Til kommunernes borgerservice November 2014 Uge 48 Ref.nr.: Fagligt nyt fra Udbetaling Danmark Oplys venligst ved henvendelse Indhold Tema: Obligatorisk digital selvbetjening... 2 Giv besked til Udbetaling Danmark, når en borger er blevet undtaget... 2 Kommuner, som bruger KMD Sag... 2 Kommuner, som ikke bruger KMD Sag... 3 Undtagelse af borgere, som ikke kan møde personligt op... 4 Papiransøgninger fra Udbetaling Danmark... 4 Det korrekte ansøgningstidspunkt... 5 Opdatering af selvbetjening.nu... 5 Håndtering af klagesager... 5 Værger og fuldmagter... 6 Hvis borger.dk er ude af drift... 6 Hjælpematerialer... 6 Læs mere om obligatorisk digital selvbetjening... 7 Kontaktpersoner... 9 ATP Koncern Kongens Vænge 8 3400 Hillerød Tlf.: 70 11 12 13 Fax: 48 20 48 00 www.atp.dk CVR-nr.: 43405810 1
Tema: Obligatorisk digital selvbetjening Vi nærmer os den 1. december, hvor Udbetaling Danmarks områder overgår til obligatorisk digital selvbetjening. Kommunerne skal i den forbindelse være opmærksomme på at medbetjene borgere, hvis der er behov for det og om nødvendigt undtage relevante borgere fra obligatorisk digital selvbetjening, når de møder personligt op i Borgerservice. Kommunerne skal give Udbetaling Danmark besked om undtagelsen, udlevere en papirblanket til borgeren og evt. hjælpe med at udfylde blanketten. Giv besked til Udbetaling Danmark, når en borger er blevet undtaget Det er kommunens opgave at træffe afgørelse om, hvorvidt en borger skal undtages fra obligatorisk digital selvbetjening på Udbetaling Danmarks områder. Kommunerne skal give Udbetaling Danmark besked om, at en borger er undtaget fra obligatorisk digital selvbetjening samme dag, som undtagelsen er givet. En undtagelse kan kun gives i den konkrete situation, hvor en borger skal søge om en ydelse eller oplyse om en ændring. Der kan altså ikke gives undtagelser på forhånd eller inden den 1. december 2014. Kommuner, som bruger KMD Sag Kommuner, der arbejder med KMD Sag, skal sende besked til Udbetaling Danmark via et manuelt tværgående advis, når en borger bliver undtaget på et af Udbetaling Danmarks områder. Der er blevet oprettet fire nye KLE-nr., som kommunerne skal bruge. 23.19.04: Familieydelser, undtagelse fra digital selvbetjening 23.19.08: Pension, undtagelse fra digital selvbetjening 23.19.12: Boligstøtte, undtagelse fra digital selvbetjening 23.19.16: Barsel, undtagelse fra digital selvbetjening Når en borger bliver undtaget, skal kommunen oprette et tværgående manuelt advis og skrive i beskrivelsesfeltet, om der er tale om en permanent eller enkeltstående undtagelse. Vær opmærksom på, at der altid skal stå en besked i adviset for, at det kan blive sendt. Det er derfor ikke muligt at lade tomme beskeder gælde for permanente undtagelser. Adviset skal laves på helt normal vis jf de almindelige brugervejledninger. Når Udbetaling Danmark har modtaget det manuelle tværgående advis, kan kunderådgiverne hos Udbetaling Danmark se i KMD Sag, at borgeren er undtaget. 2
Kommuner, som ikke bruger KMD Sag Kommuner, som ikke bruger KMD Sag eller har borgerservice på steder, der ikke har adgang til KMD Sag fx biblioteker, kan sende besked med 1. Digital Post 2. Mail via sikker post 1. Digital Post Vi opfordrer de kommuner, som ikke bruger KMD Sag, til at sende besked med Digital Post. Sådan udfylder kommunen oplysningerne korrekt: Emnefeltet udfyldes med: KLE-nr. samt ydelsesnavn (fx undtagelse 23.19.08 Pension) Tekstfeltet i mailen udfyldes med: o Borgerens CPR nr. o Borgerens navn o Undtagelsestype (permanent eller enkeltstående undtagelse) 2. Mail via sikker post Hvis kommunen har en tunnel-aftale med Udbetaling Danmark, er det muligt at sende en mail med sikker post. Hvis kommunen vælger at sende 3
besked via sikker post, er det vigtigt, at de følger retningslinjerne for indhold i mailen og emnefelt for at sikre en effektiv sagsbehandling. Det betyder også, at mails skal bygges op på samme måde hver gang for at undgå fejl i den efterfølgende distribuering til fagområder. En mail via sikker post skal sendes til: Udbetalingdanmark@atp.dk. Sådan udfylder kommunen oplysningerne korrekt: Emnefeltet udfyldes med: KLE-nr. samt ydelsesnavn (fx undtagelse 23.19.08 Pension) Tekstfeltet i mailen udfyldes med: o Borgerens personnummer o Borgerens navn o Undtagelsestype (permanent eller enkeltstående undtagelse) Undtagelse af borgere, som ikke kan møde personligt op Vi har fået en del spørgsmål fra kommunerne i forhold til, hvad de må gøre, hvis borgeren ikke kan møde personligt op for at blive undtaget. Hvis borgeren ikke kan møde personligt op, er det kommunens afgørelse, om borgeren bør undtages over telefonen ligesom det gør sig gældende i forhold til bølge 1 og 2 af obligatorisk digital selvbetjening. Papiransøgninger fra Udbetaling Danmark Hvis det ikke er muligt at medbetjene de fremmødte borgere, er det vigtigt, at kommunen i forbindelse med, at de undtager borgeren, udleverer en papirblanket til borgeren og evt. hjælper borgeren med at udfylde blanketten. Alle relevante blanketter på Udbetaling Danmarks område vil blive lagt på kl.dk fra den 27. november. Blanketterne vil blive publiceret her. Det er vigtigt, at I henter blanketterne direkte fra kl.dk, når I skal bruge dem, så I altid udleverer den nyeste version af blanketterne. 4
Det korrekte ansøgningstidspunkt Hvis borgeren ikke er blevet undtaget i kommunen, er det korrekte ansøgningstidspunkt den dato, hvor Udbetaling Danmark modtager ansøgningen via den digitale selvbetjeningsløsning, uanset om den digitale ansøgning er udfyldt med alle oplysninger eller ej. Hvis Udbetaling Danmark modtager en ansøgning, som ikke er digital, vil denne henvendelse ikke tælle som ansøgningstidspunkt, og ansøgningen vil som hovedregel blive afvist. Udbetaling Danmark vil dog ud fra en konkret vurdering behandle en ansøgning fra modtagelsestidspunktet, hvis Udbetaling Danmark først opdager fejlen så sent, at det ikke er rimeligt at afvise ansøgningen. Eksempel: Borgeren sender et brev til Udbetaling Danmark, hvor han søger om boligstøtte. Brevet bliver modtaget den 5. december. Udbetaling Danmark sender et afvisningsbrev til borgeren indenfor en uge. Borgeren henvender sig i Borgerservice d. 12. december, hvor borgeren bliver undtaget og får udleveret en blanket, som bliver udfyldt med det samme. Blanketten sendes til Udbetaling Danmark, der modtager blanketten den 13. december. Det korrekte ansøgningstidspunkt er den 13. december. Opdatering af selvbetjening.nu KL og Udbetaling Danmark arbejder i øjeblikket på at opdatere selvbetjening.nu med skærmbilleder af de selvbetjeningsløsninger, som bliver omfattet af obligatorisk digital selvbetjening. Selvbetjening.nu vil blive opdateret løbende, og vi forventer, at de sidste rettelser er implementeret i starten af december. Håndtering af klagesager Hvis kommunen giver afslag på at undtage borgeren, er det en afgørelse, som borgeren kan påklage til Ankestyrelsen. Det er KL s klare forventning, at dette område ikke kommer til at give klager i nævneværdigt omfang. Skulle der alligevel komme klager, fx hvis borgeren specifikt oplyser, at borgeren godt kan men ikke vil bruge en selvbetjeningsløsning, har klagen opsættende virkning, og borger skal oplyses om dette. Det betyder, at Udbetaling Danmark så længe Ankestyrelsen behandler klagen, skal behandle sagen som om borgeren var undtaget. Udbetaling Danmark skal have besked om klagen, og at borger derfor betragtes som undtaget. Kommunen skal give Udbetaling Danmark besked om klagesager via KMD Sag, Digital Post eller sikker mail (se retningslinjer beskrevet tidligere). Det skal stå tydeligt i tekstfeltet, at der er tale om en klagesag. Emnefeltet udfyldes med: KLE-nr. samt ydelsesnavn (fx undtagelse 23.19.08 Pension) Tekstfeltet i mailen udfyldes med: o Borgerens CPR nr o Borgerens navn 5
o Klage Når sagen er afgjort i Ankestyrelsen, skal kommunen give Udbetaling Danmark besked om Ankestyrelsens afgørelse. Værger og fuldmagter Hovedparten af Udbetaling Danmarks løsninger kan alene benyttes af borgeren selv. Hvis løsningen ikke kan benyttes af en værge eller fuldmagtshaver, er Udbetaling Danmark forpligtet til at anvise en anden ansøgningsmåde. Det betyder, at værgen eller fuldmagtshaveren skal kontakte Udbetaling Danmark, der vil udlevere en papiransøgning. Værgen eller fuldmagtshaver skal altså ikke undtages i kommunen. Hvis borger.dk er ude af drift Hvis borger.dk er ude af drift, vil det være muligt at tilgå de mest brugte selvbetjeningsløsninger via nødsider ligesom det er tilfældet i dag. På de øvrige områder, hvor der ofte er tale om biveje, må borgeren forsøge igen senere. Hvis borgeren står overfor en tidsfrist og ikke kan vente, kan borgeren kontakte Udbetaling Danmark, der vil sende en blanket til borgeren. Borgeren skal ikke først undtages i kommunen, da fejlen ligger hos Udbetaling Danmark og altså ikke skyldes borgerens forhold. Hvis kommunen oplever, at borger.dk er ude af drift, når de forsøger at medbetjene en borger, har kommunen også mulighed for at udlevere en papirblanket til borgeren uden at lave en undtagelse. Kommunen skal via Kviklinjen aftale med Udbetaling Danmark at der er udleveret en blanket til borgeren. Udbetaling Danmark noterer oplysningen, så blanketten ikke bliver afvist, når den bliver modtaget. Hjælpematerialer Trin-for-trin vejledninger på borger.dk Da der sker en række ændringer i de eksisterende selvbetjeningsløsninger, arbejder Udbetaling Danmark på at opdatere de eksisterende trin-for-trin vejledninger på borger.dk, som guider borgeren igennem de tre mest brugte selvbetjeningsløsninger. Søg folkepension Søg boligstøtte (Er tilgængelig på borger.dk) Søg børnetilskud Vejledningerne bliver lagt på borger.dk i takt med, at de bliver færdige dog senest den 1. december. Videoguide på borger.dk Udbetaling Danmark arbejder på en ny generel videoguide, som introducerer og beskriver de grundlæggende elementer i digital selvbetjening fx hvordan får borgeren hjælp undervejs, hvordan navigerer man frem og tilbage, hvordan får man en kvittering osv. Videoen skal skabe tryghed blandt 6
de digitalt-parate borgere, som har brug for lidt hjælp til at komme i gang med at betjene sig selv digitalt. Videoguiden forventes at blive publiceret på borger.dk i starten af 2015. Materiale til udlevering i kommunen Visitkort med kontaktoplysninger: Kommunerne har selv mulighed for at trykke et visitkort med kontaktoplysninger til Udbetaling Danmark, hvis der behov for det. Materialet ligger her. Printvenlig PDF: Udbetaling Danmark laver et faktaark, som fortæller, at borgere, som modtager ydelser fra Udbetaling Danmark, skal huske at oplyse om ændringer digitalt på borger.dk. Kommunerne kan selv printe materialet efter behov. Materialet forventes klar i løbet af december og kommer til at ligge på borger.dk/kampagne. Læs mere om obligatorisk digital selvbetjening Både KL og Udbetaling Danmark har tidligere sendt information til kommunerne om obligatorisk digital selvbetjening. Særnummer af Faglig Nyt uge 41 fra Udbetaling Danmark Undtagelse fra obligatorisk digital selvbetjening fra Udbetaling Danmarks områder (den 7. oktober 2014) Ministeriets bekendtgørelse og vejledning er vedhæftet som bilag til dette nyhedsbrev. 7
FAKTA: Her finder du en oversigt over de ydelser hos Udbetaling Danmark, som bliver omfattet af loven om obligatorisk digital selvbetjening fra den 1. december 2014. Boligstøtte: Ansøgning om boligstøtte til lejeboliger Ansøgning om boligstøtte til andelsboliger Ansøgninger eller meddelelser til disse ydelser Barseldagpenge: Lønmodtageres og lediges ansøgning om ret til barseldagpenge Ansøgning om ferieydelse under barsel Lønmodtageres og lediges ansøgning om ret til dagpenge ved pasning af alvorligt syge børn Anmodning om ændring i udbetaling af barseldagpenge Ansøgninger eller meddelelser til disse ydelser Selvstændige der søger om dagpenge, skal behandles på samme måde som inden 1/12-2014. Mens selvstændige der meddeler ændringer, er omfattet af obligatorisk digital selvbetjening, og skal behandles som lønmodtagere og ledige. Familieydelser: Ansøgning om ordinært og ekstra børnetilskud Ansøgning om særligt børnetilskud, når der ikke er fastslået faderskab Ansøgning om forskudsvis udbetaling af børnebidrag og særbidrag Ansøgning om børnetilskud til forældre under uddannelse og supplerende børnetilskud Erklæring om status som enlig forsørger, jf. børnetilskudslovens 22 a Ansøgning eller meddelelser til disse ydelser Ændringsmeddelelser iht. Børnetilskudsloven, om de nævnte ydelser og om bl.a.: Særligt børnetilskud ved én forældre/ingen forældre Særligt børnetilskud til eneadoptanter Børnetilskud ved flerbørnsfødsler Ordinært og særligt børnetilskud til pensionister Særligt børnetilskud til bidragsbetalende pensionister Særligt børnetilskud, når der iflg. Overenskomst med andre stater ikke er mulighed for at udfærdige bidragsresolution, der kan danne grundlag for forskudsvis udbetaling af børnebidrag Ændringsmeddelelser til børne- og ungeydelse Anmodning om opkrævning af underholdsbidrag Ansøgning eller meddelelser til disse ydelser Pension: Ansøgning om folkepension Ansøgning om opsat pension og ophør af opsat pension Ansøgning om varme tillæg og petroleumstillæg både for folkepension og førtidspension Anmodning om opgørelse af formue både for folkepension og førtidspension Oplysning til opstart til udbetaling af tilkendt førtidspension Ansøgning eller meddelelser til disse ydelser 8
Kontaktpersoner Hvis du har spørgsmål om obligatorisk digital selvbetjening, er du velkommen til at tage kontakt til en af afdelingscheferne i Udbetaling Danmark. Udbetaling Danmark, Frederikshavn Afdelingschef Pension Michael Lund MLN@atp.dk Afdelingschef Boligstøtte og Barsel Per Nygaard Nielsen PNN@atp.dk Udbetaling Danmark, Holstebro Afdelingschef Familieydelse og Barsel Kirsten Hother KH@atp.dk Afdelingschef Pension Mette Bech Jakobsen MCJ@atp.dk Afdelingschef Boligstøtte Kirsten Lycke Thomsen KLT@atp.dk Udbetaling Danmark, Haderslev Afdelingschef Pension og Barsel Birgit Elsebeth Johannsen BEJ@atp.dk Afdelingschef Boligstøtte og Familieydelser Nina Haag NH@atp.dk Udbetaling Danmark, Vordingborg Afdelingschef Boligstøtte og Barsel Janne Hovgaard Kruse JHK@atp.dk Afdelingschef Pension og Familieydelse Bodil Kragh Josefsen BJO@atp.dk Udbetaling Danmark, Hillerød Afdelingschef Barsel og Familieydelse Claus Mortensen CLM@atp.dk Afdelingschef Boligstøtte Jette G. Rasmussen JGR@atp.dk Afdelingschef Pension Hanne Lone Lindstrøm HLL@atp.dk 9