FMK vejledning 1. Kom godt i gang... 2 2. Introduktion til den nye FMK- fane... 3 Rettigheder i FMK... 4 Genvejstaster... 4 Højrekliksmenuer... 5 Præparatvælgeren... 7 3. Opret ny medicin... 9 Dosering... 10 Undgå dobbeltordinationer på FMK... 11 Præparater uden for taksten... 12 4. Ny recept... 13 5. Ret medicin... 14 6. Vis recepter og effektueringer... 15 7. Opret en effektuering... 17 Udlevering i klinikken uden recept... 17 Send recept og påbegynd behandlingen i klinikken... 18 8. Løse recepter... 21 Afstemning af medicinkortet i løse recepter... 22 9. Udskriv medicinliste til patienten... 23 10. Receptfornyelser fra hjemmeplejen... 24 Afvisning af receptfornyelser... 25 11. Godkendelse af sekretærer og sygeplejerskers medicin... 26 Typer af medicin... 27 Undgå dobbeltordinationer... 28 Håndtering af fejl ved afsendelse til FMK... 28 12. Andre muligheder i FMK... 29 1
1. Kom godt i gang Med denne vejledning kan du komme godt i gang med brugen af det Fælles Medicinkort i NOVAX. Vi gennemgår de enkelte funktioner i FMK. Som et supplement til denne vejledning kan du også deltage i et af vores online seminarer eller se undervisningsvideoer på Youtube. Alle links til vores FMK-undervisningstilbud er samlet på vores hjemmeside www.novax.dk/laegesupport Har du spørgsmål, er du selvfølgelig også altid velkommen til at ringe til NOVAX lægesupporten på 86 210 211. Med venlig hilsen NOVAX lægesupport 2
2. Introduktion til den nye FMK- fane Der er kommet en ny journalfane i dit NOVAX-system, der hedder FMK. Her er alle oplysninger om medicin blevet samlet. Fanen er delt op, så du ser FMK øverst og din egen liste nederst som historik. Medicin laves ud fra de ordinationer, der ligger på FMK. Hvis der ikke ligger ordinationer her, bliver medicinen lavet i egen historik. Det du ser på FMK er patientens aktive ordinationer samt udløbet/seponeret medicin for de sidste to år. For at hastighedsoptimere FMK, er det kun patientens aktive ordinationer, der bliver hentet. Hvis du ønsker at se udløbet/seponeret medicin, kan du højreklikke på FMK og vælge <Se udløbet> 3
Rettigheder i FMK Lægen har rettigheder til at benytte flere funktioner i FMK end sekretæren/sygeplejersken har. Du kan se hvilke rettigheder de forskellige faggrupper har her: FMK-Funktion Læge Sekretær/sygeplejerske Oprette og seponere medicin på FMK x Afstemme medicinkortet via løse recepter x Tilknytte løse recepter til FMK x Annullere recepten på apoteket direkte i NOVAX x Godkende oprettelser, opdateringer, effektueringer og recepter x Hente fællesmedicinkort x x Hente fuldt medicinkort x x Udskrive recepter x x Klargøre medicin/recepter til godkendelse x x Klargøre receptfornyelser fra hjemmeplejen x x Klargøre medicinændringer til godkendelse x x Klargøre effektueringer af medicin x x Læg mærke til, at det kun er lægen, der kan sende medicin. Det vil sige, at i <Godkendelse af FMK kommunikation> (som før hed <Godkendelse af recepter>) er det kun lægen der kan trykke <Send og modtag>. Hvis du er logget ind som læge, bliver ordinationen oprettet på FMK med det samme, og recepten bliver sendt til apoteket/receptserveren. Lægen skal derved ikke op i Kommunikation > Godkendelse af FMK kommunikation og sende medicinen. Genvejstaster Der er en række genvejstaster i FMK, som gør det lettere at manøvrere hurtigere rundt: Genvejstast [F11] [F12] [F2] [Ctrl]+[i] [Enter] [Shift]+[F2] [Shift]+[h] Funktion Ny medicin Ret medicin Ny recept tidligere kopi til dd. Send online Oversigt Slet Effektueringer og recepter tidligere historik 4
Højrekliksmenuer Hvis du højreklikker i området hvor FMK-medicinen står, får du denne menu: Her kan du se, hvad de enkelte menupunkter dækker over: Menupunkt Ny medicin Ret medicin Ny recept Ny effektuering Vis effektueringer og recepter Automatisk udregning af udløb Pausér Seponér Information om aktører Se udløbet Udskriv medicinkort Sammenkobl med valgt lokal ordination Funktion Opret ny medicin Ret eksisterende ordination Opret ny recept. Hed tidligere Kopi til d.d.. Registrér en effektuering Se recept og om/hvor den er udleveret samt effektueringer i klinikken/på apoteket Hvis vinget af = udløbsdato bliver automatisk udregnet Sæt medicin på pause Seponér medicin Se hvem der har oprettet ordination + sidst har ændret den. Se udløbet og seponeret medicin Udskriv medicinkort som pdf Sammenkobl en ordination fra egen historik med den valgte ordination på FMK 5
Hvis du højreklikker i din egen historik, får du denne menu: Her kan du se, hvad de enkelte menupunkter dækker over: Menupunkt Ny medicin Ret medicin Ny recept Ny effektuering Seponér Oversigt Vis effektueringer og recepter Medicin.dk Automatisk udregning af udløb Udskriv denne recept Udskriv alle recepter Send korrespondancebrev Slet Opret på FMK Funktion Opret ny medicin Ret eksisterende ordination Opret ny recept. Hed tidligere Kopi til d.d.. Registrér en effektuering Seponér medicin Se oversigtsbillede over resten af journalen Se recept og om/hvor den er udleveret + effektueringer i klinikken/på apoteket Slå det markerede præparat op på medicin.dk Hvis vinget af = udløbsdato bliver automatisk udregnet Udskriv en eksisterende recept. Brug kun denne funktion, hvis du er offline og ikke kan sende en elektronisk recept. Udskriv alle recepter, der er lavet d.d. Brug kun denne funktion, hvis du er offline og ikke kan sende en elektronisk recept. Send korrespondancebrev til apotek med oplysninger om medicin, hvis patient skal have medicin uden for taksten (se også afsnit om Præparater uden for taksten ). Slet f.eks. receptfornyelser fra hjemmeplejen Opret medicin fra historikken på FMK 6
Synkronisér medicin med FMK Til Fast Fjern Fast Synkroniser medicin markeret med asynkron ikonet Marker medicin fast Fjern markering for fast medicin med FMK Præparatvælgeren Præparatvælgeren har skiftet udseende og er nu blevet delt op i 4 paneler: 1. Præparater: søg, som du plejer i kolonnen Navn 2. Indikation: find præparater ud fra indikation ved at søge her og trykke [Enter] for at vælge 3. Mest brugte: Her vises de præparater, du har brugt mest 4. Præferenceliste: føj præparater til klinikkens præferenceliste Du kan komme fra et panel til det næste ved at bruge [F6] Du kan søge i panelet Præparater og panelet Indikation ved blot at placere dig i dem og skrive dit søgeord. 7
Der er to vigtige ikoner i præparatvælgeren, som du skal lægge mærke til: Ikonet:!++ viser, om et præparat allerede ligger på FMK og dermed kan medføre en dobbeltordination. Læs mere om dobbeltordination under afsnittet Opret medicin. Ikonet er faktisk vigtigst, hvis det er fraværende i kolonnen, der hedder FMK. Det indikerer nemlig, at der er tale om præparater uden for taksten. Disse præparater kaldes også mærkevarer fra Apotekerforeningen, og det er ikke længere muligt at sende en elektronisk recept på disse. Læs mere om præparater uden for taksten i afsnittet Opret medicin. 8
3. Opret ny medicin Når du skal udskrive ny medicin, skal du gøre som følger: 1. Gå ind i FMK fanen 2. Tryk [F11] / <Ny medicin> for at lave ny medicin 3. Vælg præparat 4. Vælg herefter pakning Der kommer nu dette oprettelsesvindue frem: Herefter gør du følgende: 1. I oprettelsesvinduet udfylder du som minimum Indikation og Dosering 2. Tryk <Ok> / [Ctrl]+[o] 3. Du kommer nu tilbage i FMK fanen, hvor præparatet nu er markeret med fed 4. Tryk <Send online> / [Ctrl]+[i] for at oprette ordinationen og sende recepten til apoteket/receptserveren 5. Vælg apotek og tryk <OK> / [Ctrl]+[o] 6. Når afsendelsen er færdig, vises nedenstående i bunden af skærmen 9
Du kan desuden lave en ordination, uden at der er tilknyttet en recept. Det gør du ved at oprette ny medicin og fjerne recepten som vist nedenfor. Dosering Hvis du vælger en dosering og skriver noget i eksempelvis Bemærkning, så receptteksten overskrider 70 tegn, vil det blive vist som rød tekst i feltet Resume, og du får derfor muligheden for at udskrive doseringen. 10
Efter du har trykket <Send online> / [Ctrl]+[i], får du nedenstående mulighed for at udskrive teksten. Undgå dobbeltordinationer på FMK For et par år siden var der meget oppe i medierne om dobbeltordinationer på FMK, hvilket naturligvis udgør en trussel i forhold til patientsikkerheden. For at undgå dobbeltordinationer på FMK har vi i NOVAX indlagt et automatisk tjek på, om der ligger medicin med samme ATC-kode på FMK i forvejen. Når du vælger præparatet i præparatvælgeren, kan du se, om det allerede ligger på FMK ved at lægge mærke til ikonet:!++ Hvis dette præparat vælges, bliver du advaret med nedenstående: Her vælger du i de fleste tilfælde <Nej> og bruger den ordination, der ligger på FMK. Hvis du vælger <JA>, laver du en dobbeltordination. 11
Præparater uden for taksten Disse præparater kaldes også mærkevarer fra Apotekerforeningen, og det er ikke længere muligt at sende en elektronisk recept på disse. Det er f.eks. B-vitamin, Unikalk osv. Disse præparater kan identificeres i præparatvælgeren ved, at der ikke er FMK. i den kolonne, der hedder Du skal sende et korrespondancebrev til et givent apotek med det medicin patienten skal have, ved at højreklikke på præparatet og vælge <Send korrespondancebrev>. Det kan du gøre, når du har lavet ny medicin, og linjen efterfølgende er fed. 12
4. Ny recept Når du vil udskrive en ny recept, skal du gøre som følger: 1. Markér et præparat i FMK området. Hvis præparatet ikke er her, så vælg det i din egen historik 2. Tast [F2] eller højreklik og vælg <Ny recept> for at kopiere præparatet til d.d. 3. Tryk <OK> / [Ctrl]+[o] når du har tjekket, at alt ser rigtigt ud 4. Tryk <Send online> / [Ctrl]+[i] for at oprette ordinationen og sende recepten til apoteket/receptserveren. 5. Vælg apotek og tryk <OK> / [Ctrl]+[o] 6. Når afsendelsen er færdig vises nedenstående i bunden af skærmen 13
5. Ret medicin Hvis du vil rette i en ordination på FMK-fanen skal du: 1. Markér et præparat 2. Tast [F12] eller højreklik og vælg <Ret medicin> for at rette ordinationen 3. Ret det, der skal rettes og tryk <Ok> / [Ctrl]+[o] 4. Tryk <Send online> / [Ctrl]+[i] 5. Når afsendelsen er færdig, vises nedenstående i bunden af skærmen 14
6. Vis recepter og effektueringer Det er muligt at se oplysninger og status på recept og effektueringer. Det gør du ved at højreklikke på en ordination på FMK og vælge Vis effektueringer og recepter Følgende statuskategorier er mulige: Status Åben Annulleret Afsluttet Delvis udleveret Betydning Fortsat muligt at få udleveret medicin på recepten Recept er annulleret, derfor ikke muligt at få udleveret medicin på den Al medicin fra recept er udleveret, derfor ikke muligt at få udleveret yderligere Medicin er delvis udleveret, derfor muligt at få genudleveret på den Hvis en recept kan genudleveres, som nedenfor 3 gange med 2 ugers mellemrum, vil du under apotekseffektueringer kunne se en linje for hver udlevering. 15
Status på recepten vil så være delvis udleveret eller udleveret afhængigt af, om der er flere udleveringer tilbage. Du har mulighed for at annullere recepten ved at højreklikke på den og vælge Annuller recept 16
7. Opret en effektuering Der er to situationer, hvor det er aktuelt at lave en effektuering: 1. Hvis du udleverer al medicin i klinikken, og du derfor ikke vil lave en recept (vaccination etc.) 2. Hvis du sender en recept til patienten, men påbegynder den medicinske behandlingen i klinikken Der er to forskellige arbejdsgange i NOVAX alt efter hvilken situation, der er tale om. Disse bliver gennemgået nedenfor. Udlevering i klinikken uden recept Hvis du udleverer al medicin i klinikken, og du derfor ikke vil lave en recept (vaccination etc.) skal du gøre som følger: 1. Tryk [F11] / <Ny medicin> for at lave nyt medicin 2. Vælg præparat 3. Vælg herefter pakning 4. I oprettelsesvinduet udfylder du som minimum Indikation og Dosering 5. Vælg Fjern recept 6. Tryk <Ok> / [Ctrl]+[o] Du kommer nu tilbage til det oprindelige skærmbillede, hvor det pågældende præparat nu fremstår med fed skrift. 17
Gør som følger: 1. Højreklik på ordinationen og vælg Ny effektuering 2. Effektueringsvinduet åbnes. Her angiver du, hvad du har indgivet eller udleveret Send recept og påbegynd behandlingen i klinikken Hvis du sender en recept til patienten, men påbegynder den medicinske behandlingen i klinikken så gør som følger: 1. Tryk [F11] / <Ny medicin> for at lave nyt medicin 2. Vælg præparat 3. Vælg herefter pakning 4. I oprettelsesvinduet udfylder du som minimum Indikation og Dosering (se nedenfor) 18
5. Tryk <Ok> / [Ctrl]+[o] Du kommer nu tilbage til det oprindelige skærmbillede, hvor det pågældende præparat nu fremstår med fed skrift. 1. Tryk <Send online> / [Ctrl]+[i] for at oprette ordinationen på FMK og sende recept 2. Når afsendelsen er færdig, vises nedenstående i bunden af skærmen 3. Højreklik på ordinationen og vælg Ny effektuering 4. Effektueringsvinduet åbnes. Her angiver du, hvad du har indgivet eller udleveret 19
20
8. Løse recepter Løse recepter er en liste over de recepter, der findes på receptserveren fra de seneste 2 år, og som ikke er ordineret via FMK. Det betyder, at recepten er ordineret inden FMK blev introduceret eller er blevet udskrevet på papir. Ved siden af din egen historik ligger <Løse recepter> Trekanten foran teksten markerer, at der findes løse recepter. Hvis du højreklikker på den løse recept, du vil ændre/have info om, får du denne menu: Her kan du se, hvad de enkelte menupunkter dækker over: Menupunkt Opret ordination Øvrige oplysninger Annuller recept Se ikke aktuelle Vis effektueringer Funktion Opret en ordination på FMK ud fra recept Oplysninger om tidspunkt for receptoprettelse og ansvarlig læge Annuller recept, så der ikke kan udleveres på den Se recepter, der er markeret ikke-aktuelle (dvs. recepter, der ikke længere er relevante for patientens aktuelle tilstand) Udleveringer på recepten Som tidligere nævnt, er det muligt at se status på recepter. Det gælder også for de løse recepter. Status Åben Annulleret Afsluttet Delvis udleveret Betydning Fortsat muligt at få udleveret medicin på recepten Recept er annulleret, derfor ikke muligt at få udleveret medicin på den Al medicin fra recept er udleveret, derfor ikke muligt at få udleveret yderligere Medicin er delvis udleveret, derfor muligt at få genudleveret på den 21
Du finder følgende knapper i Løse recepter: De betyder følgende: Knap Tilknyt FMK Ikke aktuel Afstem Opret Funktion Knyt en ordination på FMK og en løs recept sammen. Recepten forsvinder derved herfra. Angiv at en løs recept ikke er aktuel Marker medicinkortet som afstemt Opret en ordination på FMK ud fra en løs recept Afstemning af medicinkortet i løse recepter Medicinafstemning sikrer et samlet overblik over den medicin, som patienten reelt får sammenholdt med den ordinerede medicin. Medicinafstemning indeholder ikke en lægelig stillingtagen til behandlingen. Når du trykker på knappen <Afstem> i løse recepter, laver du en tidsstempling, der angiver, at du har sammenholdt medicinen på medicinkortet med det medicin patienten reelt får. 22
9. Udskriv medicinliste til patienten Hvis patienten gerne vil have en medicinliste med i hånden, har du via FMK mulighed for at udskrive en medicinliste til dem. Vær opmærksom på, at du skal afstemme medicinkortet (se tidligere afsnit om afstemning af medicinkortet) for at få en overskuelig medicinliste ud. Hvis du ikke gør dette, bliver alle løse recepter taget med i bunden af udskriften. Udskriften laves på følgende måde: 1. Højreklik på FMK 2. Vælg Udskriv medicinkort 3. Vælg til Til patient Du får herved en pdf op på skærmen som du kan udskrive: 23
10. Receptfornyelser fra hjemmeplejen Den måde, hvorpå du håndterer receptfornyelser fra hjemmeplejen, er anderledes i forhold til tidligere. Alle receptfornyelser kommer ind i Kommunikation > Godkendelse af kommunikation De kan identificeres ved at typen er R+ og emnet er tomt. Derudover kan man se oplysninger om afsenderen. For at gå ind i journalen og lave receptfornyelsen gør du følgende: 1. Markér receptfornyelsen 2. Tast [Enter] eller højreklik og vælg Godkend/Udskriv 3. Gå ind i journalen ved at trykke på <Journal> Når du kommer ind i journalen kan du identificere dem på følgende måde: I din egen historik vises medicinen med fed skrift. Hvis medicinen ikke er i historikken i forvejen, vises det derudover med ikonet. Dog skal du være opmærksom, hvis der er et. I enkelte tilfælde kan det nemlig ske, at medicinen alligevel er i historikken. Så sletter du blot receptfornyelsen og laver en kopi af det medicin, der er i historikken i forvejen. Hvis medicinen også er i FMK vises den med fed skrift og derudover med ikonet For at ekspedere recepten gør du følgende: 1. Markér præparatet enten i egen historik eller i FMK 2. Tast [F2] for at godkende recepten 3. Tryk <Ok> / [Ctrl]+[o] 4. Tryk <Send online> / [Ctrl]+[i] for at oprette ordinationen og sende recepten til apoteket/receptserveren. 5. Vælg apotek og tryk <OK> / [Ctrl]+[o] 6. Når afsendelsen er færdig vises nedenstående i bunden af skærmen 24
Afvisning af receptfornyelser Det er muligt at afvise receptfornyelser fra hjemmeplejen: 1. Højreklik på receptfornyelsen 2. Vælg <Afvis receptfornyelsen> 3. Hjemmeplejen modtager et korrespondancebrev om, at receptfornyelsen er afvist. Når du har ekspederet receptfornyelsen trykker du [Esc] og kommer derved tilbage til Godkendelse af kommunikation Tryk <Godkend> for at markere at du har lavet receptfornyelsen. 25
11. Godkendelse af sekretærer og sygeplejerskers medicin Al det medicin som sekretærer og sygeplejersker har lavet skal godkendes af en læge. Det sker på følgende måde: 1. Vælg <Kommunikation> i topmenuen 2. Vælg <Godkendelse af FMK kommunikation> 3. Der kommer nu et nyt vindue frem: HVAD VISES? PATIENTER AKTUELT MEDICINKORT MEDICIN TIL AFSENDELSE Gør som følger: 1. Markér Skrevne for at se hvilken medicin, der skal godkendes 2. Markér linjen med en patients cpr-nummer og navn 3. Se hvilken medicin, der skal godkendes (se forskellige typer nedenfor). 4. Godkend det skrevne på en af følgende måder: a. Tryk [Enter] b. Højreklik på patientens navn og vælg Godkend c. Markér patientens navn og tryk <Godkend> i bunden af skærmen 5. Afvis det skrevne på denne måde: a. Marker patientens navn og vælge Ret i højrekliksmenuen b. Du kommer nu til patientens FMK fane. c. Ret det der skal rettes og send af sted igen d. Vend tilbage til Godkendelse af FMK kommunikation 6. Patienten forsvinder fra Skrevne, når medicinen er godkendt og ligger nu under Godkendte. 7. Vælg næste patient og fortsæt med at godkende/rette til der ikke er flere patienter på listen 26
8. Vælg <Send og Modtag> i bunden af skærmen 9. Patienterne i Godkendte rykker nu til Ikke kvitterede 10. Forlad vinduet 11. Du vil nu blive adviseret af en grøn bjælke i bunden, hvis FMK-afsendelsen er ok og en rød bjælke, hvis der er fejl i FMK-afsendelsen. Se senere afsnit for håndtering af fejl. Typer af medicin Det er vigtigt, at du er opmærksom på, hvilken type medicin, der er tale om. Det kan du se i kolonnen Type i vinduet, der viser medicin til afsendelse: Der findes 4 typer: 1. Oprettelser: oprettelse af medicin på FMK 2. Opdateringer: medicin som allerede er oprettet på FMK, men som opdateres 3. Recepter: elektronisk recept 4. Effektueringer: medicin som er effektueret. Typisk hvis man udleverer en lille mængde tabletter, eller der indgives medicin i klinikken 27
Undgå dobbeltordinationer Vær opmærksom, hvis du ser dette ikon: præparatet.. Det betyder, at der i forvejen ligger en ordination på FMK på For at undgå dobbeltordination, skal du gøre som følger: 1. Højreklik på patientens navn og vælg <Ret> for at gå ind i journalen 2. Slet linjen med det pågældende præparat (er fremhævet med fed) 3. Find ordinationen på FMK 4. Lav ny recept ud fra denne Håndtering af fejl ved afsendelse til FMK Hvis der vises en rød bjælke i bunden af skærmen ved afsendelse af medicin til FMK, er der opstået en fejl: For at rette fejlen skal du gøre følgende: 1. Vælg Kommunikation > Godkendelse af FMK kommunikation 2. Markér Fejlede for at se hvilken medicin, der ikke blev afsendt. 3. Markér patienten, hvor afsendelsen fejlede 4. Hold musen hen over kolonnen FMK fejl i medicinlisten for at få information om årsagen til fejlen 5. Højreklik på patientens navn og vælg Ret for at gå til patientens FMK fane og rette medicinen. 6. Den fejlede medicin vil stå fremhævet med fed, da den endnu ikke er afsendt. 7. Ret fejl og tryk <Send online> / [Ctrl]+[i] 8. Kontakt NOVAX lægesupporten, hvis kommunikationen fortsat fejler 28
12. Andre muligheder i FMK Denne vejledning er en overordnet introduktion til FMK. Derfor er der ikke en udtømmende gennemgang af alle de funktioner, der ligger i FMK. Nedenstående er blot nogle af de andre muligheder, der også ligger i FMK: 1. Ophæv seponeringer som f.eks. sygehuset har lavet 2. Bestil medicin til brug i praksis på CPR: 000000-0000 3. Udsted elektroniske recepter til udenlandske patienter, hvis der er vinget af i Fiktiv CPR 4. Ændr indstilling så lægens medicin sendes af sted via Godkendelse af FMK kommunikation. Hvis du ønsker at høre mere om disse muligheder, er du velkommen til at kontakte NOVAX lægesupporten. 29