Integration mellem FBS og økonomi-/debitorsystemer I dette dokument kan du få et overblik over integration mellem det Fælles Bibliotekssystem og økonomi- og debitor-systemer. Desuden giver vi en status på den implementerede funktionalitet og forventede datoer for funktionalitet, der endnu ikke er implementeret. Formålet med integrationen Integration mellem FBS og økonomi- og debitorsystemerne skal gøre det muligt at overføre fordringer fra FBS til kommunens debitor- og økonomisystem. Det kan fx dreje sig om bøder, som borgere skylder, fordi de har indleveret bøger for sent, eller materiale der er bortkommet. Dermed kan disse beløb indkræves som en del af kommunens normale økonomiske procedurer. Der arbejdes på at gøre det muligt at føre information tilbage fra kommunens økonomi- og debitorsystemer til FBS. Man vil altså kunne slå op i FBS, og se om låneren har udeståender. Den kravsatte funktionalitet I kravspecifikationen for FBS, er der kravsat funktionalitet til integration mellem Fælles Bibliotekssystem og de kommunale økonomi- og debitorsystemer. Funktionaliteten omfatter overordnet følgende områder: Inddrivelse af udeståender/krav mod biblioteksbrugere o Overførsel af og opdatering af udestående krav fra Fælles Bibliotekssystem til debitorsystemer o Opdatering af Fælles Bibliotekssystem ved betaling/delvis betaling af fordring i debitorsystemet, f.eks. at der i debitorsystemet er registreret en betaling fra en borger med et udestående i Fælles Bibliotekssystem. Materialeanskaffelse o Indlæs faktura ved disponering o Accept af faktura, betaling i forbindelse med materialeanskaffelse. Første funktioner vil virke fra maj 2017 For at integrationen mellem FBS og økonomi/debitorsystemerne skal virke, er der en lang række faktorer, der skal spille sammen. FBS skal være bygget til at udlevere og modtage informationer, kommunens økonomi- og debitorsystemer skal kunne modtage, behandle og udlevere informationer, og der skal være et mellemled, der kan transportere oplysningerne mellem systemerne. Integration mellem Fælles Bibliotekssystem og økonomi/debitorsystemer og dermed flow af data mellem disse systemer, sker altid gennem KOMBITs Serviceplatform. Der er ingen direkte integration mellem Fælles Bibliotekssystem og økonomi-/debitorsystemer. 1
KMD Opus FBS Den fælleskommunale serviceplatform Fujitsu Prisme EG ØS En stor del af den kravsatte funktionalitet er implementeret i FBS. Første version af den funktion, der skal transportere data gennem Serviceplatformen til KMD Opus, Fujitsu Prisme og EG ØS er klar den 8. maj 2017. Herefter udestår opgaven med at teste og klargøre debitor- /økonomisystemerne. Der udestår stadig enkelte rettelser og opdateringer i FBS, herunder en rettelse i forhold til debitorintegration, som primært omfatter den tekniske del af dataflowet. Flow af informationer tilbage til FBS fra debitor-/økonomisystemerne bliver først mulig, når næste version af Serviceplatformen lanceres den 1. januar 2018. Her bliver det derfor muligt at opdatere FBS med oplysninger om betaling/delvis betaling af fordring i debitorsystemerne. I forhold til materialeanskaffelse og integration til økonomisystemerne er dette implementeret på Fælles Bibliotekssystem, og funktionaliteten er i produktion op imod KMD Opus, via Serviceplatformen. I nedenstående tabel er angivet funktionalitet, status for Fælles Bibliotekssystem, Serviceplatform og debitor/økonomisystemer. Status for funktionalitet Se nedenstående tabel hvor status fremgår. Datoe,r der for nuværende er foreløbige, er markeret med kursiv og vil blive opdateret, så snart projektet har de korrekte datoer 2
System/Kravsat funktionalitet Overførsel til debitorsystem FBS Testes i perioden: 3/5-5/5 Serviceplatform Testes i perioden: 3/5-5/5 Inddrivelse Materialeanskaffelse Opdatering af FBS Indlæs faktura Accept af faktura KMD Opus Testes i perioden: 3/5-5/5 Fujitsu Prisme Testes i perioden: 3/5-5/5 Klar til anvendelse: 15/5 Test i perioden: 5/7-5/7 Klar til anvendelse: 10/7 Test i perioden: 5/7-5/7 Klar til anvendelse: 10/7 EG ØS Testes i perioden: 5/9-7/9 Klar til anvendelse: 11/9 Klar til anvendelse: 11/9 Klar til anvendelse: 11/9 3
Uddybning af funktionalitet Integration til debitorsystem Som Fælles Bibliotekssystem er designet i dag sendes alle krav 1 over til debitorsystemerne, når kravet opstår. Herefter kører Fælles Bibliotekssystem et forløb med saldoopgørelser og rykkere inden debitorsystemet påbegynder sin inddrivelsesproces. Udeståender/krav omfatter både gebyrer og erstatninger. Konverterede krav, dvs. krav fra det/de gamle bibliotekssystemer der er konverteret ind i FBS, overføres ikke til debitorsystemer, men skal håndteres via en manuel proces. Uddybning af funktionalitet Materialeanskaffelse Integrationen mellem Fælles Bibliotekssystem og økonomisystemer til håndtering af e-fakturaer foregår som specificeret i den danske OIOUBL-specifikation. Fælles Bibliotekssystem modtager en e-faktura med henblik på at godkende denne til betaling. Det foregår enten automatisk, hvor det enkelte bibliotek har defineret nogle regler for, hvornår systemet automatisk kan godkende fakturaen. Hvis fakturaen ikke kan håndteres i forhold til de definerede regler, skal den godkendes/afvises manuelt af en medarbejder. Fælles Bibliotekssystem sender en godkendt eller afvist faktura til økonomisystemet, hvor den videre behandling gennemføres Hvad skal kommunen gøre for at kunne anvende Serviceplatform og integrationerne? Hovedforløbet for at tage integrationerne i anvendelse for en kommune er følgende: Systematic, som leverandør af FBS, opretter systemet på Serviceplatformen. Dette er allerede gjort og kan ses på: http://www.kombit.dk/leverandoererpaasp Leverandøren til debitor/økonomisystemer opretter tilkoblingsaftale på Serviceplatform, så integration er tilgængelig. Leverandører er ansvarlig for dette, og FBS projektet følger op på, at der er på plads. FBS projektet opretter serviceaftaler i Serviceplatformen administrationsmodul for hver kommune der skal anvende integrationerne. Den enkelte kommune skal godkende denne serviceaftale. Dette sker ved at der bliver tilsendt en mail til kommunen omhandlende godkendelsen og hvordan man gør dette Kommunen laver aftale med leverandøren af debitorsystemet for brug af debitorintegration Den enkelte kommune skal aktivere/konfigurere integrationen i FBS systemet. For information se afsnit 3.11, 5.4.20, 5.5.11 og 7.7 i Opsætning af Cicero LMS på http://fbsudrulning.dk/vejledninger/ Den enkelte kommune opsætter håndtering af FBS krav i debitorsystemet, hvis dette ikke allerede er gjort, eksempelvis rykkerforløb 1 Dog ikke krav i relation til børn og krav der ikke har tilknyttet et CPR eller CVR nr. 4
Endnu ikke besluttede ændringsønsker til debitorintegration Der er ønske om, at der kan sættes en række konfigurationer op for debitorintegrationen i Fælles Bibliotekssystem, som gør, at man kan tilpasse integrationen til bibliotekets og kommunens behov. Hvornår et krav sendes til debitor vil så afhænge af, hvordan man har konfigureret Fælles Bibliotekssystem. Konfigurationsmulighederne er baseret på ønsket om at kunne dække tre hovedscenarier: Alle krav ønskes sendt til debitor Kun krav over en vis størrelse ønskes sendt til debitor Kun erstatninger ønskes sendt til debitor Der er identificeret fem specifikke konfigurationsønsker, som alle skal prioriteres via FBS videreudviklingsudvalg, og evt. senere i besluttes i styregruppen: Send kun erstatninger: Markering angiver, at det kun er erstatningskrav, der skal sendes til debitorsystemet. Enkelt beløb minimumsgrænse: Krav, der er under denne grænse, vil ikke blive sendt til debitor. Samlet beløb minimumsgrænse: Krav vil først blive sendt til debitorsystemet, når summen af krav, der ikke er sendt til debitorsystemet, på en given låner, overstiger minimumsgrænsen. Hvis markeringen Send kun erstatninger er sat, er det kun erstatninger der tæller med i summen. I perioden frem til at minimumsgrænsen overskrides, kan biblioteket vælge at gøre låneren opmærksom på mellemværende ved at sende en saldoopgørelse. Denne saldoopgørelse vil i givet fald blive sendt fra Fælles Bibliotekssystem, da kravene endnu ikke er kendt af debitorsystemet. Send ikke saldoopgørelse: Markering angiver, at der ikke skal sendes saldoopgørelse ud for de krav, der er sendt til debitorsystemet. Hvis denne markering er sat, sendes der heller ikke rykkere ud. Markering bruges, hvis debitorsystemet håndterer saldoopgørelse, rykkere mv. Antal rykkere: Sættes til en værdi mellem 0 og 3. Hvis det ønskes, at der skal foregå et rykkerforløb for krav, inden de sendes til debitor, sættes denne værdi til det antal rykkere, man vil sende fra Fælles Bibliotekssystem Ovenstående ønsker vil blive behandlet af videreudviklingsudvalget på lige fod med øvrige ønsker til funktionalitet. 5