Bestyrelsens arbejde med resolutioner 2016 Intro 1 Resolutionerne 2 Resolutionsforslag 1 - Videregivelse af tillidsposter (8 stemmer) 2 Resolutionsforslag 2 - Fokus på hvervning af medlemmer (1 stemme) 3 Resolutionsforslag 3 - Kommunikation mellem udvalg og medlemmer (4 stemmer) 4 Resolutionsforslag 4 - Klarhed om lokalforeningens rolle (1 stemme) 5 Resolutionsforslag 5 - Repræsentant for exchangees i lokalforeningsbestyrelsen (0 stemmer) 6 Resolutionsforslag 6 - Videreudvikling af lokalforeningsarbejdet (10 stemmer) 6 Resolutionsforslag 7 - Folder om kulturforskelle (16 stemmer) 7 Resolutionsforslag 8 - Lederuddannelse i Dansk ICYE (16 stemmer) 8 Resolutionsforslag 9 - Information om Dansk ICYE til medlemmer (8 stemmer) 10 Resolutionsforslag 10 - Introduktion til nye frivillige (19 stemmer) 11 Intro Bestyrelsen har i år for at udføre resolutionerne fra generalforsamlingen opdelt sig i arbejdsgrupper: Uddannelse-gruppen Værtsfamilie-gruppen KG-gruppen Rekruteringsgruppen Lokalforeningsgruppen Flere af resolutionerne grupperede bestyrelsen i forhold til arbejdsgrupperne. Følgende kan i læse: resolutionen, hvad bestyrelsen ønskede at gøre og hvad bestyrelsen har gjort for at løse den pågældende resolution.
Resolutionerne Resolutionsforslag 1 - Videregivelse af tillidsposter (8 stemmer) a. Mangel på information når man står alene når man overtager tillidsposter. b. Det skaber utryghed, forvirring og vi ser det som et generelt problem I lokalforeningerne og andre udvalg. a. Videregivelse af tillidsposter. b. Retningslinjer for videregivelse af tillidsposter. c. Bestyrelsen. d. Inden for det næste bestyrelsesår. Forslagsstiller(e): Navn(e): Rina Aabenhus Mikkelsen, Katrine Andersen, Kamilla Petersen, Josephine Holm, Lærke Thrysøe Nielsen Varetages af uddannelsesgruppen Kobles sammen med uddannelse, hvor man får en introduktion til googledrive og andre værktøjer Man kan med fordel strømline vidensdeling platformen, e.g. googledrive, mailsystem, hvor introen hjælper til at medlemmerne lærer at bruge det Hvordan sikrer vi at kerne-personer videregiver viden og sørger for at viden ikke går tabt? Vi skal passe på med at udarbejde for meget skriftligt materiale. det bliver ikke læst og det kan føles overvældende. hvad bestyrelsen har gjort Udarbejdet klare beskrivelser for, hvad er en koordinatorsopgave i ICYE. Skal bruges ved overførsel af koordinatorpost fra en til en anden. Udarbejdet håndbøger, der er forståelige, men samtidig detaljeret beskriver hvad hver enkelt udvalg har som opgave og hvor de kan udvikle sig hen. Vil blive lagt op på værktøjskassen.
D. 10-12 marts afholdes første årlige ICYE kursusweekend, hvor der er tre sideløbende moduler: koordinatorkursus, introduktionskursus og undervisnings/oplægs kursus. Oprettet vidensbank, der er tilknyttet alle udvalg og lokalforeningsmails, vil også blive lagt op på værktøjskassen. Resolutionsforslag 2 - Fokus på hvervning af medlemmer (1 stemme) a. Der mangler medlemmer i udvalgene og lokalforeningerne. b. Der er for få i nogle udvalg og især i lokalforeningerne hvilket gør at arbejdsbyrden falder på en lille gruppe i mange henseender. a. Fokus på hvervning af medlemmer til udvalg og lokalforeninger. b. Fokus på udefrakommende for at skabe mere mangfoldighed i typen af frivillige. c. Der skal udtænkes en strategi fra bestyrelsens side, men det skal udføres af de enkelte udvalg og lokalforeninger i samarbejde med sekretariatet. d. Løbende gennem bestyrelsesåret med start hurtigst muligt. Forslagsstiller(e): 34 Navn(e): Rina Aabenhus Mikkelsen, Katrine Andersen, Kamilla Petersen, Josephine Holm, Lærke Thrysøe Nielsen Udvalg: ICYE Nordjylland ligger i forlængelse af resolution 9 og ifm arbejdet i den eksisterende arbejdsgruppen hvad bestyrelsen har gjort Læs resolution 9 Resolutionsforslag 3 - Kommunikation mellem udvalg og medlemmer (4 stemmer)
a. Manglende kommunikation mellem udvalgene og medlemmerne. b. Der mangler en sammenhængskraft på tværs af udvalg og geografi og få at skabe samarbejde på tvær og et stærkere fællesskab. a. Kommunikation mellem udvalgene og medlemmerne generelt. b. Facebook-gruppe for alle ICYE-medlemmer. c. Alle medlemmer, der bør vælges en tovholder. d. Hurtigst muligt. Forslagsstiller(e): Navn(e): Rina Aabenhus Mikkelsen, Katrine Andersen, Kamilla Petersen, Josephine Holm, Lærke Thrysøe Nielsen Udvalg: ICYE Nordjylland Oprette en facebookgruppe for co-workere Det er vigtigt at have for øje at: facebookgruppen ikke faciliterer tværgående samabejde, tværtimod er der fare for at medlemmer bliver demotiveret af for meget irrelevant information (information overload). de vigtige budskaber går tabt. vi skal bruge de muligheder der allerede eksistere for tværgående samarbejde. f.eks. lejre, kulturkolben, møder mellem lokalforeningerne mm. Her skal vi udnytte muligheden for at informere/samarbejde. - Derfor vil arbejdsdagen på kulturkolben omhandle samarbejde på tværs hvad bestyrelsen har gjort Oprettelse af facebook-gruppen Ser et øget brug af gruppen. Dog mest af allerede deltagende co-workere Ser ikke en klar procedure om, hvem der melde folk ind i gruppen. Mangler engagement fra co-workere. Der er endnu ikke en kultur om, at på denne gruppe kommer de hyggelige og fællesskabende ting. Fokus på samarbejde og kommunikation på kulturkolben Styrket samarbejdet mellem lokalforeninger. Lokalforeningsworkshop afholdt af lokalforeningsgruppen.
Resolutionsforslag 4 - Klarhed om lokalforeningens rolle (1 stemme) a. Vi forstår ikke lokalforeningens rolle og formål i ICYE. b. Vi vil gerne have et bedre grundlag for og forståelse af vores rolle i ICYE som lokalforeninger. a. Klarhed om lokalforeningernes rolle i Dansk ICYE. b. Retningslinjer for lokalforeningerne, klargørelse om regler og retningslinjer fra DUF og Dansk ICYE. Mere selvstændighed for lokalforeningerne, herunder lokalforeningernes økonomi. c. Bestyrelsen. d. Løbende gennem bestyrelsesåret med start hurtigst muligt. Forslagsstiller(e): Navn(e): Rina Aabenhus Mikkelsen, Katrine Andersen, Kamilla Petersen, Josephine Holm, Lærke Thrysøe Nielsen Udvalg: ICYE Nordjylland arbejdet ligger hos den allerede eksisterende arbejdsgruppe hvad bestyrelsen har gjort: Indført punkt på lokalforeningsworkshop Øget fokus på at styrke lokalforeningerne Resolutionsforslag 5 - Repræsentant for exchangees i lokalforeningsbestyrelsen (0 stemmer) Resolutionsforslag 6 - Videreudvikling af lokalforeningsarbejdet (10 stemmer)
a. DUF har ændret sin fordelingsnøgle af tipsmidlerne. Dette stiller nye krav til medlemsorganisationerne herunder Dansk ICYE. Et af kravene er antal af lokalforeninger og deres aktivitet. Ydermere udtrykker nogle lokalforeninger at de gerne vil erfaringsdele mere på tværs og nytænke typer af arrangementer. b. Hovedbestyrelsen kan ikke bestemme over lokalforeningerne, men skal støtte op om lokalforeningerne. Hvis ICYE ikke møder DUF s krav, mister vi en stor del af vores økonomiske grundlag. Bestyrelsen fra 2015-16 har allerede igangsat arbejdet og dette skal helst fortsætte. c. Der skal arbejdes med videreudvikling af lokalforeningernes arbejde. d. Den allerede nedsatte arbejdsgruppe skal fortsætte sit arbejde for at imødekomme DUF s nye krav til lokalforeningsaktivitet. e. Bestyrelsen, Lokalforeningerne og Pia fra kontoret. f. Indtil 2018. Forslagsstiller(e): Navn(e): Bestyrelsen 2015-16. Tue Rasmussen, Simon Poulsen, Pil Byriel, Rasmus Jakobsen, Vivi Larsen og Bitten Fynsk Lokalforenings arbejdsgruppen vil arbejde med opsplitning af lf syddanmark i fyn og sydjylland Lokalforenings arbejdsgruppen vil arbejde på videreudvikling af lokalforeningernes arbejde og deres rolle i ICYE hvad bestyrelsen har gjort: Lokalforening Fyn og Sydjylland blev oprettet ved ordinær og ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen har støttet processen i at finde nye bestyrelsesmedlemmer til lokalforening sjælland Lokalforeningsarbejdsgruppen arbejder videre på workshops for lokalforeninger, der kan styrke deres arbejde og videreudvikle på lokalforeningsformen
Resolutionsforslag 7 - Folder om kulturforskelle (16 stemmer) Værtsfamiliegruppen har et ønske om at der i Dansk ICYE udarbejdes en folder omkring kulturforskelle. Vi ønsker at bruge folderen som et værktøj til at starte en samtale omkring de kulturforskelle man kan møde i mødet med vores udenlandske volontører. Vi forstiller os at folderen skal tage udgangspunkt i vores danske kultur, især på de kulturforskelle, som ofte skaber problemer, på en positiv måde, hvor der selvfølgelig skal være fokus på ikke at generaliserer eller marginaliserer nogens kultur. Vi ønsker at folderen skal have nogle kapitler om de forskellige områder som vi modtager volontører fra, med viden fra de danske hjemvendte volontører, der selv har været der samt nogle generel praktisk, faktuel viden om land og kultur. Vi forestiller os at folderen bliver lavet af Dansk ICYE s frivillige, men at der er en tovholder, som har det overordnede overblik. Det kunne evt. være en god idé at nedsætte en arbejdsgruppe til formålet. Vi syntes dette er nødvendigt da værtsfamiliegruppen oplever at kulturforskelle skaber mange konflikter i værtsfamilierne, som let kunne undgås, hvis man fra både volontøren og familiens side var opmærksom på man havde forskellig kulturel bagage. Vi håber at folderen kan laves på en måde så den kan bruges som værktøj til at skabe samtale om kulturforskelle, ikke kun for værtsfamilierne, men også i f.eks. KP sessions, forberedelse, CCT og lokalforeningerne. Forslagsstiller: Navn: Tove Lorenzen Udvalg: Værtsfamiliegruppen VF gruppen skal kobles på og behovet skal klarlægges (!) VF har ikke lyst til at være udførende, men bør inkluderes i idé generering man kan med fordel inkludere nogle interviews mm. man kunne evt. lave en session for exchangees på sommerlejren, hvor de bidrager til folderen. både mht. konflikter/konflikthåndtering, forventningsafstemning, hvordan kan man forberede sig som VF, under opholdet, efter opholdet, positive outcome (global network mm) der skal undgås for mange kulturelle generaliseringer i folderen - no strong stereotypes!!!! man kan evt. inddele folderen i verdensdele vigtigt at Tove føler sig hørt i processen og føler at folderen møder behovet inddrag exchangees i processen søg inspiration hos: being danish Planlægge et møde med værtsfamiliegruppen for at afdække behovet og tankerne bag resolutionen
Research foretages blandt hjemkomne, exchangees og værtsfamilier for at finde ud af hvilke konflikter der typisk opstår, og hvilken form for information de efterspørger i en folder. hvad bestyrelsen har gjort: Alt det ovenstående Folder klar til februar Resolutionsforslag 8 - Lederuddannelse i Dansk ICYE (16 stemmer) a. Flere kernepersoner af de frivillige i Dansk ICYE efterspørger hjælp, metoder og materialer i forhold til det arbejde, som de udfører for Dansk ICYE. Hvordan opretter man god kommunikation? Hvordan bruger man google drev? Hvordan faciliterer man en proces bedst mulig? Hvordan afholder man møder? Hvordan styrer man et projekt på den bedste måde? Flere og flere personer bliver længere og længere tid i organisationen og det skal de belønnes for. b. For at øge attraktiviteten for at påtage sig relevante kerneopgaver giver Dansk ICYE noget igen til deres frivillige. En lederuddannelse styrker lysten og motivationen til at fortsætte det gode arbejde i Dansk ICYE og øger sandsynligheden for at frivillige bliver længere tid på vigtige poster. c. Der skal oprettes en kompetencegivende lederuddannelse i Dansk ICYE. d. En lederuddannelse med kompetencebeskrivelser der også kan skrives på cv et, hvis man har lyst til det. e. Bestyrelsen i samarbejde med kontoret. f. Bestyrelsesåret 2016-17. Forslagsstiller(e): Navn(e): Bestyrelsen fra 2015-16. Skrevet af: Simon Raaby Holmgaard Poulsen og Rasmus Jakobsen Varetages af uddannelsesgruppen.
man skal måske være påpasselig med at italesætte lederuddannelserne som værende nødvendige for at kunne komme ind i f.eks. hovedbestyrelsen, koordinator mm. det kan evt. skabe et A eller et B hold man behøver ikke være bange for at sætte krav. man skal kunne vælge en koordinator rolle/bestyrelsesrolle til som helt ny, men det kræver at de efterfølgende skal på et kursus. Dvs. hvis man kommer ind i bestyrelsen som helt ny, skal man gennemgå et kursus et online self-study kunne være en rigtig god start, sådan at alle har det samme udgangspunkt. man kunne derefter holde et fysisk kobles sammen med SALTO og DUF kurser Vi kan med fordel søge inspiration hos ICYE tyskland, hvor man kan samle point som medlem hvis man deltager i kurser. ikke sikkert at vi skal give incentive på samme måde, men det skal være positivt at tage kurser man behøver ikke nødvendigvis at være koordinator, bestyrelsesmedlem el. lign. for at deltage i lederuddannelserne man behøver ikke nødvendigvis tage alle moduler (hvis det opbygges sådan) for at deltage i et lederkurser hvad bestyrelsen har gjort: Delt mulige kurser direkte, pr mail, internus og i facebookgruppen Draget inspiration fra YFU og ICYE Tyskland Interviewet koordinatorer fra udvalg. Oprettet og forberedt koordinatorkursus (ikke leder) som en fast del på den årlige kursusweekend Screenlagt kompetencebehov og forberedt kompetenceworkshop og kompetencebeskrivelser til kursusdeltagernes CV. Resolutionsforslag 9 - Information om Dansk ICYE til medlemmer (8 stemmer) a. Udvalg og lokalforeninger er usynlige og mangler en platform, hvor de kan informere og motivere frivillige. - Kontakten mellem bestyrelsen og lokalforeninger og lokalforeningerne imellem kan forbedres; vidensdelingen både mellem aktive og ikke aktive medlemmer burde forbedres. b. Det er relevant at forbedre kommunikation mellem Dansk ICYE og dets medlemmer da det er vigtigt for lokalforeninger og udvalg at være orienteret om aktiviteter og nyheder fra andre lokalforeninger og udvalg. a. Muliggøre at medlemmer ved, hvad der foregår i Dansk ICYE lokalt og landsdækkende.
b. Løsningforslag: 1) General update fra lokalforeningerne + fra de enkelte udvalg (eksempelvis én gang om måneden, gennem Internus) 2) Medlemsblad sendt med posten (eksempelvis 4 gange årligt) hvor medlemmer kan orientere sig om Dansk ICYE. c. 1) lokalforeningerne/udvalg skal indberette hvad der er sket/ikke sket hver måned til en udvalgt tovholder Denne tovholder sender informerende mail ud til alle lokalforeninger/udvalg én gang om måneden. 2) Indberetninger fra lokalforeningerne bliver informeret videre gennem Internus 3) Praktikant/kontoret udsender medlemsblad (4 gange om året), heri står information fra lokalforeningerne, indslag fra volontører ude i verdenen, opdatering fra bestyrelsen osv. d. Tidsestimat afhænger af det valgte løsningsforslag - Hvis blot månedlig opdatering kan dette sættes i værk inden for et kort tidsestimat (1 måned) - Hvis medlemsblad forventes tidsestimat til at være længere Forslagsstiller(e): Navn(e): Henriette Nielsen, Cæcilie Riinbæk, Kristoffer Jansen, Karla Andersen, Susan Munch Udvalg: LF Hovedstaden Man kunne evt. tænke mere i eksterne potentielle medlemmer, hvor vi kan være mere inkluderende for universitetsstuderende for at aktivere folk inden for kulturstudier mm. som gerne vil bidrage med noget konkret/et enkelt event frem for at deltage i lejre/bestyrelser (ad-hoc frivillige) kan evt. kobles sammen med resolution om udvikling om LF arbejde behovet kan findes i at man ønsker flere aktive i LFerne Bestyrelsen diskuterede muligheden for at oprette tovholdere i bestyrelsen ved hver udvalg og lokalforening. hvad bestyrelsen har gjort: Bestyrelsen har ikke imødekommet denne resolution, men vil fra næste år have tovholdere/kontaktpersoner til de enkelte udvalg, som var praksis engang. Bestyrelsen oprettede ikke tovholdere ud fra den præmis at man fortsat vil forsøge at invitere udvalg til bestyrelsesmøder, kontakt gennem arbejdsgrupper og anden kontakt Bestyrelsen har ikke, men vil se på muligheden for at #PRICYE arbejder videre med ideen om et medlemsblad. Bestyrelsen har i samarbejde med kontoret og lokalforeningerne afholdt lokalforeningsmøder løbende og på sommerlejren for at brede kendskabet til de enkelte lokalforeningers arbejde.
Bestyrelsen vil til dette års resolutionsworkshop, som afholdes af lokalforeningerne forsøge at skabe fællesskab gennem skypemøder på tværs af arrangementer. Bestyrelsen vil foreslå opslagsstillere at genopstille denne resolution Resolutionsforslag 10 - Introduktion til nye frivillige (19 stemmer) Når man bliver frivillig i Dansk ICYE findes der ikke en organiseret model for, hvordan man bliver introduceret til Dansk ICYE samt til den rolle man kommer til at spille som frivillig. Resultatet er at introduktionen ofte bliver af varierende kvalitet. En del nye frivillige bliver lidt overset og får meget hurtigt et stort ansvar uden egentlig at kende til grundstenene i organisationen. Derudover ved mange ikke altid, hvad der bliver forventet af en som frivillig eller hvilke muligheder frivillige i Dansk ICYE har for eks. uddannelse og kurser. Ved at uddanne og introducere nye frivillige bedre til organisationen og til deres opgave øges ikke kun lysten til at indgå i fællesskabet Dansk ICYE. Ved at skabe en forventningsafstemning der går begge veje - afklares det, hvad det forventes af de frivillige når de repræsenterer Dansk ICYE udadtil og samtidig bliver Dansk ICYE afklaret med, hvilken person der nu indgår som en del af organisationen og har mulighed for at indsluse personen i øjenhøjde. Overordnet set vil et arbejde mod en bedre introduktion og uddannelse af nye frivillige styrke organisationen både fagligt og socialt samt skabe stor værdi for den enkelte nye frivillige, der vil føle sig godt klædt på til opgaven og godt personligt taget imod af Dansk ICYE. I det lange løb vil det muligvis fastholde flere frivillige og skabe en mere dynamisk organisation, da oplysning og inklusion skaber lysten til ejerskab og udvikling og en følelse af nærvær. Dansk ICYE skal arbejde mod at nye frivillige bliver bedre taget imod i organisationen gennem oplysning, uddannelse og inklusion. Mulig løsning: Dette kan gøres gennem uddannelse og oplysning. Der kan eks. være to årlige uddannelsesdage, hvor nye frivillige bliver inviteret. Her bliver de introduceret til organisationen og dens værdier, møder sekretariatet og bestyrelsen, bliver introduceret til værktøjskassen, samt de nye frivillige introduceres til hvad deres rolle kommer til at være og hvad der bliver forventet af dem. Denne invitation kunne være et velkomstbrev det nye frivillige medlem modtager via e-mail, hvor vedkommende også bliver opfordret til at kigge på hjemmesiden (for at få mere information om organisationen osv.) og til at deltage i en af disse uddannelsesdage. Hvem skal løse det: Udfordringen kan løses i fællesskab af bestyrelsen og sekretariatet samt andre garvede frivillige i Dansk ICYE som har lyst til at tage imod de nye frivillige.
Tidsestimat: Udfordringen kan løses indenfor en tidsramme af et år. Denne opgave varetages af uddannelsesgruppen hvor ofte skal vi have uddannelsesdag? - det kan hurtigt blive overvældende hvis man har for mange, på den anden side får vi nye frivillige løbende. Man kunne evt. indføre en åben hus dag på sekretariatet, hvor nye frivillige kan komme og høre om de mere basale ting, e.g. organisations værdier, struktur, grundlag mm. der er flere niveauer som uddannelserne skal kunne rumme: helt nye som ikke ved hvor de skal være frivillige, de nye udvalgsmedlemmer, facilitatorerne, LFerne, bestyrelsesmedlemmer, man kan skelne mellem intro-dag og uddannelsesdag, hvor introdagen er generisk og uddannelsesdagen skal rumme de forskellige niveauer. introdagen skal ligge hurtigt efter lejrene, så vi griber momentum og får folk ind mens de stadig er interesserede. vi skal arbejde hen imod at uddannelserne og introdag italesættes som værende grundlag for videre advancement i organisationen og noget man skal igennem for at være facilitator, KPer, LF bestyrelsesmedlem, koordinator mm. hvad bestyrelsen har gjort: Bestyrelsen vil indtil videre afholde 1 årlig kursusweekend i februar/april lige efter vinterlejren. Dette er tidspunktet, hvor organisationen har mest luft. Kursusweekenden er noget diamentralt modsat kulturkolben (co-worker weekend). Da den indeholder metodeanvendelse og kompetenceudvikling Der vil på kursusweekenden være 2 faste moduler koordinator- og introkusus, som enten er hel- eller halvdags. Der vil være en fast uddannelsesgruppe i bestyrelsen, der varetager planlægning og afholdelse hvert år - måske kan denne gruppe også indeholde gamle coworkere, som ikke vil være så aktive længere, men stå for planlægning af 2 weekender om året. Kursus og kulturkolbe. Bestyrelsen har i samarbejde med rejseholdet udviklet en ny hjemkomst session, der blev afprøvet på efterårslejren. her blev 4 ud af de 15 deltagere medlem af et udvalg. Bestyrelsen ser dette som positivt, da vi gik fra 0-4. Bestyrelsen er ansvarlig for at sende kontaktinformationerne ud til de enkelte udvalg om mulige medlemmer. Dette vil på sigt blive rejseholdets opgave igen.