Organisationsdimensionen udfordringer og potentiale 1. juni 2017

Organisationsdimensionen udfordringer og potentiale 1. juni 2017

Agenda Udfordringen Muligheder Løsninger? Abonnement på en organisation Analyse af business cases Hvordan kunne man komme i gang? EG A/S 2

Udfordringen

Structured processes Business Intelligence processes Unstructured processes Microsoft Office Add-ins Service-based integration Adding Valuee to Business Multiple: - Formål - Behov - Interesser - og - It-systemer - Processer - Gevinster SharePoint and WEB Portals Collaboration, Content Management, Portals and Business Apps One BI Solution Statistic and KPI s BI Dashbords BI Data output MS Excel Management MS Power reporter view EG Power BI AX2012 Web Access AX2012 Role Center Business Intelligence Reporting Services Webparts AX Rollecenter Click view Analysis services Employee Selfservice, registrations Workflow s & Alerts SharePoint Intranet Collaboration AX 2012 R3 Base modules Uhrenholt Web Portals Intranet Content BI & KPI s Microsoft Dynamics AX 2012 R3 Enterprise Ressource Management GL Dynamics AX cubes(21) CRM SLS Exp. INV AR BI Data SSAS (SQL Data Mining) AP Pro Document Management Global Search HR PUR MFG SharePoint Extranet Customer Portal, Extranet Collaboration, Documentation, AX 2012 Web Access Selfservice, Vendor Portal, Extranet Collaboration, Documentation, AX 2012 Web Access Selfservice, CMS system Public Website Product Information System Uhrenholt AX 2012 R3 modules Uhrenholt AX 2012 Environments Dev Environment Database Dev/Test/ Preprod AOS Dev. Sharepoint/ Report/help server. Test Environment EG Brancheløsning Procesindustri for AX AOS Dev. Sharepoint/ Report/help server. Uhrenholt AX 2012 Prod Environment Staging Environment AOS Staging Pre-Prod Environment AOS Dev. Sharepoint/ Report/help server. Prod Environment General ledger Budgetting Cost accounting Fixed assets Sales and marketing Procurement and sourcing Warehouse Retail Transportation Product information Payroll/HR Integrations EDI Dansk Supermarket Call of order Customers Organisation hierachy AX 2012 Enterprise setup Role based security Global Address Workflows & Alerts Global Search EG A/S Book 4 Customizations Uhrenholt Lessor Payroll for AX 2012

Udfordringen Et it-systems org.struktur har specifikt formål Lønstruktur er lavet til Lønbudget, -opfølgning, -ansvar Et Økonomisystems struktur er lavet til Budgetopfølgning, bevægelser indenfor budget, konteringsstruktur..? Processer i stigende grad digitale Fravær af generisk struktur på tværs af it-systemer Behov for at anvende org.struktur -> Misbrug af eksisterende org.strukturer Vedligehold ved multiple formål EG A/S 5

Udfordringen vi bøjer formålet, fordi vi vil Rapportere på organisationen Ønsker et mere detaljeret view på org Identificere lederne Lave attestering Styre LMS, MUS, arbejdsmiljø etc. EG A/S 6

Lønsystemet og organisation EG A/S 7

Muligheder

Muligheder i organisationens (it-)kontekst APOS kan understøtte mange business cases Fokuspunkter 1 Berigelse af organisation 1 Inddata (eks. SD, IDM) 2 Brugerstamdata 2 Anvendelse af viden om medarbejdere 3 Opbygning og vedligehold af autoritativ organisation 4 Processer Org. komponent 3 Org. stamdata 4 5 Business Case Drivers Kombination af 2 3 Master data og fokus på hver business case for synk (eks, AMS, TR, MUS, Lægers BB 5 Uddata / Synk med IDM, LMS, hierarkier, abonnerende systemer EG A/S 9

Løsninger? Abonnement på en organisation

Hvad betyder det? Organisationen styres i et system, der er eksternt for abonnerende systemer Den organisation er opbygget med det formål at løse generiske organisationsafhængige opgaver Hvert it-systems org.struktur er mappet til den organisation Integration eller direkte træk EG A/S 11

Hvad er gevinsten? Formål, der ikke angår it-systemets struktur, holdes ude Vi bruger organisationen uden at ødelægge andre formål Organisationsstrukturen kan gå på tværs af systemer Ændringer i organisation styres et sted fra -> med vedligehold af mapning Det samme med navneændringer Organisation kan administrere nogle officielle navne EG A/S 12

EG A/S 13

ØS EG A/S 14

Analyse af business cases

Muligheder i organisationens (it-)kontekst APOS kan understøtte mange business cases Fokuspunkter 1 Berigelse af organisation 1 Inddata (eks. SD, IDM) 2 Brugerstamdata 2 Anvendelse af viden om medarbejdere 3 Opbygning og vedligehold af autoritativ organisation 4 Processer Org. komponent 3 Org. stamdata 4 5 Business Case Drivers Kombination af 2 3 Master data og fokus på hver business case for synk (eks, AMS, TR, MUS, Lægers BB 5 Uddata / Synk med IDM, LMS, hierarkier, abonnerende systemer EG A/S 16

Centrale leverancer Kortlægning af Fælles org -business case drivers ( værdifulde processer ). Hvilke business cases anbefales adresseret? Analyse af it-landskab og proces-landskab i Org-kontekst Præcis, værdiskabende implementering Formulering af ambition og gevinster for organisation Fundament for nye procesimplementeringer hvor relevant EG A/S 17

Projekttilgang til APOS implementering Forretningsorienteret tilgang med fokus på realisering af synlige gevinster Projektmål Teknologi Organisation Processer Resultat 3 Forretningsdrevet: Synlige økonomiske og ikke-økonomiske benefits It-system Organisatorisk forankring Forretnings- og best practice-processer Optimeret it og forretning med synlig gevinstrealisering 2 Procesdrevet: Implementering af best practiceprocesser It-system Ingen organisatorisk forankring Best practiceprocesser Optimeret it inklusive best practice-processer 1 Traditionelt: Nyt it-system It-system Ingen organisatorisk forankring Eksisterende processer Optimeret it EG A/S 18

APOS som et led i en kæde med mange mulige formål Eksempel: APOS i attesteringsproces (godkendelse af rettigheder) 1 Formål / Gevinst Vi vil. - Bruge lederkendskab til specifikke opgaver - Tydeliggøre ansvar Brugerrettigheder skal attesteres i et præcist flow Fyldestgørende og let tilvejebragt dokumentation overfor myndigheder og revision Attestering i hensigtsmæssig proces og med præcis itunderstøttelse 2 Processer Vedligehold af - Lederhierarki - Organisation Analyse af kritiske processer (BCdrivers) Organisatoriske forankring: Attesteringsflow for ledere inkl. dokumentation og Processer tilpasset til formål og itunderstøttelse 3 Systemer APOS SDI Personaleweb Processtyring i.e. SD Ledelsestilsyn IDM Rapportering og dokumentation i BI Målrettet systemunderstøttelse EG A/S 19

Hvordan kunne man komme videre?

Et kvalificeret hvorfor EG A/S 21

EG SD Projektmodel DIAGNOSTIC PROJECT AND DELIVERY MODEL MONITORING Portfolio management (EG PMM) Project management (EG PMM) Acquisition Business analysis Solution analysis Design Development Deployment Operation Business case decision Implementation of business case and organizational change management Benefits realisation BUSINESS FOUNDATION BUSINESS OPTIMISATIONS ADDED VALUE EG A/S 22

Business analysis in 4 steps Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 1. Management workshop 2. Process deep dive 3. IT architecture 4. Business case potential 23

2.11 Forecast og forbooking 2.31 Indfortoldning 2.2 Leverandørbesøg 2.12 Varerdisponering 2.22 Leverance klager 2.32 Told godkendelse (importerede varer) 2.3 Forhandleraftale 2.13 Rekvisition til leverandør 2.23 Reklamationer 2.33 Fakturakontrol 2.4 Leverandørovervågning 2.14 Indkøbsordrer 2.26 Spacemanagement 2.21 Leveringsovervågning 2.24 Restordrehåndtering 2.34 Avisplanlægning 2.5 Leverandørvalg og alternativ leverandør 2.15 Skaffevarer / varer ikke på lager 2.25 Pakketræsstyring 2.35 Avismønstring 2.6 Oprettelse vedligehold og sletning af lev. 2.16 Rammeordrer 2.1 Leverandørhåndtering 2.36 Skilte 2.7 Oprettelse, vedligeh. og sletning af varer 2.17 Håndtering af leverancer 2.27 Kalkulation af kostpris 2.37 Butiksåbning 2.8 PDM 2.18 Hjemtagning 2.28 Kalkulation af kostpris på importvarer 2.38 Intrastat 2.9 Administration af nye produkt introduktioner 2.19 Distribution af varer 2.29 Produktlivscyklus 2.39 CRM mod butikken 2.10 Forespørgsel hos leverandør 2.20 Aftale med speditør 2.30 Produkt kvalitet / miljø 2.40 SRM Business case / beslutningsgrundlag - Målsætninger Ledelsen Ledelsesworkshop (målsætninger) Procesanalyse IT Arkitektur Færdiggørelse Business casen 1 Intro til kundens forretningsstrategi, Business Model samt baggrund og vision for projektet Samlet leveringstid Indkøb Produktion Montage Distribution Salg Procestid Transporttid Fastlæggelse af forretningsmæssige målsætninger som grundlag for forløbet (afsæt i strategiske mål) Udarbejdelse af værdikæde og centrale processer (værdiflow og styringsmekanismer) 2 Udarbejdelse af værdiflow og styringsmekanismer samt gevinsthypoteser Strategi Planlægning og budgettering Ledelsesrapportering / Impl. af handlingsplaner Branche specifikke kerneprocesser Indkøb Viden- og dokumentstyring IT Forretningsprocesser HR Trælast Økonomi Udarbejdelse af gevinsthypoteser og potentiale 2. 2. Indkøb Indkøb Udvælgelse af fokusområder og indsats i projektet Fastlæggelse af succeskriterier for projektet 3 Indsatsområder ud fra målsætninger Sikrer konsensus om hvorfor projektet skal igangsættes. EG A/S 24