Personalehåndbog Personalehåndbogens målsætning Strategi og mål m.m. 1. Vores historie. 2. Mission 3. Vision 4. Værdigrundlag 5. Organisationen Bestyrelse 1 Organisationsdiagram 6. Vores målsætning Politikker 7. Personalepolitik Introduktion Fastholdelse Rekruttering Afvikling af ansættelsesforholdet Anbefaling Tavshedspligt Loyalitet Medarbejdersamtale Alvorlig sygdom Alkohol/misbrug Arbejdsmiljø Sundhed Rygning Ligestilling
Konflikter, mobning og krænkende opførsel 8 Møder/mødekultur 9 It-politik Indledning Sikkerhed og personlige oplysninger Lagring og backup af data Personregistrering 2 Brug af MIT Firmas it-udstyr Internet og e-mails, sociale medier Twitter, Facebook og lignende Brug af telefoner Kontrol og overvågning Forhold ved fratræden 10 Firmabiler 11 Fuldtids ulykkesforsikring 12 Pensionsordning 13 Arbejdsmiljø, Arbejdsmiljøorganisation 14 Telefonkultur 15 Miljøpolitik Administration 16 Adresse- og navneændringer 17 Arbejdstid 18 Frokost 19 Kørselsgodtgørelse 20 Nøgler 21 Personalegoder 22 Pressekontakt 23 Rejser 24 Skattekort 25 Sygemelding
26 Arbejdsskade/arbejdsulykke 27 Frihed og fravær Barns sygdom Barsel Dødsfald og begravelse Eksamen Læge-/tandlægebesøg Flytning Jubilæum Ferie efter Ferieloven Ferie Feriefridage Ferielukning Søgnehelligdage 3
It-politik Indledning MIT Firmas it-politik har til formål at sørge for at den daglige drift af it-systemerne forløber så problemfrit som muligt, og at firmaets data er beskyttet mod utilsigtet indtræden i systemerne og ødelæggelse af data. Det er også vigtigt, at MIT Firmas kunder kan være sikre på, at deres oplysninger behandles sikkert og fortroligt. It-politikken omfatter også retningslinjer for, hvordan du som medarbejder kan benytte web, mails osv. til private formål. 4 Sikkerhed og personlige oplysninger Brugernavne og kodeord Alle medarbejdere får tildelt brugernavne og kodeord til MIT Firmas it-systemer. Kodeord er personlige, må ikke udleveres til andre og skal opbevares på et sikkert sted. Har du brug for at give andre adgang til dine data, fx i forbindelse med ferie, orlov eller tjenesterejser, skal du skifte kodeordet, når du vender tilbage. Lagring og backup af data Virksomhedens data skal altid lagres på de dertil indrettede fællesdrev og systemer. På den måde sikrer vi, at der er adgang til virksomhedens data og at disse er sikret ved regelmæssige backups. Dette gælder også større udkast og notater. Lokale harddiske, USB-sticks og andre flytbare medier må du kun bruge til at gemme kopier af dokumenter og andre data på til brug for transport. Private data kan du lagre på disse medier eller på dit eget netværksdrev. Personregistrering MIT Firma lagrer personfølsomme oplysninger om kunder, forretningsforbindelser og kontakter i overensstemmelse med Persondataloven og Datatilsynets forskrifter. Ønsker du at oprette andre registre med personoplysninger, skal dette meddeles til den dataansvarlige, [NAVN], med beskrivelse af registrets indhold og formål. Brug af MIT Firmas it-udstyr Hardware og software Pc'ere, mobiltelefoner og lignende udleveres normalt med al nødvendig software installeret. Dette indbefatter nødvendig sikkerhedssoftware i form af firewall, antivirus-programmer mv.
Disse programmer skal altid være aktive og du må derfor under ingen omstændigheder slå dem fra. Hvor arbejdsmæssige hensyn gør det nødvendigt, kan du installere anden software, der er relevant for at du kan udføre dit arbejde tilfredsstillende. Det er en absolut forudsætning, at den installerede software overholder licensbetingelserne for anvendelsen. Piratkopier eller lignende må ikke findes på MIT Firmas udstyr. Internet og e-mails, sociale medier I MIT Firma kan du bruge e-mails, internet og sociale medier (Facebook, Twitter, LinkedIn osv.) til private formål, i det omfang tidsforbruget ikke påvirker udførelsen af dine daglige arbejdsopgaver i negativ retning. 5 MIT Firma betragter brugen af internettet og sociale medier på linje med de pauser, der i øvrigt bliver holdt i løbet af arbejdsdagen. Vær opmærksom på, at brugen af sociale medier kan være forstyrrende for dig og dine kollegaer. Slå eventuelt støjende eller distraherende funktioner fra. Internettet og emails må kun benyttes til lovlige formål. MIT Firma ønsker ikke at blive sat i forbindelse med bestemte religiøse holdninger, ideologier, racemæssige synspunkter, seksuelle orienteringer eller lignende. Brug af virksomhedens e-mailadresser til formål, der kan medvirke til at dette alligevel sker, er ikke tilladt. Vedrørende e-mails opfordrer MIT Firma dig til altid at benytte dine egne mailadresser til private formål. Overtrædelse af ovenstående bestemmelser vil medføre, at ansættelsesforholdet tages op til overvejelse, og kan medføre afskedigelse eller bortvisning. Twitter, Facebook og lignende Smarte måder at bruge sociale medier på Når du laver blogindlæg eller kommer med statusopdateringer på Facebook, kan grænsen mellem dig som privatperson og dig som medarbejder ofte være svær at trække. Det er derfor afgørende, at du, som medarbejder i MIT Firma, tænker en ekstra gang over, hvad og hvordan du kommunikerer gennem sociale medier: Tal ikke på MIT Firmas vegne, med mindre du er en officiel talsperson eller har fået en særlig tilladelse understreg at du taler på egne vegne, hvis der overhovedet kan være tvivl Afslør aldrig fortrolige oplysninger om MIT Firmas forretning, kunder eller ansatte
Overvej hvilke konsekvenser, det du skriver på fx Facebook, kan få, hvis det blev læst af dine kollegaer, overordnede, kunder eller konkurrenter. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt det vil blive positivt modtaget, så lad være med at skrive det Skriv ikke noget dårligt om MIT Firmas konkurrenter, for selv om du giver din personlige mening tilkende, kan det opfattes som et forretningsmæssigt angreb, og skade både dit og MIT Firmas omdømme Kontakt den kommunikationsansvarlige i MIT Firma, hvis du falder over en ophedet debat om MIT Firma, i stedet for at selv at svare 6 Brug af telefoner Virksomhedens telefoner: Fra virksomhedens mobiltelefoner kan man gå på nettet, Facebook, chatte, maile osv. Her gælder, at retningslinjerne er de samme som beskrevet ovenfor for hhv. brug af internet og e- mails. Vedrørende mobiltelefoner gælder særligt, at private gøremål på nettet, downloading mv. ikke er tilladt. Virksomhedens mobiltelefoner må ikke benyttes til overtakserede tjenester, donering af gaver til indsamlinger, m.v. uden ledelsens skriftlige tilladelse hertil. Med hensyn til private telefonsamtaler er det tilladt at benytte virksomhedens telefon i arbejdstiden til at give og modtage korte nødvendige beskeder. Private telefoner: I MIT Firma er private telefonsamtaler tilladt, når de har et praktisk formål, men bør i øvrigt holdes på et minimum. Det er tilladt at skrive private Sms er i arbejdstiden, så længe det er foreneligt med udførelsen af dit daglige arbejde. Husk at indstille din mobiltelefon på en lyd, som generer dine kollegaer mindst muligt. Du må ikke koble din private mobiltelefon på virksomhedens it-udstyr. Hvis du kan gå på nettet via din telefon, gælder de samme retningslinjer, som beskrevet ovenfor for omkring brugen af Internet, e-mails og sociale medier. Mobile enheder i det offentlige rum Du skal være bevidst om, at andre kan se og høre, hvad du beskæftiger dig med, når du befinder dig i det offentlige rum, for eksempel på vej til og fra arbejde, på tjenesterejser eller til møder i ind- og udland. Det betyder, at du:
Ikke skal tale i mobiltelefon om MIT Firmas foretagender, når der er uvedkommende inden for hørevidde Ikke skal benytte dine mobile enheder til at skrive breve, mails eller andet om virksomheden og dens aktiviteter, når der er uvedkommende inden for synsvidde, der har mulighed for at læse over skulderen Ikke lader dine mobile enheder ude af syne, så uvedkommende kan stjæle disse eller de informationer den indeholder. Kontrol og overvågning 7 Data Data, der er lagret i MIT Firmas systemer, betragtes som MIT Firmas ejendom. Overvågning For at sikre en forsvarlig drift af MIT Firmas it-systemer, sker der en løbende overvågning af systemerne. Her registreres automatisk alle oplysninger om din anvendelse af firmaets itsystemer, bl.a. hvilke mails du sender og modtager, hvilke hjemmesider du besøger, hvilke filer du downloader og hvilke filer du lagrer i MIT Firmas systemer. Disse oplysninger bliver normalt ikke brugt, men lagres og kan anvendes i tilfælde af fejl på systemerne, virusangreb eller lignende. Derudover vil MIT Firma kunne foretage kontrol af, at MIT Firmas systemer ikke bruges til formål, der strider imod denne it-politik, fx for at sikre, at der ikke findes piratkopieret software på maskinerne. Særligt om private e-mails og dokumenter Dine e-mails og dokumenter betragtes først og fremmest som arbejdsrelaterede og tilhørende virksomheden. Dette gælder dog ikke mails og dokumenter, der gemmes i særlige områder, tydeligt mærket PRIVAT. Gennemsyn af e-mails og dokumenter, der er mærket privat vil normalt kun finde sted efter indhentet samtykke. Undtaget herfra er særlige tilfælde, hvor gennemsynet er påkrævet af dokumenterbare saglige sikkerhedsmæssige eller driftsmæssige hensyn, eller hvis der foreligger konkrete omstændigheder, der giver MIT Firma grund til at tro, at der finder overtrædelse af personalepolitikken sted.
MIT Firma kan udstikke retningslinjer, der begrænser antal og størrelse af private mails og filer. Forhold ved fratræden Det er din pligt at fjerne private mails og dokumenter fra systemerne når du fratræder din stilling i MIT Firma. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, vil MIT Firma fjerne de private e-mails, og så vidt muligt overdrage disse til dig efterfølgende. 8