Hjælp til selvhjælp Kommunikationsværktøj Gode overvejelser til projektlederen om interessenter og kommunikation o o Tænk over projektets interessenter og over kommunikationen af jeres projekt fra start til slut og skærp produktet Brug jeres kanaler til at sætte dialogen og kommunikationen af jeres projekt i spil
INTRODUKTION TIL KOMMUNIKATIONSVÆRKTØJET Denne værkstøjskasse har til formål at give dig som projektleder nogle konkrete input til, hvordan du kan være med til at skabe bl.a. synlighed, ejerskab og dialog om et projekt. Sigtet er, at værktøjskassen skal bruges i arbejdet med at gøre kommunikationen til et integreret element i hele projektforløbet lige fra udviklingen af projektet til afslutningen. Når kommunikationen indtager denne centrale plads, kan I være med til at skabe merværdi for projektet undervejs og skabe større effekt og spredning af projektets resultater og dets forankring i organisationen. Værktøjskassens indhold Kom godt i gang med at bruge værktøjskassen procesforslag Model: Hvem er projektet interessant for? (Inkluderer en udfyldt og en tom til jeres egen udfyldelse) Introduktion til møder som kommunikationskanal 15 inspirationskort over formidlingsformater og kanaler. (Kick off møde i egen organisation, SU møde, Ledelsesmøde, Punkt på ordinært møde/afdelingsmøde, Møder med samarbejdspartnere, Konferencer/oplæg, Blog, Nyhedsbrev, Hjemmeside, Video, LinkedIn, Personaleblad, Intranet, Internt ugebrev, Fællestavle ) Nemt at gå til En interessentmodel og 15 små inspirationskort Værktøjskassen er nem at gå til og består af en model og 15 små inspirationskort, der giver input til, hvordan og hvad du kan bruge forskellige kommunikationskanaler til. Brug interessentmodellen til at få overblik over, hvem jeres vigtigste interessenter/ aktører er. Interessentanalysen danner baggrund for jeres kommunikationsindsats. Brug de 15 små inspirationskort til, hvordan du kan bruge/aktivere jeres interne kanaler, såsom intranet, fællestavler, det interne ugebrev og kontormøder, samt jeres eksterne kanaler, såsom nyhedsbrev, hjemmeside og møder med samarbejdspartnere. Hvordan skaber I den rigtige værdi for jeres projekt? Når I bruger inspirationskortene, er det vigtigt, at I tager afsæt i, hvad der skaber værdi for jeres projekt, og hvordan I kan sætte det i spil i forhold til jeres organisationskultur. Vær opmærksom på følgende, når I arbejder med jeres kommunikation: Modtager: Hvem skal der kommunikeres til? Budskab: Hvad vil I fortælle? Kanal: Hvordan skal der kommunikeres? Hvad har I af eksisterende kanaler, der er oplagt at bruge for at få budskabet ud? Er der behov for og ressourcer til at udvikle nye kanaler? Afsender: Hvem er den rette afsender? Timing: Hvornår skal der kommunikeres? Hvilken timing skaber størst effekt? God fornøjelse!
KOM GODT I GANG MED AT BRUGE VÆRKTØJSKASSEN PROCESFORSLAG Step 1) Læs kuvertens forside og bagside op sammen. Giver det mening for projektet? Hvad giver mening, hvad gør ikke? Step 2) Start med at tage interessentmodellen frem, både den udfyldte og den tomme. Brug 10 20 minutter på at snakke om projektets interessenter. Stil spørgsmål: Hvem er projektets/jeres vigtige interessenter?, Hvem vil kunne inspirere projektet og måske tilføre værdi og viden til det undervejs?, Hvor og hvordan ser vi muligheder for at inddrage dem på den rigtige måde?. Erfaringerne er, at det er godt at bruge (lang) tid på interessentsnakken. Step 3) Hvis projektet er klar til det, så brug 10 20 minutter på inspirationskortene over formater/ kanaler sammen med jeres interessentanalyse: Hvad kan formaterne, hvad kan kanalerne, hvad kan de bidrage med til jeres projekt, hvad kan lade sig gøre hos jer?
INTRODUKTION TIL MØDER SOM KOMMUNIKATIONSKANAL Forberedelse hvordan engagerer I de centrale aktører? Brug møder som en platform til at gå i dialog om jeres projekt. Hvor og hvornår ved I, at der findes møder i fx ledelsesgruppen, i professionelle netværk, med samarbejdspartnere, årlige konferencer osv., som I kan bruge til at skabe dialog om projektet? Eller hvornår er det oplagt at arrangere et møde? Når I planlægger møder som kommunikationskanal, skal I være opmærksomme på, hvem, det er særligt vigtigt, er til stede i forhold til at få synliggjort projektet, hvem I gerne vil skabe kontakt til, og hvordan I sikrer ledelsesopbakning, medarbejder involvering eller andet, som er vigtigt for projektets fremdrift, læring og resultater. Som forberedelse kan I fx lave en generel status på projektet og diskutere, hvordan jeres behov for dialog om projektet ser ud, og hvem I skal have som modtagere og deltagere på mødet. Udover mødedeltagere (hvem) skal I overveje, hvordan I vil holde mødet, og hvad det skal handle om. Til jeres forberedelse af mødet kan I have glæde af at læse pjecen Rollen som Facilitator, se tekst om facilitering på: www.kompetenceudvikling.dk/facilitatorroller Eksempel på proces Arranger et (kick off)møde om projektet for afdelingsledere, hvor du eller fx din leder er værter ( afsendere ). Mødet kan tilrettelægges således: Før mødet Invitér din nærmeste leder til et planlægningsmøde. Lav sammen en drejebog for (kick off)mødet, hvor I tydeligt aftaler, hvad din rolle som projektleder er, og hvad din leders rolle er til mødet. Vær klare på formålet og intentionen med (kick off)mødet og på, hvad I vil have ud af mødets deltagere. Tænk over deltagersammensætningen. Er der blandt deltagerne eller i organisationens afdelinger nogle mulige barrierer for projektet, som kan imødekommes på mødet? Selve mødet Præsenter projektet kort. Tænk over formidlingen, gør den også gerne visuel og grafisk, da mødedeltagerne kan repræsentere meget forskellige fagligheder og arbejdsområder i organisationen. Indlæg processer undervejs, hvor deltagerne aktiveres: 2 og 2 summer de om, hvad de synes, der er det vigtigste ved projektet, hvordan kan det være med til at gøre en forskel i organisationen/for medarbejderne/for den enkelte afdeling/for lederne mv. Spørg fx: Hvilken rolle kan du som leder på arbejdspladsen spille i forhold til at synliggøre projektet? Opsamling: Sørg for, at lederne kommer aktivt på banen og får taletid. Lad dem komme med bud på, hvordan de som afdelingsledere kan være ambassadører for projektet og sikre forankring. Efter mødet Sørg for efter (kick off)mødet løbende at orientere deltagerne om projektets videre forløb, så du fastholder deres interesse og kan trække på dem ved en anden lejlighed, hvor de kan være en støtte for projektet.
15 inspirationskort over formidlingsformater og kanaler Kick off møde i egen organisation Et kick off møde om projektet i jeres egen organisation kan være med til at dagsordensætte projektet og synliggøre det over for hele organisationen og ikke kun de direkte involverede. Det kan fx være et kick off møde for afdelingsledere i organisationen. Præsenter hovedindhold fra projektet og indlæg evt. små processer, hvor deltagerne kommer på banen og får mulighed for at præge indholdsdiskussioner. Gør det klart for mødedeltagerne, hvad du vil bruge deres input til, så der skabes en god dialog, hvor ingen føler at de spilder deres tid. Punkt på ordinært møde/afdelingsmøde At projektet kommer på som punkt løbende på ordinære møder/afdelingsmøder i organisationen kan være med til at sikre, at kolleger bakker op om projektet, hvis de skulle blive berørt af det på et senere tidspunkt. Vær opmærksom på barrierer, som fx Vi har da ikke noget at gøre med det projekt, hvorfor skal vi nu bruge tid på det? Inviter ind til feedback på projektet og meld ud, at I gerne tager imod ideer.
Ledelsesmøde En kort orientering om projektet på et ledelsesmøde kan være med til at sikre fortsat opbakning og skabe synlighed. Hvis det er vigtigt at have ledere ude i organisationen som aktive ambassadører, er det også vigtigt at sikre, at de løbende orienteres om projektet. Det behøver ikke kun være, når der opstår udfordringer i projektet, fx økonomisk eller indholdsmæssigt, at ledelsen skal orienteres, det kan også være almindelig orientering. Klæd din egen leder på til at orientere kort om projektet (lav fx en powerpoint) eller spørg om du kan få 2 minutter på ledelsesmødet til en kort orientering. SU møde En kort præsentation om projektet på et SU møde kan sikre, at både medarbejder og lederside i organisationen bakker op om det. Præsenter hovedindhold fra projektet og indlæg evt. små processer, hvor deltagerne kommer på banen og får mulighed for at præge indholdsdiskussioner. Gør det klart for mødedeltagerne, hvad du vil bruge deres input til, så der skabes en god dialog, hvor ingen føler at de spilder deres tid.
Møder med samarbejdspartnere, faglige netværk, andre eksterne interessenter/aktører fra fx andre brancher Et møde med samarbejdspartnere, et fagligt netværk eller andre eksterne interessenter/aktører kan være med til at give nye input til projektet og er samtidigt en lejlighed til at synliggøre, hvad I laver. Desuden sender et sådan møde et godt signal til dem om, at de er vigtige interessenter, der kan bringe kvalitet ind i projektet. Brainstorm om, hvad I gerne i jeres projekt vil forstyrres af andre omkring, hvem I gerne vil have input fra, og hvordan I vil tilrettelægge mødet. Hav det strategiske blik med: Hvem er det strategisk vigtigt at have dialog med? Inviter ind til et dialogmøde med dem og læg op til, at I gerne vil have tilført nye vinkler, ideer og feedback på det, I gør og har tænkt jer at gøre. Konferencer/oplæg (egne eller deltagelse på andres) Konferencer og oplæg kan være med til at skabe synlighed og interesse for projektet. Vær opmærksom på, om der er årlige konferencer, interne som eksterne, hvor det ville være oplagt og relevant at fortælle om projektet eller synliggøre temaer knyttet til projektet. Det kunne være via oplæg, en stand eller en konkurrence, som sætter spot på projektet eller et vigtigt tema/budskab for projektet. Det kan også være, at projektet i sig selv kan bære en konference, eller at der allerede som en del af projektets aktivitetsplan er indtænkt en konference som en platform til at formidle jeres projekt. Vær her opmærksom på timingen, og hvad eventen skal bidrage med til projektet skal der fx indsamles viden fra deltagerne eller udvikles materiale til deltagerne for at øge deres interesse for emnet efterfølgende?
Blog Denne kanal kan være med til at skabe dialog og co creation. Fortæl løbende om projektet på jeres egen blog eller slå noget op på andre relevante blogs. Er der fx nogen i projektgruppen eller på arbejdspladsen, der som en del af deres digitale netværk følger faglige blogs, som vil kunne nå relevante interessenter? Blogindlæg er ofte personlige og uformelle. Læg gerne op til dialog og input fra andre, der læser bloggen. Nyhedsbrev Denne kanal kan være med til at skabe synlighed og signalere, at projektet er strategisk prioriteret. Ved løbende at fortælle om projektet i jeres eksternt rettede nyhedsbrev, kan I være med til at fastholde fokus på, at projektet er prioriteret og vigtigt både eksternt og internt. Lav aftaler med centrale aktører/samarbejdspartnere om også at omtale projektet i deres nyhedsbreve. Indlæg i et nyhedsbrev har organisationen som overordnet afsender, derfor er sproget mere formelt end fx i blogindlæg. Læg gerne op til dialog og input fra dem, der læser nyhedsbrevet.
Hjemmeside Denne kanal kan være med til at samle og formidle mange informationer om og temaer inden for projektet. Husk at fortælle om projektet på jeres hjemmeside, hvis det er relevant for dem, der bruger hjemmesiden. I kan også oprette en helt ny hjemmeside eller et nyt univers på jeres eksisterende hjemmeside, alt afhængig af projektet og dets omfang. Få andre relevante hjemmesider til at linke til indhold på jeres hjemmeside. En hjemmeside kan bruges som katalog over projektet, og som alle andre digitale kanaler kan den være med til at skabe dialog, hvis man udnytter funktioner som kommentarfunktion og del på fx twitter, facebook osv. Video Denne kanal kan være med til at skabe et personligt og levende indtryk af projektet og øge levetiden af formidlingen. Lav fx små videoer, hvor I interviewer forskellige interessenter om projektet. De kan på en troværdig måde fortælle forskellige historier og synspunkter. Video kan også bruges til at dokumentere eller forlænge levetiden på et hovedoplæg på en konference. Med video kan man også lave animationsfilm, der visualiserer en proces eller et komplekst koncept på en enkel måde. Efterhånden laver vi alle videoer med vores smartphones, men vær opmærksom på, at der er forskel på udstyr, og vælg det, der er passende i forhold til det signal, der skal sendes. Prøv at eksperimentere med fortællemæssige og visuelle greb for at forstærke budskabet.
LinkedIn Denne kanal kan være med til at synliggøre og skabe dialog omkring projektet i faglige netværk på nettet. I kan opfordre medarbejdere og eksterne interessenter til at synliggøre og skabe dialog omkring temaer, ved at de poster opslag via deres LinkedIn profil og de relevante grupper, de indgår i på LinkedIn. I kan også selv oprette en gruppe om et tema eller melde jer til grupper, der er relevante at følge i forhold til projektet. Ligesom det gør sig gældende med blogindlæg, så er opslag på LinkedIn personbårne og mindre formelle. De lægger også gerne op til debat og interaktion med de andre i netværket. Personaleblad Denne kanal kan være med til at skabe synlighed og ejerskab internt i en uformel ramme. Med et indlæg i personalebladet kan I fortælle om projektet internt både før, under og efter. I kan fx lave en konkurrence for at motivere kollegerne til at involvere sig i at komme med forslag, input mv. I kan bringe billeder fra processen, fejringer eller lignende, som kan være med til at skabe fortællinger og ejerskab omkring projektet i organisationen. Brug flere interne kanaler for at sikre dig, at budskabet når ud, da dine kolleger ikke nødvendigvis orienterer sig lige godt i de forskellige interne kanaler.
Intranet Denne kanal kan give medarbejderne adgang til viden, de i forvejen gerne vil finde. Medarbejderne bruger ofte intranettet, når de søger efter specifikke oplysninger. Tænk derfor i at lede medarbejderne ind på intranettet via andre interne kanaler, såsom plakater, personalebladet og det interne ugebrev, og her samle uddybende informationer og materiale, opslå konkurrencer for at motivere kolleger til at involvere sig i at komme med forslag, input mv. I kan bringe billeder fra processen, fejringer eller lignende, som kan være med til at skabe fortællinger og ejerskab omkring projektet i organisationen. Brug flere interne kanaler for at sikre dig, at budskabet når ud, da dine kolleger ikke nødvendigvis orienterer sig lige godt i de forskellige interne kanaler. Internt ugebrev (fra fx ledelsen, tillidsrepræsentanten, de faglige klubber) Denne kanal kan være med til at skabe synlighed og signalere, at projektet er strategisk prioriteret af ledelsen eller din faglige repræsentant/klub. Få ledelsen/tr/klubben til at tage ejerskab til projektet og gerne løbende orientere om projektet i deres elektroniske ugebrev, klumme i personalebladet eller lignende. Jo mere de er synlige omkring, at de bakker op om projektet, des større sandsynlighed for at projektet får gennemslagskraft i organisationen. Lav selv rugbrødsarbejdet og få ledelsen/tr til at tage ejerskab for og formidle budskabet.
Fællestavle Denne kanal kan være effektiv, når der skal skabes synlighed og formidles korte budskaber internt. Man overser ofte denne kanal, men den kan være ret effektiv, hvis man får identificeret de rigtige steder, hvor folk opholder sig. Det kan være ved kaffemaskinen, i elevatoren, i køen i kantinen, på toilettet ja kun fantasien sætter grænser. Opsæt fx plakater med visuelt blikfang og korte budskaber og henvis til mere information på intranettet eller lignende.