Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 21. marts 2013 kl. 17.00, K14, Frokoststuen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Lars Emanuel, Jens Wenzel Andreasen, Jimmi Fjord Mødeleder: Steffen Morild Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 21. februar er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 6. marts er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Byggeriet af 60 Almen+ boliger i afd. 1019 Teglværkshaven i Herlev blev afleveret af entreprenøren 31. august 2012. 1. marts 2013 blev byggeregnskabet indberettet for skema C godkendelse i Herlev Kommune. Sagsbehandlingen forventes tilendebragt medio april 2013. Af Byggeregnskabet fremgår budgettal (skema B tal) og afholdte udgifter (skema C tal). Herunder en kort redegørelse for afvigelser mellem skema B budget og skema C afholdte udgifter. Byggeregnskab vedlagt. Grundudgifter: Udgifterne er blevet lidt mindre end forventet, idet grunden ikke har været så forurenet som estimeret. Håndværkerudgifter: Håndværkerudgifterne er ca. 586.000 kr. større end forventet. Dog er de 650.000 kr., der er afsat til uderum ikke brugt endnu. Idet byggesagen er forløbet et godt stykke under budget, er der afsat 650.000 til, at afdelingen kan få etableret ekstra ting i uderummet, som ikke var budgetteret. Herunder mere leg, flere cykelstativer og hegn ud mod Klausdalsbrovej (i forlængelse af støjvæg), så børn kan lege mere sikkert. 1

Omkostninger: Er godt 2,6 mio. kr. lavere end budgetteret, idet byggelånsrenterne har været mindre end budgetteret Gebyrer: Gebyrer er primært fastsat af kommune eller som procentdel af entrepriseudgifter, og det er derfor svært at ramme helt præcist. Gebyrer afviger med 3 pct. fra budget, hvilket ikke giver anledning til yderligere kommentarer. Samlet set er det endelige regnskab på ca. 2,2 mio. kr. under det godkendte skema B. De endelige lån er ikke hjemtaget endnu, idet vi afventer afklaring af matrikulære forhold, hvilket forventes afklaret i løbet af to til tre måneder. Revisionsprotokol er vedlagt. Revisionen er afsluttet med forbehold for, at de matrikulære forhold endnu ikke er afsluttet. Jf. ovenfor forventes dette afsluttet inden for et par måneder. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet samt at bestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Orientering, Udkast til regnskab 2012 for Boligforeningen 3B Revisionen har endnu ikke afsluttet årsrevisionen, derfor er det kun et udkast til regnskab for Boligforeningen, der er vedlagt til bestyrelsens orientering. Revisionen er dog så langt i deres arbejde, at det er administrationens vurdering, at årsresultatet vil være tæt på udkastet. Regnskabet udviser et overskud på 956.959 kr., hvilket er bedre end det estimerede resultat ved seneste budgetprognose, hvor forventningen var et resultat tæt på kr. 0. Baggrunden for overskuddet er en værdiopskrivning af foreningens aktiebeholdning i Bolind med ca. 1,1 mio. kr., således at aktieposten svarer til værdien af aktien. Var det ikke sket, ville årsresultatet have været et mindre underskud på ca. 150 t.kr., svarende til seneste budgetprognose, hvorfor der henvises til denne. 2

Administrationen vil på mødet gennemgå regnskabet. Det endelige regnskab vil sammen med revisionsprotokol blive forelagt på bestyrelsesmøde den 16. maj, hvor revisionen også deltager. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4. Indstilling, Foreløbigt budget 2014 for Boligforeningen 3B Til brug for udarbejdelsen af afdelingsbudgetter 2014, er der udarbejdet vedlagte udkast til budget for 2014 for Boligforeningen 3B. Budgettet er udarbejdet med udgangspunkt i en stigning i administrationsbidrag og tillægsydelser på 2 pct. (svarende til inflationsforventningerne) Budgettet viser et overskud på 2.700 t.kr., heraf udgør nettorenteoverskuddet 443 t.kr. Finansiering og konsekvenser af flytningen til Havneholmen i 1. kvartal 2014 er ikke indregnet i budgettet, derfor det store overskud. Det er vurderingen, at budgettet rummer den fornødne luft til finansieringen og driften af Havneholmen. Budgettet vil blive gennemgået på mødet. Foreningens endelige budget for 2014 fastsættes i forbindelse med bestyrelsesmøde i oktober / december 2013. På det tidspunkt kendes finansieringsomkostninger og driftsudgifterne kan fastsættes. Viser det sig, at der er plads til nedsættelse af administrationsbidraget vil dette blive foretaget. FU drøftede budgetudkastet på seneste møde og ønsker en drøftelse af budgetforudsætninger for de kommende år på bestyrelsesseminaret i september. Med ovenstående bemærkning indstiller FU det foreløbige budget til bestyrelsens godkendelse. 3

5. Drøftelse, Repræsentantskabsmøde 28. maj (fortsat fra sidste møde). Mødet afvikles med følgende dagsorden Valg af dirigenter o Skal vi som sidste år have både interne og eksterne dirigenter eller kun interne dirigenter? Fastlæggelse af forretningsorden, tilrettet forretningsorden vedlagt Aflæggelse af beretning Godkendelse af årsregnskab og forelæggelse af budget Indkomne forslag, herunder vedtægtsændringer Valg af næstformand o På valg er Anders Brøgger Valg af bestyrelsesmedlemmer (5) På valg er: o Hans Peter Nielsen o Iris Gausbo o Monia Stoltz o Jan Kjello o Daniel Majgren Valg af suppleanter (4) o Kandidater? Valg af revisor o Revisionsinstituttet Delegering af kompetencer I lighed med tidligere år vil der blive udarbejdet en valgavis, som udsendes til repræsentantskabet sammen med øvrigt materiale én uge før repræsentantskabsmødet. Til orientering er Jimmy Fjord på valg som medarbejderrepræsentant. Valget afholdes således det på repræsentantskabsmødet kan meddeles, hvem der er valgt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter de enkelte punkter. 4

6. Indstilling, Servicepolitik I forlængelse af arbejdet med strategi 2015 og fastsættelsen af målene om blandt andet bedst til service har ledelse og medarbejdere arbejdet med et oplæg til servicepolitik og -værdier samt servicemål (se vedr. servicemål dagsordenpunkt 7). Emnet servicepolitik har været behandlet på medarbejderdage og lederseminarer, ligesom der er taget bestik af input fra fx afdelingsbestyrelsesundersøgelsen. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender forslaget til Politik for service. 7.. Indstilling, Forvaltningsrevision / Ledelsesinformation og opfølgning på målsætninger herunder konkrete mål for 2012 2015 3B s nuværende konkrete mål er fra før arbejdet med Strategi 2015. Opfølgning på de gamle mål er vedlagt sammen med ledelsesinformationsrapport for 2012 vedlagt til orientering. På bestyrelsesseminaret i september drøftede bestyrelsen et oplæg til nye, konkrete mål for 3B. Administrationen har på baggrund af bestyrelsens input afsluttet arbejdet med konkretisering af de nye mål. De nye mål støtter mere direkte op om Strategi 2015 s fokusområder god service, gode boliger og effektiv administration. Punktet var på dagsordenen for bestyrelsens møde 21. februar 2013, hvor drøftelsen blev udsat. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender de nye konkrete mål for 3B se bilag. I september 2012 vedtog bestyrelsen et road map for det kommende års arbejde med strategiprojekter. Det nye road map sætter i intensiveret grad fokus på arbejdet med den gode service. Road map samt opdateret projektporteføljeoversigt med status på de enkelte projekter kan ses på x3b (under Oplysninger fra 3B ) 5

8. Drøftelse og orientering, Driftspilotprojekt FU har på baggrund af et oplæg fra Driften drøftet et muligt pilotprojekt i Driften med ændret organisering af arbejdet. Formålet med pilotprojektet er gennem en mere hensigtsmæssig ressourceudnyttelse at opnå en bedre kvalitet i opgaveløsningen, større beboertilfredshed og medarbejdertilfredshed og med tiden også bedre mulighed for, at beboerne kan betjene sig selv. På bestyrelsesmødet giver administrationen en kort orientering om et muligt pilotprojekt. Planen er herefter at invitere en række afdelinger til at indgå i pilotprojektet. Emnet vil være på dagsordenen på områdemødet 16. april i område Vest. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter oplægget til pilotprojekt. 9. Drøftelse og indstilling, Udkast forretningsorden for afdelingsbestyrelser Bestyrelsen godkendte på møde den 27. oktober 2008 en standard forretningsorden for afdelingsbestyrelser. Baggrunden var, at foreningens vedtægter på daværende tidspunkt forudsatte, at der på førstkommende møde efter afdelingsmødet fastsættes en forretningsorden. Denne bestemmelse er senere skrevet ud af vedtægterne, da den ikke er med i standard vedtægterne for almene boligorganisationer. Derfor har der i de senere år ikke været fokus på, at der vedtages en forretningsorden for afdelingsbestyrelsens arbejde på det første afdelingsbestyrelsesmøde. Da vedtægterne ikke længere stiller krav om en forretningsorden for afdelingsbestyrelsens arbejde, indstiller administrationen, at organisationsbestyrelsen stiller kravet. Da det kan være svært præcist at fastsætte en forretningsorden på det første møde efter afdelingsmødet, 6

indstiller administrationen, at organisationsbestyrelsen godkender vedlagte standardforretningsorden, som gælder, indtil afdelingsbestyrelsen eventuelt selv fastsætter en anden forretningsorden. Udkast til forretningsorden for afdelingsbestyrelsens arbejde vedlagt. 10. Drøftelse og indstilling, Håndtering af afdelingsbestyrelsens udgifter Vedlagt notat der beskriver afdelingsbestyrelsens udgifter og håndteringen af disse. Såfremt bestyrelsen kan tiltræde beskrivelsen, vil de beskrevne procedurer blive indarbejdet i en forretningsgang og taget i anvendelse i forbindelse med udarbejdelse af budget 2014. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter notatet og godkender de foreslåede procedurer. 11. Indstilling, Deltagelse i Helhedsplan for Mimersgadekvarteret, Rådmandsbo Vibo og KAB har inviteret 3B s afdeling 3050 Rådmandsbo med i en ansøgning om en boligsocial helhedsplan, der skal dække AKB s to afdelinger omkring Jagtvej samt Vibos fire afdelinger i Mimersgadekvarteret. Pt. er der to separate helhedsplaner, men disse skal nu slås sammen og administreres af Vibo fra 2014. Helhedsplanen kommer til at dække i alt 975 lejemål. Vibo og KAB har allerede skrevet en prækvalifikationsansøgning, som Københavns Kommune har anbefalet, og 3B har nu fået tilbudt muligheden for at koble sig på den endelige helhedsplan, som skal udarbejdes i foråret 2013 og afleveres til Københavns Kommune 15. maj. Afdelingsbestyrelsen og driften i Rådmandsbo har gennem en periode udtrykt bekymring for afdelingen, og på et afdelingsbestyrelsesmøde 22. feb. 2013 bakkede afdelingsbestyrelsen op om at indgå i en boligsocial indsats. 7

Administrationen indstiller, at 3B til dette formål af selskabets drift kan afholde ca. 20.000 kr. årligt i 4 år fra 2014 som del af 3B s medfinansiering at administrationen bemyndiges til at indgå samarbejde med parterne og lade Vibo indsende den endelige helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden, og at organisationsbestyrelsen får den endelige helhedsplan forelagt til orientering på et møde inden sommerferien 12. Indstilling, Dokumentationspakke 2013 tids- og procesplan Boligorganisationen 3B har i 2012 været til styringsdialogmøder i de fleste af de kommuner, hvor foreningen har boligafdelinger. På baggrund heraf er der udarbejdet vedlagte opsamling med hovedkonklusioner til bestyrelsens orientering.. Til brug for de kommende styringsdialogmøder, har administrationen lavet en tids- og procesplan for arbejdet med dokumentationspakke og styringsdialog 2013 samt en plan for den interne ansvarsfordeling for udfyldelse af dokumentationspakke. Der er kun små ændringer i forhold til sidste års proces, og det er kun i forhold til hvilke afdelinger internt i administrationen, der udfylder de enkelte dele. I forhold til inddragelse af afdelingsbestyrelser er der således ingen ændringer i forhold til sidste år. Det skyldes, at der var en meget tilfredsstillende svarprocent på 75 % fra afdelingsbestyrelser og generelt tilbagemeldinger om, at spørgsmålene var vedkommende. Administrationen lægger referater fra styringsdialogmøderne op på x3b. Det gælder også referater fra 2012-møderne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender tids- og procesplan samt planen for inddragelse af afdelingsbestyrelserne. 8

13. Indstilling, Husdyrhold Drøftelsen fortsættes fra bestyrelsesmøde 21. februar.. Bilag: Husorden og husdyr (samme som sidst) samt Kæledyr Danmarks Statistik (nyt bilag) FU indstiller, at lejere i nybyggeri fra start må have enten en hund eller en kat. 14. Evaluering, Fælleskonference 16. - 17. marts 2013 Administrationen indstiller, at bestyrelsen foretager en kort evaluering af konferencen på Konventum, den 16. og 17. marts 2013. Byggesager 15. Indstilling, Udbud grundkapital Københavns Kommune Københavns Kommune har med budgetaftalen for 2013 afsat 140 mio. kr. til nybyggeri af almene boliger i 2013. Pengene bliver udmøntet i fire portioner: 55 mio. kr. til billige familieboliger (partnerskab) 15 mio. kr. til ét større ungdomsboligbyggeri (partnerskab) 25 mio. kr. til alment arkitektonisk fyrtårn (arkitektkonkurrence) 45 mio. kr. til attraktive familie- og ungdomsboliger (udbud) Der henvises til vedlagte sagsfremstilling. Byggeudvalget har på møde den 11. marts drøftet byggemulighederne og indstiller til bestyrelsen at: Det godkendes at 3B indgår partnerskab med Københavns Kommune om billige boliger (Almen Bolig+) Der afsættes 100.000 kr. inkl. moms til forundersøgelser og volumenstudier på grunden i Valby. De 100.000 kr. dækkes af byggesagen, hvis projektet gennemføres. Såfremt sagen ikke gennemføres dækkes udgiften af dispositionsfonden 9

Det godkendes, at 3B indgår en ny partnerskabsaftale med KAB om AlmenBolig+ Det godkendes, at 3B deltager i Københavns Kommunes udbud af attraktive familie- og ungdomsboliger. Der afsættes 200.000 kr. inkl. moms til bearbejdning af det oprindelige skitseprojekt på Teglholmen. De 200.000 kr. dækkes af byggesagen, hvis projektet gennemføres. Såfremt sagen ikke gennemføres dækkes udgiften af dispositionsfonden 16. Indstilling, Skema A i forbindelse med nybyggeri i Ballerup Ballerup Kommune udbød ultimo 2012 en byggegrund med det formål at få opført etageboliger i Østerhøj Nord. På bestyrelsesmødet 10. december 2012 vedtog bestyrelsen, at 3B skulle afgive købstilbud på grunden på kr. 6.875.000 med tilhørende skema A samt at der blev afsat 200.000 kr. til udarbejdelse af et skitseprojekt. 3B afleverede tilbuddet til Ballerup Kommune den 7. januar 2013 og Ballerup Kommune har valgt at gå videre med 3B s projekt. Projektet Det oprindelige projekt var på 18 tre-etagers familieboliger på 115 m 2. 3B valgte at tilbyde boligerne som almindelige almene boliger eller som et AlmenBolig+projekt. Ballerup Kommune har meddelt, at de ønsker boligerne opført som almindelige almene familieboliger, som vist i skitseprojektet. Da Almenboligloven siger, at den gennemsnitlige boligstørrelse i nybyggeri dog maksimalt må være 110m 2, bliver projektet derfor bearbejdet, så der i alt kommer 20 boliger 16 tre-etagers familieboliger på ca.114 m 2 og 4 to-etagers familieboliger på ca. 84 m 2. Byggeriet opføres som 2020 lavenergibyggeri. 10

Tidsplan Revideret Skema A skal indsendes til Ballerup Kommune i den første uge af april. Ansøgningen forventes behandlet politisk 7. maj i Teknik- og Miljøudvalget og 27. maj i kommunalbestyrelsen. Projektet har en samlet anskaffelsessum på ca. 50 millioner. Byggeriet opføres med det maksimale rammebeløb samt energitillæg, hvilket giver en gennemsnitlig husleje på ca. 1.000 1.030 kr. pr. m 2 eksklusiv forbrug. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, der indsendes skema A til Ballerup Kommune på 20 familieboliger i Østerhøj Nord med en samlet anskaffelsessum på ca. 50 millioner 17. Indstilling, Prangerhuset tilskud Bestyrelsen har i september 2006 (FB og sammenlægningsbestyrelsen) godkendt støtte dels til gårdanlæg dels til problemer fra byggeriets opførelse. Gårdanlæg Udgiften til gårdanlægget var ved en fejl ikke blevet indarbejdet i anskaffelsessummen. For ikke at stille afdelingen dårligere besluttede FB, at lånet (330.000 kr.) optages som et almindeligt realkreditlån, men hvor foreningen yder støtte svarende til at lånet havde været et støttet lån. På grund af beløbets størrelse vil det være billigere for 3B at finansiere beløbet som lån fra dispositionsfonden. Derved spares låneomkostninger og da der alligevel er forudsat ydelsesstøtte til lånet vil dette være billigst for 3B. Afdelingen skal herefter betale ydelse for lånet svarende til et støttet lån (3,67%) Vægge i bad Der er afholdt 110.203 kr. i 2007 og 2008. Det er ikke muligt at hjemtage realkreditlån til dette, idet der alene er tale om et mindre beløb og der ikke foreligger egentligt regnskab. Beløbet søges derfor finansieret ved tilskud fra dispositionsfonden i 3B. Der er i perioden 2008-2012 foretaget renteberegning 11

af byggesagen (inkl. 330.000 kr.), hvorfor den samlede udgift i sagen ved udgangen af 2012 udgør 510.340 kr. Renteudgiften udgør 66.442 kr., som ligeledes søges finansieret ved tilskud fra dispositionsfonden i 3B. Vandindtrængen i hjørnealtaner Der er p.t. afholdt 3.307 kr. samt 387 kr. i rente for perioden 2010-2012. Yderligere udgifter kan være afholdt i driften i de tidligere år. Det er fra byggeafdelingen oplyst, at de p.t. arbejder på en sag, hvor der foretages udbedring af forholdet omkring vandindtrængen i hjørnaltanerne. Det foreslås derfor at de anvendte 3.694 kr. indgår i den kommende sag. Administrationen indstiller følgende: Der er tidligere i FB den 18. september 2006 indstillet og bevilget ca. 200.000 kr. via arbejdskapitalen til sagen: Dette er ikke effektueret og foreslås ændret til nedenstående: Der ydes lån på 330.000 kr. fra dispositionsfonden til afd. 3058 Prangerhuset. Afvikling sker over 30 år med en ydelse på 3,67 pct. Der ydes tilskud fra 3B s dispositionsfond på 176.644 kr. til dækning af afholdte udgifter samt renter. 18. Indstilling, Brohuset Bestyrelsen har tidligere godkendt byggeregnskab for afd. 3072 Brohuset. I byggeregnskabet var der afsat et reservationsbeløb, som der nu er udarbejdet regnskab for. Den endelige anskaffelsessum udgjorde 104.810.453 kr. Heri var indeholdt reservationsbeløb på 1.919.453 kr. Anskaffelsessummen svarer til maksimumsbeløbet for byggeriet. Københavns Kommune har ved skrivelse af 12. februar 2009 godkendt byggeregnskab med en anskaffelsessum på 104.810.895 kr. Der er nu udarbejdet regnskab for reservationsbeløbet, som udgør 27.000 kr. mere end det afsatte. Da der ikke er plads i anskaffelsessummen indstilles, at boligorganisationen afholder merudgiften over dispositionsfonden. 12

Baggrunden for overskridelse er, at det afsatte beløb til dækning af stempelomkostninger ikke var tilstrækkeligt på grund af ændrede beregningsregler (vurderet salgsværdi mod købesum). Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at den fremkomne merudgift på kr. 27.000 dækkes af dispositionsfonden 19. Indstilling, Sejlhuset Bestyrelsen har tidligere godkendt byggeregnskab for afd. 6099 Sejlhuset. I byggeregnskabet var der afsat et reservationsbeløb, som der nu er udarbejdet regnskab for. Den endelige anskaffelsessum udgjorde 92.479.948 kr. Heri var indeholdt reservationsbeløb på 3.258.300 kr. Anskaffelsessummen svarer til maksimumsbeløbet for byggeriet. Københavns Kommune har ved skrivelse af 22. oktober 2009 godkendt byggeregnskab med en anskaffelsessum på 92.479.948 kr. Der er nu udarbejdet regnskab for reservationsbeløbet, som udgør 166.004 kr. mere end det afsatte. Da der ikke er plads i anskaffelsessummen indstilles, at boligorganisationen afholder merudgiften over dispositionsfonden. Baggrunden for overskridelsen er bl.a. at landinspektørydelsen udført af Stadskonduktøren / Københavns Kommune blev betydelig mere omfangsrig end oprindeligt skønnet, at beregningen af stempelomkostninger har ændret princip fra beregning ud fra købesum til beregning ud fra vurderet salgsværdi på stemplingstidspunktet (jf. tinglysningsloven), at Københavns Kommune har trukket udstedelsen af ibrugtagningstilladelsen urimeligt i langdrag, så der udover prisstigning er påløbet renter jf. kommunens særlige gebyrpolitik samt at en del af forbruget af el, vand og varme i forbindelse med indflytning / overgang til drift ikke har kunnet pålægges totalentreprenøren. 13

Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at merforbruget på 166.004 kr. dækkes af dispositionsfonden. 20. Indstilling, Havneholmen solceller og budgetudvidelse Byggeriet skrider fremad, men på grund af vinteren er byggeriet forsinket iht. tidsplanen. KPC vurderer, at forsinkelsen vil være indhentet til sommerferien, så byggeriet fortsat kan afleveres ultimo januar 2014. På grund af forsinkelsen vil det planlagte rejsegilde blive flyttet. Der arbejdes pt. på at finde en ny dato, som vil blive meddelt på bestyrelsesmødet. De sidste detaljer omkring byggeriet er også ved at være på plads. Det fælles byggeudvalg holdt møde den 7. marts, hvor der blev givet en status på projektet. I den forbindelse drøftedes specielt uderum og solceller og på baggrund heraf vil løsningen af uderum blive drøftet igen. KPC har fremsendt forslag til solceller på taget, udover det der er indeholdt i projektet. Det vil der blive arbejdet videre med. Umiddelbart er der god økonomi i solcellerne, da huset kan anvende hele energiproduktionen, skitse til placering af solceller vedlagt. Det indstilles, at der opsættes flest mulige solceller på taget. Udgiften til solceller er ikke indeholdt i anskaffelsessummen og vil blive finansieret særskilt. Bestyrelsen har tidligere godkendt en budgetudvidelse på 2,25 mio. kr. (7. september 2012) som følge af anden facadeløsning. Efterfølgende er projektet bearbejdet yderligere og tilpasset de to organisationers behov. I forbindelse hermed er der bl.a. valgt en anden gulvløsning m.m. Desuden har det vist sig, at udgiften til rådgivning har været undervurderet, hvorfor det er nødvendigt med en yderligere budgetudvidelse på 1,2 mio. kr. (3B s andel), således at den samlede anskaffelsessum for 3B udgør 90.563 t.kr. Der afholdes pt. licitationer på apteringsarbejderne og disse kan måske give besparelser, så budgetoverskridelsen bliver mindre. 14

Det vil der kunne orienteres om på bestyrelsesmødet. Det indstilles, at budgetudvidelsen tages til efterretning. Orienteringspunkter 21. Personalepolitisk regnskab og trivselsmåling 2012 Administrationen udarbejder årligt et personalepolitisk regnskab, som er vedlagt. Det personalepolitiske regnskab følger op på en række personalemål, herunder et lavt sygefravær (ekskl. langtidssyge udgjorde sygefraværet 2,8 pct.) og en personaleomsætning for hele 3B på 11,4 pct. Der henvises i øvrigt til regnskabet. Ultimo 2012 primo 2013 er der gennemført den årlige trivsels- / APV (psykisk) undersøgelse. Hovedkonklusionen er, at 93,6 pct. giver udtryk for, at de er enige eller helt enige i, at Jeg er godt tilfreds med at være ansat i 3B. Resultaterne af undersøgelsen fremgår af vedhæftede rapport, hvor medarbejderne også peger på områder, hvor der skal arbejdes med forbedringer. I lighed med tidligere år gennemgås rapporten med medarbejderne i løbet af foråret. Her har medarbejderne mulighed for at pege på indsatsområder, der skal arbejdes med i 2013. Der vil på mødet blive foretaget en hurtig gennemgang af rapporterne. Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. 22. Status Drift På mødet giver Administrationen en status for driftsområdet og herunder Enkeltafdelinger med særlige udfordringer, herunder fx afdelingerne i Sydhavnen, Egedalsvænge, Vestergården 3 m.fl. 15

Afdelingerne i Sydhavnen har indgået samarbejdsaftale med hinanden, og der er indgået serviceaftale med alle afdelinger. Renholdelsesniveauet er forbedret. Der er indført opfølgningsliste med nogle af afdelingerne. Implementering af ny afdelingsfordeling Afdelingsfordelingen træder i kraft d. 1. april. Alle afgivende driftschefer forbereder en overdragelsespakke vedr. den enkelte afdeling Nye driftschefer tiltræder 1. april Vanløseafdelingerne: Jesper Kruuse Jacobsen er oprindeligt uddannet industrielektriker hos Primodan i Holbæk og derefter Maskinist ved Søværnets Teknikskole i København samt sergent og oversergent ved Søværnets Sergent- og grundskole. Jesper kommer fra en stilling som seniorsergent og maskinbefalingsmand på fregatten Niels Juel. Jesper har tidligere været ansat på Kongeskibet Dannebrog, Grønlands Kommando, Inspektørskibet Hvidbjørnen mm. Vestergården 3, Egeløvparken, Lampestedet samt afdelingerne i Høje-Taastrup kommune: Rene Rubæk Pape er uddannet byggetekniker og kommer fra en stilling som projektleder hos Nationalt bygningsservicefællesskab. Rene har tidligere været selvstændig som entreprenør og ansat som bygningstegner hos Kegel & Sciera og byggeleder hos Einar Kornerup. Makkerordning for driftschefer samt opfølgningsværktøjer Makkerordningen er allerede i funktion enkelte steder. Driften har besluttet en nærmere specifikation for indholdet af det typiske makkerskab. Det træder i kraft 1. april. Opfølgningslister bliver en fast bestandel for driftens arbejde med alle afdelinger. De indfases hen over sommeren og er i fuld drift forud for budgetmøderne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. 16

23. Helhedsplan Fuglekvarteret Den nuværende boligsociale indsats i Fuglekvarteret har tre ansatte og dækker AABs afdelinger omkring Stærevej, SABs Fynshuse, samt Vestergårdsvej og Sangergården 1 og 2. Blandt andet fordi Stærevej (AAB) og Vestergårdsvej (3B) er kommet på listen over særligt udsatte boligområder, har parterne fået accept til at udvide den boligsociale indsats i praksis ved at forkorte den nuværende periode med et år og anvende hele projektbudgettet i den forkortede periode. Derfor udløber den nuværende helhedsplan ultimo 2013 i stedet for ultimo 2014, og der skal allerede nu søges om en ny helhedsplan fra 2014, som kommer til at løbe fra 01.01.2014 til 31.12.2017. Administrationen forudsætter, at de årlige udgifter i den kommende indsats vil kunne holdes inden for de årlige budgetter for den nuværende indsats. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag: Fuglekvarteret orientering helhedsplan 24. Bygningseftersyn Bestyrelsen har tidligere besluttet, at 3B skal have drifts- og vedligeholdelsesplaner for alle foreningens boligafdelinger. Bestyrelsen har i den forbindelse godkendt, at arbejdet udføres af 3B s byggeafdeling og at der honoreres særskilt herfor, så udgifterne hertil hviler i sig selv set over den årrække, der går med at gennemføre det i alle afdelinger. Opstarten har været besværliggjort af, at IT understøttelsen ikke har fungeret, hvorfor de første rapporter først er færdige nu og udsendt i 1. kvartal 2013. Til bestyrelsens orientering er vedlagt statusnotat for bygningseftersyn i 3B samt bekendtgørelsen om drift af almene boliger, kap 14. 17

Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger og erhvervs- og institutioner pr. 28. februar, hvor det samlede lejetab udgør kr. 795.663,24. Baggrunden for det store beløb er, at i forhold til tidligere opgørelser, er der fra 2013 også medtaget erhvervslejemål. Her udgør Solvang Centret den største udgift, men foreningen har også en udfordring med erhvervslejemålene i Folehaven. Administrationen vil til et af de kommende bestyrelsesmøder udarbejde et oplæg om udfordringerne med erhvervslejemålene i 3B s bebyggelser. Der er ledige boliger i Østerhøj, Hørgården II, Bryggergården, Sangergården II, Toftegård Tag, Vestergården I, Brohuset og Blækhuset. I Østerhøj er en bolig ledig fra 1. november 2012. Boligen er lejet ud fra 15. januar 2013. Boligen har været i tilbud til mange på ventelisten og der er foretaget ekstra markedsføring via 3B s hjemmeside for at få den lejet ud. I Hørgården II er to boliger ledige. Begge boliger er lejet ud - den ene fra 15. januar 2013 og den anden fra 1. februar 2013. Det er familieboliger, som er ommærket til ungdomsboliger, hvor de bliver lejet ud via Centralindstillingsudvalget (CIU). I Bryggergården er en ungdomsbolig ledig fra 1. januar 2013, denne er lejet ud fra den 15. januar 2013. Den var svær at leje ud via CIU på grund af fælles køkken. Boligerne skal nu bygges om, og 3B stopper derfor med at leje disse ungdomsboliger ud. I Sangergården II er en bolig ledig fra 1. januar 2013. Boligen er lejet ud fra den 15. februar. Den har været i tilbud mange gange. Toftegård Tag, som er en ny boligafdeling, er der to boliger ledige fra den 1. marts 2013, indflytningsdato- 18

en har været ændret nogle gange, hvilket bl.a. er årsagen til, at nogle har sagt nej tak til boligerne. I Vestergården I er en bolig ledig, den har været sendt i tilbud mange gange, og der har været sendt lejekontrakt til underskrift. Årsagen til at den ikke kan lejes ud, er ikke bekendt da ansøgerne ikke har tilkendegivet, at det kunne være boligens stand eller placering. I Brohuset er en bolig ledig fra den 1. februar 2013, den er lejet ud fra den 1. marts.2013. Den har været i tilbud til mange på ventelisten. Det er en bolig som har en dårlig placering i ejendommen. I Blækhuset er en medejerbolig ledig fra 1. februar 2013, denne har været i tilbud mange gange. Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven, 3 lejemål bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, og 2 daginstitutionslejemål i Valby Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Udlejning Toftegård Tag Til bestyrelsens orientering er der pr. 10. marts 2013 følgende information om de 21 boliger i Toftegård Tag: 10 boliger med indflytning 1. marts 2013 heraf: 7 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 1 bolig: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 2 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 6 boliger med indflytning 15. april 2013 heraf: 2 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 2 boliger: Lejekontrakten er sendt 19