitfalde) er ikke oplyst af DSI-data, men for at kunne fuldføre en beregning af priser, har arbejdsgruppen taget udgangspunkt i programtilretning (webportal) og estimeret at programtilretning (snitfalde) koster 25 % heraf. En vurdering arbejdsgruppen finder et realitisk bud. Priser - TMT Model 1 Model 2 Model 3 - sc 1 Model 3 - sc 2 Indkøb af 120 licenser kr. 250.000,00 - - - Konvertering af TK2 til TMT kr. 300.000,00 - kr. 300.000,00 - Programtilretning kr. 50.000,00 kr. 50.000,00 kr. 50.000,00 kr. 50.000,00 (adgangsstyring) Programtilretning (webportal) - kr. 375.000,00 kr. 375.000,00 - Programtilretning (snitfalde) - Ikke oplyst Ikke oplyst - Total omkostning kr. 600.000,00 kr. 425.000,00 kr. 725.000,00 kr. 50.000,00 Som det er tilfælde med DSI-data er priserne hos TM Care baseret på listepriser og skøn og kan derfor ikke danne grundlag for et eventuelt bud. TM Care har ikke oplyst eventuelt priser på programtilretning (snitfalde), og arbejdsgruppen har valgt ikke at gå videre med dette, primært fordi TM Care er billigst på programtilretning (webportal) og de kan ikke udarbejde begge. 18
Investeringsomkostninger: Server(e) Windows 2008 enterprise Omkostninger for driftskommuner Pc'er Citrix Licens(er) CAL-licenser Sms-passcode Samlet omkostning Albertslund - Model 1 kr. 160.000,00 kr. 120.000,00 kr. 500.000,00 kr. 170.000,00 kr. 150.000,00 kr. 85.000,00 kr. 1.185.000,00 Hvidovre - Model 1 Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt kr. 1.000.000,00 Albertslund Model 2 kr. 40.000,00 kr. 30.000,00 kr. 300.000,00 kr. 40.000,00 kr. 50.000,00 - kr. 460.000,00 Hvidovre - Model 2 Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Albertslund - Model 3 kr. 160.000,00 kr. 120.000,00 kr. 500.000,00 kr. 150.000,00 kr. 170.000,00 kr. 85.000,00 kr. 1.185.000,00 Hvidovre - Model 3 Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Ukendt Tallene er baseret på estimater med udgangspunkt i de informationer som forefindes i skrivende stund, og skal derfor ikke ses et endelige billede af omkostningerne. For investeringsomkostningerne gælder det at der kun kan være en driftsherre, således skal omkostninger for hver model ikke lægges sammen, men snarere ses som hvad det vil koste en driftsherre at drifte en given model. Det er værd at bemærke at hvor model 1 og 3 i høj grad stiller krav til driftsherre hvad angår hardware (servere til journalsystemer for alle brugere, pc er til alle brugerne), stiller model 2 kun krav til tandreguleringsklinikkerne. Der ligger derfor en skjult udgift for kommunerne i at sikre at deres egne journalsystemer lever op til kravene for det samlet system. 19
Samlede omkostninger Samlet prisoverslag Model 1 Model 2 Model 3 sc 1 Model 3 sc 2 Omkostninger Albertslund kommune: kr. 1.185.000,00 kr. 460.000,00 kr. 1.185.000,00 Kr. 1.185.000,00 Omkostninger Hvidovre kr. 1.000.000,00 ukendt ukendt ukendt Omkostninger DSI-data kr. 1.140.000,00 kr. 375.000,00 kr. 300.000,00 kr. 200.000,00 Omkostninger TM Care kr. 600.000,00 kr. 425.000,00 kr. 425.000,00 kr. 50.000,00 Samlet udgift kr. 1.600.000,00 kr. 1.260.000,00 kr. 1.910.000,00 kr. 1.435.000,00 Samlet omkostning er baseret på den billigste løsning, de løsninger som ikke er medtaget i beregningen er markeret med kursiv og gråt for samlingens skyld. Som ved investeringsomkostninger er det værd at bemærke at model 2 kun medregner de faktisk udgifter forbundet med at være driftsherre, og ikke de reelle udgifter for det samlede system, da der vil være omkostninger forbundet med systemet for hver enkelt kommune. Omkostninger forbundet investeringer journalsystem i Tårnby Implementering af elektronisk journalsystem i Tårnby Brugerlicenser Uddannelsekursus Superbrugerkursus Samlet pris TK2 kr. 350.000,00 kr. 210.000,00 kr. 15.000,00 kr. 575.000,00 TMT ukendt ukendt ukendt kr. 500.000,00 Priserne inkluderer alle nødvendige investeringer fra leverandørens side (software, licenser og uddannelse), men inkludere ikke nødvendig hardware som servere, pc er mm. Priserne basere sig på nyindkøb af elektronisk patientsystem og leverandørernes listepriser, således er der ikke tage højde for eventuelt muligheder for rabatter i forbindelser med eksisterende systemer i de 7 kommuner. Driftsomkostning per år Drift af fælles systemer Årlige omkostninger (Albertslund): Internetopkobling Medarbejderomkostninger Licensomkostninger Samlet Model 1: TK2 kr. 300.000,00 kr. 220.000,00 kr. 200.000,00 kr. 180.000,00 kr. 900.000,00 TMT kr. 300.000,00 kr. 220.000,00 kr. 200.000,00 kr. 60.000,00 kr. 880.000,00 Model 2: kr. 80.000,00 kr. 30.000,00 kr. 100.000,00 kr. 65.000,00 kr. 275.000,00 Model 3: kr. 300.000,00 kr. 220.000,00 kr. 200.000,00 kr. 170.000,00 kr. 890.000,00 Driftsomkostninger baserer sig på en beregning foretaget i Albertslund, og reflektere således ikke omkostninger for Hvidovre eller anden driftsherre. Omkostninger er et skøn og kan således ikke betragtes om et konkret bud. 20
Som ved forrige beregninger medtager model 2 ikke samtlige driftsomkostninger, men alene for driftsherre og der må således forventes yderligere omkostninger for de andre kommuner til drift af servere, software og pc er 21