Referat fra mødet i Administrationens Lokal-MEDudvalg den 2. februar 2007 Deltagere: Jens Erik Sørensen, Morten Christensen, Grethe Hassing, Danni Giørtz-Jørgensen, Kim Heikki, Henrik E. Jørgensen, Charlotte Dalby, Ulla Lykke Pedersen, Lars Gjørtz Hougaard, Ole Bonde Pedersen, Thomas Nielsen Referent: Lise Terkildsen 1. Godkendelse af dagsorden Der var ikke eftersendt bilag til pkt. 8, som anført i dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Drøftelse af forslag til forretningsorden, samt orientering om medarbejdernes valg af næstformand Henrik E. Jørgensen er valgt til næstformand for LMU. Følgende ændringer blev vedtaget i forhold til det fremsendte udkast til forretningsorden: Pkt. 1f): Ændres til: Hvis det efter udpegningen af medlemmer viser sig, at ikke alle afdelinger/områder er repræsenteret på medarbejdersiden kan medarbejderne i det område, der ikke er repræsenteret, vælge yderligere en medarbejderrepræsentant. Pkt. 2e): Ændres til: Dagsordenen + bilag udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab og udsendes senest 1 uge før mødet../. Den reviderede forretningsorden vedlægges. 3. Orientering a) Orientering fra ledelse og bestyrelse Der holdes chefmøde en gang om ugen. Referaterne herfra lægges i mappen F/stab/referater. Det samme bliver referaterne fra bestyrelsesmøderne. Der vil ikke blive refereret fra leder- og bestyrelsesmøderne på LMU, idet det forventes at der orienteres om beslutningerne i de enkelte områder. 1
b) Orientering fra Kantineudvalget Kantineudvalget har igen afsøgt forskellige muligheder for frokostordninger til medarbejderne. Præmisserne har været følgende: En fornuftig pris Midttrafik yder ikke tilskud Det skal være muligt at vælge fra dag til dag om man ønsker frokost Der skal være en overkommelig administration. På baggrund heraf er der truffet en aftale med TAMU, som har et uddannelsestilbud indenfor køkkenområdet om at de kommer og stiller frokost frem, hvorefter medarbejderne selv afregner i en kasse. I første omgang kører det som en forsøgsordning i en uge, hvorefter begge parter tager stilling til, om ordningen skal fortsætte. Kantineudvalget er desuden i færd med at undersøge muligheden for opstilling af en sodavandsautomat. Hvad angår mødeservering afsøges mulighederne fortsat. c) Lokaler og IT Danni Giørtz-Jørgensen orienterede om, at der er foretaget en gennemgang af lokalerne med udlejer, og at de aftalte udbedringer i forbindelse hermed er igangsat. De individuelle ønsker til forbedringer drøftes på ledermødet den 7. februar 2007. Hvad angår de to lokaler, hvor der har været særlige problemer, er ventilationen nu reguleret, så den ikke længere støjer. Elektrikeren kommer i uge 7 med henblik på en forbedring af lysforholdene. Jens Erik Sørensen orienterede om, at Midttrafik i 2007 er blevet bedt om at løse opgaver for Region Midtjylland vedrørende den siddende patientbefordring. I den forbindelse vil de medarbejdere, der er ansat i RM (Horsens) til opgaven, skulle sidde i Midttrafiks lokaler. Det vil kræve, at lejemålet enten udvides eller at en del af kantinen inddrages til kontorer. De forskellige muligheder vil blive undersøgt. I forhold til IT er der rigtigt meget, der virker. Hvis der opstår fejl skal Kristian Bülck eller Lars Gjørtz Hougaard orienteres pr. mail. Der vil herefter blive lavet en liste over fejl og mangler. Superbrugerorganisationen er kommet på plads. Superbrugerne skal fungere som aflastning for Kristian og Lars. Der er stadig problemer med telefonien. Der er udarbejdet en liste på 14 punkter over ønskede forbedringer. Frontdata går rundt med en tekniker i dag med henblik på udbedring af problemerne. Kim Heikki spurgte, om det er muligt at omstille telefonerne til mobiltelefoner. Danni Giørtz-Jørgensen svarede, at det er dyrt og vil give nogle tekniske problemer, hvis alle skal dækkes via mobiltelefoner. 2
Til næste møde afklares hvilke muligheder, der er for omstilling. 4. Valg til Sikkerhedsorganisationen samt beslutning om en- eller tostrenget struktur Der blev valgt en en-strenget struktur, således at LMU også fungerer som sikkerhedsudvalg. Fremover kommer orientering fra sikkerhedsgruppen på som et fast punkt på dagsordenen. Kim Heikki er udpeget som sikkerhedsleder. Medarbejderne skal inden næste møde vælge 3 sikkerhedsrepræsentanter fra henholdsvis amtskontrollørerne, kontrollørerne i Århus Kommune og den øvrige administration. 5. Drøftelse af personalepolitikken for administrationen i Midttrafik og processen for det videre arbejde hermed Der har i MTSU-regi været nedsat en arbejdsgruppe med det formål at udarbejde et foreløbigt udkast til personalepolitik for administrationen i Midttrafik. Arbejdsgruppens udkast er efterfølgende tilføjet et afsnit om værdierne i Midttrafiks virksomhedsgrundlag. Henrik E. Jørgensen tilkendegav, at han gerne ville drøfte udkastet med medlemmerne. Det tages herefter op i LMU igen. Spørgsmålet om tidsregistrering på hovedopgaver blev diskuteret. Jens Erik Sørensen understregede, at implementeringen af tidsregistreringen er et LMUanliggende. Morten Christensen bemærkede, at det er vigtigt at fastslå, at tidsregistrering ikke er et redskab til at kigge medarbejderne over skuldrene, men at det skal anvendes som dokumentation i forhold til bestillerne. Vedrørende muligheden for overførsel af flex-tid ændres formuleringen til, at der skal være en aftale med lederen, når der overføres mere end 30 timer fra måned til måned. I forhold til voldspolitikken udarbejder Kim Heikki og Ole Bonde Pedersen et oplæg til næste møde i LMU. Sikkerhedsgruppen skal, når den er nedsat, lave et oplæg til APV, som i øvrigt skal ses i sammenhæng med arbejdsklimaundersøgelser for Midttrafik. 6. Drøftelse af lønpolitikken for administrationen i Midttrafik Det foreløbige oplæg til lønpolitik blev drøftet. Det blev aftalt at fjerne formuleringen Midttrafik skal ikke være lønførende. Der nedsættes en hurtigtarbejdende arbejdsgruppe, der skal arbejde videre med oplægget. Henrik E. Jørgensen giver en tilbagemelding om medarbejderrepræsentanterne. 3
7. Drøftelse af tidsplan og procedure for forhandlingerne om lokal løndannelse Oplægget til tidsplan og procedure blev drøftet. LMU tilsluttede sig forslaget. 8. Proces for den videre organisering i Midttrafik Punktet sættes på igen til næste møde. Jens Erik Sørensen orienterede om, at organiseringen løbende vil ændre sig i takt med, at der kommer nye opgaver, ændrede relationer til bestillerne, nye medarbejdere og nye snitflader. Til næste møde fremsættes et forslag til nedsættelse af de tværgående projektgrupper, der er beskrevet i organisationsplanen. Det er nødvendigt, at være meget tydelig i forhold til såvel formål som ønsket resultat for grupperne. Jens Erik Sørensen orienterede om processen for besættelse af mellemledere. Nyoprettelse af gruppeleder- og afdelingslederfunktioner samt eventuelle ændringer i organisationsplanen drøftes i LMU. Gruppelederfunktionen er en faglig lederrolle uden direkte personaleansvar. Områdecheferne kan udpege disse blandt allerede ansatte uden forudgående stillingsopslag. Nybesættelser af afdelingsledere og souschefer med personaleansvar sker efter forudgående stillingsopslag. Der nedsættes ansættelsesudvalg med medarbejderrepræsentation. I Kontrakter og Indtægter er Kim Heikki faglig og personalemæssig leder for billetkontrollen. Der bliver ikke brug for yderligere mellemledere i K/I. I Kunder og Marked er ingen mellemledere med personaleansvar. Michael Steinberg og Ole Simonsen er faglige gruppeledere. I Videnscenter Videbæk er Per Elbæk stedfortræder med personaleansvar. I Trafikplanlægning har Casper Jul Nielsen personaleansvar for variabel kørsel. Merete Nielsen er overført med personaleansvar for kørselskontoret Århus Kommune. Ole Sørensens status er endnu ikke afklaret. Grethe Hassing laver et oplæg til næste LMU. Staben har ingen mellemledere. 9. Intern kommunikation Jens Erik Sørensen orienterede om, at overordnede beslutninger kan findes på F- drevet. Han forventer, at områderne/afdelingerne holder hyppige møder, hvor det afklares, hvor vi er, og hvor vi skal hen. Der afholdes møder for hele Midttrafik 1 gang om måneden i kantinen. Herudover sker informationen via de ugentlige nyhedsbreve og samarbejdsudvalgene. 4
Charlotte Dalby foreslog, at oplysninger om fratrædelser og nyansættelser sendes rundt til alle medarbejderne. Muligheden for at vedlægge billede af de nyansatte blev drøftet. Det blev besluttet, at staben rundsender en mail til alle ansatte ved fratrædelser og nyansættelser. Flemming Berg Olsen anmodes om at lave en oversigt med billede af alle medarbejderne. 10. Inddragelse af LMU i arbejdet med virksomhedsgrundlaget Jens Erik Sørensen foreslog, at der laves en temadag for LMU, hvor det drøftes, hvad vi forstår ved Midttrafiks værdier og hvordan vi omsætter dem til praksis. Det blev aftalt af Henrik E. Jørgensen og Lise Terkildsen udarbejder et forslag til program. Temadagen afholdes 23. maj 2007 og erstatter dermed det ordinære LMU-møde i maj. 11. Drøftelse af beredskab for psykologisk krisehjælp Kim Heikki orienterede om, at den aftale Århus Kommune har lavet med Falck om psykologisk krisehjælp for kontrollørerne er opsagt pr. 1. marts 2007. Der skal derfor etableres en anden ordning. Det blev besluttet at Kim Heikki og Ole Bonde udarbejder et forslag, der giver samme sikkerheds- og serviceniveau som hidtil. 12. Den fortsatte bemanding af husgruppen og andre undergrupper Husgruppen: Der har været nedsat en husgruppe i MTSU-regi, der har haft indretning og nyprioritering som opgave. Der blev valgt en ny husgruppe, der består af følgende personer: Thomas Nielsen, Henrik E. Jørgensen, 1 person fra Trafikplanlægning (udpeges senere), Ole Bonde, Grethe Hassing og Danni Giørtz-Jørgensen. Lars Gjørtz Hougaard gjorde opmærksom på, at husgruppen skal huske Randers og Viborg Rutebilstationer i deres arbejde. Trivselsgruppen: Trivselsgruppen fik genvalg suppleret med 1 person fra Videbæk (udpeges senere) samt eventuelt yderligere medarbejdere. Trivselsgruppens opgaver bliver bl.a. at undersøge mulighederne for etablering af et motionsrum. Der blev stillet forslag om etablering af en personaleforening. Kantineudvalget: Det eksisterende kantineudvalg blev genvalgt. På næste møde nedsættes en arbejdsgruppe vedrørende time/sagsstyring. 5
13. Planlægning af fest for administrationen i Midttrafik Administrationen i Midttrafik holder fest fredag, d. 23. marts. Hvert område vælger en repræsentant til festudvalget. Navnet meddeles Henrik E. Jørgensen senest den 6. februar 2007. Flemming Berg Olsen har tilbudt at spille med sit band. 14. Forslag til mødeplan for resten af 2007 Det fremsendte forslag til mødeplan blev godkendt. 15. Medarbejderforslag Ole Bonde foreslog, at der laves en seddel, hvor diverse problemer og mangler kan anføres, f.eks. et sprunget lysstofrør eller et stoppet toilet. Det blev besluttet, at ved konstaterede problemer sendes en mail til Annemarie Elverum. Kontrollørerne kan aflevere en seddel i postkassen med arbejdssedler, der herefter vil blive videregivet til Staben. 16. Eventuelt Der blev fremsat forslag om etablering af et rygeskur eller halvtag ved personaleindgangen samt om at der til sommer opstilles et par bænke bag vandkunsten. Forslaget videregives til husgruppen../. Retningslinierne for overarbejde for medarbejdere i administrationen omfattet af flex-systemet blev omdelt. 6