CHECKLISTE FOR ARBEJDSMILJØCERTIFICERING DS/OHSAS 18001:2008 og Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 87 af 31. januar 2005 Nr. Emne Bemærkninger Handlingsplan 4.1 Generelle krav Organisationen skal have et arbejdsmiljøledelsessystem efter kravene, som gennemgås i det følgende. 4.2 Arbejdsmiljøpolitik Øverste ledelse skal definere og godkende arbejdsmiljøpolitikken. Arbejdsmiljøpolitikken skal indeholde generelle målsætninger for arbejdsmiljøet og en målsætning om at forbedre arbejdsmiljøresultaterne. Målsætningerne skal overvåges. Arbejdsmiljøpolitikken skal - inden for gyldighedsområdet være: egnet i forhold til art og omfang af arbejdsmiljørisici med forpligtigelse til løbende forbedring af arbejdsmiljøledelsen og præstationen samt forebyggelse af skade og arbejdsrelateret sygdom med forpligtigelse til at overholde relevant lovgivning og andre krav dokumenteret, implementeret og vedligeholdt Medarbejderne skal være repræsenteret i at udforme og indføre arbejdsmiljøpolitikken. Politikken skal udbredes til egne og tilknyttede medarbejdere, fx. konsulenter, underleverandører, sælgere, så de er klar over deres forpligtigelse i forhold til arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøpolitikken skal være tilgængelig for interessenter. Den skal gennemgås med passende mellemrum, så den stadig er relevant og egnet. 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 1 af 10
4.3 Planlægning 4.3.1 Kortlægning af farer risikovurdering - kontrolforanstaltninger Der skal være fremgangsmåder til løbende Identifikation (kortlægning) af farer Risikovurdering Fastlæggelse af kontrolforanstaltninger (driftsstyring) Medarbejderne skal inddrages i kortlægning og vurdering af arbejdsmiljøet. Kortlægningen af arbejdsmiljøpåvirkninger skal omfatte både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Kortlægningen skal tage hensyn til: rutinemæssige og ikke rutinemæssige aktiviteter (fx periodisk eller nødsituation) aktiviteter, der udføres af alle personer med adgang til arbejdsstedet (f.eks. leverandører, entreprenører og besøgende). menneskers adfærd, evner mv. farer, skabt uden for arbejdsstedet (fx nabo) farer, skabt i nærheden af arbejdsstedet, inden for virksomhedens område (fx miljøforhold) infrastruktur, udstyr og materialer ændringer i organisationen (aktiviteter eller materialer) ændringer af arbejdsmiljøledelsessystemet og disses indvirkning på arbejdsmiljøforhold aktiviteter, der udføres af ansatte personer uden for det umiddelbare arbejdssted arbejdsstedets aktiviteter, der påvirker personer, der færdes på virksomheden udformning af arbejdssted og udførelse af arbejdet og hensyntagen til menneskers evner Ved ændringer i organisationen skal ledelsen sørge for, at identificere arbejdsmiljøfarer og risici, der er forbundet hermed, før ændringerne indføres. Metoden til kortlægning af arbejdsmiljøpåvirkninger og risikovurdering skal beskrives og tidsfastsættes for at sikre, at den er proaktiv. Metoden skal omfatte kortlægning, vurdering /prioritering, handling og opfølgning/evaluering (elementer kendt fra arbejdspladsvurdering = APV). 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 2 af 10
Resultaterne af risikovurderingerne skal tages i betragtning ved valg af kontrolforanstaltninger (=driftsstyring). Kontrolforanstaltninger, til at nedbringe risici med, skal tage udgangspunkt i forebyggelsesprincipperne: Eliminering, erstatning, tekniske kontrolforanstaltninger, skiltning / administrativ styring samt personlige værnemidler. Resultaterne af kortlægning af farer, risikovurdering og kontrolforanstaltninger skal holdes opdaterede. Ved etablering, implementering og vedligeholdelse af arbejdsmiljøledelsessystemet skal arbejdsmiljørisici og kontrolforanstaltninger tages i betragtning (supplerer krav 4.1 og krav 4.4.4). 4.3.2 Lovkrav og andre krav Organisationen skal etablere og vedligeholde fremgangsmåder til at finde frem til og vurdere de lovkrav og andre krav, der gælder for organisationen. Oplysningerne skal holdes opdateret. Oplysningerne skal formidles til relevante personer i organisationen og andre relevante interessenter. Organisationen skal sikre, at der ikke er væsentlige arbejdsmiljøproblemer inden for de arbejdsmiljøforhold, nævnt i bilaget til Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 87; (Dvs. forhold, der vil kunne udløse et påbud fra Arbejdstilsynet). 4.3.3 Målsætninger og programmer Der skal opstilles målsætninger, som så vidt muligt er målbare, og som er rimelige og opnåelige. Husk at fastlægge succeskriterier. Målsætninger kan inddeles i separate mål. Husk at resultaterne af risikovurdering og risikostyring skal tages i betragtning, når målsætninger opstilles (se punkt 4.3.1). Målsætningerne skal være i overensstemmelse med arbejdsmiljøpolitikken (se punkt 4.2). Der skal opstilles programmer til at opfylde målsætningerne. (Med programmer menes handlingsplaner eller projektplaner). Programmerne skal indeholde planlagte foranstaltninger, ansvarlig person samt tidsfrister og opfølgning. Husk at overveje ressourcer i tilknytning til planerne. 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 3 af 10
Programmerne skal ajourføres løbende og tilpasses efter behov for at sikre målopfyldelse. Medarbejderne skal inddrages i udarbejdelse af handlingsplaner. Målsætninger og programmer skal kommunikeres til relevante personer. 4.4 Implementering og drift 4.4.1 Ressourcer, roller, ansvar mm. Der skal foreligge en beskrivelse af opgaver, ansvar og beføjelser i det systematiske arbejdsmiljøarbejde i organisationen (sikkerhedsorganisationen). Øverste ledelse har det endelige ansvar for arbejdsmiljøet og for arbejdsmiljøledelsessystemet. Ledelsen skal sørge for ressourcer. Alle ledere skal udvise synligt engagement. Alle ansatte i organisationen har ansvar for arbejdsmiljøet. Ledelsens repræsentant skal udpeges fra den øverste ledelse. Vedkommende skal sørge for, at kravene i arbejdsmiljøledelsessystemet er fastsat, iværksat og opretholdt og rapportere til øverste ledelse, hvordan systemet fungerer. Ledelsens repræsentant skal være synlig og kendt i virksomheden. 4.4.2 Kompetence, uddannelse/træning mm. Organisationen skal udforme og vedligeholde fremgangsmåder, der sikrer, at medarbejderne også underleverandører - har de nødvendige kompetencer i forhold til arbejdsmiljøet. Medarbejdere og underleverandører skal være bevidste om betydningen af: personlig indsats i arbejdsmiljøarbejdet egne opgaver, eget ansvar og konsekvens heraf overholdelse af relevante politikker og efterleve arbejdsmiljøledelsessystemet. Uddannelsesbehov skal identificeres, uddannelse/træning gennemføres og effektiviteten heraf vurderes. Husk, at uddannelse skal tage højde for forskellige niveauer for: ansvar, evner, sprogfærdigheder og læseevner samt risiko i arbejdet. Relevante uddannelsesregistreringer skal opbevares 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 4 af 10
4.4.3 Kommunikation, deltagelse mm. Organisationen skal udforme og vedligeholde fremgangsmåder, der sikrer, at viden om arbejdsmiljøforhold formidles og behandles: Internt mellem niveauer i organisationen Med entreprenører/leverandører/gæster Kommunikation fra myndigheder, naboer, pressen, underleverandører m.fl. Virksomheden skal sikre, at medarbejderne/ deres repræsentanter - fx via sikkerhedsorganisationen: involveres i udvikling og gennemgang af politikker og fremgangsmåder til risikostyring konsulteres, når der sker ændringer, som påvirker arbejdsmiljøet repræsenteres i arbejdsmiljøsager får kendskab til sikkerhedsorganisationens medlemmer og ledelsens repræsentant Medarbejderinvolveringen skal dokumenteres. Virksomheden skal sikre, at entreprenører/leverandører konsulteres, hvor der sker ændringer, som påvirker deres arbejdsmiljø. Det samme gælder for eksterne interessenter, hvor det er hensigtsmæssigt. 4.4.4 Dokumentation Organisationen skal på papir eller i elektronisk form oprette sit arbejdsmiljøledelsessystem. Det skal omfatte: Arbejdsmiljøpolitik og målsætninger Beskrivelse af gyldighedsområde Beskrivelse af hovedelementerne i arbejdsmiljøledelsessystemet og hvordan de spiller sammen. (Tag gerne udgangspunkt i eksisterende beskrivelser/manualer). Henvisninger til relevante dokumenter, herunder registreringer. Det er vigtigt, at ledelsessystemet holdes på et minimum, som er nødvendigt så det er overskueligt, forståeligt og effektivt. 4.4.5 Styring af dokumenter Organisationen skal identificere og styre alle dokumenter, der indeholder væsentlige oplysninger. Både så driften af arbejdsmiljø-ledelsessystemet sikres, og så arbejdsmiljøarbejdet kan udføres korrekt. 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 5 af 10
Det skal sikres, at dokumenter er: Fyldestgørende inden godkendelse Opdaterede og godkendte Styrede med ændringer og revisioner Tilgængelige på brugsstedet Læselige og identificerbare Styrede - også selv om de kommer udefra Gældende så gamle dokumenter fjernes, så de ikke bruges mere Husk backup af dokumenter og data!! 4.4.6 Driftsstyring (=Kontrolforanstaltninger) (=Håndtering af arbejdsmiljøet i det daglige arbejde) Virksomheden skal identificere de situationer, hvor planlægning og aktiviteter er særlig væsentlige for at minimere risici i arbejdsmiljøet evt. som skriftlige fremgangsmåder og arbejdsinstruktioner.(jf. 4.3.1 Kortlægning). Det samme gælder styring af ændringer i organisationen, aktiviteter eller materialer og ændringer af ledelsessystemet. I disse tilfælde skal organisationen sørge for: Kontrolforanstaltninger i driften (fx maskinbeskyttelse, uddannelse, træning og instruktion, orden og ryddelighed, møder, arbejdspladsbrugsanvisninger, skiltning mm.). Kontrolforanstaltninger ved indkøb af varer, udstyr og serviceydelser (fx krav til leverandør om sikker betjening, støjniveau, lav fareklasse). Kontrolforanstaltninger i forhold til entreprenører/leverandører og andre gæster (fx udvælgelse af leverandører, kommunikation til leverandører, adgangskontrol). Skriftlig kontrolforanstaltning kræves i situationer, hvor mangel herpå vil føre til afvigelse fra virksomhedens arbejdsmiljøpolitik og målsætninger. Kontrolforanstaltninger skal også tage højde for situationer, hvor risikoen omfatter kunders eller andre eksterne parters områder, fx hvor medarbejderne i organisationen arbejder på en kundes lokalitet. 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 6 af 10
4.4.7 Nødberedskab og afværgeforanstaltninger Organisationen skal have beredskabsplaner og fremgangsmåder for at håndtere forudsete hændelser og nødsituationer (se krav 4.3.1). Hensigten er at kunne forebygge og formindske sygdomme og personskader i nødsituationer. Ved planlægning af afværgeforanstaltninger skal organisationen tage hensyn til relevante interessenters behov fx beredskabstjenester og naboer. (Eks. på afværgeforanstaltninger er evakuering, brandslukning, kommunikation, måling af kemisk spild og 1. hjælp). Med jævne mellemrum skal katastrofe-beredskabet og nødhjælpsudstyr gennemgås især efter ulykker og nødsituationer. Der skal afholdes nødberedskabsøvelser, hvor det er praktisk muligt evt. sammen med ekstern beredskabstjeneste. 4.5 Kontrol og korrigerende handlinger 4.5.1 Måling og overvågning Organisationen skal have fremgangsmåder til regelmæssig overvågning og måling af arbejdsmiljøets tilstand (fx nøgleparametre). Hvad, der skal overvåges på, og hvor ofte, må vurderes på baggrund af risikoniveauet. Følgende skal overvåges: Er arbejdsmiljø målsætningerne opfyldt Er driftsstyring (kontrolforanstaltninger) effektiv hvad angår sikkerhed og sundhed Proaktive målinger af præstationer, fx: i hvor høj grad efterleves lovkrav mm. hvor effektivt bruges sikkerhedsrunderinger hvor effektiv er arbejdsmiljøtræning hvor effektivt bruges trivselsundersøgelser hvor effektivt arbejdes med sikkerhedskultur Reaktive målinger af præstationer, fx: overvågning af arbejdsbetinget sygdom, hændelser, som ulykker m.m. og læring heraf Desuden skal tekniske hjælpemidler, værnemidler og teknisk udstyr vedligeholdes, kontrolleres og fungere som beskrevet i relevant vejledningsmateriale. Husk kalibrering af måleudstyr. Registreringer skal opbevares. 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 7 af 10
4.5.2 Evaluering af overholdelse af gældende lovkrav og andre krav. Organisationen skal have fremgangsmåder, der beskriver, hvordan gældende lovkrav og andre krav evalueres. Input til evaluering kan komme fra: Intern audit, arbejdsmiljø runderinger, analyse af lovgivningskrav og andre krav, inspektion af udstyr/arbejdsområde, interviews, analyse af måleresultater, gennemgang af hændelser og risikovurdering, ledelsens evaluering. Virksomheden kan evt. udføre evalueringerne samtidig med andre overvågningsaktiviteter. Hyppighed afhænger af risiko, kompleksitet, forebyggelsesniveau og forandringshastighed. Samlet evaluering skal gennemføres i løbet af en 3-års periode (certificeringscyclus). Resultaterne af evalueringerne skal registreres. 4.5.3 Undersøgelse af hændelser, afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger Organisationen skal have fremgangsmåder til registrering, undersøgelse og analyse af hændelser (fx store og små ulykker, nærved ulykker, nødsituationer, eksponeringer) og faktiske og potentielle afvigelser (fx mangler i efterlevelse af arbejdsmiljøledelsessystemet og lovgivning), så årsagen kan klarlægges, og behov for korrigerende og forebyggende handlinger besluttes. Der skal tages stilling til mulige løbende forbedringer. Det skal vurderes, om de korrigerende og forebyggende handlinger fungerer efter hensigten. Inden en handling sættes i værk, skal der ske en fornyet risikovurdering. Resultaterne af undersøgelserne af hændelser og afvigelser skal kommunikeres ud i organisationen og være dokumenterede og vedligeholdte. 4.5.4 Styring af registreringer Virksomheden skal have registreringer, der demonstrerer, at arbejdsmiljøledelsessystemet fungerer effektivt. Disse skal være læsbare. Det drejer sig om registreringer af fx: Evaluering af lovkrav og andre krav Risikovurdering Uddannelse /instruktion Audit planer og resultater Arbejdsmiljøgennemgange 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 8 af 10
Ulykker /nær ved ulykker Der skal være en fremgangsmåde for identificering, opbevaring, beskyttelse, genfinding, bibeholdelse og bortskaffelse af registreringer. Opbevaringstid skal fastlægges. 4.5.5 Intern audit Organisationen skal udarbejde et auditprogram og fremgangsmåder for intern audit. Fremgangsmåderne skal omfatte auditkriterier, gyldighedsområde, hyppighed og auditmetode. Der skal fastlægges ansvar for og kompetencer og krav til planlægning og udførelse af audits, til afrapportering af og opfølgning på resultaterne. Hvis muligt, skal audit udføres af personer, som ikke har direkte ansvar for den aktivitet, som undersøges. Auditprogram skal tage højde for virksomhedens risikovurdering, dens aktiviteter og resultaterne af foregående audits. Der kan opstå behov for uplanlagte audits fx i tilfælde af ulykker. Audit skal have fokus på arbejdsmiljøledelsessystemets resultater og skal eftervise, om: kravene i ledelsessystemet følges systemet er indført (kendt) og vedligeholdt arbejdsmiljøpolitik og målsætninger følges Ledelsen skal have kendskab til auditresultaterne 4.6 Ledelsens gennemgang Øverste ledelse skal med jævne mellemrum (fx årligt) gennemgå arbejdsmiljøledelsessystemet for at sikre, at det fortsat er egnet og effektivt. Gennemgange bør fokusere på de overordnede resultater og skal dokumenteres. Input skal omfatte: Resultater af interne audit, evaluering af overholdelse af lovkrav og andre krav Resultater af deltagelse og konsultation Relevant kommunikation fra eksterne, klager Organisationens arbejdsmiljøpræstation, Målopfyldelse. Status på undersøgelse af hændelser mm. Opfølgning på sidste ledelsens evaluering Ændring i forholdene, bl.a. lovkrav Anbefalinger til forbedringer 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 9 af 10
Output fra ledelsens evaluering skal fastslå grad af opnået løbende forbedringer og beslutninger og handlinger om ændring af: Arbejdsmiljøpræstation Arbejdsmiljøpolitikken Målsætningerne, ressourcer og andet relevant Resultaterne skal gøres tilgængelige og drøftes. 6. november 2009 Checkliste for arbejdsmiljøcertificering Side 10 af 10