Glostrup, den 28.02.2011 LLR/SA Referat Den 17. februar 2011 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen Birgith Hansen Ivan Hjort Olsen Birgit K. Nielsen Henrik Segato Gunnar Christensen Mikkel V. Frank Per Nielsen Kurt Kristensen John Ejsing Johnny Ryttersson Lone Lund-Rasmussen formand (EA) næstformand (BH) bestyrelsesmedlem (IHO) bestyrelsesmedlem (BN) bestyrelsesmedlem (HS bestyrelsesmedlem (GC) bestyrelsesmedlem (MF) bestyrelsesmedlem (PN) bestyrelsesmedlem (KK) bestyrelsesmedlem (JE) bestyrelsesmedlem (JR) direktør Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Regnskab 2009/10 for GAA og GAA s afdelinger 3. Budget for GAA for 2011/12 4. Revisionsprotokol 5. Repræsentantskabsmødet den 29. marts 2011 Dagsorden vedlægges som bilag 1 Beretning er under udarbejdelse. 6. Vedtægter Udkast til vedtægter vedlægges som bilag 3 7. Udkast til administrationsaftale mellem PAB og GAA ApS Udkast til administrationsaftale vedlægges som bilag 4 8. Oplæg til fordeling af lønsum 9. Orientering af fugtskader 10. Healthcare/sundhedsforsikring 1
11. Styringsdialog 12. E-flyt 13. Udlejningsstatistik (lukket punkt) 14. Nyt fra afdelingerne 15. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referat af organisationsbestyrelsesmøde 2. december 2010 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. : at referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden. 2. Regnskab 2009/10 for GAA og GAA s afdelinger KAB har meddelt, at alle afdelingsbestyrelser på nær en afdeling har godkendt de ureviderede regnskaber, og at alle afdelingsbestyrelser har fået deres spørgsmål besvaret. Organisationsregnskabet bliver sendt til revisionen i den 25. januar 2011, så iflg. KAB burde alt være på plads ca. 8. februar 2011. at status for regnskaberne tages til efterretning. Det kunne oplyses, at revisionen har meddelt, at regnskaberne er færdigreviderede i uge 8, hvorefter de fremsendes til KAB Status for regnskaberne blev taget til efterretning. 2
Der skal være bestyrelsesmøde med revisor, hvor regnskaber og protokoller bliver gennemgået. Mødet er aftalt til mandag den 14. marts 2011 kl. 16.45. 3. Budget for GAA for 2011/12 Først når PAB har modtaget det originale regnskab, kan der udarbejdes udkast til budget 2011/12. at udarbejdelse af budget 211/12 afventer organisationsregnskab fra KAB. Erik Andersen meddelte, at han havde modtaget udkast til budget. Erik Andersen foreslog, at budgettet blev drøftet på mødet med revisor den 14. marts 2011. Lone Lund-Rasmussen fremsender udkast til budget til hele organisationsbestyrelsen. Budgettet skal drøftes på regnskabsmødet med revisor, 4. Revisionsprotokol Intet nyt. 5. Repræsentantskabsmødet den 29. marts 2011 Udkast til dagsorden vedlægges som bilag 1. at dagsordenen godkendes af organisationsbestyrelsen. at det tages til efterretning, at beretningen er under udarbejdelse. Udkast til dagsordenen revideres i overensstemmelse med bemærkninger og vedlægges referatet samt at beretningen er under udarbejdelse. 6. Vedtægter 3
Som bilag 3 vedlægges udkast til vedtægterne, hvor ændringerne er anført med rødt. Vedtægterne er gennemgået med Erik Andersen og Birgith Hansen og er blevet tilrettet i overensstemmelse med kommentarerne. : at vedtægterne godkendes af organisationsbestyrelsen. Vedtægterne blev godkendt af organisationsbestyrelsen. Vedtægterne fremsendes i nuværende udformning til repræsentantskabsmedlemmerne. 7. Udkast til administrationsaftale mellem PAB og GAA ApS Udkast til administrationsaftale vedlægges som bilag 4. at administrationsaftalen godkendes af organisationsbestyrelsen. Erik Andersen oplyste, at administrationsaftalen havde været drøftet på formødet. Det er organisationsbestyrelsens opfattelse, at der ikke er nogen særlig arbejdsbyrde forbundet med administration af ApS et. Den arbejdsbyrde der måtte være burde kunne dækkes af det almindelige administrationshonorar. Lone Lund-Rasmussen anførte, at PAB endnu ikke kender arbejdsbyrden, men at der skal laves et ekstra budget, regnskab samt evt. indberetning. Lone Lund-Rasmussen foreslog, at endelig beslutning om honorarets størrelse tages op, når PAB kender arbejdsbyrden. Der vil i så fald kunne fremsendes nyt oplæg juni 2011. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der juni 2011 fremsendes et nyt oplæg til administrationsaftale for ApS et. 4
8. Oplæg til fordeling af lønsum Administrationen forventer at forhandle fordelingen af lønsummen med ejendomsfunktionærerne i løbet af februar 2011. at oplysningen tages til efterretning. Oplysningen blev taget til efterretning. 9. Orientering af fugtskader På grund af årstiden er der p.t. mange fugtskader på følgende ejendomme: Afd. 1, Højebo: Der har været 7 fugtskader, hvoraf 5 er beboerrelaterede og resten som følge af årstiden. Afd. 4, Marielyst: Der har været 19 fugtskader, hvoraf 5 er beboerrelaterede og resten som følge af årstiden. Afd. 5, Kildevænget: Der har været 19 fugtskader, hvoraf 3 er beboerrelaterede og resten som følge af årstiden. Afd. 6, Mørkhøjvænge: Der har været 3 fugtskader, som alle er beboerrelaterede. Der er en stor udfordring i de dårligt isolerede ydre/gavlvægge på alle ejendommene. Der er fra alle sider fokus på at afhjælpe problemerne. at oplysningerne tages til efterretning. 5
Oplysningerne blev taget til efterretning. PAB blev anmodet om at der laves en forretningsgang ved fugtskader og skimmelsager. Arbejds- og funktionsbeskrivelsen for Tony Holst drøftet. Af aftalen fremgår det, at Tony Holst skal aflæse de individuelle målere i Højebo, Ved Stadion og Mørkhøjvænge. Hidtil har han haft en aflæser fra KAB, der kunne benyttes til dette. Det betyder, at funktions- og arbejdsbeskrivelsen skal ændres, men Tony Holst skal fortsat udføre arbejde for de afdelinger, hvor han tidligere aflæste målere. De afdelinger, hvor Tony Holst aflæste målere har hidtil betalt KAB for dette, fremover betales til Brunata. Funktions- og arbejdsbeskrivelse vil løbende ændre sig Organisationsbestyrelsen besluttede at anmode administrationen om at revidere arbejds-og funktionsbeskrivelsen. 10. Falck Health Care / Sundhedsforsikring Falck Health Care: Det kan oplyses, at ejendomsfunktionærerne har været omfattet af ovennævnte ord ning i KAB. Ordningen omfatter alene psykologhjælp i forbindelse med kriser samt evt. misbrug. I henhold til ejendomsfunktionærernes overenskomst skal der være et kriseberedskab. Falck Health Care koster kr. 1.300 pr. medarbejder. Kriseberedskab kan etableres på andre måder end via Falck Health Care. Sundhedsforsikring: En sundhedsforsikring koter kr. 2.300 pr. medarbejder, men man får også betydeligt mere for pengene. 6
Denne ordning er betydelig mere omfattende, f. eks. først i køen til privathospital og behandling hos kiropraktor. Denne ordning har en hurtigere behandlingstid, hvilket kan gøre, at en sygdomsperiode mindskes. : at organisationsbestyrelsen godkender, at ejendomsfunktionærerne får en sundhedsforsikring. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at krisehjælp var indeholdt i sundhedsforsikringen. Organisationsbestyrelsen godkendte, at ejendomsfunktionærerne får en sundhedsforsikring. 11. Styringsdialog Tilbagemelding fra Erik Andersen vedrørende styringsdialogmøde med Gladsaxe kommune. at oplysningerne tages til efterretning. Erik Andersen orienterede om, at han sammen med Birgit Nielsen, Birgith Hansen og Lone Lund-Rasmussen havde været til møde med Gladsaxe kommune. Generelt var det et godt møde, hvor kommunen mødte velforberedt op. Fra kommunens side var det blevet påpeget, at huslejen steg og faldt meget. Dette er uhensigtsmæssigt, og det bør tilstræbes, at der er en jævn huslejeudvikling. På Bondehavevej blev det påpeget, at henlæggelserne var meget små. Erik Andersen bemærkede hertil, at organisationsbestyrelsen fulgte problemstillingen, og at henlæggelserne vil blive forøget, når et lån udløber. Kommunen oplyste, at der var oprettet en Hotline, som afdelingsbestyrelserne kunne ringe til, såfremt der var akutte problemer med en lejer. Kommunen var bekendt med, at supplementsværelserne i Bakkely ønskedes nedlagt. 7
Kommunen foreslog, at der blev ansøgt om nedlæggelse af 4 af de 8 værelser på forsøgsbasis. Der vil blive fremsendt ansøgning i overensstemmelse hermed. Kommunen ønskede et tættere samarbejde med administrationen omkring udsættelser, bl.a. ønsker kommunen at blive orienteret på et tidligt tidspunkt. Administrationen vil blive kontaktet herom. Der er flere miljøtiltag i kommunen, bl.a. med tilskud til at nedbringe mængden af regnvand til kloakerne. Kommunen oplyste endvidere, at fjernvarmeværket havde gjort opmærksom på, at flere varmeanlæg i GAA betaler strafafgift. Oplysningerne blev taget til efterretning. Det blev oplyst, at administrationen vil komme med et oplæg angående renovering af varmecentralerne til mødet i maj. 12. E-flyt Glostrup Boligselskab har udviklet det elektroniske flyttesyn E-flyt. E-flyt gør det muligt at gennemføre et fraflytningssyn professionelt på en bærbar pc med trykfølsom skærm. Når flyttesynet er gennemført kan fraflyttende lejer få udleveret en underskrevet kopi af synsrapporten inkl. priser. Rekvisitioner til håndværkere afsendes automatisk via mail, når synet er overstået. E-flyt reducerer mulighederne for fejl, både under og efter fraflytningssynet. Den samlede behandlingstid for flyttesager reduceres markant. Det er PAB s overbevisning at E-flyt vil være en god investering, som hurtigt vil tjene sig hjem i tidsbesparelser ved behandling af flyttesager, med et kvalitetsløft af processen som en ekstra gevinst. Den samlede udgift vil udgøre ca. kr. 70.000 inkl. hard- og software, hvortil kommer en årlig abonnementsudgift på ca. kr. 2.500. Den årlige abonnementsudgift vil blive udgiftsført i boligorganisationen. : at organisationsbestyrelsen beslutter at tilslutte sig indførelsen af E-flyt, samt at investeringen afholdes af arbejdskapitalen. 8
Beløbet specificeres således: Den samlede udgift vil udgøre ca. kr. 70.000 inkl. hard- og software, hvortil kommer en årlig abonnementsudgift på ca. kr. 2.500. Der skal indkøbes 4 x hardware ca. kr. 40.000 4 x software ca. kr. 30.000 Beløbene er inklusive moms og instruktion. Programmet er et standard program baseret på de godkendte fraflytningsformularer og juridiske forhold omkring fraflytning. Det årlige abonnement skal dække vedligeholdelse og fornyelse af software. Der vil kunne laves ændringer i programmet. Timelønnen er kr. 625,-. Lone Lund-Rasmussen forventer dog, at standardprogrammet tager højde for alle normale forhold, og at særlige ønsker typisk vil være forbedringsarbejder, der udvikles via abonnement. E-flyt bliver præsenteret på et møde for varmemestre og driftsledere den 9. marts 2011. Organisationsbestyrelsen besluttede at tilslutte sig indførelsen af E-flyt, samt at investeringen afholdes af arbejdskapitalen. Johnny Rytterson fandt, at man burde afvente en egentlig demonstration af systemet før endelig beslutning. 13. Udlejningsstatistik (lukket punkt) Liste over ny indflyttere fra 1. oktober 1. januar 2011. Fraflytningsstatistikken udsendes inden mødet. at statistikken tages til efterretning. 9
Liste over ny indflyttere fra 1. oktober 1. januar 2011 samt fraflytningsstatistik blev udleveret på mødet. Fraflytningsstatistik fra 1. januar 2011 vil indeholde oplysning om, hvorvidt det er en intern/ekstern/et dødsbo m.v., det vil sige årsagen til fraflytningen. Statistikken blev taget til efterretning. 14. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Ingen bemærkninger Afd. 2, Ved Stadion Afdelingen har haft mandskabsproblemer, fordi John Kristensens p.t. er sygemeldt til den 10. februar 2011. Der har været problemer med maskinerne, specielt fejemaskinen er meget gammel og ulovlig, og der er indhentet tilbud på køb af en ny. Arbejdstilsynet har været på besøg, og vi har fået straks påbud på APV, produkthåndtering og rygepolitik. Der har været problemer på grund af sneen. Gladsaxe Kommune har taget endeligt byggeregnskab for vinduesudskiftning og facaderenovering til efterretning og sagen er hermed afsluttet. Afd. 3, Bakkely Der har været minirammeudbud, og licitationsresultatet på udbud af teknikerydelse til tag og vinduer blev, at arkitektfirmaet TNT sammen med ingeniørfirmaet Wissenberg samlet set var mest fordelagtigt. Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 22. februar 2011 vedrørende udskiftning af koldt og varmtvandsrør samt nye badeværelser. Hvis afdelingsmødet godkender forslaget, vil det blive igangsat inden udgangen af 2011 10
. Afd. 4, Marielyst 8-4-564-8 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 1. Nuværende lejer har bedt om ret til afståelse af lejemålet. Lejemålet er ikke opsagt. 8-4-567-22 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 4. Lejer har bedt om tilladelse til at forhandle sodavand og slik. Lejer har fået afslag. 8-4-569-12 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 6 Lejemålet skal annonceres, når opsigelse er modtaget, 8-4-570-12 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 7 Lejemålet har været annonce ret. Forespørgsel om tilladelse til grøntforretning m.v. Lejer sender en skriftlig præcisering af det, han ønsker at handle med. Genudlejning vil overgå til mægler, såfremt forhandlingen mislykkes. 8-4-571-16 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130.st. 8 Lejemålet genudlejet. Ok.. Administrationen har forelagt afdelingsbestyrelsen en skrivelse om kollektiv råderet for køkken og bad, som skal omdeles blandt beboerne. Afd. 5, Kildevænget 8-5-454-22 Erhvervslejemålet Solnavej 67. st. 1 er udlejet som it-forretning 01.02.11. Der påbegyndes renovering af el i 90 lejemål i februar 2011. Entreprisesummen kr. 1,1 mill, tages af de henlagte midler. Afdelingen får udskiftet vandrette rør i 2 blokke. Udskiftningen af den sidste blok bliver udført i foråret 2011. Udskiftningen finansieres af de henlagte midler. Hen over vinteren vil de grønne områder blive beskåret. Beboerundersøgelsen vedrørende køkkenudskiftning viste, at der er stor interesse blandt beboerne for at bruge kollektiv råderet, og da et sådant forslag skal vedtages 11
på et afdelingsmøde, kan afdelingsbestyrelsen stille forslag herom på afdelingsmødet tirsdag den 24. maj 2011. Afd. 6, Mørkhøjvænge Der har været minirammeudbud, og licitationsresultatet på udbud af teknikerydelse til tag og vinduer blev, at arkitektfirmaet White sammen med ingeniørfirmaet Holmsgaard samlet set var mest fordelagtigt. Som oplæg til mødet vedrørende udskiftning af tage og vinduer har der været afholdt første møde mellem tekniker, afdelingsbestyrelse og administrationen. Afdelingen har haft mandskabsproblemer, fordi John Kristensens p.t. er sygemeldt til den 10. februar 2011. Der har været mange problemer med maskinparken, da både traktor og fejemaskine var defekte, da sneen startede. Traktoren er nu repareret. Administrationen har drøftet en skrivelse om kollektiv råderet for afdelingsbestyrelsen, som skal omdeles til afdelingens beboere. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Kommunen har oplyst, at sagen er berammet i Børne- og Undervisningsudvalget i februar 2011. Afd. 8, Bondehavevej Der har været en henvendelse vedrørende ønske om ny husorden for afdelingen.. Afdeling 1, Højebo Skorsten og tag er i meget dårlig stand. Et ingeniørfirma har vurderet nedstyrtningsrisici og har igangsat de nødvendige nødværgeforanstaltninger. Organisationebestyrelsen gjorde opmærksom på, at der ved tagudskiftning muligvis skulle fuges samtidig. 12
Organisationsbestyrelsen besluttede at tage oplysningerne om afdelingerne til efterretning. 15. Eventuelt Der er aftalt ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 14. marts 2011 kl. 16.45. Regnskaberne og budget 2011/2012 bliver gennemgået på mødet. Næste ordinære møde er onsdag den 17. maj 2011 kl. 16.45. Bemærk, at datoen er ændret. Johnny Ryttersson foreslog, at Henrik Madsen og Mette Jensen på skift deltog i organisationsbestyrelsesmøderne. På forespørgsel blev det oplyst, at der i GAA er en karensperiode på 2 år efter datoen for overtagelse af en lejlighed i forbindelse med bytning. Erik Andersen Formand 13