Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Vejlby Strand søndag den 19. marts 2017 hos Ellen Burkarl, Hjerm Dagsorden: Pkt. 1. Velkomst til Susanne og Mogens præsentation af de enkelte bestyrelsesmedlemmer, samt bestyrelsens arbejde - alle Pkt. 2. Indbydelse til generalforsamlingen valg af dirigent, indbydelsen, på valg, stemmetællere, indkomne forslag, hvem gør hvad? - alle Pkt. 3. Afvikling af generalforsamlingen foto, registrering, stemmesedler, hvem gør hvad? - alle Pkt. 4. Økonomi revideret regnskab og budget 2018 - Kaj Pkt. 5. Arbejdsdagen hvilke opgaver skal løses hvem er tovholder på de enkelte opgaver indkøb af materialer - Evald Pkt. 6. Udviklingsplan, status og hvad er næste step? en del af præsentationen på generalforsamlingen - Erik Pkt. 7. Godkendelse af forretningsordenen godkendelse af honoraraftale en del af generalforsamlingen Carsten + alle Pkt. 8. Diverse mail/oplæg Carsten Ellen - Erik og Evald a. Mail fra medlemmer - Carsten b. Mail fra Gitte Nomi4s Ellen c. Oplæg fra Ellen til guiden færdsel i vores område - Ellen d. Oplæg til forskønnelse af pumpestationer/brønde - Erik Pkt. 9. Møder vi har deltaget i tilbagemeldinger fra disse - alle Pkt. 10. Evt. afholdelse af en form for event i vores område, eks. Ferring Sø løb, eller andet - alle Deltagere: Formand Carsten Johansen (CJ), næstformand Evald Christensen (EC), kasserer Kaj Jensen (KJ), Ellen Burkarl (EB), referent Erik Skibsted (ES). I mødet deltog desuden økonomikonsulent Susanne Hedegaard Presthi og suppleant Mogens Bentzen. 1
Referat: Pkt. 1. Velkomst til Susanne og Mogens. Præsentation af de enkelte bestyrelsesmedlemmer, samt bestyrelsens arbejde - alle Velkomst til Mogens og Susanne samt en præsentation af alle deltagere i mødet. Herunder drøftelse af måden som bestyrelsen arbejder på. Pkt. 2. Indbydelse til generalforsamlingen valg af dirigent, indbydelsen, på valg, stemmetællere, indkomne forslag, hvem gør hvad? alle Bestyrelsen ønsker at benytte suppleant Mogens Bentzen, som dirigent, så han trækkes tættere ind i arbejdet i bestyrelsen. Status og opfølgning på Ferring Sø-stien. Bliver det første punkt på generalforsamlingen. Jens Hedevang inviteres. Han ønskes via nogle slides at give en status, herunder fremlægge kommunens tanker om udvikling og drift af nuværende anlæg. CJ retter henvendelse til Jens. Og KJ sætter punktet på, som ny ekstra punkt på generalforsamlingen. Der afsættes 10-20 minutter til punktet. Udkast til indbydelse blev drøftet. Suppleres med: Arbejdsdagen er den 12. maj. Medbring selv handsker, lidt håndværktøj, måske skovl, spade og rive. Arbejdsdagen afsluttes, hos Oda og med en pølse på grillen samt en øl eller vand. Bestyrelsen og dirigenten mødes kl. 8.30 i Harboørecenteret den 13. maj 2017, så vi er klar, når dørene åbnes for medlemmerne kl. 9.30. Vedtaget, at vi i år benytter os af to sæt medlems- og adresselister og deler op efter Vejlby Klit og Nederlandiavej, Barendsvej og Karolinevej ved registreringen, dette for at vi kan få alle ind inden kl. 10.00 Dagsordenen tilrettes så den følger foreningens vedtægter. Hele materialet rettes til forud for udsendelsen. (KJ) Under pkt. 5 indkomne forslag fra bestyrelsen, fremlægges følgende: Honoraraftale og forretningsorden gennemgås og vedtages på generalforsamlingen Udviklingsplanen, status og prioritering af den videre udvikling godkendes af generalforsamlingen Nedsættelse af frivillig/ad hoc-grupper: Det søges afprøvet, om der blandt grundejerne er opbakning og frivillige kræfter, som evt. vil deltage i en ad-hoc, event, eller arbejdsgrupper. Se også - pkt. 10. 2
Deadline for fremsendelse af forslag til behandling på generalforsamlingen udløb er den 1. marts jfr. vedtægterne. Bestyrelsen har ikke modtaget forslag fra medlemmerne, men vil for at tydeliggøre dette fremadrettet bruge hjemmesiden mere aktivt for at gøre medlemmerne opmærksomt på dette (CJ), så medlemmerne får en påmindelse herom. Bestyrelsen foreslår Susanne Hedegaard Presthi som ny kasserer efter Kaj, samt genvalg til Evald og Erik som medlemmer af bestyrelsen. Ved seneste generalforsamling blev desuden følgende valgt: Suppleanter: Mogens Rytter Bentzen og Hardy Bitch. Revisorer: Hans Georg Pørksen og Marlene Dyrlund Gemmer, revisorsuppleant: Ole Winther Hansen. Bestyrelsen foreslår genvalg af disse Som stemmetællere foreslås: Hanne Bentzen, Bodil Christensen og Hans Georg Pørksen. Pkt.3. Afvikling af generalforsamlingen foto registrering stemmesedler hvem gør hvad? - alle Registrering: Kaj og Bodil - Ellen og Hanne. Stemmesedler: Ellen fabrikerer i 5 forskellige farver, á 100 stk. Foto: Erik har ansvar for fotos. CJ medbringer godt kamera med. Pkt. 4. Økonomi revideret regnskab og budget 2018 - Kaj Gennemgang af regnskabet 2016 til fremlæggelse på generalforsamlingen ved Kaj. Budget 2018 blev ligeledes gennemgået. Drøftet, at budgettet ændres lidt, så beløb til nye investeringer hæves fra foreslået 65.000 kr. til 100.000 kr. også i 2018. Det betyder samtidig, at vi i bestyrelsen lægger op til, at formuen nedskrives med 35.000 kr., hvis 2018 budgettet bruges fuldt ud, og foreningen ved udgangen af 2018 forventes at have en samlet formue på minimum 700.000 kr. Snerydning: Der har ikke været rydning af sne de seneste år. Derfor nedsættes beløb til 10.000 kr. i 2018. Bestyrelsen har samtidig besluttet, at hvis der kommer en hård vinter med udgifter, som overstiger det afsatte beløb på 10.000 kr., afholdes meromkostningen af formuen. 3
Pkt. 5. Arbejdsdagen hvilke opgaver skal løses hvem er tovholder på de enkelte opgaver indkøb af materialer? - Evald Evald har gennemgået materialer til arbejdsdagen i postkassehuset. Evald sørger for indkøb af bl.a. net til mål m.m. Der skal males bænke, opsamles affald, Indu-delen af legepladsen skal males. EC har overblikket over indkøb og arbejdshold/opgaver til dagen. Holder samt kugler til Petanque-banen. Vi prøver med gratis udlån af udstyr. ES har opgaven. Søger at få skaffet holder/metalstativ til kugler også. Hvem hjælper Oda med grill m.m. EB sørger for indkøb og aftaler med Oda. Pkt. 6. Udviklingsplan, status og hvad er næste step? en del af præsentationen på generalforsamlingen - Erik Det videre arbejde i 2017 følgende er besluttet for brug af op til 100.000 kr.: 1. Opretning af boldbanen på Barendsvej/v legepladsen og postkassehuset. 2. Hovedsti-renovering. Etape 2 søges realiseres hurtigst muligt jfr. tilbud. Stien forlænges helt frem til engen/det store friareal ved Ferring Sø med ny afretning og belægning med stenmel som slutlag. CJ sætter dette i gang hurtigst muligt af hensyn til turistsæson, men afholder inden igangsætningen møde med både Karsten Bjerg og Jan Kristensen fra Holstebro Graderservice, så vi sikrer os at sidearealer, på stien, udformes så de også kan klippes fremadrettet, så vi hindrer at hyben i skel vokser sig ind på stiarealet. Plan for arbejder i 2018 og frem: 1. Færdiggørelse af hovedstien hen over engen til vejen ned til fiskerlejet. 2. Reparation af digekrone med opretning og genskabelse af sti på toppen. 3. Etablering af 2 nye bænke lette i konstruktion, forventes udført i 2017. 4. Gangbro og over grøft ved grønt fællesareal ved Bjergehusvej til sti rundt om Ferring Sø. 5. Udskiftning af affaldsstativer fra metal til Brovst-modeller beklædt med træ. 6. Bekæmpelse af hybenroser på foreningens naturareal syd for Klitgården, evt. som frivillig gruppe. Sammen med Lemvig Kommune arbejdes der med følgende udviklingsidéer: - Etablering af flydebro/havn til joller eller støttefunktion for kajaksejlads m.m. på Ferring Sø - Evt. etablering af off. sheltersplads, på et hjørne af foreningens grund, ved fiskerlejet. - Forskønnelse af trafikchikaner på Vejlby Klit, til noget mere permanent og kønnere. 4
Pkt. 7. Godkendelse af forretningsordenen godkendelse af honoraraftale en del af generalforsamlingen Carsten + alle Aftalt, at de opdaterede bilag vedr. honoraraftalen og forretningsorden sendes ud til medlemmerne, efter små korrektioner, primært af sproglig/forståelsesmæssig art. (CJ) CJ tager disse med til generalforsamlingen. Se også pkt. 2. Pkt. 8. Diverse mail/oplæg Carsten, Ellen, Erik og Evald a. Mail fra medlemmer Carsten: Der indkaldes til formandsmøde i de tre grundejerforeninger i Vejlby. Om fælles emner, samarbejde m.m. Flere forslag til emner, blev drøftet, se pkt. 9. CJ deltager og giver referat på et kommende bestyrelsesmøde. Mail fra Gitte Gjalsbæk: Ønsker sten flyttet for enden af hovedstien ved Engen. CJ følger op. Formanden har modtaget en del gode reaktioner på renoveret stistrækning. Også forslag, som bestyrelsen ikke kan efterkomme, om fx udlægning af rullegræs. b. Mail fra Gitte Nomi4s Ellen: Forskønnelse af affaldsstationen ved Victoria Street Station. Også afskærmning af affaldsstationen, Ved P-pladsen for enden af Vejlby Klit/stinedgang 192. EB følger op og retter fornyet henvendelse til Nomi4s. c. Oplæg fra Ellen til guiden færdsel i vores område Ellen: EB gennemgik oplæg til råd om færdsel på strand, i klit og i sommerhusområdet. EB arbejder videre, og CJ tager det med til drøftelse i formandskredsen, inden vi evt. trykker og omdeler. d. Oplæg til forskønnelse af pumpestationer/brønde Erik: Oplæg fra ES fremsendes sammen med supplerende tekst til Pumpelaget. CJ sender sammen med beslutningsforslag. Vigtigt at bestyrelsen m.fl. møder op til generalforsamlingen. 5
Pkt. 9. Møder vi har deltaget i tilbagemeldinger fra disse alle Møde med Holger Toxvig, Kystdirektoratet. Enighed om, at vi fremlægger status og et udvalg af slides, på generalforsamlingen i 2017. Holger fremsender PP-slides, så vi kan genbruge. Arbejdet er i gang og afsluttes inden maj 2017. Der er behov for årligt 150 mio. kr. til kystsikring alene på Vestkysten, men direktoratet har kun 96,8 mio. kr. Der er behov for fodring årligt med 3,2 mio. m3 sand, men der er p.t. kun økonomi til fodring med sand svarende til 1,9 mio. m3/år. Derfor laves der også kun kystbeskyttelse på udvalgte steder. Der bruges 5-10 min. under eventuelt til fremlæggelse af punktet på generalforsamlingen. ES laver kort oplæg med genbrug af slides, som han fremlægger på generalforsamlingen. kt. 10. Evt. afholdelse af en form for event i vores område eks. Ferring Sø-løb eller andet alle Nyt vignet-foto valgt som nyt banner-foto til hjemmeside, brevhoved m.m. CJ går videre med implementering af nyt fotos, sammen med MCB. Postkassehuset. Problem hvis nøgle til postkasse bortkommer. Grundejerforeningen kan sælge ny nøgle til postkassehuset. Besluttet, at ejer sørger selv for evt. ny cylinder og låsesmed, til udskiftning af cylinder i husets postkasse, hvis nøgle bortkommer. 5-års gennemgang af kloak og dræn i 2018. Vigtigt at bestyrelsen deltager, og at der ikke frigives bankgaranti-beløb, før de sidste rettelser, jfr. tidligere korrespondance, er udbedret. Evt. Frivillige ad-hoc-udvalg: - En evt. event-gruppe. Skal vi afprøve, om vi i kan lave en årlig event. Kunne fx være en Ferring-Sø gå-tur, adventure-løb, kano-kajaksejlads? - Naturgruppen Bekæmpelse af invasiv art hybenroser på foreningens naturareal syd for Klitgården, evt. fra 2018. - Tilsyn og pasning af petanque-bane rive grus, og se efter kugler. - Tilsyn generelt med mål, skilte, stolper m.m. Vejlby Strand-foged Oprettelse af en facebook-gruppe Vejlby Strand så vi kan dele oplysninger med hinanden. Et supplement til foreningens hjemmeside. 6