Manual til Groupcare: Indhold, formål og brug Indledning Groupcare er en elektronisk, internetbaseret kommunikationsform som vi bruger i forbindelse med din DOL-uddannelse. Grundlæggende set er Groupcare ikke meget forskelligt fra andre måder at kommunikere på, hvad enten det er med pen og papir, ansigt-til-ansigt, via mail, telefonen eller hvad det kunne være. Der er imidlertid nogle faciliteter i Groupcare der, som navnet antyder, er velegnede når grupper over en (længere) periode skal arbejde sammen og derfor har brug for at udveksle informationer af forskellig karakter med hinanden. Groupcare tilbyder en måde at holde styr på aftaler, dokumenter, andre ressourcer og deltagere på, en måde at diskutere på eller med andre ord at strukturere såvel holdets som gruppernes arbejde med uddannelsen på. Men det er et tilbud. Vi hverken kan eller vil tvinge jer til at bruge systemet i gruppeprocesserne, men vi tror, at det vil kunne øge udbyttet. Ikke mindst fordi I som hovedregel ikke ser hinanden dagligt, og fordi jeres hverdag så rigeligt er fyldt op med arbejde, familieliv og andre aktiviteter. Begge dele betyder, at I med fordel kan udnytte den fleksibilitet, der ligger i Groupcares uafhængighed af tid og sted. Hvad der ikke er et tilbud, er at Groupcare er måden vi kommunikerer til jer på udenfor undervisningsgangene. I bliver således nødt til at holde jer orienteret i Groupcare, hvis I vil vide om der er ændringer i undervisningsplanen, nyt om uddannelsen eller andet. Denne manual giver en meget kort introduktion til Groupcare som forhåbentlig får jer godt i gang. Der er en god Hjælp-funktion i systemet den finder I ved at klikke på Indhold Groupcare består af en individuel del ( Min profil ) og en gruppedel ( Mine grupper ). Du begynder altid på Startside som er indgangen til systemet og tjener til at give et overblik: Hvad er der sket siden sidst, hvilke grupper er jeg medlem af osv. 1
Da du blev inviteret til systemet skulle du oplyse dit navn og under Min profil kan du nu supplere med visse individuelle tilpasninger. Du kan fx skrive og rette adresse, telefonnumre mv. Gå ind under Private oplysninger og skriv som minimum dine telefonnumre og din adresse således at vi og dine medstuderende nemt kan få fat i dig. Slut altid af med at trykke på Ok ellers gemmes dine ændringer ikke. Uanset hvilken e-mailadresse du bruger, kan du komme ind på Groupcare fra en hvilken som helst computer med internetadgang: Skriv http://net.kommunom.dk i web-browserens adresselinje (Internet Explorer eller hvad du måtte bruge) og dernæst dit brugernavn (= e-mailadresse) og password, og så er du inde. På den (eller de) computer(e), du bruger til hverdag (men endelig ikke den nede på biblioteket!), vil jeg anbefale, at du sætter hak i Automatisk login. Så slipper du for at skrive brugernavn og password hver gang du skal ind i Groupcare. Når du bliver oprettet som bruger af Groupcare, laves der automatisk en Personlig gruppe. Den kan du bruge til at opbevare individuelle dokumenter, lave din egen adressebog osv. Næppe særlig aktuelt, idet det typisk er ting, man i forvejen opbevarer i andre (elektroniske) systemer, og som i øvrigt forsvinder når du en dag er færdig med uddannelsen og ikke længere har adgang til systemet. Så den del af systemet skal ikke omtales nærmere. 2
Indholdet af Groupcare Gruppedelen af systemet består af en række forskellige oversigter eller arbejdsrum som ikke alle vil blive omtalt her. Hvis du ønsker at bruge Kalender, Projekter og/eller Afstemninger kan du bruge Hjælpfunktionen og få en nærmere beskrivelse. Medlemsoversigten kan du bruge til at lave en holdliste, Filer er der hvor du finder artikler, powerpoints, noter mv fra undervisningen og Beskeder kan bruges som et dialogværktøj. Medlemsoversigten ser fra start ud som skærmbilledet ovenfor og er ikke særlig informativ. Hvis du vil have tilføjet flere oplysninger, skal du klikke på det lille tandhjul. Så får du denne skærm: Her kan du tilføje de oplysninger du vil have med på oversigten. Marker det ønskede, fx Privat Telefon og Privat Mobil og klik på højrepilen. Husk igen Ok for at gemme dine ønsker! 3
Herefter ser medlemsoversigten således ud: Du kan udskrive listen eller gemme den som en fil et andet sted på din PC ved at klikke på de små symboler i højre side af skærmen. Filer er det vigtigste sted og skærmen ser sådan ud, når du har klikket på mappen Filer: Hvis man ser godt efter, er der et lille + ud for gruppenavnet. Klik på det og du får foldet indholdet ud: Du ser nu, at der i dette eksempel ligger en undervisningsplan, og der er mapper til pensum, noter mv. Hvis du klikker på mappen Pensumlitteratur vil du få en ny skærm med indholdet af mappen, og du kan klikke på det dokument, du gerne vil åbne. Du kan også se, at + et nu er blevet til et -. Det betyder, at der ikke er flere undermapper i gruppen. Men der er et + ud for Kommunikation, så der er altså undermapper der. 4
Oprette mapper, uploade filer Nederste figur fra sidste side er gentaget ovenfor. Grunden er, at det også fremgår, at alle oprette en hvilken som helst mappe og/eller uploade en hvilken som helst fil på holdets side. For at sikre en vis overskuelighed er det helt afgørende, at I navngiver mapper og filer så det også giver mening for andre. Beskeder I kan bruge Groupcare til at holde styr på hold-kommunikationen. Fordelen er, at I altid kan finde beskeder og diskussioner frem, men også her er det vigtigt, at I indbyrdes på holdet aftaler spilleregler for hvordan I gør. Tal med jeres underviser om det! Det bruges ved at klikke på Beskeder: Her ser du hvilke såkaldte tråde, der er oprettet beskeder om. En tråd er et emne, og kan indeholde mange beskeder eller bare en enkelt. Hvis du klikker på Ny besked, opretter du en ny tråd. Hvis du klikker på navnet på en eksisterende tråd, kan du svare eller kommentere på det, underviseren eller en medstuderende har skrevet. Du kan også svare på dine egne beskeder, hvis du vil tilføje noget. Et eksempel på hvordan beskeder kan bruges kunne være følgende: Der kan oprettes en tråd/besked med navnet Spørgsmål til pensum, hvor I indbyrdes og med underviseren kan diskutere pensum. Hvis jeg nu som den første vil spørge til noget i artiklen af NN, vil systemet foreslå overskriften Svar: Spørgsmål til pensum, så der skal jeg altså huske i overskriften at skrive Spørgsmål til artikel af NN. Når A så svarer på mit indlæg, vil det til gengæld ofte være fornuftigt at lade forslaget til overskrift stå. Jeg svarer så A, fx med en overskrift i stil med Tak, nu forstår jeg det eller Uddyb venligst. B kunne måske have læst en anden artikel af samme forfatter, hvor der er en lidt 5
anden vinkel på det jeg har spurgt om. Så kunne B svare mig med over overskriften Jeg har læst en anden vinkel som jeg så også svarer på: Tak lyder interessant. Grafisk kommer hele denne udveksling til at se således ud: Spørgsmål til pensum Spørgsmål til artikel af NN (Henrik Wisbech, 04-06-2011 17:28) Svar: Spørgsmål til artikel af NN (A, 04-06-2011 21:46) Uddyb venligst. (Henrik Wisbech, ) Svar: Uddyb venligst (A,.) [osv] Jeg har læst en anden vinkel (B,.) Tak lyder interessant (Hen ) Eksempel kan også illustrere, hvordan Groupcare kan bruges til videndeling på holdet, for det skulle jo være mærkeligt, hvis ikke andre på holdet kunne have glæde af disse vinkler på artiklen. Afslutningsvist om beskeder skal det nævnes, at I i stedet kunne bruges jeres almindelige e-mail til at udveksle informationer osv. om undervisningen. Fordelen ved at bruge Groupcare er, at så er alt om DOL samlet et sted, men mailen er naturligvis også en mulighed. Oprettelse af (under-)grupper Enhver der er medlem af en Groupcare-gruppe, kan oprette en ny gruppe og invitere medlemmer fra holdet. Det er således nemt at oprette fx læringsteamet som en gruppe og her lave egne diskussioner, evt have en kalender med teamets egne aftaler osv. Gå til Startside og klik på Ny gruppe. Herefter får du følgende skærmbillede: 6
Her skriver du navnet på gruppen og evt en kort beskrivelse. Sæt flueben i Inviter deltagere og klik Ok. Systemet vil selv foreslå navne fra holdet, når du på den næste skærm skal skrive, hvem der skal være med i Team 1. Herefter følger du anvisningerne og der bliver afslutningsvist sendt invitationer til deltagerne. Det, I skal være opmærksomme på i den forbindelse er, at resten af holdet afskæres fra den vidensdeling, der sker i teamet. Vi vil derfor opfordre til, at aktiviteten i de undergrupper, der laves i Groupcare primært har at gøre med teamets sociale og praktiske liv og processer, mens de faglige diskussioner først og fremmest udfoldes på holdets sider. 7