Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 4. februar 2013 kl. 19:00 i Ismejeriet Til stede Stine Gotved, Robert Andersen, Niels Rasmussen, Lone Henriksen, Susanne Hviid Thune, Hanne Tennes, Marie Buss, Steen Donsby Fra adminstrationen Forretningsfører Christen Mors, driftschef Viggo Strøm Børsting, udlejningsmedarbejder Rikke Thy Brøndt, sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse Sager til besluning 1. Referat... 2 Sager til orientering 2. Orientering om udlejning... 2 3. Aktionslisten... 3 4. Mødeplan 2013... 5 5. Status helhedsplan og Kulturstyrelsen... 6 6. Indkøbspolitik og standardleveringsbetingelser for KAB-fællesskabet... 7 7. Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner... 8 8. Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2012-2014... 9 9. Næste møde... 10 10. Eventuelt... 10 Bilag 1: Aktionsliste udleveres på organisationsbestyrelsesmødet Bilag 2: Indkøbspolitik for KAB 1/10
Sager til beslutning Formand Stine Gotved bød alle velkommen til årets første organisationsbestyrelsesmøde med KAB og en særlig velkomst til Rikke Thy Brøndt fra udlejningen, som var med som gæst. Derefter præsenterede henholdsvis Rikke og organisationsbestyrelsen sig kort. 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 5. november 2012 blev udsendt den 14. november 2012. Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte og underskrev referatet. Sager til orientering 2. Orientering om udlejning Udlejningsmedarbejder Rikke Thy Brøndt deltager på mødet, hvor hun præsenterer de særlige forhold for udlejning, der er gældende for. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Rikke præsenterede kort sig selv. Rikke har som det eneste udlejning. Hun har været ansat i KAB 13 år, heraf 10 år i udlejningen og arbejder pt i en særlig stilling mellem huslejen og udlejning primært omkring tværgående projekter og samarbejde. Hvad angår intern og ekstern venteliste, så orienterede Rikke om, at interne numre starter med 82 og eksterne numre med 21 og at det i udlejningssituationer er det sjældent, at der kommes ned til den almindelige eller eksterne venteliste og i så fald kun ved de små boliger. Boliger over 68 m² kræver børn.emnelisten sendes til godkendelse hos formand og næstformand Marie Buss. I får man tildelt bolig efter medlemsnummer og ikke anciennitet. Jo lavere nummer jo bedre. Når man har brugt sit nummer på en bolig slettes nummeret uanset om det er liste 82 eller 21. 2/10
Ud af 9 boliger tilbydes 3 til boligsocial anvisning, 1 til Byfornyelsen København og 1 til fleksibel udlejning. Resten til ventelisten også den fleksible udlejning. Hvis kommunen og byfornyelsen takker nej tilbydes boligen til ventelisten. Der er mange interne flytninger både via opryknings-ventelisten og bytte. Der er Ingen restriktioner for bytte internt i, det vil sige ingen krav om, hvor lang tid man skal boet i sin bolig, før internt bytte kan finde sted. Det er også muligt at lave flerkants bytninger. Antallet af personer ved bytte må ikke overstige antallet af rum. Byttes der eksternt, er det et krav, at man har boet i sin bolig i 3 år. Det kan aftales, at der ved interne flytninger overføres indskud fra en bolig til en anden. Rikke orienterede om, at det er muligt at komme på en såkalt brudt parforholdsventeliste ved samlivs ophør/skilsmisse, hvis man har hjemmeboende børn under 18 år. Man får ret til at opnå en bolig via oprykningsretten uden at afgive en bolig selv. Man får dog højt medlemsnummer og ny anciennitet hvilket betyder, man kommer bag alle de andre på den interne venteliste (oprykningsventelisten) Det er et krav i forbindelse med opnotering på brudt parforhold, at man fraskriver sig rettighederne til den nuværende bolig, hvis man står på lejekontrakten via et tillæg til lejekontrakten. Man skal ligeledes have adresse uden for. Rikke forklarede, at en opnotering følger boligen og ikke personen. Det er altså muligt at en part efter f.eks samlivsophør kan overtage en intern opnotering, såfremt den er den fraflyttende part, som har den interne opnotering. Det koster pt. 200,00 kr. for opnotering og ajourføring. Det koster et årligt ajourføringsgebyr hvert får for at beholde sin placering på ventelisten. Man kan svare nej til en bolig, lige så mange gange man har lyst Rikke opfordrede organisationsbestyrelsen til at henvende sig til hende ved eventuelle spørgsmål. Organisationsbestyrelsen takkede Rikke for et meget informativt indlæg og tog orienteringen til efterretning. 3. Aktionslisten På grund af sygdom bliver aktionslisten denne gang udleveret i forbindelse med organisationsbestyrelsesmødet. Der vil være særlig fokus og status på TV-kabler, låseudskiftning og legeplads. 3/10
Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Bilag 1: Aktionsliste udleveres på organisationsbestyrelsesmødet Driftschef Viggo Strøm Børsting beklagede, at aktionslisten denne gang blev udleveret til organisationsbestyrelsen i forbindelse med selve mødet. Det skyldes sygdom. Aktionslisten vil ikke blive gennemgået i detaljer, men enkelte vigtige punkter, hvor der har været fremdrift, eller som organisationsbestyrelsen har spurgt ind til vil blive gennemgået. Hvad angår pkt. 4 Vedligeholdelsesgruppen, så vil driftschefen sende materialet fra vedligeholdelsesgruppen til formanden. På forespørgsel svarede formanden, at der er fastlagt dato for blokkursus i skybrudssikring (pkt. 20 Skybrudssikring). Omkring pkt. 26 Status på legepladsen, som organisationsbestyrelsen havde bedt om opdatering på i forbindelse med mødet i dag, orienterede driftschefen om, at han vil aftale med Edvin Hansen, hvad der igangsættes. Faldsikring og klemrisiko skal udbedres. På forespørgseom, hvorvidt gelænder på stejl stige er sat på, svarede driftschefen, at det vil blive tjekket, hvorvidt det er blevet udbedret. Organisationsbestyrelsen havde ligeledes bedt om status på pkt. 25 Interne kabler til signalforsyning. Driftschefen forklarede, at de interne kabler er en bygningsdel, der tilhører og hvor udgiften hertil er indeholdt i antennebudgettet. Han anbefalede, at der laves en lille henlæggelse, d a der ikke er de store udgifter forbundet hermed. Driftschefen foreslog at opdatere og vedligeholde serviceaftale med distributør eller anden udbyder for at sikre at anlægget tilses og at der foretages fejlfinding. Driftschefen vil tage kontakt til IT-gruppen, som består af Vilhelm i B31, Gitte i G82 og Carsten i S168 og foreslå at der laves en serviceordning i lighed med den, der eksisterer på IT. Organisationsbestyrelsen havde ligeledes bedt om opdatering på pkt. 17. Låseplan og driftschefen forklarede, at der er udarbejdet låseplan, at der vil bllive indkaldt til møde med udbyder og på denne baggrund vil der blive udarbejdet en økonomisk og produktionsmæssig plan for udførelsen. Denne plan vil blive forelagt organisationsbestyrelsen. Omkring pkt. 6 Budgetkontrol forklarede driftschefen, at det på grund af omlægningen af kontosystemerne til det nye forvaltningsklassifikation er det ikke muligt at komme med en præcis status på budgetopfølgning. Det nye system vil blive enklere at arbejde med ligesom det vil blive lettere at følge med i økonomien. Driftschefen og Edvin Hansen følger op på budgetkontrollen, så snart systemerne er konverterede.. 4/10
Hvad angår pkt. 16 Kurser mandskkab, så skal der samlet set evalueres på, hvad gruppen kan. Samtlige medarbejdere opdateres på Syn af Bolig, Ind- og Udflytning samt Konflikthåndtering ved Syn af Bolig. På forespørgsel til pkt 10 Kostaldens Køkken og indkøb af komfur svarede driftschefen, at han vil tale med Edvin Hansen om det snarest med henblik på indkøb heraf. Formanden spurgte om, der var nogle spørgsmål til aktionslisten og næstformanden spurgte i den forbindelse til udbedring af skorstene, idet der falder puds ned. Driftschfen svarede, at hvis der er tale om en decideret mangel/fejl, så skal det udbedres med det samme. Han opfordrede til at rette henvendelse til Edvin Hansen på ejendomskontoret. Lone Henriksen havde fået henvendelse fra en beboer, som har erhverv, og som har fået en parkeringsbøde, medens bilen holder og han læsser af og på. Beboeren udbeder sig en P-tilladelse, der kan benyttes kun ved disse tilfælde? Formanden forklarede, at ikke har magt til at udstede P-tilladelser, men gør det alligevel med den laminerede tillladelse, der udlånes til håndværkere m.m. P-tilladelsen fritager dog ikke for en bøde, hvis P-vagten udsteder en sådan. Der var ikke yderligere til aktionslisten og organisationsbestyrelsen tog hermed denne til efterretning. 4. Mødeplan 2013 På organisationsbestyrelsesmødet den 5. november 2012 blev det besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen og sekretær Gitte Nielsen sammen udarbejder ny mødeplan, hvor også organisationens møder uden KAB vil fremgå. Mødeplanen er blevet udarbejdet og konfirmeret fra såvel organisationsbestyrelsen som KAB. Mandag den 4. februar 2013 kl. 19.00 organisationsbestyrelsesmøde med KAB Mandag den 22. april 2013 kl. 19.30 organisationsbestyrelesmøde med KAB Mandag den 27. maj 2013 kl. 19.30 generalforsamling Mandag den 19. august 2013 kl. 19.30 organisationsbestyrelsesmøde med KAB Mandag den 30. september 2013 kl. 19.30 beboermøde (afdelingsmøde) Mandag den 4. november 2013 kl. 19.30 organisationsbestyrelsesmøde med KAB Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5/10
5. Status helhedsplan og Kulturstyrelsen Der har været afholdt indledende møde mellem ved formand Stine Godtved, Dansk Bygningsarv ved projektleder Maja Svane, Kurturstyrelsen ved Birte Skov og KAB ved driftschef Viggo Strøm Børsting. På mødet drøftede man udfordringerne for og flere forhold blev berørt: Der bør udarbejdes en vejledning, der anviser ensartede løsninger til bygningsvedligehold, forandringer i boligerne og pleje af udearealer. En manual kan for eksempel beskrive bebyggelsen og fredningsværdierne samt udpege arealer, der kan benyttes til forskellige formål. Manualen skal være sanktioneret af Kulturstyrelsen. De konkrete udfordringer i form af legepladsgodkendelse, uforholdsmæssig megen vedligeholdelse af skorstene, hørisolering af gavle i Klein-blokkene og energiforbedring af vinduer bør adresseres i konkrete ansøgninger til Kulturstyrelsen. Det er blevet muligt at modernisere køkkener og bad i fredede bygninger uden at anøge Kulturstyrelsen. Sammenlægning af lejligheder: Her undersøger, hvorvidt der blandt beboerne er ønske herom, ligesom Kurturstyrelsen vil gøre op med sig selv, hvilken holdning man har hertil. Det skal undersøges, om kan søge om fritagelse for grundskyld i lighed med andre fredede byggerier Det skal kortlægges hvilke fonde og myndigheder, der kan ansøges om midler til helhedsplanen. Processen fortsætter, hvor Dansk Bygningsarv følger op med mere konkrete anvisninger på proces og løsningsforslag på de udfordringer, som står overfor. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Forretningsføreren forklarede kort, at ovennævnte var tænkt som en status. Formanden fortalte, at det er blevet aftalt med Dansk Bygningsarv/Maja Svane, at hun i stedet for at indhente sammenlignende materiale og inspiration i andrede fredede bygninger (hvilket var en del af den oprindelig kontrakt) ser på, hvad der kræves af en manual og om det er noget, som kan forberede sig på allerede nu. Maja Svane havde deltaget i møde med Kulturstyrelsen. Kulturstyrelsen havde været meget positiv overfor at ændre overfladebeholdning på skorstenen og da vedligeholdelse af skorstene er en stor udgift vil det i givet fald betyde en stor besparelse. Kulturstyrelsen havde lovet at ville prøve at finde en løsning på legepladsproblemet, men formanden har ikke hørt noget endnu. Hvad angår spørgsmålet om tilladelse til at rive vægge ned i lejemålet, virkede Kulturstyrelsen meget låst. 6/10
Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Indkøbspolitik og standardleveringsbetingelser for KAB-fællesskabet Om indkøbspolitikken KAB s bestyrelse har den 23. oktober 2012 godkendt den indkøbspolitik, som er vedlagt som bilag 2. Den overordnede indkøbspolitik dækker alle typer af indkøb af varer og tjenesteydelser i KAB-fællesskabet og vil altid blive anvendt ved fremtidige aftaler, der forhandles af KAB s indkøbsafdeling. Politikken gælder dog ikke ved indkøb af bygge- og anlægsydelser. Formålet med den overordnede indkøbspolitik er at sikre de bedst mulige indkøbsaftaler, der opfylder gældende regler m.v. og god indkøbsetik. Der er tale om en frivillig ordning, men det er KAB s vurdering, at det i de fleste tilfælde kan betale sig for boligorganisationen/afdelingen at indgå i et fællesindkøb. Det har erfaringerne fra tidligere indkøb vist. Hvis ejendomskontoret selv køber ind, har boligorganisationen ansvaret for, at annonceringsog udbudsregler overholdes. Benyttes KAB s indkøbsafdeling og aftaler, vil KAB sørge for, at afdelingen inddrages i indkøbet. Om standardleverandørbetingelserne De mere konkrete forhold ved indkøb af varer og tjenesteydelser er formuleret i KAB s standard-leverandørbetingelser. Disse standardleverandørbetingelser dækker fremover alle leverancer af varer og tjenesteydelser indenfor KAB-fællesskabet, som indkøbes via KAB s rekvisitionssystem. Leverandørbetingelserne er en ajourføring af gældende regler og skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder i KAB og lokalt på et ejendomskontor, indkøber efter gældende regler og normer. Betingelserne sikrer blandt andet ensartede indkøbsbetingelser ved indkøb med rekvisitioner at alle regler vedrørende arbejdsmiljø- og ansættelsesforhold overholdes af leverandørerne. Der stilles blandt andet krav til salgs- og leveringsbetingelser, fakturering, reklamationsret samt krav om godkendelse af brug af underleverandører, arbejdsmiljø og CSR (Corporate Social Responsibility). Endelig har disse betingelser forrang for leverandørens salgsbetingelser. Standardleverandørbeting-elserne kan findes på KAB s hjemmeside. Det er KAB s vurdering, at den nye fælles indkøbspolitik sammen med Standardleverandørbeting-elserne styrker vores indsats for høj kvalitet, gode priser m.v. i forbindelse med leverancer. Læs standardleverandørbetingelserne her: http://www.kab-bolig.dk/default.aspx?id=2814 Indstilling 7/10
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager KAB s indkøbspolitik til efterretning. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen beslutter, at den vil tiltræde KAB s indkøbspolitik med den konsekvens, at politikken også gælder ved indkøb lokalt. Bilag 2: Indkøbspoltik for KAB Forretningsfører uddybede kort, at den overordnede indkøbspolitik er blevet formaliseret overfor ejendomskontorerne og at svarede på forespørgsel, at der er taget såvel æstetiske som miljømæssige hensyn, hvilket glædede organisationsbestyrelsen. Der tages nødvendige hensyn til bæredygtigt miljø etc. Forretningsfører informerede om, at der er ansat en indkøbschef til området og at der vil blive arbejdet videre henimod en endnu skarpere proces og profil. OB tog indkøbspolitikken til efterretning og besluttede at tiltræde KAB s indkøbspolitik. 7. Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Projektet Gældsrådgivning ved køkkenbordet har været i gang i Københavns- og Furesø Kommune siden slutningen af 2011. Projektet finansieres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med en bevilling på ca. 4 mio. kr. I efteråret 2012 bevilgede ministeriet yderligere 4,28 mio. kr. til en udvidelse af projektet, så det fra 1. januar 2013 dækker alle KABadministrerede afdelinger. Formålet med gældsrådgivningen er 1. at forhindre en udsættelse nu og her 2. at skabe en positiv og varig ændring af beboernes økonomiske situation og i nogle tilfælde personlige situation, så en udsættelse kan undgås på længere sigt. Projektet har fra 1. februar tre gældsrådgivere tilknyttet, som kontakter beboere, som er i restance, og tilbyder rådgivning og bistand. Det kan for eksempel dreje sig om hjælp til: at få opstillet et budget og oprettet PBS aftaler at undersøge, om husstanden er berettiget til sociale ydelser, de ikke modtager og ansøge kommunen at kontakte SKAT og/eller kommunen med henblik på nedsættelse af tilbagebetaling på gæld. KAB har et samarbejde med advokatfirmaet LETT og revisionsfirmaet Ernst & Young, som begge stiller gratis timer til rådighed til de mest komplicerede sager. Projektet har i det forløbne år opnået gode resultater. I løbet af det første år hvor der var én gældsrådgiver ansat havde rådgiveren kontakt til ca. 380 husstande. Nogle ønskede ikke 8/10
hjælp, men ca. 180 beboere fik rådgivning. I de allerfleste tilfælde hvor beboerne ønsker hjælp lykkes det at hjælpe husstanden til en stabil økonomisk situation. Husstandene kontaktes normalt allerede ved rykkerskrivelsen, så gælden ikke når at vokse for meget. Det betyder til gengæld, at det ikke med sikkerhed kan siges hvor mange af restancerne, som ville være endt i en udsættelse. I 22 sager er det dog mere sikkert. Her har været en fogedsag i gang, som er blevet stoppet i forbindelse med rådgivningen. Projektet tager kontakt til alle kommunerne om samarbejde. Enkelte kommuner og boligorganisationer vil blive inviteret med i projektets følgegruppe. Der forventes afholdt en konference i foråret 2013 om projektet. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Forretningsføreren orienterede om, at baggrunden for projektet. KAB hr været meget bekymret over den store stigning i udsættelser og har udtænkt ovenstående projekt, som er støttet af ministeriet for by, bolig og landdistrikter. Man startede med en ansat gældsrådgiver, men er nu oppe på tre. Projektet udvides nu til samtlige bolige organisationer og lejere i restance efter KAB har fået bevilget øgde midler. På forespørgsel om, hvem der indstiller til gældsrådgivning, svarede forretningsføreren, at gældsrådgiverne selv træder til på baggrund af et træk fra KAB s system over lejere, der er i restance, men at de formentlig ved eventuel henvendelse fra boligorganisationen vil trække de oplysninger, der er nødvendige. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2012-2014 BL og ESL har indgået en overenskomstaftale for ejendomsfunktionærer. Aftalen er 2-årig og dækker perioden 2012-2014. Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 2,9 %, som fordeler sig således: Emne 2012 2013 I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Øvrige forhold - 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 1,50 % 2,9 % 9/10
Forklaring til tabellen: Øvrige forhold dækker regulering af lærlingelønnen, ændring af alder for indtrædelse i arbejdsmarkedspensionen, regulering af indbetaling til Udviklingsfonden (tidligere FIU) samt et årligt tilskud til de faglige klubber. Bemærk, at der ikke afsættes midler til decentrale lønmidler i overenskomstperioden 2012-2014. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Driftschefen uddybede, at ovenstående er en orientering om overenskomsten, som medarbejderne selv har stemt om. På forespørgsel om hvorvidt, der i er ligeløn mellem mand 2 og 3, svarede driftschefen, at det er der ikke. Han havde udfra servicemedarbejderens erfaring vurderet, at han ikke umiddelbart skulle være på samme lønniveau som Edvin Hansen. Det anså organisationsbestyrelsen for at være korrekt. Driftschefen og forretningsføreren vil udarbejde en indstilling til organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9. Næste møde Næste møde med KAB er planlagt til mandag den 22. april 2013. 10. Eventuelt Susanne Hviid Thune undrede sig over, at hun når hun googlede sig selv kunne finde referat fra organisationsbestyrelsesmøder. Forretningsføreren forklarede, at referater ifølge lovgivning skal uploades på KAB s hjemmeside, når de er godkendt og underskrevet af bestyrelserne/organisationsbestyrelserne. Der var ikke yderligere under eventuelt og formanden takkede for et godt møde. 10/10