J.nr.: 00-01-06-1-10 Dato: 20. april 2010 Initialer: ILM Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Torsdag, den 29. april 2010 kl. 14.00-16.00 Sted: Mødelokale 4, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Peter Christensen Morten Kristensen (afbud) Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge (afbud) Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Journalist Karen Stoustrup Afbud sker til Ulla Grosmann (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: 76 60 86 98 Dagsordenspunkter: 24/10 Sager til orientering... 48 25/10 Regnskab 2009... 48 26/10 Budgetopfølgning april 2010... 50 27/10 Seniorpolitik... 51 28/10 Forslag til budget 2011 samt takstforslag for 2011... 53 29/10 Orientering om Ankenævnet for Bus, Tog og Metro... 55 30/10 Strategi for 5. udbud af buskørsel... 57 31/10 Bestilling af buskørsel forskelle mellem Sydtrafik og Fynbus... 59 32/10 Statusrapporter og Passagertællinger... 60 33/10 Repræsentantskabsmøde maj 2010... 61 34/10 Møde for kommunale bestyrelsesmedlemmer... 62 35/10 Vedtægtsændringer for Vestbanen A/S... 63 47
24/10 Sager til orientering J. nr. 00-01-06-1-10 Dato: 15. april 2010 Til orientering 25/10 Regnskab 2009 J. nr. 50-08-2-09 Dato: 15. april 2010 Restbeløbet af det afsatte tilgodehavende for Capetra billetmaskiner fra efterreguleringsaftalen mellem Region Syddanmark og Sydbus om overførsel af Sydbus aktiver og passiver, rettigheder og pligter og ansatte til Sydtrafik, afskrives over egenkapitalen, jævnfør beslutning på bestyrelsesmødet december 2009 om, at der ikke skulle installeres Capetra billetmaskiner i yderligere busser Åbningsbalancen for 2007 nu godkendes, efter at der er sket afklaring af mellemværende med Midttrafik. Regnskab 2009 godkendes og oversendes til revisionen. Der afregnes for årets resultat til Region og kommuner i forbindelse med opkrævning af 3. kvartalsindbetaling 2010, idet Regionen anmodes om, at deres tilbagebetaling overflyttes til 2011 og 2012 med henblik på delvis finansiering af merkontraktbetalingen til Vestbanen. Sagsresume Sydtrafiks regnskab for 2009 er nu afsluttet og fremlægges til bestyrelsens godkendelse. 48
Regnskabet viser et yderligere samlet finansieringsbehov for 2009 på ca. 6,2 mio. kr. i forhold til det opkrævede tilskud hos regionen og kommunerne på ca. 409 mio. kr. Dette ekstra tilskudsbehov dækker over en tilbagebetaling til Regionen på ca. 6,0 mio. kr. til en regulering af de kommunale bidrag i intervallet mellem en merbetaling til trafikselskabet fra ca. 2,7 mio. kr. til en tilbagebetaling fra trafikselskabet på ca. 0,3 mio. kr. Årets resultat er fremkommet ved: 1.000 kr. Regnskab 2009 Budget 2009 Finansieringsbidrag 415.706 407.894 Indtægter excl. finansieringsbidrag 250.320 268.046 Driftsudgifter 666.524 676.540 Finansiering 1.186 600 Der har i 2009 vist sig væsentlig færre indtægter i busserne og på kortsalgstederne end budgetteret. Udgifterne til drift af busruter har været faldende i forhold til det budgetterede, dels på grund af mindre indeksreguleringer end budgetteret. Der har dog også været større kørselsudgifter i forbindelse med 2. og 3. udbud (3. udbud var lynudbud af Iversen ruterne). Dækning af de yderligere tilskudsbehov sker i forbindelse med regnskabsaflæggelsen og efterfølgende opkrævning fra trafikselskabets interessenter. Regionen anmodes om, jfr. mail af 18. marts 2010 fra økonomidirektør Mogens Sehested Kristensen, at Regionens tilbagebetaling overflyttes til 2011 og 2012 med henblik på delvis finansiering af merkontraktbetalingen til Vestbanen. Lovgivningen Regnskabet aflægges i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Indenrigs og Sundhedsministeriet Budget og Regnskabssystem og kommuner. Økonomi Der henvises til Regnskab 2009 CR/BEP 49
26/10 Budgetopfølgning april 2010 J. nr. 50-04-04-1-10 Dato: 20. april 2010 At budgetopfølgningen april 2010 godkendes og udsendes til kommunerne og regionen til orientering og at a conto betaling fastholdes som oprindeligt udmeldt i budget 2010. Sagsresume Der er nu udarbejdet en budgetopfølgning for budget 2010. Opfølgningen er udarbejdet på grundlag af regnskab 2009 og forbrug i første kvartal 2010 og indtægter for januar og februar Hovedtallene for budgetopfølgning april 2010 er: 1.000 kr. Årets Budgetopfølgning Budget 2010 Regnskab 2009 priser april 2010 Indtægter -263.026-269.837-251.165 Udgifter 688.044 694.667 666.870 Forventet resultat 425.018 424.829 415.705 I forhold til det oprindelige budget 2010 er følgende overordnede ændringer: Ændringer i forhold til budget 2010: Indtægter er vurderet (og reduceret) på baggrund af regnskab 2009, og er fremskrevet til 2010-niveau med taksterne, 4,0% uden elasticitet og 2,6% med elasticitet. Lønskøn er ændret til 3,35% på baggrund af udmelding fra KL. Kørselsudgifter er opdateret med data fra april 2010, og som følge heraf reduceret. Køreplantimer er reduceret fra 923.965 timer i budget 2010 til 913.895 timer i budgetopfølgning april 2010 på baggrund af seneste data. Budgettet til markedsføring af Rejsekortet er reduceret med 1,5 mio. kr. beløbet medtages i budget 2011 som følge af at Rejsekortprojektet ventes iværksat her. Lønbudgettet er forhøjet med i alt 0,6 mio. kr. som følge af barselsvikariater i køreplanafdelingen og i forbindelse med opstart af Flextrafik. Der var afsat 3,7 mio. kr. til opstart af Flextrafik 1,0 mio. blev ikke afholdt i 2009, men vil i stedet skulle afholdes i 2010. 50
I regnskab 2009 var der ikke hensat midler til lønsumsafgift. Der er derfor medtaget 1,3 mio. kr. til dækning herfor i note 19. Anlægstilskud til Arriva på 0,2 mio. kr. Aftalt i forbindelse med kontraktforlængelsen. Cross Border er medtaget uændret, forhandlingerne foregår pt. Budgetopfølgningen viser et mertilskudsbehov på 0,189 mio. kr. Økonomi Der henvises til budgetopfølgningen 2010. MS/BSN 27/10 Seniorpolitik J. nr. 91-04-01-1-10 Dato: 14. april 2010 Seniorpolitikken tiltrædes og Der afsættes et rådighedsbeløb på kr. 50.000 årligt i budget 2011 og overslagsårene. Sagsresume I Rammeaftale om seniorpolitik indgået i juni 2008 mellem KTO og KL er der aftalt en række tiltag med henblik på at øge fastholdelsen af seniorer. Der er indført seniordage. Det er bestemt, at alle ældre medarbejdere skal have tilbud om en seniorsamtale, og det er anbefalet, at man som led i bestræbelserne på at fastholde ældre medarbejdere kan tilbyde seniorstillinger, som alternativ til at gå på pension eller efterløn. Endelig er der i 51
rammeaftalen forslag om at indgå generationsskifteordninger og fratrædelsesordninger. Vilkårene for konkrete seniorstillinger, generationsskifteordninger og fratrædelsesordninger skal aftales konkret mellem kommunalbestyrelsen og lokale repræsentanter for de forhandlingsberettigede organisationer. Sydtrafiks MED udvalg har udarbejdet en seniorpolitik, der indeholder - seniordage jf. den enkeltes overenskomst - tilbud om seniorsamtaler - efter en individuel og konkret vurdering mulighed for en seniorstilling - efter en individuel og konkret vurdering mulighed for indgåelse af generationsskifteordning - efter en individuel og konkret vurdering mulighed for indgåelse af fratrædelsesordning - eventuel mulighed for tilknytning som konsulent/vikar efter fratræden En seniorstilling vil efter en konkret vurdering kunne indgås fra det fyldte 59. år, hvis medarbejderen har været fastansat i mindst 5 år. Ordningen kan maksimalt vare i 3 år og kan maksimalt omfatte en arbejdstidsnedsættelse på 7 timer pr. uge, hvor medarbejderen selv finansierer lønnedgangen ved arbejdstidsnedsættelsen, men Sydtrafik indbetaler pension, som hvis medarbejderen arbejdede på 37 timer pr. uge. En generationsskifteordning kan i konkrete tilfælde etableres for chefer og ledere. Aftalen vil dække et fastsat tidsrum og herefter fratræden. Den kan bestå af løntillæg, fastholdelsesbonus eller pensionsforbedring. En fratrædelsesordning kan anvendes både med fratræden og fastholdelse som målsætning. Den kan eksempelvis indeholde en aftale om, at fortsat ansættelse til et bestemt tidspunkt vil udløse et eller flere af elementerne: fratrædelsesgodtgørelse, pensionsforbedring eller tjenestefri med sædvanlig løn. Det forventes ikke, at hverken generationsskifteordninger eller fratrædelsesordninger under normale omstændigheder vil få et nævneværdigt omfang. Seniorstillinger kunne derimod tænkes at have fleres interesse. Økonomi Udgiften for Sydtrafik til seniorstillinger er som omtalt indbetalingen af pension for de max. 7 timer om ugen medarbejderen kan gå ned i tid. Udgiften vil udelukkende blive aktuel, når det er muligt at ansætte personale til erstatning for de 7 timer, i modsat fald vil lønnedgangen give plus på lønkontoen. Det vil dog naturligvis være sådan, at muligheden for at få dækket timerne ved ansættelse eller omrokeringer vil indgå med stor vægt i beslutningen om at bevilge en seniorstilling. 52
På baggrund af en analyse af de eksisterende medarbejderes alder er det vurderet, at udgiften til ekstra pensionsindbetaling maksimalt vil kunne beløbe sig til 50.000 kr. pr. år. Dette er forudsat, at timerne genbesættes. Der vil hvert år blive udarbejdet et særskilt regnskab for forbrugte midler til ordningen. Der søges om en bevilling af et rådighedsbeløb, der muliggør oprettelse af seniorstillinger af ovennævnte omfang. KIT 28/10 Forslag til budget 2011 samt takstforslag for 2011 J. nr. 50-04-05-1-10 Dato: 29. april 2010 At taksten for 2011 fastsættes som for 2010, at forslag til Budget 2011 godkendes og fremsendes til Regionen og kommunerne til høring med høringsfrist 18. juni 2010. Sagsresume Tidsplan for budget 2011: behandling Bestyrelsesmødet den 29. april 2010 Høringsfrist for Region og kommuner 18. juni 2010 Orientering af Bestyrelsen vedr. indkomne høringssvar 25. juni 2010 Bestyrelsen endelig godkendelse af budget 2011 31. august 2011 Budget og finansieringsprincipper forelægges repræsentantskabet 7. september 2010 Budgetforslag 2011 er udarbejdet på grundlag af overslagsår 2011 i budget 2010. Der er foretaget budgetjusteringer ud fra regnskabet for 2009 samt ud fra kendte ændringer. Budgettet er endvidere vurderet ud fra budgetopfølgningen i april 2010. 53
Ved sammenligning af hovedtallene mellem årene, er det væsentligt at bemærke, at der for 2011 er såvel nye indtægter som udgifter vedrørende rejsekortet. På indtægtssiden er der medtaget en indtægt på 8,0 mio. kr. fra salg af rejsekort. Denne indtægt modsvares af en tilsvarende udgift til indkøb, således at dette er neutralt i forhold til budgettet. Der er en stigning i driftsudgifterne i 2011, som følge af at der både er driftsudgifter til de eksisterende billetmaskiner og kort og til rejsekort på 15,4 mio. kr. heraf vedrører de 8,0 mio. kr. indkøb af kort. Endelig er der 15 mio. kr. i merudgifter til Vestbanen som følge af kontraktforlængelsen. Hovedtallene for budgetforslag 2011 er: 1.000 kr. Årets priser Budget Budgetopfølgning Budget 2010 Regnskab 2009 2011 april 2010 Indtægter -270.703-263.026-269.837-251.165 Udgifter 732.425 688.044 694.667 666.870 Forventet resultat af driften Finansiering Delingsaftaler Rejsekort Investering Tilskudsbehov i alt 461.722 387 5.901 468.010 425.018 424.829-415.705 Indtægter er vurderet (og reduceret) på baggrund af regnskab 2009, og er fremskrevet til 2011-niveau. Fra 2009 til 2010 er der anvendt en fremskrivning på 4,0%, på de poster hvor efterspørgslen er uelastisk, mens der er anvendt en fremskrivning på 2,6%, hvor efterspørgslen er elastisk. Fra 2010 til 2011 er der fremskrevet med takststigningsloftet på 0,0%. Lønsumsafgift er medtaget som 5,33% af lønsummen for henholdsvis administrationen i Vejen samt rutebilstationen i Kolding og busterminalen i Vejle. Udgifter til deltagelse i UITP-konferencen er medtaget. Cross border leasing er medtaget i kørselsudgifterne, som i 2010. (Forhandlinger med vognmændene pågår). Vestbanen: Der er indgået kontraktforlængelse for halvandet år, frem til sommeren 2012. Virkningen for 2011 er medtaget i budgettet. Rejsekort er medtaget på såvel udgifts som indtægtssiden, udgifterne i note 22 og indtægterne i note 3. Der er ligeledes medtaget renter og afdrag i kommunefordelingen. Udrulning af Trafikplanens første trin er medtaget for de regionale ruter. Budget 2011 er udarbejdet med 905.292 køreplantimer som grundlag, mens der i budget 2010 var 923.956 køreplantimer. Prisfremskrivninger Budgetforslaget er fremskrevet med de nyeste skøn for pris- og lønudviklingen. Driften af busserne reguleres efter skønnet for indeks for A- og B-kontrakter udmeldt af Foreningen for Trafikselskaberne i Danmark. Den seneste udmelding fra marts 2010 viser, at det fra 2010 til 2011 reguleres med +2,4 %. Lønomkostninger fremskrives med KL s skøn for den kommunale lønudvikling, den seneste udmelding fra KL fra februar 2010 er +1,8 %. Der er anvendt det generelle skøn for løn og priser udmeldt af KL på +2,0 % for øvrige tjenesteydelser. Indtægterne er fremskrevet med +/-0,0 % på baggrund af det udmeldte takststigningsloft fra Trafikstyrelsen. - 54
Finansieringsprincipper: Principperne for fordeling af indtægterne på de nye fælleskommunale ruter(de tidligere regionale ruter) er udarbejdet på baggrund af skønnede fordelinger ud fra antal passagerer på ruterne. Dette er en ændring i forhold til de første skøn, der tog udgangspunkt i fordelingen i antal køreplantimer på de berørte ruter. Flextrafik fordeles efter en konkret opgørelse af de faktiske udgifter. I forbindelse med indførelsen af rejsekortet er der behov for nye finansieringsprincipper for driftsudgifter og indtægter. Det overordnede princip er fortsat, at kommuner og region skal tildeles de indtægter og udgifter der vedrører dem. Lovgivning Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinier, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi. Der henvises til Budgetforslag 2011. 29/10 Orientering om Ankenævnet for Bus, Tog og Metro J. nr. 30-60-02-88-08 Dato: 19. april 2010 Til orientering. 55
Sagsresumé Ankenævnet for Bus, Tog og Metro (ABTM) har den 26. marts 2010 udsendt sin første årsberetning, efter at nævnet pr. 1. februar 2009 har optaget sit arbejde. Årsberetningen vedlægges til orientering (Bilag 1). Nævnet er et såkaldt privat klagenævn, som med hjemmel i forbrugerlovgivningen er oprettet i fællesskab af brancheorganisationer og Forbrugerrådet og med vedtægter, der er godkendt af Økonomi- og erhvervsministeren. Nævnet har hovedsageligt kompetence til at træffe afgørelse i privatretlige tvister, der vedrører et økonomisk mellemværende angående rejser med kollektiv trafik. Inden nævnets oprettelse har kunder, der har været utilfredse med en trafikudbyders afgørelse i sådanne klagesager, kun haft den mulighed at klage videre til domstolene. Dette var dog på grund af retssagers omkostninger og risici sjældent en farbar vej i praksis, især når man henser til, at de fleste tvister angår udstedelse af en kontrolafgift og derfor et forholdsvis beskedent pengebeløb. Med ankenævnets oprettelse har kunderne fået en nærmest gratis mulighed for efterprøvelse af trafikudbyderens afgørelser. Kundernes retssikkerhed er yderligere styrket ved bl.a. en nem og ofte gratis adgang til domstolsprøvelse i tilfælde, hvor trafikudbyderen ikke vil anerkende en afgørelse. For trafikudbyderne har ankenævnets oprettelse og drift været forbundet med visse finansielle byrder. Disse modsvares af, at troværdigheden af selskabernes klagesagsbehandling styrkes i kraft af kundens nemme adgang til at få efterprøvet en afgørelse. Desuden bidrager nævnets arbejde til udvikling af bedre og mere ensartede sagsgange i trafikselskaberne, bl.a. ved at tage stilling til en række hidtil uafklarede spørgsmål vedrørende passagers og selskabers rettigheder og pligter. Sydtrafik er, bl.a. på baggrund af nævnets arbejde, ved at udarbejde en intern vejledning om behandling af klagesager. Inden for de første 11 måneder af nævnets virksomhed blev der indgivet 319 klager, heraf 2 vedrørende Sydtrafik. Sagerne er resumeret i Bilag 2. Der blev i samme tidsrum afsluttet 222 sager, hvoraf ingen vedrørte Sydtrafik. Af de to indgivne klager over Sydtrafik er den ene afgjort i mellemtiden, idet ankenævnet gav Sydtrafik fuldt ud medhold. Der er indtil videre ikke indgivet klager over Sydtrafik i indeværende år. Lovgivningen Ankenævnet for Bus, Tog og Metro er et godkendt privat ankenævn i medfør af lov nr. 456 af 10. juni 2003 om forbrugerklager. Økonomi- og erhvervsministeren har godkendt ankenævnet frem til 31. december 2012. 56
Økonomi Trafikselskaberne betaler et årligt bidrag til finansiering af ankenævnets arbejde, herunder udgifter til honorar til Forbrugerrådet. For Sydtrafiks vedkommende androg dette bidrag i 2009 kr. 31.000,-. Endvidere betaler trafikselskaberne et gebyr for enkeltsagers behandling, hvis klageren får helt eller delvist medhold i nævnet, eller hvis klagen i det væsentlige forliges i nævnet til klagerens fordel. For tilsluttede trafikselskaber var dette gebyr i 2009 fastsat til 10.000,- kr. pr. sag. SK 30/10 Strategi for 5. udbud af buskørsel J. nr. 70-06-1-10 Dato: 15. april 2010 Det indstilles, - at de i notatet (bilag 1) nævnte grundprincipper fortsat skal være gældende, - at de foreslående kontraktforlængelser varsles overfor de respektive vognmænd, - at udarbejdelse af udbudsmateriale for de i notatet nævnte områder igangsættes til bestyrelsens godkendelse på bestyrelsesmødet i august eller september 2010 og - at den foreløbige tidsplan tiltrædes. Sagsresume Sydtrafik har 11 kontrakter eller dele deraf, der udløber til køreplanskiftet d. 25. juni 2011 med mindre optioner på forlængelse anvendes. Kontrakter overtaget fra det tidligere Sydbus kan forlænges i et år, mens de øvrige kan forlænges op til 2 år med at år ad gangen. Se bilag 1. Flere hensyn taler for at forlænge nogle af kontrakterne. Beslutningen om at forlænge Vestbane-kontrakten med Arriva til medio 2012 gør det hensigtsmæssigt også at forlænge kontrakterne i Varde Kommune sådan, at et eventuelt udbud af buskørsel til erstatning af Vestbanen kan finde sted samtidigt. 57
Implementeringen af Sydtrafiks trafikplan finder sted i perioden 2011-2014. Hvor det er muligt at foretage ruteændringer, der indebærer væsentlige ændringer i kørselsomfanget, er det fordelagtigt, at dette sker i forbindelse med et udbud, fordi de nye ændrede kørselsbetingelser således indgår i kontrakten fra start. Samtidig skal der ikke betales erstatning til vognmanden, hvis implementeringen indebærer, at der skæres ned i kørselsomfanget (mere end 20 %). Da perioden for gennemførelsen af trafikplanen strækker sig til 2014 og de kontrakter, der kan forlænges mest, kun kan forlænges til 2013 er det nødvendigt at udbyde en del kørsel og efterfølgende foretage ændringer. Dette vil i muligt omfang blive taget højde for i udbuddet. Under hensyntagen til trafikplanen anbefales det, at kontrakterne med Thykjær om kørslen i Gram-Jels-Rødding og i Holsted også forlænges til 2012. Alle kontraktforlængelser skal accepteres af kørselsbestillerne Region Syddanmark og kommunerne - der berøres. I notatet Strategi for 5. udbud beskrives udbudsprincipperne nærmere bilag 2. Der er her lagt op til, at udbudsmaterialet for 5. udbud offentliggøres i september 2010 med tilbudsfrist ultimo november 2010 og valg af tilbud på bestyrelsesmødet i januar 2011. Lovgivningen Da Sydtrafik i udbudshenseende betragtes som en forsyningsvirksomhed skal reglerne i EU's Forsyningsvirksomhedsdirektiv følges. Økonomi Der er ikke umiddelbart økonomi i udarbejdelsen af udbuddene, men markedsudviklingen og ændrede krav til fx busstandard vil alt andet lige betyde en ændret økonomi for driften af de udbudte ruter. De direkte økonomiske konsekvenser af 5. udbud kendes først, når bestyrelsen har besluttet, hvilke tilbud, der skal accepteres. JF 58
31/10 Bestilling af buskørsel forskelle mellem Sydtrafik og Fynbus J. nr. 50-04-03-1-08 Dato: 14. april 2010 Til orientering. Sagsresume I forbindelse med arbejdet i en udviklingsgruppe med repræsentanter fra landdistriktkommunerne Varde, Tønder, Aabenraa, Sønderborg, Vejen og Billund, der ser på nye muligheder i den kollektive trafik, har Claus Pørksen fra Tønder Kommune udarbejdet et notat, der omhandler Region Syddanmarks tilskud til kollektiv bustrafik i Fynbus område og Sydtrafik s område. Notatet ses i bilag 1. I notatet konstateres det, at Fynbus i perioden 2007-2010 har haft flere penge til rådighed til at udføre regional kollektiv buskørsel for end Sydtrafik såvel opgjort totalt som pr. indbygger. Beløbene, der er hentet på Trafikstyrelsens hjemmeside, er de midler, der har været til rådighed til udførelse af kollektiv regional buskørsel. For Fynbus vedkommende er det ikke det samme beløb som det tilskud, der er ydet fra Region Syddanmark. Det skyldes, at Fynbus har haft mulighed for at finansiere noget af den regionale buskørsel med midler fra kassebeholdningen samt låne (forskyde tilskud mellem år) af Regionen. Sydtrafik har 1. oktober 2008 i brev (bilag 2) opfordret Region Syddanmark til at revurdere tilskudsfordelingen og snarest at rette op på skævvridningen. 15. maj 2009 rettes igen henvendelse til Regionen herom (bilag 3). Senest har Fynbus direktør, Carsten Hyldborg Jensen, foranlediget af notatet i bilag 1, d. 31. marts 2010 rettet henvendelse til regionen (bilag 4) og bedt om en opgørelse af tilskudsfordelingen baseret på 2011-tal. Fynbus har fra budgetåret 2011 gennemført en reduktion af den regionale kørsel i størrelsesordenen 35 %. Økonomi En ændring af Sydtrafiks andel af Region Syddanmarks samlede tilskud til regional buskørsel vil i sagens natur påvirke Sydtrafiks økonomi. JF 59
32/10 Statusrapporter og Passagertællinger J. nr. 70-01-10-09 (Statusrapport), 70-13-01-1-09 (Passagertælling) Dato: 16. april 2010 Til orientering. Sagsresume Statusrapporter I forbindelse med arbejdet med Trafikplan 2009 2012 blev det besluttet, at der skulle udarbejdes statusrapporter med oplysninger og data om eksisterende ruter i Sydtrafiks område. Sigtet med statusrapporterne er at tilbyde et opslagsværk, som kan give medarbejderne i kommunerne, Region Syddanmark og Sydtrafik et samlet overblik over ruterne og dermed forbedre grundlaget for fremtidige beslutninger om den kollektive trafik i Sydtrafiks område. Arbejdet med statusrapporterne blev igangsat i efteråret 2009, og Sydtrafik har primo april 2010 udsendt 13 statusrapporter, som beskriver de eksisterende ruter i Sydtrafiks område. 12 af de 13 statusrapporter beskriver de kommunalt finansierede ruter kommuneopdelt, mens den 13. rapport beskriver de regionalt finansierede ruter. En 14. rapport omhandlende natbusruter og julenatbusruter er under udarbejdelse og forventes klar inden udgangen af maj 2010. Statusrapporterne er tilgængelige på Sydtrafiks hjemmeside under punktet Om trafikselskabet i underpunktet Trafikplan. Sydtrafik vil løbende foretage opfølgning på statusrapporterne. Med jævne mellemrum vil opdateret data således blive gjort tilgængelig for Sydtrafiks samarbejdsparter. Kommende Trafikplan-rapporter Der er planlagt, at der skal udarbejdes yderligere rapporter i forbindelse med Trafikplanen. Umiddelbart forestående rapporter er: Udkantsområder og turistområder Principper for natbusbetjening Passagertællinger Der er i oktober 2009 foretaget passagertælling i Sydtrafiks område på regionale og lokale ruter, i bybusser og helårsnatbusser. På regionalruter, lokale ruter og mindre bybusområder er der talt i perioden 22. okt. til 26. okt., mens der i større bybusområder er talt én hverdag og en weekend. 60
Tællingen er udført af chaufførerne, og der er talt både påstigere og afstigere ved hvert stoppested. Tællingerne er efterfølgende bearbejdet af Sydtrafik, og tallene er vægtet op til ugeniveau. Efterårstællingen 2009 viser, at godt 482.000 passagerer steg på en Sydtrafikbus eller Vestbanen på en uge. Dette svarer til et fald i antallet af passagerer på 4,5 % i forhold til 2008. Det er planen, at passagertællingerne i fremtiden skal præsenteres på samme måde som passagertallene i statusrapporten, og at nye passagertællinger vil blive gjort tilgængelige på Sydtrafiks hjemmeside samme sted som statusrapporterne. På denne måde vil de nye passagertællinger fungere som et supplement til de eksisterende statusrapporter, så det sikres, at der altid er adgang til de nyeste data. Indtil videre er data fra tællingerne til rådighed for trafikselskabets samarbejdsparter opdelt på ruter, afgange og stoppesteder. De vil som hidtil kunne rekvireres ved henvendelse til trafikselskabet. NP 33/10 Repræsentantskabsmøde maj 2010 J. nr. 00-02-04-1-10 Dato: 15. april 2010 Dagsordenen godkendes Sagsresume I forbindelse med fastlæggelse af mødekalender for 2010 blev det besluttet at afholde to Repræsentantskabsmøder i 2010 nemlig den 12. maj og den 7. september. Septembermødet er det ordinære møde, hvor Repræsentantskabet godkender fordelingsprincipperne for Budget 2011. Forslag til dagsorden for mødet den 12. maj 2010: 61
1. Beretning for 2009 ved formanden 2. Orientering og gennemgang af Regnskab 2009 3. Orientering og gennemgang af Budget 2011 4. Orientering om Flextrafik 5. Orientering om udrulning af trafikplanen 2011-2013 6. Eventuelt Mødet afholdes på Skibelund kl. 9:30-12. Det er i øvrigt fra Trafikselskaberne i Danmark oplyst at det varslede møde i KL regi for kommunale bestyrelsesmedlemmer er flyttet til den 9. juni 2010 p.g.a. sammenfald med andre møder på den oprindelige dag. HCB 34/10 Møde for kommunale bestyrelsesmedlemmer J. nr. Dato: 15. april 2010 Til drøftelse Sagsresume KL har indbudt de kommunale bestyrelsesrepræsentanter til temadag om de kommunale bestyrelsesmedlemmers rolle i trafikselskabernes bestyrelse. Mødet var først indkaldt til den 12. maj 2010, men er blevet flyttet til den 9. juni 2010. Trafikselskaberne i Danmark forventer at afholde et seminar for trafikselskabernes bestyrelser enten den 18.-19. august eller den 26.-27. august. Dato forventes endelig fastlagt i starten af maj. 62
35/10 Vedtægtsændringer for Vestbanen A/S J. nr. 00-03-02-1-07 Dato: 26. april 2010 At bestyrelsen godkender de ændringer til Vestbanen A/S s vedtægter, som Vestbanens bestyrelse har godkendt på et skriftligt møde den 22. april 2010 (jf. Bilag 1), og At Sydtrafiks formand får mandat til at stemme for vedtægtsændringen på Vestbanens generalforsamling den 11. maj 2011. Sagsresumé Vestbanen A/S fungerer i dag på grundlag af selskabets gældende vedtægter af 29. maj 2007 (Bilag 2). Selskabets ejere, Sydtrafik og Varde kommune, har desuden reguleret deres indbyrdes forhold ved en aktionæroverenskomst af maj 2007 (Bilag 3), som regulerer sammensætningen af banens bestyrelse. I marts 2010 trådte væsentlige dele af en ny selskabslov i kraft. Denne lov træder bl.a. i stedet for den hidtidige aktieselskabslov. Den nye lovgivning påvirker Vestbanens retlige rammevilkår, bl.a. fordi banens generalforsamling fremover kan træffe beslutning uden hensyntagen til aktionæroverenskomstens bestemmelser. Bestyrelsen for Vestbanen A/S har på den beskrevne baggrund på et skriftligt bestyrelsesmøde den 22. april 2010 godkendt et forslag til ændrede selskabsvedtægter (Bilag 4), og banen har endvidere anmodet Sydtrafik og Varde kommune om at godkende samme ændringsforslag, som har følgende indhold: Vedtægterne revideres til selskabslovens ny fælles terminologi, f.eks. anvendes kapital-ejere i stedet for aktionærer. Et lovkrav om at indberette kapitalejerne til et nyt offentligt ejerregister indskrives i vedtægterne. Selskabets hjemstedskommune behøver ikke længere at fremgå af vedtægterne og vedtægterne er revideret i overensstemmelse hermed. Muligheden for at afholde elektroniske generalforsamlinger (uden kapitalejernes fysiske tilstedeværelse), indskrives i vedtægterne. Anpartshaver- og aktionæroverenskomster ( ejeraftaler ) er ifølge den nye lov uden indflydelse på selskabet og generalforsamlingen, modsat tidligere retspraksis. Substansen af aktionæroverenskomsten er derfor indskrevet i vedtægterne for at opretholde den situation, som aktionærerne havde til hensigt ved at indgå den nuværende aktionæroverenskomst. For at gøre vedtægterne lettere tilgængelige, er den historiske gennemgang af aktiekapitalens klasser og fremkomst slettet. Vedtægtsforslaget redegør nu alene 63
for de tre eksisterende klasser af kapitalandel samt deres fordeling mellem Sydtrafik og Varde Kommune. Kapitalklasserne angives nu som A-, B- og C-kapitalandele. Stemmeforhold og ejerandele berøres ikke af vedtægtsændringerne. Under forudsætning af Sydtrafiks og Varde kommunes tilslutning er det hensigten, at ændringerne endeligt vedtages på Vestbanens generalforsamling den 11. maj 2010. Den øvrige dagsordenen til generalforsamlingen er p.t. ikke indsendt. Lovgivningen Lovgrundlaget for aktieselskaber udgøres nu af lov nr. 480 af 12. juni 2009 om aktie- og anpartsselskaber (selskabsloven). Væsentlige dele af denne lov blev ikraftsat med virkning fra 1. marts 2010, jf. bekendtgørelse nr. 172 af 22. februar 2010 om delvis ikrafttræden af lov nr. 480 af 12. juni 2009 om aktie- og anpartsselskaber (selskabsloven). Økonomi Intet. SK 64