Undervisning E3 Den fulde pakke 1 / 20 E3 Udleveringskopi af PowerPoint-præsentation Præsentationen ændres løbende, som nye udfordringer noteres, og den kan derfor se en smule anderledes ud end på kurset. Side 1 af 18
Task Force 365 Bo Persson Christian Poulsen Søren Nielsen 2 / 20 Task Force 365 er blevet ansat efter indførelsen af det nye system for at løsne op for nogle af udfordringerne. Vore baggrunde er vidt forskellige, men vi har alle kernekompetencer indenfor undervisning. Side 2 af 18
Det gamle nye Uden fuld pakke har man kun adgang fra skrivebordet U-drev Teamwebsted / SharePoint Teamwebsted i SimplySo K-drev for jer med den store pakke Har du det ikke er det er service-sag Q-drev OneDrive Ikke den i Stifinder O-drev for jer med den store pakke Folk uden må oprette en mappe på TeamWebsted Alle kan se indholdet Filer fra Q kan stadig bruges, men skal uploades Personfølsomme oplysninger? 3 / 20 Fællesdrevet U hedder nu K, for de der har den fulde pakke. I browseren hedder det Teamwebsted i SimplySo for alle efter at have heddet Teamwebsted eller SharePoint alt efter licens. K-drevet skulle nu være stabilt. Nogle har fået et personligt OneDrive for Business som erstatning for Q-drevet. Dette er blevet til et O-drev fra starten af februar, hvis man har den fulde pakke. Der er ikke tale om det OneDrive med skyen, der findes i Stifinder dette har intet med kommunen at gøre og må derfor ikke bruges til arbejdsrelaterede dokumenter. De der ikke har fået et OneDrive for Business skal i stedet oprette en mappe på deres Teamwebsted. Indholdet i mappen kan ses af alle ansatte i kommunen; det er en overordnet ledelsesmæssig beslutning, at kollegaer ikke har hemmeligheder for hinanden. Har man behov for at have fortrolige dokumenter liggende (AMR, Tillidsmænd og lignende) er man blevet tildelt et OneDrive. Mht. personfølsomme og personhenførbare oplysninger er der ikke sket nogen ændring i reglerne efter vi er kommet i Skyen. Vi mangler pt. 2-faktor-sikkerhed, men efter dette er reglerne de samme som på U- og Q-drev. Som hovedregel skal disse oplysninger holdes i fagsystemerne, men er det nødvendigt at gemme noget på Teamwebsted eller OneDrive må det ligge der i 30 dage. Det slettes ikke automatisk, så det er medarbejderens eget ansvar. Side 3 af 18
Skyen Meget anderledes uden den fulde pakke Ingen installerede Office-programmer Skriv filen Vælg gemmested Der gemmes konstant Begrænsninger i online Andre arbejdsgange Andre programmer 4 / 20 Skyen er på nogle punkter en helt anden måde at tænke og arbejde på, hvis man ikke har den fulde pakke med programmerne installeret. Et godt eksempel er, at hvor man før oprettede et dokument og først til sidst valgte, hvor det skulle gemmes, så skal man nu først finde den mappe, hvor man ønsker at gemme filen og derefter oprette filen. En klar fordel ved Skyen er, at alt er tilgængeligt for alle og alle steder fra. I online-versionen af Office-pakken er der en række begrænsninger og nogle funktioner er helt fjernet. Dette betyder, at der kræves nogle anderledes arbejdsgange og i nogle tilfælde, vil vi direkte anbefale, at man vælger andre programmer end dem man plejer at bruge. Side 4 af 18
SimplySo Fra 14. november Det gamle ikon ligger der måske endnu Simplere design Lettere arbejdsgange end den gamle portal Startes på samme måde 5 / 20 Siden 14. november 2016 har vi kørt med et nyt design online, der hedder SimplySo. Det gamle ikon ligger måske på skrivebordet endnu. Det forsvinder dog med tiden, og man er velkommen til selv at slette det. Det nye system startes med genvejen Office365 - SimplySo. Grunden til skiftet er, at SimplySo har et simplere design. Derudover sparer systemet nogle klik nogle steder, hvilket gerne skulle give lettere arbejdsgange. Det er dog som sagt kun et nyt design. Det er stadig det samme system, der ligger under, og alt hvad der ligger der findes derfor stadig. På de følgende slides vil vi vise jer hvordan det fungerer, så I kan se, hvad det er kollegaer, der ikke har den fulde pakke, møder. Side 5 af 18
SimplySo Hvordan starter det? 6 / 25 Når man har klikket på skrivebordsikonet kommer man til en login-side, hvor man skal bruge sin e- mail-adresse. Når du skifter til password-feltet eller trykker enter, skal siden have tid til at skifte, før du kan indtaste koden ellers kan det være nødvendigt at indtaste koden 2 gange. Herefter vil I ende på en side, der minder om ovenstående. Her er det værd at bemærke, at hvis man ønsker at søge efter noget så er søgefeltet helt øverst. Skriver man i feltet Del et indlæg lidt længere nede, bliver det man skriver det første som alle medarbejdere i hele kommunen ser, når de logger på. Tryk på de 3 skikkelser øverst i menuen til venstre for at vælge område. Har du problemer med at komme på SimplySo kan du finde hjælp i vejledningen: Sådan kommer du i gang med Office365 SimplySo. Side 6 af 18
SimplySo Hvordan ser det ud? 7 / 20 Når du har valgt område møder du en side, der minder en del om ovenstående. I højre side starter du direkte i jeres Teamwebsteds dokumenter. Strukturen minder meget om Stifinder og så snart du folder mappen ud (klikker på den i træet) får du flere funktioner i de firkantede knapper ovenover. I menuen til venstre er der nederst direkte links til både mail og kalender. Trykker man på dem åbner de op i nye faner, og man vil herefter kunne skifte mellem dem og SimplySo øverst. Ud over kalender og mail kan man også i menuen til venstre se, om man har et OneDrive. Er der et link til OneDrive i menuen, så har man et personligt drev er der ikke, har man ikke. Klikker man på OneDrive åbnes det personlige drev op i stedet for Teamwebstedet i højre side. Hvis man vil skifte tilbage til Teamwebstedet trykker man på Dokumenter længere oppe i menuen i venstre side. Side 7 af 18
SimplySo - Fordele Siden opdaterer selv når du opretter noget nyt (F5) 8 / 20 Ud over det simplere design har SimplySo også en række andre fordele. Den første fordel er, at når man her vælger Nyt dokument, så bliver man straks bedt om at navngive det. I det gamle system gav den automatisk dokumentet navnet Dokument efterfulgt af et tal. Da folk nogle gange glemte at omdøbe dokumenterne, har det givet rod i Teamwebstederne, hvor det kan være svært at finde det man skal bruge. Næste fordel er, at man i SimplySo kan uploade hele mapper fyldt med filer i stedet for at tage dem enkeltvis. De fleste har sikkert også oplevet, at et dokument ikke lå i mappen efter oprettelsen af det. Dette skyldtes, at systemet ikke selv opdaterede siden, så man skulle selv trykke F5. SimplySo gør det automatisk. En ting vi stadig har, er at når der er mange filer i en mappe, så opdeles de i undersider, og det kan være svært at gætte, hvilken side ens dokument skal findes på. Dog er der her øverst en boks, der hedder Filtrer, hvor man kan skrive en del af filnavnet, og så vises kun de filer, hvor dette indgår i navnet. Det er en hurtig måde at finde filer på. Bemærk at der ikke søges i undermapper. Den klart største fordel ved SimplySo er dog, at det er lavet lokalt i Aarhus, og at kommunen for dem er en stor kunde, så når vi ønsker noget ændret, så lytter de. Ved Microsoft er vi en lille kunde, og vi ved ikke engang om de læste vores ønsker og forslag. Side 8 af 18
I Skyen med den fulde pakke K-drev Direkte i Office Gem som og Åbn 9 / 20 Jer med den fulde pakke vil sandsynligvis sjældent bruge SimplySo i hverdagen. Med K-drevet kan I arbejde, præcis som I gjorde på U-drevet. Indtil da er der faktisk allerede en vej ind på teamwebstedet direkte fra Officepakkens programmer. I både Gem som og Åbn er øverste valgmulighed Websteder Aarhus Kommune. Ved at markere denne og vælge Gennemse nederst kan man, efter at have valgt område, klikke sig videre i fuldstændig samme mappestruktur som K-drevet og SimplySo. Har du først besøgt en bestemt mappe eller et bestemt dokument herinde, kan den endvidere pinnes (fastlåses), så der kommer en hurtig genvej hertil. Side 9 af 18
Udfordring Generelt med Skyen Dyyyyybe mappestrukturer 01 Arbejdsmiljø Arbejdsmiljøorganisation Arbejdsmiljøgruppe 1 - Frichsparken Arbejdsmiljøgennemgange Arkiv 2015 Mapper med kun et par filer i Laaaaange filnavne Forholdsordre Frichsparken Diverse Håndværkere.docx 2014-2017.Plan for Arbejdsmiljøgennemgange AMGR 1, Frichsparken.docx Specialtegn. & + / \ 11 / 20 Dybe mappestrukturer og lange filnavne har Skyen lidt svært ved. Vi opfordrer derfor helt generelt til, at man laver en ny og ens mappestruktur på tværs af områderne, men indtil da vil vi opfordrer alle brugere til at overveje længden på deres fil og mappenavne. Ligger filen i en mappe der hedder Arbejdsmiljøgennemgange behøver filen måske ikke hedde det. Og ligger mappen Arbejdsmiljøgennemgange i en mappe der hedder Arbejdsmiljø er det måske nok at kalde den Gennemgange. Og hvis mappen Arbejdsmiljøgennemgange kun indeholder en mappe der hedder 2016 og en der hedder Arkiv, så behøver de andre år måske slet ikke være i en arkiv-mappe. Endelig skal man kun opretter mapper, der er nødvendige. Hvis mappen kun indeholder en enkelt fil, så er det ikke mere overskueligt, end hvis filen lå der i stedet for mappen. Pas endvidere på specialtegn. Har du eksempelvis et punktum eller et og -tegn (&) i enten mappe eller filnavn kan nogle funktioner som f.eks. Flyt og Slet fejle. Side 10 af 18
Dokumenter i Skyen Indholdet kan se anderledes ud Sidehoved og fod forsvinder Måske kan de ikke åbne dokumentet Måske kan de ikke bruge dokumentet Makroer, kryptering og lignende 11 / 20 Når jeres kollegaer, der ikke har den installerede Officepakke, skal se dokumenter som I har lavet, er der en række ting, I skal være opmærksomme på: I nogle tilfælde kan dokumentet se anderledes ud for dem, og når de åbner det for at redigere forsvinder sidehoved og fod f.eks. (dog vender de tilbage, når de afslutter redigering). Eksemplet her var desuden, at når indholdet i en Excel-celle var centreret, viste den kun 1 af de tal der stod i cellen, selv om der var plads nok til at vise begge tal. I nogle tilfælde kan dokumentet slet ikke åbnes. Her var eksemplet, at en af boksene i et SmartArt var farvet grøn i stedet for standard-farven blå. Det var nok til at online-brugere ikke kan åbne det. I nogle tilfælde kan de ikke bruge dokumentet. Dette gælder f.eks., hvor der er indsat makroer. Dokumentet kan godt åbnes, men makroerne virker ikke. Side 11 af 18
Gør det lettere for kollegaerne Brug ikke makroer Krypter ikke Brug ikke tekstbokse Hold så vidt muligt standard-formatering Flet ikke celler i Word-tabeller Lav ikke for mange tabeller indeni tabeller Test i browser (SimplySo) 12 / 20 Hvis du vil gøre livet lettere for dine kollegaer, der ikke har den fulde pakke, skal du derfor overveje en række ting, når du laver dokumenter, som de skal modtage eller arbejde i. Du bør ikke bruge makroer og kryptering, da de ikke fungere i online-versionen af Office. Du bør også holde dig fra tekstbokse og så vidt muligt holde standard-formateringen (ikke ændre farver på objekter og lignende), da dokumenterne ellers slet ikke vil åbnes i online-versionen. Det at flette 2 celler i en Word-tabel kan også låse den for online-brugere. Endelig bør man ikke lave for indviklede tabeller med tabeller indeni tabeller, da det bliver meget tungt, og online-versionen bliver langsom, når den skal vise det (eller måske helt går i stå). Vores klare anbefaling er derfor også så vidt muligt, at selv prøve at åbne dokumentet i browseren via SimplySo og tjekke at alt fungerer inden det afsendes. Side 12 af 18
Der hvor der kan være brug for hjælp Send digitalt Men alle kan stadig doc2mail Skemaer og skabeloner 13 / 20 Der er et par steder, hvor brugere uden installeret Office kan have behov for jeres hjælp. Det drejer sig bl.a. om funktionen Send digitalt i mail. Det kan ikke lade sig gøre i onlineversionen, og ledelsens beslutning er at sådanne brugere derfor skal bede brugere med den fulde pakke om at gøre det for dem. Alle kan dog stadig bruge doc2mail det er ikke denne funktion vi snakker om. Områderne har et stort udvalg af skemaer og skabeloner, der bruges til forskellige opgaver, og en del af disse virker ikke efter vi er kommet i Skyen. Ofte er der blot behov for en lille tilpasning for at de virker, men denne tilpasning kan kun foregå i de installerede programmer, og online-brugerne har derfor brug for hjælp til dette. Side 13 af 18
Hvorfor del? Typisk arbejdsgang i lille pakke, der modtager et dokument via mail, der skal redigeres og sendes: 1. Gem fra mail til skrivebord 2. Åbn SimplySo 3. Naviger til en mappe 4. Upload fra skrivebord til mappe i SimplySo 5. Åbn dokumentet 6. Rediger 7. Download til skrivebord 8. Vedhæft 9. Send 14 / 20 Hvis en online-bruger modtager et dokument vedhæftet på mail, som skal redigeres og sendes retur er arbejdsgangen: Først skal dokumentet gemmes på computeren fra mailen. Derefter skal de åbne SimplySo, finde en mappe og uploade dokumentet for at kunne åbne og redigere det. Dernæst skal de igen downloade filen til computeren for at kunne vedhæfte den og sende den. Med Del får de blot et link, som de kan trykke på, og de kan straks redigere i det. Side 14 af 18
Vedhæft / Del filer I Office bør du bruge Del (kun indenfor organisation) Andre filer bliver du nød til at downloade for at vedhæfte (undtagen fra OneDrive) Der arbejdes på Del udenfor organisation 15 / 20 Derfor anbefaler vi, at man ved Word, Excel og PowerPoint bruger funktionen Del frem for at vedhæfte. Flere fordele gennemgår vi nedenunder. Så snart vi er kommet i Office 2016 kan der deles direkte inde fra programmerne. Indtil da bliver I nød til at gå via SimplySo. De begrænsninger der er i Del er, at den ikke kan bruges med andre fil-typer end Office-filer og derudover kan den ikke bruges, når man sender til folk udenfor organisationen. Sidstnævnte er der dog ved at blive lavet en løsning på. Side 15 af 18
Vedhæft / Del filer Sådan bruges Del 16 / 20 Du kan finde hjælp til brug af Del i vejledningerne: Del et dokument samt Del et dokument via hyperlink. Feltet ved siden af modtagerne, hvor man kan vælge om modtageren skal kunne redigere i dokumentet, har ingen betydning, hvis du sender filer fra Teamwebsted til andre i samme område de har allerede skriveadgang til alt på Teamwebstedet. Der hvor det til gengæld har betydning, hvad du vælger, er hvis du sender til personer fra et andet område (der ellers kun har læseadgang) eller hvis du deler filer på dit personlige OneDrive. Standard-indstillingen er at give redigeringsadgang. Side 16 af 18
Vedhæft / Del filer Fordele ved Del Altid den nyeste version I kan arbejde sammen i filen I kan chatte imens 17 / 20 Ud over, at det som sagt er lettere for brugere uden installeret Office, så har Del også en række andre fordele. For det første er man altid sikker på, at det er den nyeste fil man ser. Hvis man vedhæfter og modtager svarer igen med rettelser i filen, og dette foregår frem og tilbage nogle gange, så kan man let ende med at få valgt en forkert fil, som ikke lige var den nyeste, når man skal bruge den. Ved Del er der kun en version den nyeste. Dernæst kan man arbejde flere sammen i det samme dokument på samme tid. Hvis flere personer har det samme dokument åben samtidig, så kan de godt alle skrive samtidig, og de kan se, hvor de andre er i dokumentet, samt hvad de skriver. Slutteligt er der også en indbygget chat-funktion man kan bruge. Den startes øverst til højre, men er kun synlig, når der er flere i dokumentet. Vi har hørt at særligt studerende synes det er en god mulighed. Side 17 af 18
Hvordan vi kan bruges fremadrettet Vejledninger aarhus.dk/office365 Yderligere undervisning 26 / 25 Task Force 365 arbejder løbende på nye vejledninger og løsninger på udfordringer. Disse kan findes enten via office 365 linket i nederst venstre hjørne på sundhedogomsorg.dk eller på adressen aarhus.dk/office365. Ved sidstnævnte skal man vælge Sundhed og Omsorg for at ende ved de rigtige vejledninger. Herudover vil vi udbyde mere specifikke undervisningsforløb rettet mod bestemte personalegrupper eller bestemte problemstillinger, når flest muligt har fået den generelle gennemgang. Side 18 af 18