Vejledning til Mamut Business Software: Årsafslutning VetPharm EDB & Marketing ApS 30 januar 2009 Vejledningen indeholder følgende emner: Midlertidig overførsel af Primosaldo Det aktive regnskabsår Periodeafslutning Journaludskrivning Allokering af fortjenesten Årsafslutningen
Midlertidig overførsel af Primosaldo Generelt Midlertidig overførsel af Primo Saldo benyttes i tidsrummet efter starten af et nyt regnskabsår og før det foregående er afsluttet. Som regel er det nødvendigt at kunne fortsætte bogføringen i det foregående regnskabsår et stykke tid efter at du er begyndt på et nyt år. Dette skyldes, at der altid vil være betalinger og lignende som forfalder i det nye år. Når der bogføres i det forgående regnskabsår er det nødvendigt at lave en midlertidig overførsel af primosaldo for at opdatere de tal som ligger til grund for det nye regnskabsår. Du behøver ikke skulle udsætte bogføringen for det nye år til årsafslutningen for det foregående regnskabsår omsider er afsluttet. I Mamut Business Software løses dette ved at ændre det aktive regnskabsår i Regnskabsindstillinger eller i Kassekladde. Overfør midlertidig Primo Saldo Midlertidig overførsel af Primo Saldo benyttes i tidsrummet efter starten af et nyt regnskabsår og før det foregående er afsluttet. Ved årsafslutning af foregående år vil endelig Primo Saldo overskrive den midlertidige, således at balancerapporterne gengiver de korrekte forhold. Sådan overfører du midlertidig Primo Saldo: 1. Gå til: Vis > Regnskab, og klik på: Overfør midlertidig Primo Saldo. 2. Tryk derefter: OK Den midlertidige primosaldo er nu overført! Overførslen er nødvendig hver gang man laver en postering/ændring i det gamle regnskabsår PharmaFakt Årsbonus side 2
Det aktive regnskabsår Generelt Det aktive regnskabsår i Mamut skifter ikke automatisk i forbindelse med årsskiftet - du skal derfor selv skifte til det nye regnskabsår når du er klar til det. Du bør aktivere det regnskabsår som oftest anvendes til manuel bogføring i kassekladden. Du bør i den forbindelse være opmærksom på, at det er muligt at bogføre i regnskabsåret 2009 - men på datoer i 2010. Sådan ændrer du det aktive regnskabsår 1. Gå til: Vis > Indstlillinger, vælg menupunktet: Regnskab 2. Åben dropdown-menuen, og vælg det ønskede regnskabsår Det valgte regnskabsår er nu aktivt, og du kan lukke vinduet. Ønsker du at kontrollere at indstillingen er trådt i kraft kan du åbne en kassekladde. Kassekladden starter altid i det aktive regnskabsår. PharmaFakt Årsbonus side 3
Periodeafslutning Dette punkt skal udføres inden du kan årsafslutte Sådan afsluttes perioden Gå til Menupunktet: Regnskab > Periodeafslutning Følgende vindue vises: 1. Vælg den periode som skal afsluttes 2. Tryk: Næste (2 gange) 3. Afslut med Fuldfør Den valgte periode er nu afsluttet! * alle 12 perioder skal afsluttes inden årsafslutningen foretages PharmaFakt Årsbonus side 4
Journaludskrivning Dette punkt skal udføres inden du kan årsafslutte Generelt Posteringsjournalen indeholder bilag for hele året, og skal godkendes inden regnskabsåret kan afsluttes. Sådan godkendes journalen Gå til: Rapporter > Regnskab > Posteringsjournal (automatisk overføring) 1. Sæt flueben i checkboxen: Vælg printer 2. I feltet Send til vælges Printer 3. Tryk på knappen: Udskriv Dermed vises følgende vindue 3. Vælg regnskabsår, og tryk: OK 4. Vælg printeren: Mamut virtuel printer Din rapport sendes direkte til en virtuel printer, dermed undgår du at udskrive de mange sider. Tryk: OK til eventuelle fejlbeskeder, indtil du når frem til spørgsmålet om godkendelse af journalen. 5. Svar Ja til spørgsmålet: Er udskriften godkendt PharmaFakt Årsbonus side 5
Årsafslutning: Fortjenesten skal allokeres Dette punkt skal udføres inden du kan årsafslutte Når du gennemfører en årsafslutning vil alle saldi på balancekonti blive overført til næste år som Primo saldi. Det er en forudsætning at resultatkonti tømmes mod en balancekonto, for at resultatet skal blive rigtigt. Følgende konti skal oprettes til overførsel af årets resultat: Konto 4900 Konto 7291 Årets resultat Overført resultat Sådan opretter du en konto: Menupunktet: Vis > indstillilnger > Regnskab > Fanebladet: Modulindstillinger > Kontoplan 1. Tryk på ikonet: Ny 2. Indtast kontonummer: 4900 3. Indtast navn: Årets resultat * Gentag denne procedure for oprettelse af konto 7291 Overført resultat Der skal foretages en disponering af et eventuelt overskud/underskud inden du kan afslutte året. Sådan finder du årets resultatet: 1. Vælg menupunktet: Vis > Regnskab og klik Rapporter 2. Vælg punktet: Regnskab > Resultatopgørelse 1 3. I Udvalgsvinduet vælges: Periode 1-13 4. På rapporten finder du feltet Resultat Her står det beløb, som udgør det eventuelle overskud/underskud og som skal disponeres. Dette resultat består af differencen mellem det som er opført i felterne Sum Aktiver og Sum Passiver. PharmaFakt Årsbonus side 6
Årsafslutning: Fortjenesten skal allokeres (forsat) De nødvendige konti er nu oprettet, og bogføringen kan foretages. Hvilken konto der skal debiteres, og hvilken der skal krediteres afhænger af om det er et underskud eller et overskud der skal flyttes. Sådan gør du: 1. Åbn Kassekladde 2. Vælg det regnskabsår, du skal afslutte. (eks. 2007) 3. Opret et nyt bilag og vælg bilagstypen Diverse og periode 13. 4. Indtast 4900 i feltet Konto. 5. Indtast Årets resultat i kolonnen Kredit/Debit. 6. Tast Enter. 7. Indtast 7291 i feltet for Konto. 8. Indtast Årets resultat i kolonnen Debet/Kredit. 9. Klik knappen Overfør til finans for at overføre bilaget. Hvis det er et overskud: Konto 4900 Årets resultat Debet Konto 7291 Overført resultat Kredit Hvis det er et underskud: Konto 4900 Årets resultat Kredit Konto 7291 Overført resultat Debet PharmaFakt Årsbonus side 7
Årsafslutningen Generelt Når de øvrige punkter er udført du klar til at gennemføre årsafslutningen. Du bør kun afslutte regnskabsåret, hvis du er 100 % sikker på at der ikke skal bogføres yderligere, og din revisor har godkendt det! Sådan gennemføres årsafslutningen Menupunktet: Regnskab > Årsafslutning 1. Vælg året som skal afsluttes 2. Tryk: Næste Hvis der er problemer der forhindrer en årsafslutning vil de blive vist. 3. Afslut med Fuldfør Den valgte år er nu afsluttet! PharmaFakt Årsbonus side 8