TILLÆG: Familieydelses nye system, UDK Familie BAGGRUND Som en del af Udbetaling Danmarks Konkurrenceudsættelsesprogram bliver Familieydelsessystemet udskiftet. Det kommer til at ske 22. maj 2017, hvor Familieydelser overgår til et nyt system UDK Familie (UDKFA). Overgangen til det nye system medfører ændringer for kommunerne, og derfor får I en samlet oversigt over ændringerne, samt deres betydning for jer og borgerne, i dette tillæg til. Ændringerne kan påvirke bredt i kommunerne, så det er vigtigt, I distribuerer dette tillæg til alle afdelinger og sektioner. For eksempel bortfalder de tværgående adviser, hvilket kan være relevant viden for bl.a. chefen for kommunens familieafdeling (i forhold til bidrag, der inddrages til delvis betaling af børns forsørgelse ved anbringelse), ydelseschefen (i forhold til kontanthjælp) og chefen for daginstitution (i forhold til økonomisk friplads) osv. Derudover er det også vigtigt, at den lokale KMD Sag-ansvarlige i kommunen/afdelingen også modtager budskabet. Indhold Tidslinje for overgangen til det nye system.... 2 Selvbetjening og borger.dk... 2 Opdatering af ansøgningsblanketter i KL s blanketsamling.... 2 Overgangen fra KMD Sag... 3 Enkeltsagsprincippet.... 3 Sager i KMD Sag konverteres til UDK Familie.... 4 Overblik over den nye KLE-nummerstruktur.... 4 Automatiske adviser via KMD Sag.... 6 Oplysninger om sager kan findes i KMD Sag.... 6 Udveksling af oplysninger mellem kommunen og Udbetaling Danmark.... 7 Udbetalinger til kommunerne... 7 Opdatering af links og trykt kommunikationsmateriale.... 8 Udvidet selvbetjeningsløsning.... 8 Bilag: UDK Familie Selvbetjeningsløsningen maj 2017
Tidslinje for overgangen til det nye system I forbindelse med overgangen til det nye Familieydelsessystem bliverdet gamle system lukket. Det sker om aftenen onsdag den 3. maj. Herefter vil Familieydelser ikke modtage opdateringer i systemet, indtil vi er overgået til det nye system den 22. maj. Det betyder, at de oplysninger, Familieydelser har adgang til i hele lukkeperioden, er baseret på data fra den 4. maj. Derfor vil vi ikke altid være i stand til at hjælpe borgerne i lukkeperioden, særligt ikke den en 5. maj, hvor vi ikke har adgang til nogen oplysninger pga. lukningen af systemet. I lukkeperioden vil kommunerne heller ikke modtage sagsrelateret information fra Familieydelser. De opdateringer, der måtte komme i lukkeperioden, vil blive opsamlet og være tilgængelige, når vi åbner det nye system. Hvis en borger ringer til os i lukkeperioden, får han/hun indledningsvist besked i telefonen om, at vi i en periode har begrænset mulighed for at hjælpe. Dette vil dog ikke have betydning for, om borgeren er berettiget til en ydelse eller ej. Borgeren vil efter denne besked få mulighed for at tale med en kunderådgiver. Selvbetjening og borger.dk I lukkeperioden vil det ikke være muligt for borgerne at selvbetjene sig på borger.dk. Hvis man efter den 3. maj logger på borger.dk/familieydelser for at selvbetjene sig, bliver man mødt af en besked om, at vi er i gang med at opgradere systemerne, og at det derfor ikke er muligt at anvende selvbetjeningen igen før den 22. maj. Hvis borgeren ønsker at modtage en sms, når selvbetjeningen åbner igen, kan han/hun indtaste sit mobil-telefonnummer. Hvis borgeren ikke kan vente med at ansøge til selvbetjeningen åbner igen, kan han/hun kontakte Udbetaling Danmark telefonisk og meddele ændringer ligesom de kan bede om at modtage en papirblanket til brug for ansøgning/ændringer. Kommunerne kan derfor også opleve, at borgere, der møder op i kommunen i lukkeperioden, beder om blanketter til formålet. Kommunen kan i denne periode hvor der ikke er mulighed for at anvende vores digitale selvbetjening udlevere papirblanketter uden at borgerne er/bliver undtaget for digital selvbetjening. Opdatering af ansøgningsblanketter i KL s blanketsamling Vi opdaterer alle vores ansøgningsblanketter i KL s blanketsamling og tilføjer tre ansøgningsblanketter: Søg om adoptionstilskud, Søg om børnetilskud til bidragsbetalende pensionister og Søg om børne- og ungeydelse som statsborger i et EU/EØS-land eller Schweiz. Dette gør vi forud for lukkeperioden den 4. til 22. maj, hvor borgere ikke kan anvende de digitale selvbetjeningsløsninger på familieydelser og derfor kan bede om at få udleveret en fysisk ansøgningsblanket - hvis de ikke kan vente med at søge til efter lukkeperioden. Borger kan få udleveret papirblanketten, uanset om de er undtaget for digital selvbetjening eller ej. Side 2
De udvidede muligheder for at få udleveret en papirblanket gælder udelukkende i lukkeperioden, hvor Udbetaling Danmark ikke stiller en digital løsning til rådighed. Overgangen fra KMD Sag I forbindelse med overgangen til UDK Familie sker der en konvertering af de eksisterende sager. Det fulde sagsoverblik vil fremover kun findes i UDK Familie og ikke i KMD Sag, som det har været hidtil. UDK Familie forsyner dog fremover KMD Sag med oplysninger om primær part, sager og ydelser. Støttesystemerne til UDK Familie er forsinkede. Det drejer sig om: Sags- og dokumentindeks Ydelsesindeks Beskedfordeler Vi kender endnu ikke til den reviderede tidsplan for støttesystemerne. Vi håndterer forsinkelsen ved at udvikle en midlertidig løsning for at sikre kommunikationen med kommunerne, så kommunerne stadig kan se oplysninger i KMD Sag. Enkeltsagsprincippet I UDK Familie arbejder vi efter enkeltsagsprincippet. Det betyder, at alle sager nu er samlet ét sted med én sag per tilkendelsesmodtager per ydelse. Udfordringen ved enkeltsagsprincippet er, at én mor kan have mange sager. Se dette illustreret nedenfor. I KMD Sag betyder dette, at der vil være flere linjer i Ydelsesoverblikket, idet der vil være en sag per person per ydelse. Tidligere ville der for den samme situation i KMD Sag fremgå to sager: 1. En BUY og BØT-sag for Andreas, Bo og Charlotte, der både dækker ordinært, ekstra og i forbindelse med flerbørnfødsler 2. En BID-modtagersag for Andreas, Bo og Charlotte Side 3
For borgeren betyder enkeltsagsprincippet, at de beløb, der overføres til NemKonto, fremover vil blive grupperet per ydelsestyper. En enlig mor med to børn vil for eksempel få ét samlet beløb i Børne- og ungeydelse, som dækker begge børn og ét samlet beløb i Børnetilskud for enlige, som dækker begge børn. Sager i KMD Sag konverteres til UDK Familie I maj 2017 udtrækkes alle familieydelsessager fra KMD Sag, og alle de udtrukne sager slettemarkeres i KMD Sag. Herefter oprettes alle sagerne fra KMD Sag på ny i UDK Familie. Alle sager fra UDK Familie (gamle og nye) sendes tilbage til KMD Sag, men nu anvender vi en ny KLE-nummerstruktur. Den nye struktur har flere grupper end i dag, da hver ydelse får eget KLE-nummer, som man kan se i det følgende punkt. Nogle KLE-numre videreføres, men der kommer også nye til - f.eks. får Fars sag sit eget nummer. Den enkelte kommune skal derfor sikre sig, at medarbejderne er opmærksomme på den nye KLE-nummerstruktur, der hvor KLE-numrene anvendes i dag. Overblik over den nye KLE-nummerstruktur De overordnede ændringer i KLE-nummerstrukturen: 1. KLE-nummeret 32.09.00 har ændret navn til 32.10.00 men dækker ellers over det samme område men 39.09.04 og 32.09.08 er opsplittet i flere KLE-numre 2. Der er oprettet to nye KLE-numre under nummeret 32.15.00 delvist uændret. 32.15.16 er opsplittet i flere KLE-numre 3. Der er oprettet et nyt KLE-nummeret 32.16.00 med underliggende KLE-numre Kommunerne skal være opmærksom på at anvende de nye KLE-numre fremover. Alle numrene kan ses i den følgende tabel. Side 4
Side 5
Automatiske adviser via KMD Sag Kommunen vil fortsat kunne abonnere på automatiske adviser via KMD Sag. De advistyper, der kan abonneres på, er Start Sag, Stop Sag, Start Ydelse og Stop Ydelse. Endvidere vil der ske en række ændringer i indholdet på disse adviser, bl.a.er det ikke muligt at se den sekundære part på en sag. Kommunen skal sikre, at abonnementet på ovennævnte advis-typer tilrettes de nye KLE-nr., som også er beskrevet i afsnit 7. Oplysninger om sager kan findes i KMD Sag Kommunerne kan fortsat se oplysninger om Familieydelser i KMD Sag. Kommunerne kan fremsøge en sag ved at anvende KLE-numre eller CPR-nummer på den primære part. Kommunerne skal være opmærksom på, at man fremover kun kan se den primære part. Det vil sige, at man for eksempel på en mors sag ikke kan se de enkelte børn. Man kan se at moderens sag og den aktuelle ydelse, men man kan ikke se det barn, som sagen knytter sig til Et eksempel på, hvad man kan se i KMD Sag ses på næste side. Den viste sag vedrører en enlig mor med to børn under 18. Hun får ordinært børnetilskud til enlig forsørger for barn 1 og 2 (Børneydelse) samt ekstra børnetilskud til enlig forsørger (Ungeydelse). Side 6
Udveksling af oplysninger mellem kommunen og Udbetaling Danmark Som en del af opgavesplittet mellem kommunen og Udbetaling Danmark, skal der udveksles oplysninger, således at det sikres, at der udbetales ydelser på korrekt grundlag Efter implementeringen af nyt IT-system på Familieydelser vil det ikke længere være muligt for Udbetaling Danmark at sende manuelle tværgående adviser. Udbetaling Danmark har derfor i samarbejde med KL og 7 udvalgte kommuner gennemgået anbefalingen om valg af kanal i forbindelse med udveksling af oplysninger. Den fremadrettede anbefaling er derfor at Digital Post er den primære kanal på de områder, hvor automatisk advisering fra KMD Sag ikke længere kan anvendes, jf. foregående afsnit. Udbetaling Danmark vil naturligvis fortsat udveksle oplysninger via Sikker Post med de kommuner, som har valgt dette. Udbetalinger til kommunerne Udbetalingerne til kommunerne - f.eks. bidrag ved anbragte børn - er hidtil sket én gang om måneden, hvor Udbetaling Danmark har samlet udbetalingerne og foretaget én samlet betaling. I den forbindelse er der blevet sendt en samlet oversigt over udbetalingerne. Side 7
Af hensyn til borgerne ønsker vi nu at foretage udbetalingen løbende, og så snart en borger er berettiget. Da kommunerne indtræder i borgerens sted, vil udbetaling til kommunerne også blive foretaget løbende. Det betyder, at kommunerne fremover vil opleve følgende ændringer: Udbetalingerne sendes hver gang, der er et bidrag (opsamling per dag). I løbet af måneden vil der løbende afsendes mange, mindre betalinger dog langt størstedelen omkring den 20. i måneden Meddelelserne om udbetalingerne vil følge udbetalingerne og sendes således også løbende. Derudover vil udbetalingsmeddelelserne have flere linjer på grund af enkeltsagsprincippet, hvor der er én sag per ydelse per person. Opdatering af links og trykt kommunikationsmateriale Vær opmærksom på, at trykt materiale skal opdateres med nye informationer og links, hvis nødvendigt. Udvidet selvbetjeningsløsning Som en del af den nye løsning er der en ny selvbetjeningsløsning. For at kommunerne har mulighed for at hjælpe borgerne, er der vedlagt en gennemgang af de skærmbilleder, som borgeren vil møde på borger.dk/familieydelser efter at være logget ind med NemID. Side 8