Referat Afdelingsmøde afdeling 22 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 22 Sted: Gildesalen, Hældagervej 75 Dato: Den 28. januar 2015, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 47 beboere + bestyrelsen fra i alt 41 husstande Hanne Petersen, formand Lene Bundgaard, bestyrelsesmedlem Trine Christensen, bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, hovedbestyrelsesformand Oluf Søgaard Andersen, ejendomsfunktionær Rene Tvedsborg, ejendomsfunktionær Helle Friis Jensen, driftschef Jane Clausen, inspektør Pernille Esmark, inspektør 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2015/2016 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2013/2014 5. Indkomne forslag A. Tilladelse til at holde én indekat B. Stillingtaget til om afdelingsbestyrelse kan gives bemyndigelse til at gennemføre tagboligprojektet på de to blokke med adresse på Nørremarksvej under forudsætning af, at tagboligerne økonomisk kan hvile i sig selv og huslejen maksimalt bliver kr. 850,- pr. kvm pr. år for de nye tagboliger C. Stillingtagen til om de 7 vaskerier ønskes rengjort for en merhusleje på kr. 15,- pr. måned pr. lejemål D. Stillingtagen til om de store træer ved alle gavle skal fældes E. Stillingtagen til at det kun skal være tilladt at bruge vaskemaskiner og tørretumblere i lejemålene i tidsrummet kl. 08.00 21.00 alle dage 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af bestyrelsesmedlem På valg er: Trine Christensen B. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Pernille Esmark, ØsterBO Karin Mortensen blev valgt. 1
Karin Mortensen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Helle Friis Jensen, Rene Tvedsborg og Pernille Esmark blev valgt til stemmeudvalg. Pkt. 2: Hanne Petersen fremlagde følgende beretning: De glasinddækkede altaner - har nu været afprøvet i et helt år, igennem de 4 årstider, og vi får mange tilkendegivelser på, at folk er meget glade for de nu næsten nye altaner. Individuelt valg af nye garderobeskabe med skydelåger Ved sidste års afdelingsmøde blev der stemt for, at hver enkelt beboer kunne vælge om de ønskede udskiftning af deres garderobeskabslåger og alle har nu fået valget, og monteringen er ved at være afsluttet i næsten alle blokke. Vi håber meget, at dem, der har valgt at få udskiftet låger mv., har fået det, de forventede og er glade for løsningerne. I den almindelige vedligeholdelse i løbet af det sidste årstid er der bl.a. - udført løbende reparationer og vedligehold af døre, låse, blandingsbatterier, gulve, vaskerier, elevatorer mv. - skadedyrsbekæmpelse via en forsikringsordning. - og der er stadig en del udgifter forbundet med det gamle kloaksystem, der løbende bliver renset og vedligeholdt. Der er ved at blive undersøgt forskellige løsninger for, hvordan vi kan få de eksisterende rørsystemer til at fungere bedre. - Og inden for de sidste par uger, er der en del beboere, der har fået nogle samlingsmuffer udskiftet på deres rør i badeværelserne. - Der fjernes ind imellem tørretøj af personalet, hvis det ikke flyttes inden for ens tørretid. Husk at hente jeres tøj. Og ser vi lidt på fremtiden: Tagboliger på Nørremarksvej Sidste år blev det besluttet på afdelingsmødet, at afdelingsbestyrelsen måtte arbejde videre med tagboligprojektet på de to blokke på Nørremarksvej. Der er med dagsordenen for i dag fem skitser vedr. tagboligprojektet. I år skal vi gerne have taget stilling til, om afdelingsbestyrelsen kan få bemyndigelse til, at gennemføre tagboligprojektet ud fra den forudsætning, at projektet kan hvile økonomisk i sig selv. Der er rigtigt god fornuft for vores afdeling i at gennemføre tagboligprojektet de to blokke på Nørremarksvej vil som resten af vores afdeling få tætte tage - der vil ikke blive flere udgifter til os beboer som allerede bor i afdeling 22 2
- elevatorerne og ventilationsanlægget er forberedte til tagboliger - bl.a. ud fra udlejningen af Juulsbjergparken, forventes nye tagboliger let at kunne udlejes. Jeg vil gerne anbefale Jer - at stemme FOR at gennemføre tagboligprojektet. Yderdøre i facaderne til opgange, de forventes udskiftet inden for de næste 2 år der arbejdes med et fælles udbud sammen med flere andre afdelinger i ØsterBO, for at få den bedst mulige pris. Vi vil gerne byde vores nye inspektør Pernille Esmark velkommen, - der er i ØsterBOs administration taget beslutning om en mindre rokade, hvilket betyder, at vi får en ny inspektør i vores afdeling, idet Jane Clausen skal bruge mere tid på renovering og byggeprojekter. Vi vil derfor gerne byde Pernille Esmark velkomme som vores nye inspektør, og samtidig sige tak til Jane for samarbejdet. Spørgsmål til beretningen: Kommer der lås på de nye yderdøre? Der indhentes også priser på døre med lås/dørtelefoner. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af inspektør Jane Clausen. Spørgsmål til beretningen: Det store tab ved fraflytninger, hvorfor bliver fraflytterne ikke trukket af indskuddet? Det gør de selvfølgelig også, men det er ikke altid nok til at dække regningerne, hvis der har været stor misligholdelse i lejemålet. Der er observeret lys i kælderen kl. 3 om natten. Sensorerne bliver ofte ødelagt. Der arbejdes i ØsterBO på at finde nye opgangs-/kælderlamper med sensor i. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: A. Tilladelse til at holde én indekat For: 40 Imod: 42 Blanke: 0 Forslaget blev ikke vedtaget, og det er således ikke tilladt at holde kat. 3
B. Stillingtaget til om afdelingsbestyrelse kan gives bemyndigelse til at gennemføre tagboligprojektet på de to blokke med adresse på Nørremarksvej under forudsætning af, at tagboligerne økonomisk kan hvile i sig selv og huslejen maksimalt bliver kr. 850,- pr. kvm pr. år for de nye tagboliger Jane Clausen fortalte om projektet: Færdige kassetter. Arbejdet meget med facader. Indbydende svalegang med adgang til alle lejemål. Elevatorerne i hver ende vil blive adgangsvej, så ikke ekstra trafik på trapperne. Indretningen er noget, der skal arbejdes meget mere med. Vigtigt, at projektet økonomisk kan hvile i sig selv. Spørgsmål fra forsamlingen: Hvad vil det koste, hvis vi i stedet for tagboliger vælger at få nyt tag? Der er lavet et overslag, der siger, at det vil koste ca. kr. 1.000 pr. år pr. lejemål. Kommer det til at skygge for vores altaner? Nej, altanerne ligger lige over hinanden, og der bliver derfor ingen ændring. Der var bekymring for lyset i blokken mod Hældagervej. Lyset i blokken mod Hældagervej. Gavlen kommer i skygge. Sidst på eftermiddagen. Tidshorisont? Det forventes, at der kan ligge et færdig projekt inden udgangen af 2015. Der blev udtrykt bekymring for støj og støv fra byggeriet. Det kan selvfølgelig ikke undgås, men det kan det heller ikke ved en tagudskiftning. Faktisk er der arbejdet meget med at finde en løsning, der generer mindst muligt. Der arbejdes på, at lejlighederne kommer som færdige kasser, der med kran kan hejses op på plads. Derved kan man nøjes med stillads enkelte steder i stedet for stillads om hele blokken. Har vi forkøbsret til de nye lejligheder? Ja, men på linje med øvrige af ØsterBOs lejere. Hvorfor er der ikke sat penge af til udskiftning af tage? De henlagte midler rakte kun til 5 ud af 7 tage. Da man så muligheden for nogle spændende tagboliger, besluttede man ikke at hæve henlæggelserne og dermed huslejen, for at spare op til nye tage. For: 42 Imod: 39 Blanke: 1 Forslaget blev vedtaget, og der arbejdes videre med tagboligerne. 4
C. Stillingtagen til om de 7 vaskerier ønskes rengjort for en merhusleje på kr. 15,- pr. måned pr. lejemål Afstemning blev klaret ved håndsoprækning og et stort flertal stemte imod. Forslaget blev ikke vedtaget. D. Stillingtagen til om de store træer ved alle gavle skal fældes Ca. 4 ud af 9 træer. Det er ikke alle træerne, der skal fældes, men ca. 4. Dem ud for altanerne/gavlene. Afstemning blev klaret ved håndsoprækning og et flertal stemte for. Forslaget blev vedtaget. E. Stillingtagen til at det kun skal være tilladt at bruge vaskemaskiner og tørretumblere i lejemålene i tidsrummet kl. 08.00 21.00 alle dage Afstemning blev klaret ved håndsoprækning og et stort flertal stemte for. Forslaget blev vedtaget. Pkt. 6: 6A: Line Jensen blev valgt. 6B: 1. suppleant Birgit Jyde 2. suppleant Karen Marie Ludsvigsen Pkt. 7 Under eventuelt blev følgende drøftet: Det henstilles, at cigaretskodder smides i skraldekummer. Cigaretrøg på altaner. Vi kan ikke forbyde beboerne at ryge på deres lukkede altan. Smid ikke cigaretskodder ud over altaner. Rygning forbudt skilt opsættes i kældergange. Henstilling til ordentlig affaldssortering! Forslag om piktogrammer. Problemer med indbrud i kælderrum. Nye døre medfører briksystem. Det henstilles til at døre lukkes HVER gang. Opfordring til at lade være med at have dyre ting i kælderrum Hvis der skulle være flere, der ønsker nye skydelåger, omdeles tilbuddet endnu en gang. 5
Der bliver kørt ret stærkt, og der parkeres på vaskepladsen. Det er farligt. I Juulsbjergparken er problemet forsøgt løst med vejbump, kunne det evt. også være en løsning her? Oluf skal hjem og nyde sit otium. Der vil blive afholdt en reception, og der vil blive opsat et opslag. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Hanne Petersen, Hældagervej 75, 1. tv. Bestyrelsesmedlem Line Jensen, Hældagervej 81, 1. tv. Bestyrelsesmedlem Lene Bundgaard, Hældagervej, 65 1. th. 1. suppleant Birgit Jyde, Nørremarksvej 164, st. th. 2. suppleant Karen Marie Ludvigsen, Hældagervej 59, st. th. Tak for et godt møde. Ref.: 3. februar 2015 6