Min Digitale Borgerservice

Københavns Kommune Analyse af platform til 31. januar 2010 Version 1.1 Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 1

Denne rapport er resultatet af det analysearbejde, som er gennemført i projekt Analyse af platform til. Analysen er gennemført i perioden fra 1. december 2009 til 15. januar 2010. Rapporten er udarbejdet af Strand & Donslund A/S i samarbejde med Københavns Kommune Økonomiforvaltning, Center for Borgerservice. Nærværende version af rapporten er uden appendix 6. For yderligere oplysninger om projektet henvises til Julie Gaugler, Københavns Kommune. Indhold 1 Indledning og formål... 3 1.1 Baggrund for analysen... 3 1.2 Afgrænsning... 3 2 Opsummering af analyse... 5 2.1 Anbefaling... 5 3 Begrebsdefinition... 7 4 Metode for analysen... 8 5 Udvælgelse af platformsalternativer... 9 5.1 Beskrivelse af alternativ 1, Borger.dk/Min side... 9 5.2 Beskrivelse af alternativ 2, Assemble/NemDialog... 10 5.3 Beskrivelse af alternativ 3, IBM teknologi... 10 6 Analyse dimensioner... 11 6.1 Teknisk dimension... 11 6.1.1 Teknologimodellens opbygning... 11 6.2 Organisatorisk dimension... 11 6.3 Økonomisk dimension... 12 6.4 Digitaliseringsstrategisk dimension... 13 7 Opsummering af analysen... 14 7.1 Opsummering teknologi... 14 7.2 Opsummering Organisation... 16 7.3 Opsummering økonomi... 18 7.4 Opsummering digitalisering og borgerservice strategisk... 19 7.5 Samlet konklusion... 20 8 Appendixoversigt... 21 Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 2

1 Indledning og formål Formålet med rapporten er at opstille en anbefaling til hvilken platform Københavns Kommune fremadrettet bør basere på. 1.1 Baggrund for analysen Københavns Kommune vedtog i Budgetaftalen for 2010 Citizen 2012 - en service- og kanalstrategi, der indeholder 10 konkrete effektiviseringsprojekter. I Citizen 2012 ligger der en strategisk målsætning om at øge anvendelsen af den digitale kanal. Det skal blandt andet ske ved implementering af flere nye borgerrettede digitale løsninger og ved at forbedre den digitale service. Dvs. udvikle et servicekoncept for den digitale borgerservice på lige fod med det der er i Københavns Borgerservice. Målet er at den digitale kanal bliver et attraktivt og funktionelt alternativ til det personlige fremmøde. skal som borgerens personaliserede indgang til kommunen være med til at øge anvendelsesgraden på den digitale kanal. skal tilbyde relevante og målrettede digitale ydelser og informationer, der er samlet et sted. Det skal være den "platform" hvorfra borgeren opererer, når vedkommende skal i kontakt med kommunen, samt udvalgte områder inden for den øvrige offentlige sektor (fx skat). 1.2 Afgrænsning Der er opstillet følgende afgrænsninger og præciseringer for analysens indhold og omfang: Funktionalitet Typer af systemer Målgruppe Ved funktionalitet forstås den it-funktionalitet som platformen tilbyder til at udstille de selvbetjeningsservices og informationer som skal være tilgængelig på. Det er ikke den borgervendte funktionalitet som ønskes udstillet/vist på platformen, fx Flytning. Systemer specificeres ikke enkeltvis, men grupperes i en række typer. De typer der er identificeret er: Fagsystemer (inkl. lokale systemer som fx Skoleintra) Eksterne systemer for København Kommune. (fx CPR) Selvbetjeningsløsninger (herunder eksisterende løsninger) Content Management Systemer (fx Sitecore) Målgruppen for er borgerne, hvorfor analysen kun har det borgervendte aspekt. Effektiviseringspotentialet Analysen ligger i forlængelse af en række specifikke business cases, som Københavns Kommune har udarbejdet vedr. besparelsespotentialet ved digitalisering af borgerrettede ydelser. Disse business cases er ikke vedlagt rapporten. Analysen forudsætter at disse besparelser kan opnås ved den rette placering og markedsføring af. Analysens indhold og konklusion forventes derfor ikke at påvirke business casene. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 3

Anvendelsesgraden De tre udvalgte løsningsmuligheder er opbygget således, at der mht. indhold og funktionalitet antages en ensartethed overfor borgerne og herunder også, at der kan opnås den samme kvalitet i forhold til brugervenlighed og look and feel. Anvendelsesgraden skal således ses som en effekt, der opnås gennem information og kommunikation med borgerne, kompetenceudvikling af medarbejderne, øget antal selvbetjeningsløsninger m.m. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 4

2 Opsummering af analyse Analysen omfatter 2 løsningsplatforme (Borger.dk/Min side og Assemble/NemDialog) og 1 teknologiplatform (IBM). Analysen indeholder 4 dimensioner, Teknologi, Organisation, Økonomi og Digitaliseringsstrategi. Nedenstående er en kort opsummering af konklusion på analysen og den samlede konklusion findes i afsnit 7.5. Analyse af den tekniske dimension peger ikke på nogen specifik platform til Min Digitale Borgerservice. Analysen viser også at en ren teknologiplatform ikke giver markante fordele i teknisk henseende. Det skyldes at de tekniske fordele ved en teknologiplatform overskygges af de mangler platformen har i forhold til en eksisterende løsningsplatform (som fx Borger.dk), der allerede har et selvbetjeningsindhold. Analysen af den organisatoriske dimension viser at Borger.dk/Min side har et tungere organisatorisk setup i forhold til Assemble/NemDialog og IBM teknologiplatformen. Det skyldes at organisatorisk setup for disse er kendetegnet ved en mere klart defineret ansvarsfordeling. Analysen af den økonomiske dimension viser at Borger.dk/Min side er mere økonomisk attraktiv end de andre muligheder. Det gælder både for implementering, udvikling og efterfølgende drift. Analysen af den digitaliseringsstrategiske dimension peger klart på at Borger.dk/Min side bedst understøtter de strategiske kriterier, såvel kommunens egne strategiske mål som de fælles offentlige. En samlet konklusion peger på at Borger.dk/Min side er den bedste mulighed som platform for. Det begrundes med at de organisatoriske mangler ved Borger.dk/Min side, opvejes af fordelene på de øvrige dimensioner. 2.1 Anbefaling På baggrund af konklusionen anbefales Borger.dk/Min side som platform for Min Digitale Borgerservice. Anbefalingen understøtter og er i tråd med nedenstående punkter for de 4 dimensioner. Teknologisk dimension Teknologisk platform i forhold til Københavns Kommunes målsætning for den digitale borgerbetjening, jf. budgetnotat Højne indgangen til den digitale kanal Øge antallet af digitale henvendelser Fokus på at borgeren bruger den digitale kanal Fremover fokus på de borgervendte initiativer og ikke på backend samt fuld digitalisering af sagsbehandling 2010 skal platform være kørende med selvbetjeningsløsninger Organisation KK kan præge og få reel indflydelse på udformning af form og indhold for drift og support organisationen hos ITST. Dette vil være retningsgivende for den drift og support standard som ITST kan tilbyde andre kommuner, ministerier og tilhørende styrelser. Kendt drift og vedligeholdelsesorganisation der skal etableres internt hos Københavns Kommune, jf. erfaringer med ESB2. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 5

Udvikling af nationale selvbetjeningsløsninger varetages af ITST, men Københavns Kommune medvirker til bl.a. kravspecificering. Økonomisk Borger.dk/Min side alternativet har ingen belastende drift og vedligeholdelsesomkostninger, da denne omkostning afholdes af ITST Dette medfører at Københavns Kommune kan fokusere på udvikling af nye og bedre selvbetjeningsløsninger Strategiske ITST har haft samtaler med Århus Kommune, Odense Kommune og Ålborg Kommune om Borger.dk/Min side. Århus Kommune har meldt positivt tilbage på et evt. samarbejde med ITST. Citizen 2012 Bliver en af landets førende kommuner på Min side, hvor signalværdien ikke skal negligeres Københavns Kommune får indflydelse på prioritering af den nationale platform og udviklingsretning af denne Støtter og deltager aktivt i de fællesoffentlige initiativer Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 6

3 Begrebsdefinition Projektet har udvalgt en række meget centrale begreber for, som er vigtige at få en klar og entydig definition af. Dels grundet de mange interessenter og aktører der er omkring digitale borgerservices og deres forskellige opfattelser af og syn på en platform til, dels for at kunne udarbejde en sammenlignelig analyse af de udvalgte platformsalternativer. Begreb Løsning Teknologiplatform Løsningsplatform Drift Organisation Definition er en samling af borgerrettede selvbetjeningsmuligheder og data, som borgeren får adgang til ved at logge på med digital signatur. Løsninger og data hentes ind fra forskellige systemer gennem forskellige typer integrationer. Det vil sige, at borgeren på Min Digitale Borgerservice har hel eller delvis adgang til funktionalitet og indhold fra de systemer, der er integration til. Min Digitale Borgerservice lukker ikke adgangen til systemer og data andre steder på kk.dk, men er en personaliseret adgang til relevante data og selvbetjeningsløsninger. En løsning er selvstændig funktionalitet som kan udstilles eller integreres til og er både visning af data og selvbetjeningsmuligheder. Dette betyder at integrationen mellem fagsystemer og brugergrænsefladen er at betragte som en selvstændig løsning. En teknologiplatform er en samling af standardprodukter fra en eller flere teknologileverandører. Teknologiplatformen tilbyder udelukkende de tekniske rammer for implementering af Min Digitale Borgerservice og har i udgangspunktet ikke et indhold, men rummer mulighed for yderligere teknisk udvikling, som fx. backend-integration. Løsningsplatform omfatter specifik selvbetjenings-funktionalitet i form af løsninger der indeholder borgerrettede selvbetjeningsmuligheder eller visning af data, samt en teknologiplatform der primært har en præsentationsfunktion. En løsningsplatform har i udgangspunktet et indhold, men ikke mulighed for yderligere teknisk udvikling. Det driftsbillede som skal etableres for et givent platformsaltenativ. Specifikation af hvem og hvor platform og løsningselementer driftes samt supporteres. Det organisatoriske setup der skal etableres for et platformsalternativ omkring drift og udvikling. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 7

4 Metode for analysen Analysen har en række indledende aktiviteter, der er med til at præcisere analyseindholdet samt udvælge de platformsalternativer, der skal indgå i analysen. De indledende aktiviteter omfatter: Begrebsdefinition: De meste centrale begreber for opgaven skal defineres præcist, herunder platform. Interessentanalyse: Benyttes bla. til at verificere at deltagerkreds i workshop er korrekt sammensat i forhold til mål for analysen, herunder opfyldelse af interessentkredsens forventninger, samt er med til at give input til de forskellige analysedimensioner (se appendix 1). Gennemførelse af markedsscanning for at afdække hvilke potentielle platformsalternativer der er til. Materialeindsamling (se appendix 7). Analysen Analysen gennemføres som en række delanalyser, som dækker 4 dimensioner. Delanalyserne danner samlet grundlag for konklusion og anbefaling Dimensioner er: Teknologi dimension baseres på en teknologimodel og fokuserer alene på tekniske aspekter. Organisatorisk dimension omfatter analyse af konsekvenser for bl.a. driftssetup, driftsansvar, systemejerskab, vedligeholdelse og udvikling. Økonomisk dimension omfatter analyse af investeringer, driftsomkostninger og udviklingsomkostninger. Digitaliseringsstrategisk dimension omfatter de strategiske kriterier som Københavns Kommune har i relation til digitalisering og som skal inddrages i udarbejdelse af anbefaling. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 8

5 Udvælgelse af platformsalternativer Vi har gennemført en markedsscanning for at afdække potentielle platformsmuligheder til Min Digitale Borgerservice. Markedsscanningen har 3 vinkler Løsningsplatform Teknologiplatforme (herunder fremadrettet backend-integration og proces-understøttelse) Leverandører som leverer ydelser indenfor borgerservice og selvbetjeningsløsninger Alle identificerede muligheder er vurderet og der er udvalgt 3 muligheder, som indgår i analysere for de 4 dimensioner. Den fulde markedsscanning er gengivet i appendix 2. Oversigt over mulige platforme ud fra de 3 vinkler: Løsningsplatforme Teknologiplatforme Leverandører Borger.dk/Min side Microsoft NNIT Assemble/NemDialog IBM Assemble Umbrella SAP IBM OIB Oracle Capevo Selvbetjeningsportal (KMD) CMS-produkter KMD Open Source Capgemini CSC Til analysen er udvalgt: Borger.dk/Min side er valgt da den har Min side funktionalitet og har primært fokus på at understøtte borgervendte tilbud og selvbetjeningsløsninger. Borger.dk/Min side eksisterer og er kørende i dag. Assemble/NemDialog Medtages som mulighed da løsningen har Min side funktionalitet og er implementeret med succes bl.a. hos Gentofte Kommune. IBM er medtaget, da IBM s produktportefølje samlet tilbyder den ønskede basisfunktionalitet, dog uden selvbetjeningsløsninger. Men der findes andre etablerede selvbetjeningsløsninger baseret på IBM teknologiplatform, dog uden den ønskede personalisering. Endeligt har IBM ydelser rettet mod den offentlige sektor under deres egovernment koncept. Oracle kan tilbyde de samme faciliteter, men det er vurderet at analyseresultat være tilnærmelsesvis identisk, uanset hvilken disse 2 teknologiplatforme der indgår i analysen. Peger analysen på at en teknologiplatform er det bedste alternativ, bør der i en videre proces foretages en nærmere teknisk vurdering for valg af produktsuite og et Proof of Concept forløb. 5.1 Beskrivelse af alternativ 1, Borger.dk/Min side Borger.dk/Min side er et initiativ igangsat af staten og er målrettet til at være borgernes indgang til det offentlige. På Borger.dk/Min side kan borgere finde information og selvbetjening fra kommuner, regioner og stat. Borger.dk/Min side som løsning leveres af ITST. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 9

5.2 Beskrivelse af alternativ 2, Assemble/NemDialog Gentofte Kommune har samlet en række oplysninger og muligheder for selvbetjening på internettet, så hver borger får sin egen personlige side. Det sker via en service kaldet Genvej, der er baseret på Assemble s NemDialog. 5.3 Beskrivelse af alternativ 3, IBM teknologi IBM er en af de førende teknologileverandører på markedet. IBM har en lang række produkter i deres produkt portefølje, WebSphere, som samlet giver den funktionalitet som en platform til borgervendte selvbetjeningsløsninger forventes at have. Her tænkes specifikt på Portal, Proces og Integrations funktionalitet. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 10

6 Analyse dimensioner 6.1 Teknisk dimension Analysen af den tekniske dimension baseres på en generisk teknologimodel til vurdering og udvælgelse af teknologiprodukter eller platforme. 6.1.1 Teknologimodellens opbygning Teknologimodellen er et Excel-baseret værktøj til vurdering og sammenligning af 2 eller flere løsninger eller teknologiprodukter. Grundprincippet i modellen er at vurderingen baseres på et ensartet og objektivt scoringssystem. Modellen er opbygget ud fra 3 grundprincipper: Vurderingsområder er en gruppering af kriterierne og skal ikke vurderes selvstændigt. Er en hjælp til sætte den rigtige vægtning/prioritet for kriterier. Eksempel: Sikkerhed Kriterier er de specifikke punkter som alternativer skal vurderes på. Eksempel: Skal understøtte NemID Vægtning/prioritet specificerer hvor vigtige de forskellige kriterier er i forhold til hinanden. Prioritering afstemmes indenfor hvert vurderingsområde. Modellen har en række områder og kriterier indbygget som standard, men udvides med kundespecifikke områder og kriterier i forhold til den specifikke kontekst og den teknologi der skal vurderes og sammenlignes. 6.2 Organisatorisk dimension Analysen af den organisatoriske dimension i analysen er struktureret efter hovedprocesserne i ITIL, hvor der fokuseres på ejerskab og ansvar. Ved at tage udgangspunkt i ITIL sikres det at det fulde organisatoriske billede inddrages i analysen. Roller og ansvar for nedenstående områder og processer vil blive analyseret for hver mulighed. Hvor der er specifikke forhold beskrevet. ITIL hovedområder Support Drift Sikkerhed Infrastrukturforvaltning Applikationsforvaltning Specifikke forhold Service desk for out-sourcet løsning. Københavns Kommune eller leverandør ansvar og arbejdsfordeling Systemejerskab og driftsansvar for tværgående løsninger. Sikkerhedsansvarlig når processer/løsninger går på tværs. Skal der fx introduceres nye sikkerhedsdomæner for Min Digitale Borgerservice? Påvirkes den underliggende infrastruktur af platformsalternativet. Nye ændrede opgaver og ansvar Systemejerskab når processer går på tværs og dele fra forskellige systemområder indgår i en fælles proces eller fælles selvbetjeningsservice Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 11

Hvem ejer integrationen og grænseflader. Hvad kræves der af dette ejerskab? Styring af samspillet mellem it-organisationen og dennes kunder og leverandører Giver drift og support setupet anledning til nye ansvarsområder eller styringsopgaver og i givet fald hvilke 6.3 Økonomisk dimension Analysens økonomiske dimension har 3 aspekter, drift, udvikling og vedligehold, der til sammen danner rammen for den økonomiske model. Den økonomiske model omfatter: Opsætning af platform Etablering af én selvbetjeningsløsning Det årlige vedligehold (dels for platform og dels for én selvbetjeningsløsning) Beregning af et scenarie, hvor der indgår en fuld platform med en bred vifte af selvbetjeningsløsninger, der som minimum omfatter de løsninger der i dag findes på Gentofte/Genvej og Borger.dk/Min side. De angivne priser er baseret på estimater fra leverandør og egne estimater for tidsforbrug omregnet til kr. Ved omregning af forbrugt tid er der taget udgangspunkt i en timepris på 1.000 kr. for eksterne ressourcer, 700 kr. for interne IT-ressourcer og 300 kr. for interne KK ressourcer. For licens-priser er der taget udgangspunkt i listepriser fra leverandørerne. Drift omfatter Leverandøromkostninger: opstart + årlig omkostning, pris for ad hoc bistand Driftsomkostning i egen organisation Udvidelser eller ændringer i eksisterende kontrakter med øvrige leverandører Udvikling omfatter Licenser: initiel indkøb Estimat for en selvbetjeningsløsning. Den forventede udviklingstid er estimeret. Ud fra den forudsætning at udvikling er 20% af den totale projekttid, er der fremregnet en totalpris for en selvbetjeningsløsning Vedligehold omfatter Licenser: årlig licens/support omkostning Vedligeholdelse af platform Vedligeholdelse af selvbetjeningsløsning Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 12

6.4 Digitaliseringsstrategisk dimension Analysen af den digitaliseringsstrategiske dimension spænder over de forhold som bør inddrages i forhold til et bredere strategisk sigte for Københavns Kommune og analysens øvrige dimensioner. De strategiske forhold i analysen indeholder: Citizen 2012 e2012, KL Fælles offentlig strategi Tværgående samarbejde Mellem kommuner Med KOMBIT Mellem Stat og Kommune (Stat repræsenteret ved ITST, ØS, Finansministeriet etc.) Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 13

7 Opsummering af analysen De detaljerede analyser kan se i appendix 3-6 i sin helhed. 7.1 Opsummering teknologi I tabellen er den samlede score for hvert teknologiområde vist, hvor Mulig total score er den maksimale score, som kan opnås indenfor området. Vægtet score er den opnåede score for området. Borger.dk/Min side Område Vægtet score Mulig total score Pct. vægtet score 4. Enterprise arkitektur 91 105 87% 5. Referencearkitektur 83 95 87% 6. Sikkerhed 126 140 90% 7. Platformskriterier 119 135 88% 8. Leverandør information 54 85 64% Total for kriterier 473 560 84% Kommentarer til ovenstående resultat: Borger.dk/Min side scorer højt på arkitektur områderne, sikkerhed og platformskriterier i forhold til de opstillede kriterier. På leverandør området er scoren lav, da ITST mangler erfaring som leverandør og ikke har nogen leveranceorganisation opbygget endnu. Dette fremgår også tydeligt af modenhedsvurderingen samt en lav score på support-struktur, der ikke er gearet til at understøtte en stor kommune med en bred vifte af selvbetjeningsløsninger. Det anses for nødvendigt, at der opbygges en leveranceorganisation hos ITST, for at Københavns Kommune vil kunne tage Borger.dk/Min side i brug som platform for. I forhold til de øvrige områder vil et implementeringsprojekt kunne håndtere de forhold der er bemærket for de enkelte kriterier (se appendix 3). På sikkerhedsområdet er logningskoncept mangelfuldt. I forhold til sikkerhedsregulativet skal Systemejer og dennes ansvar præciseres for s. Herunder om det er en fællesløsning med overdraget systemejerskab til Koncernservice (KS), eller om Borger.dk/Min side ses som en fællesløsning, men hvor selvbetjeningsløsninger er en del af det underliggende fagsystem. Herved kan der opstå et "delt" systemejerskab mellem KS og forvaltningerne som kræver koordinering. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 14

Assemble/NemDialog Område Vægtet score Mulig total score Pct. vægtet score 4. Enterprise arkitektur 88 105 84% 5. Referencearkitektur 76 95 80% 6. Sikkerhed 136 140 97% 7. Platformskriterier 109 135 81% 8. Leverandør information 63 85 74% Total for krav 472 560 84% Kommentarer til ovenstående resultat: IBM Assemble's NemDialog-løsning er en proprietær portal-løsning, selvom den er baseret på.net webparts. Det vurderes at de webparts der anvendes ikke umiddelbart kan genbruges andre steder, da de er specifikt udviklet til den proprietære platform. Dette giver også en stærk binding til leverandøren Assemble. Det proprietære forhold spiller også ind på løsningens åbenhed og mulighed for udskiftning af komponenter, hvilket ofte er meget svært i proprietære løsninger, hvor der er stærke bindinger imellem komponenterne. Den proprietære løsning er den primære grund til den lavere score på referencearkitekturområdet, jf. ovenstående punkter. For Sikkerhed og platformskriterier scorer denne løsning højt, hvilket grunder i at løsningsplatformen er bygget som en "Min side" platform til den kommunale sektor, og derfor alt andet lige bør ramme disse kriterier godt. På leverandørsiden har løsningen lav score da Assemble er en lille virksomhed. Assemble har i dag ikke nogle af de store kommuner som kunde, hvilket også på dette punkt stiller andre og stærkere krav til leveranceorganisation. Område Vægtet score Mulig total score Pct. vægtet score 4. Enterprise arkitektur 82 105 78% 5. Referencearkitektur 83 95 87% 6. Sikkerhed 126 140 90% 7. Platformskriterier 95 135 70% 8. Leverandør information 83 85 96% Total for krav 468 560 84% Kommentarer til ovenstående resultat: IBM teknologi platform scorer lavt på platformskriterier, da det er en ren teknologiplatform som ikke har Min side funktionalitet indbygget som standard. Dvs. at der skal påregnes et ikke ubetydeligt udviklingsprojekt for at få den fulde ønskede platformsfunktionalitet (fx personalisering). Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 15

Den rene teknologiplatform scorer højt på referencearkitektur, da den som standard kan udbygges med fremadrettet funktionalitet som procesmotor og servicebus, og dermed direkte kan indpasses som en integreret del af en service orienteret arkitektur. På den korte bane giver teknologiplatformen ingen fordele. Det skyldes at de tekniske fordele ved en teknologiplatform overskygges af de mangler platformen har i forhold til en eksisterende løsningsplatform (som fx Borger.dk), der allerede har et selvbetjeningsindhold. Opsamling Den tekniske analyse har ikke resulteret i at der kan peges på en mulighed der er markant bedre end de øvrige. Borger.dk/Min side og Assemble/NemDialog opnår reelt den samme score, selvom der er områder hvor den ene mulighed er bedre end det andet. Dog ikke på afgørende områder. Det skal nævnes, at Borger.dk/Min side har en reel dårligere score for området Leverandør information end Assemble, hvilket skyldes at ITST s mangler leveranceorganisation. IBM teknologiplatform har som nævnt ingen umiddelbare fordele, hvilket skyldes at de tekniske fordele ved teknologiplatformen overskygges af de mangler platformen har i forhold til en eksisterende løsningsplatform. Også da der forventes et større udviklingsprojekt på indhold og der på den korte bane ikke er behov for servicebus funktionalitet eller procesunderstøttelse. Fælles for de analyserede platforme er, at de kan indgå i en service orienteret arkitektur, som understøtter at en selvbetjeningsløsning henter data fra et eller flere systemer. I de eksisterende selvbetjeningsløsninger er integrationen mellem fagsystemerne implementeret i selve løsningen. Ved anvendelse af en service orienteret infrastruktur i kommunen, vil platformene få understøttet integration af servicebussen. En servicebus vil også håndtere afkobling mellem selvbetjeningsløsninger og de specifikke fagsystemer. Omkring en service orienteret infrastruktur er KS i øjeblikket i gang med en foranalyse til projektet Min administration, der skal øge selvbetjeningsmulighederne for forvaltninger i KØR. Den planlagte arkitektur for denne løsning vil omfatte en servicebus og en proces motor. Denne infrastruktur rummer mulighed for synergieffekter mellem dette projekt og Min Digitale Borgerservice. 7.2 Opsummering Organisation Nedenstående figur opsummerer det organisatoriske setup for henholdsvis Borger.dk/Min Side og Assemble/NemDialog ved en implementering hos Københavns Kommune. Der er 3 tekniske forhold som skal afspejles i det organisatoriske setup: Præsentation (Glasplade) er den komponent der viser og håndterer den visuelle del af brugergrænsefladen og den personaliserede visning Webparts er i forbindelse med Borger.dk/Min side er et forhold af særlig karakter i det organisatoriske setup. Fagsystemer, selvbetjeningsløsninger og andre KK systemer På figuren er der markeret for hver af forholdende hvem der: Har det driftsmæssige ansvar og evt. er udførende på dette Er systemejer Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 16

Er ansvarlig og udførende på vedligehold Er ansvarlig og udførende på udvikling af nye funktioner Borger.dk/Min Side Assemble/NemDialog Driftsansvar: ITST Systemejer: KS Vedligehold ved webparts: Nationalt indhold: ITST KK s indhold: KS Udvikling: ITST+KK Præsentation (Glasplade) Integration via webparts Link til fagsystem Webpart Driftsansvar : KS/Assemble Systemejer: KS Vedligehold: Assemble Udvikling: Assemble Driftsansvar : KS Systemejer: Forvaltninger inkl.ks Vedligehold: Leverandører Udvikling: Forvaltninger Typer af systemer (Fagsystemer, selvbetjeningsløsninger, CMS etc.) Driftsansvar : KS Systemejer: Forvaltninger inkl. KS Vedligehold: Leverandører Udvikling: Forvaltninger IBM vil have et tilsvarende organisatorisk setup som Assemble/NemDialog, men hvor IBM eller en anden IBM teknologi-leverandør varetager de roller og ansvar som Assemble har for NemDialog. Analysen af den organisatoriske dimension bygger på forudsætningen, at Præsentationen klassificeres som en tværgående løsning, og derfor, jf. sikkerhedsregulativet, er systemejerskab placeret hos KS. Dette er også i overensstemmelse med systemejerskab for fx ESB. For fagsystemer og andre KK systemer vil ikke introducere ændringer omkring det organisatoriske setup, roller og ansvar. Dette begrundes med, at der i Præsentationen ikke bliver lagret data, implementeret forretningsregler eller logik. Dette varetages stadig fuldt ud i fagsystemerne og selvbetjeningsløsningerne. For Assemble/NemDialog er der rene snitflader mellem vedligehold og udvikling, da dette varetages af Assemble fuldt ud. Der vil være et tilsvarende billede for en IBM teknologibaseret platform. For Borger.dk/Min side er billedet lidt mere komplekst, da vedligehold varetages af 2 parter. For de nationale selvbetjeningsløsninger som er en del af løsningsplatformen ligger vedligeholdelse hos ITST. Omfanget af nationale selvbetjeningsløsninger er ikke fastlagt, men på områder hvor der er en bred offentlig målgruppe, er ITST villig til at gå ind og varetage både udvikling og efterfølgende vedligehold, således at løsningen bliver en del af standardplatformen. For de specifikke KK selvbetjeningsløsninger ligger ansvar for vedligehold hos systemejeren KS og Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 17

udviklingsomkostninger afholdes af Københavns Kommune. Vælges Borger.dk/Min side er det vigtigt at der indgås en samarbejdsaftale mellem ITST og kommunen. For udvikling af KK selvbetjeningsløsninger i Borger.dk/Min side, sker dette i regi af forvaltningerne, da vil det være leverandøren af fagsystemer der udvikler den/de services der er påkrævet for at eksponere den ønskede selvbetjeningsløsning. Dette afleder at der skal etableres en proces for hvordan systemejerskab kan overdrages fra forvaltninger til KS, når udvikling er gennemført, så nye selvbetjeningsmuligheder kan indgå i vedligeholdelse på lige fod med de øvrige selvbetjeningsløsninger. For Borger.dk/Min side er drifts-leverandøren ITST og kan ikke umiddelbart omlægges til en anden leverandør. For Assemble/NemDialog eller IBM alternativerne kan drift placeres hos KS, leverandøren eller en 3. driftsudbyder. 7.3 Opsummering økonomi Nedenstående beregnede priser inkluderer både interne og eksterne ressourcer. De er ikke udtryk for egentlige projektestimater for den valgte platform, men alene en beregning foretaget på en række forudsætninger, der gør det muligt at sammenligne økonomien på de tre platforme. De fulde økonomiske beregninger kan ses i appendix 6 (er ikke medtaget i denne version af rapporten). Borger.dk/Min side Indkøb Licenser 1 0 HW platform 2 0 Implementering Leverandør 0 Interne ressourcer 3 340.000 Årlig drift Server platform 0 Egen support 280.000 Årlig vedligeholdelse Basis licens Pr. selvbetjening (nyudviklet) Udvikling af løsning Integration af eksisterende 0 33.000 Assemble/ NemDialog 2.550.000 7 120.000 100.000 330.000 120.000 6 280.000 600.000 260.000 IBM 890.000 120.000 5.590.000 8 1.248.000 120.000 280.000 840.000 30.900 Nye løsninger 4 225.000 206.000 206.000 15.000 15.000 15.000 Borgersupport 5 0 0 0 1 Omfatter de standard selvbetjeningsløsninger som pt. findes på løsningsplatformen. IBM rummer ingen selvbetjeningsløsninger. 2 For Borger.dk/Min side skal der ikke anskaffes HW-platform med basis software da ITST stiller denne tilrådighed 3 Interne ressourcer er sat til en timepris på 300 kr. 4 Beregnet pris omfatter hele projektforløb fra kravspecifikation til implementering i produktionsmiljø 5 Borgersupport leveret af call-center er sat til 0 kr. for alle platforme, da det vurderes at det vil være samme krævede ressourceindsats 6 Server-farm for Prod, Test og Udvikling på i alt 12 servere a 10.000 kr./stk. 7 Beregnet som pris for 1. år for 9 selvbetjeningsløsninger 8 De estimerede omkostninger er beregnet ved at tage udgangspunkt i ressourceforbruget fra et sammenligneligt udviklings og implementeringsprojekt Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 18

Scenarie til sammenligning af økonomi Da platformene indeholder et forskelligt antal selvbetjeningsløsninger, kan ovenstående omkostninger til indkøb, udvikling og implementering ikke umiddelbart sammenlignes. Der er derfor opstillet et scenarie hvor der indgår alle de selvbetjeningsløsninger der findes på Borger.dk/Min side og på Gentofte/Genvej samt 5 nyudviklede og 5 eksisterende selvbetjeningsløsninger. Da Assemble s prisforslag til Københavns Kommune er baseret på en månedlig betaling pr. selvbetjeningsløsning, dækker scenariet en periode på 1 år. Borger.dk/Min Assemble/ IBM side NemDialog Indkøb 0 2.600.000 498.000 Implementering 340.000 630.000 6.838.000 Selvbetjeningsløsninger (19 i alt) 2.437.500 1.105.000 3.165.000 Genvej+Borger.dk/Min side 5 eksisterende 5 nye Samlet omkostning 2.777.500 4.335.000 10.501.000 Drift, support og vedligeholdelse pr. år for de efterfølgende år for scenariet. Borger.dk/Min Assemble/ IBM side NemDialog Årlig drift 0 140.000 140.000 Årlig support 280.000 280.000 280.000 Årlig vedligeholdelse 627.000 3.640.000 1.425.600 Samlet årlig omkostning 907.000 4.060.000 1.845.600 7.4 Opsummering digitalisering og borgerservice strategisk Formålet med Københavns Kommunes strategiske dimension for digitaliserings- og borgerservice er at skabe service med respekt for borgernes tid, penge og behov. Borgerne skal have en nem adgang i den bedst egnede servicekanal. Københavns Kommune skal levere hurtige og forståelige afgørelser. Der skal ikke laves noget manuelt, som teknologien kan gøre mere effektivt. Alle kommunens ydelser skal samles i overskuelige indgange. Dette udtrykkes igennem visions- og formålsarbejdet for Citizen 2012. Københavns Kommune har et specielt ansvar overfor kommunens borgere og samarbejdspartnere, men kommunen er ligeledes en vægtig spiller på den nationale scene. Københavns Kommune har en tradition for at iværksætte og drive samarbejder i kommunalt regi. Det være sig i relation til 6-byerne eller som deltager i regi af KL. Kommunen har ligeledes været en væsentlig bidragsyder i forhold til udviklingen og implementering af de fælles offentlige strategier og mål. Konkretiseringen af ovenstående udmøntes p.t. igennem initiativerne omkring e2012 og i Umbrella under KOMBIT. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 19

Vurderingen af skal forholde sig til formål og samarbejdsrelation. Det betyder, at Københavns Kommune taktiske tilgang er at indgå i korte og langsigtede samarbejder som både understøtter enkelt initiativer og projekter med et kortsigtede konkret formål samt aktivt deltager i inkrementelle langsigtede initiativer. De digitaliseringsstrategiske aspekter indikerer, at Københavns Kommune ikke skal gå solo med en enkelt leverandør for at skabe et alternativ til markedet. Det vil ikke være værdiskabende, hverken ud fra et økonomi-, ydelse- eller brandingperspektiv, at opstarte et parløb til den udvikling der er igangsat med de nuværende initiativer og produkter. Hverken Assemble/NemDialog og IBM teknologiplatform alternativet understøtter de ovennævnte forhold. Det vil være et yderligere initiativ for digital selvbetjening, som det bliver Københavns Kommunes ansvar at afpasse i forhold til ovennævnte. Københavns Kommunes strategi skal være at påtage sig en væsentlig rolle i at påvirke udviklingen indenfor de nuværende rammer af Borger.dk/Min side via en samarbejdsaftale med ITST. Parallelt hermed skal Københavns Kommune følge og deltage i udviklingen i regi af fællesoffentlige initiativer, herunder KOMBIT. Det betyder på kort sigt en fokusering omkring Umbrella og en mere langsigtet på det værdiskabende i fx definitionen og udviklingen af en fælles kommunal selvbetjeningsplatform. 7.5 Samlet konklusion Konklusion på analysedimensioner enkeltvis tegner følgende billede. Den tekniske dimension peger ikke på et specifikt alternativ som platform til Min Digitale Borgerservice. Dog viser den teknologiske analyse at en ren teknologiplatform (IBM), som indeholder en langsigtet mulighed for udbygning med procesunderstøttelse og bred integrationsfunktionalitet. Dette forhold overskygges af de mangler platformen har i forhold til eksisterende løsningsplatforme, der allerede har et selvbetjeningsindhold. Analysen af den organisatoriske dimension viser at Borger.dk/Min side har et mere kompleks organisatorisk setup. Dette påvirker udviklingsprojekter i nogen grad, da systemejerskab for dele af selvbetjeningsløsninger skal overdrages. På vedligeholdelsessiden vil der være et delt ansvar mellem Københavns Kommune/KS og ITST, da ITST har ansvar for de nationale selvbetjeningsløsninger. Både Assemble/NemDialog og IBM teknologiplatformen har derimod et rent organisatorisk setup med klar ansvarsfordeling. For den økonomiske dimension er Borger.dk/Min side en klart nummer 1. Både for implementering af platformen og de fremtidige driftsomkostninger. Herved kan Københavns Kommune fokusere på nyudvikling og ikke være bundet til en omkostningstung drift. Digitaliseringsstrategisk analyse peger klart på at Borger.dk/Min side bedst understøtter de strategiske kriterier. Desuden vil samarbejde med de andre kommuner og ITST sikre at Københavns Kommune ikke står alene med udviklingen og omkostninger. Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 20

8 Appendixoversigt Appendix 1. Interessentanalyse Appendix 2. Markedsskanning Appendix 3. Teknologimodel - Borger.dk/Min side Appendix 4. Teknologimodel - Assemble/NemDialog Appendix 5. Teknologimodel - IBM Appendix 6. Økonomimodeller og estimater. ER IKKE MEDTAGET I DENNE VERSION Appendix 7. Materialeliste Strand & Donslund Analyse af platform til ver.1.1 21