Kvikguide e-bevillingssystemet
Log ind OneMeds e-bevillingsystem er internetbaseret og fungerer som en integreret del af vores webløsning. Du skal derfor blot gå ind på og logge ind. Dine login-informationer får du, når du oprettes som bruger i systemet af en af vores konsulenter eller af vores kundeservice. Vær opmærksom på, at du jævnligt skal skifte dit password som bruger. Det er en sikkerhedsforanstaltning, som gør at de personfølsomme data er bedst muligt beskyttet. Borgere med en bevilling som ønsker at bestille varer online, skal ligeledes anvende. I skal altså arbejde på samme platform, hvilket gør det nemt for dig at hjælpe borgeren med bestilling. Billedet viser siden Log ind med adgang til at få fremsendt ny midlertidig adgangskode. Sådan gør du 1. Klik på Log ind knappen findes øverst på skærmen 2. Udfyld Brugernavn og Adgangskode 3. Klik på den grønne knap Log ind du kommer nu til siden Brugere
Roller og valg af tilknytning I OneMeds e-bevillingssystem kan man have forskellige roller. En sagsbehandler logger sig ind som en såkaldt e-bevillingsbruger. Det betyder, at du får adgang til alle de funktioner, som er relevante i forhold til at oprette, redigere og inaktivere en bevilling inden for bestemte arbejdsområder. Skal brugeren kun have adgang til at se borgeren og dennes bevilling, oprettes en såkaldt e-bestiller, som har begrænset rettighed og således kan se bevillinger, men ikke ændre på disse. Dit arbejdsområde kaldes en tilknytning i systemet og anvendes, så du kan oprette og have overblik over bevillinger inden for et specifikt område. Det kan eksempelvis være alle 112- bevillinger inden for stomi i en kommune eller i et distrikt. Hver tilknytning er et kundenummer hos OneMed. Det vil altså sige, at alle bevillinger tilhørende et område samles under et kundenummer det giver en nem og overskuelig fakturering. Billedet viser søgefunktionalitet med skift af tilknytning, når der er adgang til flere. Sådan gør du 1. Har du flere tilknytninger klikkes på knappen Skift, som vises øverst på skærmen 2. Anvend søgefunktionen for at finde den rigtige tilknytning 3. Klik på den grønne knap Vælg tilknytning bemærk at du nu kan se den nye tilknytning øverst, hvor dit eget navn vises
Opret en ny borger Det er nemt at oprette en ny bevilling i systemet, og vi holder styr på, at du får alle relevante informationer med, når du skal oprette en bevilling. Samtidig gennemfører OneMeds system et såkaldt Modulus 11 tjek, som sikrer, at du anvender et gyldigt CPR nr. og at der er sammenhæng mellem det navn, du har på bevillingen og det CPR nr. som anvendes. Billedet viser borgerens brugerdata. Her redigeres bl.a. borgerens adresse og borgerens status. Udfyld feltet Noter hvis du fx vil informere OneMed om at bevillingen er åben, så kundeservice kan lægge varer på. Sådan gør du 1. Klik på den grønne knap Opret ny borger på, mens du står på siden Brugere 2. Udfyld alle brugerdata markeret med en rød stjerne systemet sætter selv en midlertidig adgangskode 3. Brug feltet Noter for at sende en besked til OneMed vedr. borger/bevilling 4. Klik Gem data 5. Vælg at se Borgers bevilling Du kan altid genfinde den nye borger i listevisningen senere (vælg at se aktive eller alle). Brug knappen Se bevilling, når du ønsker et samlet overblik over borgerens data og den aktive bevilling.
Opret en bevilling og vurdér evt. behov/forbrug step 1 I denne del af systemet kan du vælge de relevante varer til en borger. Du har mulighed for både at vælge produkter, som er på kommunens særprisliste samt øvrige produkter fra vores sortiment, hvis du bedømmer, at disse er mere brugbare. Produkter på særprislisten vil være markeret med en gul stjerne. Selve arbejdet med at oprette bevillingen på borgeren foregår nemt og hurtigt via en søgefunktion, hvor du kan fremsøge en vare ud fra forskellige parametre herunder varens navn, varenummer samt producentens referencenummer. På den måde finder du nemt den vare, som er relevant for den bevilling, du er i gang med at oprette. I forbindelse med tilføjelse af varer på bevillingen, kan du tage stilling til evt. forbrugsbegrænsning. Du kan tilføje varer på bevillingen uden forbrug eller udregne behovet baseret på borgerens forventede forbrug. På den måde er du sikker på, at have et optimeret bestillingsmønster, der passer til den enkelte borgers behov. OneMed sørger for at overvåge, at de enkelte forbrugsbegrænsninger overholdes og kontakter dig, såfremt der skulle opstå tvivl om en borger er berettiget til at bestille varer i et vist omfang. Det hjælper kommunen med at styre borgerens forbrug. Når bevillingen er oprettet i e-bevillingssystemet, vil den også automatisk være centralt oprettet hos OneMed. Det betyder, at vi kan se den i vores interne systemer og borgeren kan bestille telefonisk eller pr. brev på en bevilling, som du har oprettet online. Billedet viser den tomme nye bevilling klar til at der kan tilføjes varer.
Opret en bevilling og vurdér evt. behov/forbrug step 2 Billedet viser søgefunktionen ved klik på knappen Tilføj ny vare. Billedet viser produktdata for den valgte vare. Et enkelt klik og varen er tilføjet bevillingen.
Opret en bevilling og vurdér evt. behov/forbrug step 3 Billedet viser funktionalitet ved klik på knappen Udregn bevillingsbehov, hvor perioden automatisk angives til et år (antal stk. og periodetype opsættes). Når der klikkes på knappen Udregn, vil forbrugsbegrænsningen blive udregnet på baggrund af det opsatte behov. Sådan gør du uden at angive behov 1. Klik på knappen Tilføj ny vare 2. Udfyld feltet Søg produkter 3. Vælg Bevillingsområde 4. Klik på den grønne knap Tilføj bevillingsvare Sådan gør du, når du vil angive behov/forbrug Følg pkt. 1-3 ovenfor og fortsæt nedenfor og afslut med pkt. 4 (se billedet ovenfor): 5. Klik på knappen Udregn bevillingsbehov 6. Udfyld bevillingsbehovet pr. stk. fordelt efter periodetyperne dag/uge/måned/år. 7. Klik på den grønne knap Udregn systemet udregner selv borgerens behov afhængig af varens enhed og hvordan den ligger pakket 8. Vælg den ønskede afrunding systemet afrunder til hele enheder (fx 1 æske = 25 stk.) 9. Klik på den grønne knap Opdatér antal feltet Bevilget max. udfyldes automatisk Når den nye vare er bevilget, vil der ikke længere være adgang til knappen Udregn bevillingsbehov. Ligeledes vil nogle felter være låst (vises med gråt). Kun de hvide felter vil efterfølgende kunne redigeres!
Find en eksisterende bevilling step 1 Du kan komme ud for at skulle ændre i en bevilling enten fordi du vil ændre på de bevilligede varer, på antal eller fordi du vil inaktivere bevillingen. Her hjælper en udvidet søgefunktionalitet dig med at finde den rette bevilling hurtigt og nemt. Du kan søge på flere måder i OneMeds e-bevillingssystem. Du kan søge direkte efter CPR nr., navn, adresse eller by og dermed finde den eksisterende bevilling. Når du har fundet bevillingen, kan du hurtigt foretage de ønskede ændringer, som opdateres og gemmes i OneMeds interne systemer (læs mere på bagsiden om tips til dit arbejde og find flere tips under Mine sider ). Billedet viser bl.a. listevisningen samt mulighederne for udvidet søgning. Bemærk at din nuværende tilknytning vises på den grønne knap til oprettelse af ny borger.
Find en eksisterende bevilling step 2 Billedet viser siden Borgers bevilling med varerne fordelt på flere bevillingsområder. Du kan senere ændre borgerens data via knappen Opdatér data. Sådan gør du 1. Stå på siden Brugere og anvend de ønskede søgekriterier systemet viser alle borgere i listevisningen 2. Klik på knappen Se bevilling du kommer nu til siden Borgers bevilling 3. Du kan nu arbejde med bevillingen Sådan gør du, hvis du vil kopiere en bevilling til tekst 1. Klik på kopi-ikonet systemet viser den aktive bevilling i en pop-up 2. Klik på knappen Kopiér tekst til udklipsholder for at anvende data fx i et brev til borgeren
Bestil varer for borgeren Særligt i forbindelse med oprettelse af en bevilling kan det være en god idé at bestille den første forsendelse med det samme. Det er derfor muligt for dig at bestille for borgeren i samme flow, som du opretter bevillingen. Vi modtager herefter ordren og sender den direkte til borgeren. Billedet viser markering af varelinje og antal til bestilling. Sådan gør du 1. For at bestille varer til borgeren, skal du stå på siden Borgers bevilling. Markér checkbox til venstre for den enkelte vare og ret evt. det ønskede antal (hele enheder), som ønskes fremsendt til borgeren 2. Klik på den grønne knap Læg i indkøbskurv 3. Anfør evt. bemærkninger til ordren og klik på den grønne knap Bestil varer og fortsæt i ordreflowet. Når ordren er afsendt, ser du en bekræftelse på skærmen med en tilbageknap, så du let kan fortsætte dit arbejde
Følg forbruget Der er i OneMeds e-bevillingssystem mulighed for at følge forbruget på de enkelte bevillinger. Det giver en mulighed for at se, om forbrugsmønstret følger bevillingen eller om der er behov for justeringer. På den måde kan du optimere bestillingsrytmen til gavn for både kommunen og borgeren. Billedet viser siden Borgers bevilling hvor du kan aflæse dato for seneste ordre samt følge forbruget via knappen Vis ordrehistorik. Sådan gør du 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Få det hurtige overblik via felterne Leveret på bevillingen samt Seneste ordre 3. Klik på knappen Vis ordrehistorik, hvis du ønsker at kunne søge blandt tidligere bestillinger til borgeren 4. Opsæt dine søgekriterier og klik på den grønne knap Søg
Tips til dit arbejde Bevar overblikket og tilpas eller luk bevillingen efter behov. På siderne Seneste nyt og Tips finder du mere relevant info. Sådan gør du, hvis du ønsker at redigere 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Klik på knappen Redigér bemærk at nogle felter kan redigeres og andre ikke kan 3. Foretag ændringer og klik på knappen Opdatér bevillingsvare Du kan fx angive Enheder pr. ordre eller justere til en engangsbevilling. Der kan ikke rettes i de grå felter. Sådan gør du, hvis behovet har ændret sig på en vare 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Klik på knappen Redigér 3. Ret status til Inaktiv på varen 4. Klik på knappen Opdatér bevillingsvare - varen er nu ikke længere på bevillingen 5. Find samme vare frem via knappen Tilføj ny vare og tilføj det nye forbrug 6. Klik på den grønne knap Tilføj bevillingsvare ny aktiv vare er dermed oprettet på bevillingen Du kan nu forbrugsstyre mere effektivt. Sådan gør du, hvis borgerens status ændrer sig 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Klik på knappen Opdatér data 3. Ret status til fx Mors eller Fraflyttet 4. Klik på den grønne knap Gem data Borgeren inaktiveres i systemet og hele bevillingen lukkes automatisk. Sådan gør du, hvis du vil orientere dig om den samlede ordrehistorik 1. Find siden Ordrehistorik i menuen 2. Angiv søgekriterier og klik Søg Du kan bl.a. se hvad du selv har bestilt og status på leverancer, som er bestilt i en given periode Fandt du svaret på dine spørgsmål? Hvis du har brug for hjælp til at komme i gang med OneMeds e-bevillingssystem eller har behov for at få tilrettet din tilknytning m.m., kan du kontakte din konsulent - eller websupport direkte: Tlf. 87 425 680 Mail websupport.dk@onemed.com