Guide til et succesfuldt erhvervsnetværk Alt om start og drift af erhvervsnetværk for kommuner og erhvervsråd
Introduktion Erhvervslivets energiforbrug er højt. Og mange gange unødvendigt højt. Fokus på erhvervslivets forbrug af energi er givet godt ud, hvis man som kommune, erhvervsråd eller andet ønsker at bidrage med viden om, hvordan man kan sænke energiforbruget. Det er en måde at give service til erhvervsvirksomhederne og samtidig pleje og opbygge relationer. For de fleste virksomheder er der ingen lovgivning, der sætter krav til erhvervslivets energiforbrug. Derfor er det for mange kommuner og erhvervsråd en helt ny vej, man skal gå for at engagere erhvervslivet til at arbejde med energitiltag. Vores erfaringer viser, at en af de mest hensigtmæssige veje at sætte fokus på energiforbrug er at etablere et dialogbaseret samarbejde med virksomhederne i form af f.eks. et erhvervsnetværk. Eksisterende netværk kan evt. anvendes. Mange kommuner og erhvervsråd er allerede godt på vej og har etableret netværk i erhvervslivet. Formålet med denne guide er at hjælpe jer til at få succes med at etablere og drive et netværk. Brug guiden som inspiration! Go fornøjelse. Venlig hilsen Go Energi Sådan etablerer I et netværk Side 3 Sådan driver I et netværk Side 12 2
Sæt mål for jeres indsats Sæt konkrete mål I kommunerne er indsatsen over for erhvervslivet oftest målsat i en klimahandlingsplan, CO 2 -handlingsplan, energiplan eller lignende. Hvis I har en sådan plan, er der sandsynligvis allerede nu sat mål for, hvad indsatsen over for erhvervslivet skal resultere i. Hvis ikke, er det vigtigt, at I fastsætter, hvad jeres indsats over for virksomhederne skal resultere i. Det er vigtigt, at målene er konkrete og dermed målbare. Det kan i den forbindelse være relevant at undersøge, hvor stort deltagerpotentialet er, ved at se på erhvervssammensætningen i jeres område. Forslag til mål Der skal være 50 medlemsvirksomheder inden udgangen af 2013 Der skal være afholdt 10 temamøder i 2012 Mindst 20 virksomheder skal være blevet vejledt i 2013 Vores erfaring er, at mange kommuner eller erhvervsråd får problemer, hvis der sættes mål for CO 2 -reduktionen i erhvervslivet, da det er meget vanskeligt at måle konkret på en reduktion. KlimaKlar, erhvervsnetværk i Gladsaxe I 2010 etablerede Gladsaxe Kommune erhvervsnetværket KlimaKlar for at engagere og motivere virksomhederne i kommunen til blandt andet energitiltag KlimaKlar er et projekt i regi af kommunens CO 2 -handlingsplan, hvori der er sat mål for CO 2 -reduktionerne for erhvervslivet Gladsaxe brugte 1 årsværk det første år på at drive netværket Et af KlimaKlars mål var at få 50 medlemmer på et år Netværket motiverer sine medlemmer ved at holde temamøder, der blandt andet holdes på forskellige virksomheder Sådan etablerer I et netværk 3
Få rammerne for projektet på plads Fastlæg projektteam og budget Når I går i gang med at etablere et netværk, er det en god idé at få planlagt, hvem der har ansvaret for hvad. I kan med fordel lade en fast medarbejder eller gruppe være det gennemgående ansigt for netværket. Få også klarlagt, hvor mange timer og penge, der skal bruges på indsatsen, og overvej hvor i kommunen, erhvervsråd eller netværk skal forankres. Formuler evt. en kort projektbeskrivelse, hvor I beskriver jeres målgruppe for erhvervsnetværket, milepæle og økonomi. Hensigten med projektbeskrivelsen er, at alle parter er enige om projektets omfang. Find samarbejdspartnere Undersøg, om der er eventuelle potentielle samarbejdspartnere, der kan være med til at finansiere projektet. Det kan f.eks. være andre i kommunen med viden inden for energisektoren eller lokale virksomheder. Det er også en god idé at få talt igennem, hvad netværket konkret skal arbejde med, og hvilke kompetencer de netværksansvarlige skal have. Overvej, om de skal være energirådgivere og dermed selv kunne vejlede virksomheder i det faglige inden for energitiltag, eller om I vil købe jer til de faglige ydelser som f.eks. temamødeoplæg. Det skal I have på plads Projektledelse, projektgruppe, de netværksansvarlige og deres kompetencer Økonomi Projektbeskrivelse Eventuelle samarbejdspartnere Områder, som netværket skal arbejde med 4 Sådan etablerer I et netværk
Opbyg jeres tilbud til virksomhederne Overvej eksterne tilbud Beslut jer for, hvad I vil tilbyde de virksomheder, der tilmelder sig netværket. Det er vigtigt ikke at bruge for mange ressourcer på at udvikle alle tilbuddene selv. Der er mange andre aktører, der har tilbud, som er billige eller i nogle tilfælde gratis. Relevante aktører kunne f.eks. være: Klimakompasset Energitjenesten Energiselskaberne Som netværksansvarlige vil I komme til at bruge tid på at drive netværket og holde virksomhederne motiverede. Undervurder derfor ikke arbejdsindsatsen i dette. Fokuser på kontante fordele Det er vigtigt at synliggøre de fordele, virksomhederne har ved at tilmelde sig netværket. Erfaringerne viser, at det ikke er motivation nok for virksomhederne at møde andre virksomheder, få en tættere kontakt til kommunen, erhvervssekretariatet eller erhvervsrådet eller få gratis temamøder. Virksomhederne har i høj grad fokus på kontante fordele, og derfor er det essentielt, at I har en konkret og givende tilbudspakke på plads fra starten. Pakken kan så løbende justeres og udvikles alt efter virksomhedernes behov og jeres ressourcer. Find inspiration i Go Energis casebibliotek. Overvej en fokusgruppe Overvej, om I skal invitere en gruppe udvalgte lokale virksomheder til at deltage i en fokusgruppe. Formålet med det er at få input til, hvad der er deres behov og mangler, før de kan gå i gang med at arbejde med energibesparelser. Sådan etablerer I et netværk 5
Opbyg jeres tilbud til virksomhederne En tilbudspakke kunne indeholde en eller flere af følgende fordele: Det er gratis at være en del af netværket Der tilbydes 1-3 gratis temamøder om året med fokus på energi, cases m.m. Der tilbydes to medlemsmøder om året, med fokus på en case og muligheden for, at medlemmerne kan sparre med og trække på erfaringer som f.eks. andre virksomheder har gjort sig De får nyheder tilsendt med information om, hvordan de kan opnå besparelser m.m. Tilmeldte virksomheder får et diplom og deres navn på hjemmesiden for at synliggøre deres indsats Afhængig af jeres ressourcer kan I evt. supplere med følgende tilbud: Medlemmer af netværket tilbydes individuel hjælp til arbejdet med miljø, klima eller energi Medlemmer af netværket tilbydes tilskud til energigennemgange Medlemmer af netværket får tilsendt markedsføringsmaterialer, de kan bruge til at synliggøre deres engagement i netværket. F.eks. et webbanner til deres hjemmeside eller et logo til deres miljøregnskaber m.m. Medlemmerne af netværket vil løbende blive kontaktet med henblik på at være med i PR-materiale Der lægges relevant materiale på jeres hjemmeside. F.eks. link til energiaktører 6 Sådan etablerer I et netværk
Brug Go Energis tjeklister og kravspecifikationer Overvej at bruge Go Energis tjeklister og kravspecifikationer i tilbuddet til virksomhederne. Go Energi har udarbejdet en række tjeklister, der sikrer den rette energigennemgang på forskellige områder af virksomhedens drift. Der findes tjeklister inden for følgende områder: Ventilation Køleanlæg Varmeanlæg Trykluft, blæsere og vakuumanlæg Klimaskærm Automatik Overskudsvarme Belysning It & serverrum Overblik Udfyldes af specialist Ventilationstjek udført hos Firma: Dato: Anlæg (anlægs nr.) betjener: Anslået energiforbrug: El: Varme: Observationer Evt. målt SEL-faktor: Andet: Anfør de anbefalede tiltag i nedenstående skema. Angiv prioritering. Prioritering 1: Anslået tilbagebetalingstid 0-1 år. Prioritering 2: Anslået tilbagebetalingstid 1-5 år. Prioritering 3: Anslået tilbagebetalingstid over 5 år. Prioritet Anbefalede tiltag Udfyldes af specialist Ventilationsanlæg afleveret til Firma: Anlæg nr.: Indkøringsrapport: Anlæg (anlægsnr.) betjener: Tjekliste til eksisterende anlæg Få styr på Dato: Bygning: Ventilation Erhverv Aktivitet i de ventilerede rum (designgrundlag): Anslået energiforbrug: El: MWh Varme: MWh Køling: MWh Målte nøgletal /sek.) SEL-faktor for hele anlægget: kw/(m 3 Indbygningsvirkningsgrader for alle ventilatorer: Ind: % Ind: % Ud: % Ud: % Trykstigning over ventilatorer: Ind: Pa Ud: Ud: Pa Pa Ind: Pa Virkningsgrad for varmegenvinding: % Kravspecifikationer til nyanlæg Få styr på Ventilation Erhverv Ventilationsanlæg er forbundet med andre energitjenester, som også skal arbejde optimalt. Se tjeklister for varmeanlæg og køleanlæg. Der findes kravspecifikationer inden for følgende områder: Ventilation Køling Varmeanlæg Bygning og klimaskærm Belysning Kølemontrer Konklusion/næste skridt: Udført af firma/navn: Bilag vedlagt. Hvis der ikke er tilstrækkelig plads på denne side, vedlægges bilag. ISBN: 978-87-92080-63-9 November 2011 Maskiner og motorer Se mere information sidst i denne guide. Brug Go Energis tjekliste Forventede driftstimer ved forskellige tilstande Beskrivelse (f.eks. natdrift) Timer per år Luftmængde, temperatur og fugtkrav Udført af firma/navn: Bilag vedlagt. Hvis der ikke er tilstrækkelig plads på denne side, vedlægges bilag. ISBN: 978-87-92080-62-2 November 2011 Go Energi er en uafhængig, offentlig organisation, der skal skabe energieffektiviseringer i Danmark få en specialist til at lave et eftersyn af dit ventilationsanlæg Go Energi er en uafhængig, offentlig organisation, der skal skabe energieffektiviseringer i Danmark Brug Go Energis liste med krav når I skal bygge nyt ventilationsanlæg 678_Ventilation_produktion_tjekliste.indd 1-2 678_Ventilation_produktion_kravspecifikation.indd 1-2 16/11/11 09.41 16/11/11 11.27 Sådan etablerer I et netværk 7
Planlæg første temamøde i netværket Få en virksomhed til at lægge hus til Det er en god idé at holde det første møde hos en virksomhed. Det sender et godt signal og giver nærvær at høre om en lokal virksomheds erfaringer ansigt til ansigt. Find en virksomhed, der vil gennemføre et energitjek, som kan være emnet for det første arrangement. Overvej at betale dette energitjek. Vores erfaring er, at virksomhederne prioriterer at komme til temamøder, hvor de får information om konkrete tiltag, der er nemme for dem at gå til. Det er blandt andet faglige emner som ventilation, belysning, varme og adfærd. Planlæg et program, hvor energirådgiveren, som har gennemgået virksomheden, holder et oplæg evt. i kombination med en fra virksomheden. Sæt tid af til spørgsmål. Hold programmet til maks. to timers varighed og planlæg det som et eftermiddagsmøde. Inviter i samarbejde med virksomheden relevante virksomheder til arrangementet. 8 Sådan etablerer I et netværk Få borgmesteren til at byde velkommen Det er vigtigt at signalere, at indholdet af netværksmøderne er seriøst og brugbart. Det kan være en god idé, hvis I kan få jeres borgmester, erhvervsrådsformand eller erhvervschef til at byde velkommen til det første møde. Det vil typisk øge interessen for at arbejde med energioptimeringer. Sæt tid af telefonisk til at følge op på de invitationer, I sender ud til netværket, hvis der ikke kommer tilstrækkeligt med tilmeldinger til arrangementet. Overvej, om I med fordel kan kopiere ovenstående forløb for et andet energiemne og med en anden virksomhed. Det kunne f.eks. være med fokus på ventilation, belysning, it/serverum osv. Ventilationstjek giver flere penge på bundlinjen for Bording For mange virksomheder kan et tjek af ventilationsanlæg betyde luft i økonomien. Virksomheden Bording i Herlev fik tjekket et anlæg i en lagerhal, lavede en simpel ombygning og kan nu se frem til at spare over 200.000 kroner om året. Casen er et godt eksempel på de store besparelser, virksomhederne kan se frem til med et relativt simpelt energitjek. Og de kontante fordele er det stærkeste argument, når erhvervsnetværket skal etableres og interessen for det skærpes.
Planlæg første temamøde i netværket Varier emnerne på møderne Når I er kommet ind i en rutine med at planlægge aktiviteter, er det vigtigt at variere emnerne på møderne og løbende se på, hvad andre aktører arrangerer af møder. Lyt også til virksomhedernes ønsker. Start med et emne, mange virksomheder har interesse i. Lad gerne værtsrollen gå på skift hos virksomhederne, så netværksdeltagerne kommer ud og ser andres måde at drive og energilede på. Start med de overordnede energiemner Erfaringen viser, at det kan være nyttigt at starte med de overordnede energiemner f.eks. overblikstjek, ventilation, varmeanlæg, køling, isolering af bygninger og adfærd. Hold øje med, hvad der rør sig, og hold gerne også møde om elbiler, fjernvarme eller klimavenlig mad, hvis det er oppe i tiden. Pas på med kun at holde arrangementer, der har store virksomheder som målgruppe. Sådan etablerer I et netværk 9
Tidsforløb for temamøde Det er nyttigt at starte planlægningen af mødet i god tid. Et tidsforløb for første temamøde kunne se sådan ud: Fire - fem måneder før Planlæg tid og sted for temamødet aftal gerne med en virksomhed, at de lægger hus til. Tirsdage og torsdage er som regel de bedste dage at holde eftermiddagsarrangement. Start med et eftermiddagsmøde, og spørg virksomhederne, hvilket tidspunkt på dagen de helst vil mødes fremover. Nogle virksomheder vil helst deltage i sådanne møder i arbejdstiden eller tidligt om morgenen, hvis de arbejder i butik Gør det nemt for virksomhederne at tilmelde sig arrangementet. Gør brug af jeres hjemmeside i den forbindelse, men også gerne en mailadresse Udarbejd et program læg det på hjemmesiden, lav presseomtale og annoncer, og print programmet til uddeling via f.eks. jeres reception, møder, tilsyn m.m. Tydeliggør over for oplægsholdere, hvor lang tid de har på dagen. Husk pauser, hvor deltagerne kan udveksle erfaringer Lav en liste over salgsargumenter, I har klar, når I skal forsøge at skabe interesse for netværket/temamødet, hvis I beslutter jer for at kontakte virksomheder via telefon. Tag udgangspunkt i fordelene ved medlemskab, som er formuleret som en del af tilbuddet til virksomhederne To måneder før Send invitation sæt direktøren på som modtager, og vælg, om der skal inviteres via almindeligt brev eller e-mail. Skriv et følgebrev, og vedlæg programmet for dagen Overvej at annoncere i jeres lokalaviser. Annoncering kan have to effekter: Dels synliggør de arrangementet over for erhvervslivet, dels synliggør det jeres initiativ som kommune/erhvervsråd over for borgere, potentielle samarbejdspartnere m.m. i kommunen En måned før Send reminder ud via mail En - to uger før Følg op på invitationen telefonisk, hvis ikke I synes, der er nok tilmeldte Forvent ikke, at I får 100 tilmeldte virksomheder, men sæt jeres succesmål realistisk. 20-25 virksomheder er et flot deltagerantal, hvis I er en stor erhvervskommune Sørg for at tjekke op på de praktiske aftaler omkring arrangementet (lokaler, forplejning m.m.) 10 Sådan etablerer I et netværk
Tidsforløb for temamøde På dagen Print eksempler af program og deltagerliste til de fremmødte Print evt. også slides fra præsentationer, eller upload dem på jeres hjemmeside, så deltagere og andre interesserede kan finde dem der Sørg for, at der er styr på de tekniske hjælpemidler, I har brug for, f.eks. pc og projector Overvej, om I skal uddele en seddel med enkelte spørgsmål, der evaluerer jeres arrangement Lav navneskilte, så deltagerne har nemt ved at netværke. Lav en deltagerliste Anret evt. forplejning Overhold tidsplanen start til tiden Sæt gerne borde og stole i grupper, hvis det er muligt det fremmer deltagernes snak Tag foto. Det kan være nyttigt at have foto til at sende ud med pressemeddelelser eller til brug ved andre lejligheder Lyt til virksomhedernes ønsker tal med dem i pausen Fastlæg tid, sted og emne Inviter virksomheder Mind deltagerne om arrangementet Tjek op på de praktiske aftaler Hold arrangementet 4-5 måneder før 2 måneder før 1 måned før 1-2 uger før På dagen Sådan etablerer I et netværk 11
Sådan driver I et netværk Vedligehold netværket I har nu taget hul på et frivilligt samarbejde med erhvervslivet. Nu handler det om at få flere virksomheder til at deltage og at holde de eksisterende medlemmer til ilden for at påvirke erhvervslivet til at gennemføre energibesparelser. Det er vigtigt, at medlemmer og andre interessenter ser, at netværket gror og skaber positive forandringer på energiområdet. Der er især to ting, I skal være opmærksomme på: Hvor meget arbejde I vil lægge i at sælge netværket over for potentielle medlemmer? Hvor meget I vil gøre for at motivere og engagere allerede eksisterende medlemmer? Driv netværket Arbejdet med erhvervsnetværket rummer forskellige typer af opgaver, som betyder, at man som netværksansvarlig skal favne bredt eller etablere samarbejde med andre, der kan hjælpe en med opgaverne. KLIMAVÆRKET i Odense I november 2011 etablerede Odense Kommune og Miljø- Forum Fyn erhvervsnetværket KLIMAVÆRKET I løbet af 2012 nåede netværket 120 medlemmer. Virksomhederne er alt fra frisører, over produktionsvirksomheder til boligselskaber KLIMAVÆRKET har tilbud til alle typer virksomheder, der kan vælge deres ambitionsniveau: Interessemedlem, KLIMAKVIK og KLIMAKOMET. Den enkelte virksomhed kan involvere sig så meget, som der er tid og lyst til KLIMAVÆRKET er et win-win netværk for både Odense Kommune og medlemsvirksomhederne: - Medlemsvirksomhederne udveklser erfaringer, finder samarbejdspartnere og får ideer til egne projekter - Gevinsten for Odense Kommune er, at der på sigt opnås en generel energibesparelse i kommunen 12 Sådan driver I et netværk
Sådan driver I et netværk Opgaver over for potentielle medlemmer Udarbejd løbende pressemeddelelser om f.eks. de gode cases Omtal netværket i taler (f.eks. i borgmestertaler) Omtal aktiviteter, før og efter de er blevet holdt inviter evt. lokalpressen med til arrangementer Få medlemmer til at omtale deres deltagelse i netværket i deres egen virksomhed f.eks. via deres hjemmeside, miljøredegørelse el. lign. Overvej, om der er andre medier, I med fordel kan gøre brug af Opgaver over for eksisterende medlemmer Tag udgangspunkt i de tilbud I har udviklet og sørg for at den grundlæggende netværksdrift er på plads Hav fokus på, hvilke emner der er oppe i tiden, og sørg for at tilpasse indholdet i netværksmøderne til det og til deltagernes ønsker Vær løbende opmærksom på muligheder for partnerskaber med andre aktører Sådan driver I et netværk 13
Udvikling af netværket Netværkskompasset Arbejdet med erhvervsnetværket skal gerne resultere i et udbytte for både deltagerne og jer som netværksansvarlige. Jeres udbytte er formentlig at skabe energiforbedringer i erhvervslivet, mens man taler om, at deltagerne overordnet set kan få fire former for udbytte. Brug netværkskompasset Til at afstemme deltagernes forventninger til udbyttet med jeres egne og skabe et fælles grundlag og mål for jeres netværk kan I tage udgangspunkt i netværkskompasset. Virksomheder, der deltager i jeres netværk, vil oftest ønske at få læring og viden ud af netværket. Men fokus på et af punkterne i netværkskompasset udelukker ikke, at de andre tre fokusområder også er i spil. De fleste virksomheder ønsker økonomiske besparelser, hvilket de kan få ved at blive klogere som virksomhed på, hvordan virksomheden kan energiforbedre. Det er det fokus, som skal afspejles i jeres tilbud i netværket. Fællesskab Deltageren bliver medejer af et fællesskab, hvor der gives støtte, identitet og personlig sparring. Her er dagsorden typisk spinkel, fordi der er fokus på det at være sammen. Adgang Deltageren får input til at løse sin opgave bedre og mere effektivt via de øvrige netværksdeltageres input. Dagsorden er her først og fremmest noget, den enkelte selv skaber, og målet er at finde andre med en lignende dagsorden. Indflydelse Deltageren får gennem netværket mulighed for at positionere sig og påvirke beslutninger i organisationen. F.eks. kunne virksomhederne påvirke arbejdet med energitiltag i kommunen eller Go Energis tilbud til virksomheder. Læring Deltageren får personlig inspiration og læring eller dygtiggør sig ved at spejle og reflektere egne erfaringer og praksis i andres. Dagsorden er her organiseret med det formål, at deltagerne opnår læring/inspiration. Kilde: Djøf m.m 14 Sådan driver I et netværk
Husk at informere I skal være synlige både eksternt og internt. Virksomhederne søger ofte information via nettet og via deres netværk, og derfor er det godt at være synlig. I kan med fordel overveje at skabe nogle rutiner omkring synliggørelse af netværket eller temamøder. Råd om kommunikation Intern kommunikation Etabler møde med relevante interessenter. Involver potentielle samarbejdspartnere. Det kan f.eks. være kommunens erhvervssekretariat, erhvervsbestyrelser i kommunen, erhvervsrådet, erhvervskonsulenter osv. Det kan være en god idé med kvartalsvise sparringsmøder, hvor I informerer hinanden gensidigt og forpligter hinanden til gensidig PR. Engager kommunens tilsynsfolk, der har deres gang på virksomhederne. De kan være gode ambassadører for netværket. Informer via relevante interne kanaler om etableringen af netværket. Skriv f.eks. på jeres intranet, lav en orientering til politikerne, jeres bestyrelse, erhvervsrådet og erhvervskonsulenterne, eller fortæl borgmesteren om initiativet. Der er nemlig andre, der kan gøre god reklame for netværket end lige jer, der sidder med projektet. Ekstern kommunikation For at synliggøre netværket og jeres arbejde med klima, er det en god idé at opbygge en del af jeres hjemmeside med beskrivelse af jeres indsats, de gode cases, reklame for arrangementer, medlemmer, nyheder m.m. Udarbejd et A4-ark eller en salgsbrochure om netværket. Heri beskriver I kort, hvad virksomhederne får ud af at være medlem, om det koster noget m.m. Husk at gøre brochuren levedygtig over længere tid. Henvis til hjemmesiden i stedet for at beskrive dato m.m. for evt. arrangementer i brochuren. Brug jeres lokalaviser til annoncering, og udarbejd gerne pressemeddelelser, eller inviter pressen med til jeres arrangementer. Sådan driver I et netværk 15
Hjælp at hente hvor? Kontakt Der er gratis hjælp at hente mange steder fra blandt andet via jeres energiselskaber. Via Go Energis tjeklister kan både netværksansvarlige og virksomheder få hjælp til energitjek. Få f.eks. inspiration gennem nedenstående links: GoEnergi.dk energitjenesten.dk Kontakt Go Energi for yderligere information Tlf.: 70 26 90 09 E-mail: goenergi@goenergi.dk Udgivet af Go Energi, juni 2012. ISBN: 978-87-92080-52-3 klimakompasset.dk Der er også hjælp at hente hos tre erhvervsnetværk, der arbejder med miljøtiltag på de lokale virksomheder: Læs mere om Gladsaxe Kommunes klimanetværk KlimaKlar på gladsaxe.dk/klimaklar Læs mere om KLIMAVÆRKET i Odense på odense.dk/ Klimanetvaerk Læs mere om Kurveknækker Furesø Erhverv på fureso.dk/energiogerhverv Go Energi er en uvildig, offentlig organisation under Klima-, Energi- og Bygningsministeriet