Referat fra organisationsbestyrelsesmøde onsdag, den 17. maj 2017 kl. 17.30 i Grønlykkeparkens beboerlokale, 2670 Greve 18. maj 2017 Deltagere: Øvrige: Afbud: Rainer Petersen (RP), Carl Jensen (CJ), Preben Husted (PH), Niels Kjøller(NK), Inga Ellborg (IE) og Solveig Nielsen (SN). Ole Nyholm (ON) og Claus Rogert fra BDO ScanRevision Torben Andersen 2017 Dagsordenspunkt Begrundelse Referat 11 Indledning Orientering om mødets forventede forløb, herunder bemærkninger til dagsordenen. Kort orientering blev givet. 12 Godkendelse af referat Referat fra sidste møde den 15. februar 2017 er tidligere udsendt. Referat godkendt. 13 Status i drøftelserne om fusion mellem BS61 og GB Siden sidste møde (15.02.2017) er der udmeldt regulering af løn for alle medarbejdere, idet medarbejderne i afdelingerne er varslet til 1. september 2017 og medarbejderne i administrationen er varslet til 1. januar 2018. Kun en enkelt medarbejder har sammen med fagforbund spurgt til lovligheden, men har taget varslingen til efterretning. Alle øvrige har accepteret justeringen. Herefter svarer lønniveauet i BS61 til niveauet i Greve Boligselskab, hvilket ikke er helt gældende for erfaringsniveauet. Dette arbejdes der på. I forbindelse med udarbejdelse af regnskaber for 2016 for selskab og afdelinger bliver der opsummeret de tiltag, der vil være nødvendige for at opfylde krav til fusion. Dette sker i samarbejde med revisionen. Status blev kort uddybet med de tiltag, der p.t. er i gang. Det går fremad med at få løst de stillede opgaver i forbindelse med kommende fusion. 14 Regnskaber for selskab og Regnskaber for selskab og afdelinger for 2016 udsendes sammen med dagsorden til repræ- Claus Rogert revisor gennemgik revisionsprotokollen
afdelinger sentantskabsmødet samme dag kl. 20.00. Revisionsprotokol og årsberetning udsendes inden mødet. og regnskaber for selskab og afdelinger. Af særlige forhold blev nævnt hjemtagelse af lån, udligning af mellemregninger og gennemgang af tilgodehavender/fraflyttere i efteråret. godkendte regnskaberne og årsberetning til videre fremlæggelse i repræsentantskabet til endelig godkendelse. 15 Fleksible udlejningsregler På fælles styringsdialogmøde i Greve Kommune for alle selskaber i kommunen var emnet fleksibel udlejning, idet alle aftaler reelt udløb med udgangen af 2016. De fortsætter dog, indtil nye aftaler indgås. Alle selskaber havde fremsendt forslag til kommende regelsæt, hvilke svarede til eksisterende med lidt småjusteringer. BS61 havde også fremsendt udkast til nye regler, der stort set svarer til de øvrige selskabers regler, idet der dog er tilføjet lidt om Gersagerparken, der skal være med til at undgå ghettobetegnelse. Forslag er vedlagt som bilag. Udkast til aftale med Greve Kommune blev gennemgået og godkendt. 16 Hyblerne i Hedelyparken Med advokatfirmaet HORTEN er der aftalt møde den 10. maj med henblik på at få lavet en endelig aftale om Hyblerne i Hedelyparken. Ved revision af huslejen for hyblerne viser det sig, at påstanden om, at hyblerne betaler mere i husleje end øvrige beboere i Hedelyparken ikke holder stik. Når udgifter til forbrug, der er indeholdt i huslejen, trækkes ud af lejen, så betaler hyblerne en nettoleje på kr. 414,17 pr. kvm. mens gennemsnitlig husleje for øvrige lejere i Hedelyparken er på kr. 812,31 pr. kvm. På mødet den 10. maj blev problemstillingerne gennemgået, der er husleje, henlæggelser, renovering af fællesarealer inklusive finansiering og fremtidig aftale. Der blev lagt en strategi, der arbejdes videre med, idet der er aftalt nyt møde den 29. maj 2017. Der er en positiv indstilling til at få problemerne løst, og en løsning forventes at kunne forelægges kommunen til godkendelse indenfor få måneder. Det igangværende arbejde blev omtalt, idet det forventes at kunne afsluttes i år. 17 Sager under behandling a. Varmeregnskaber og vandregnskaber I forbindelse med udsendelse af forbrugsregnskaber på varme og vand er der indløbet en del klager/forespørgsler. Det var forventeligt nu, hvor forbrug afregnes efter individuel måling. Administrationen behandler klagerne løbende, og endnu er det ikke endt med, at sager er gået videre til Beboerklagenævnet. Orientering taget til efterretning.
b. Erhvervslejemål i GP Fra Greve Kommune er modtaget agterskrivelse med pålæg om varsling af lejeforhøjelse for erhvervslejemål i Gersagerparken 2-4 og 38-40. Sagen opstår på grund af henvendelse fra partiet LA i Greve, idet man ikke finder huslejeniveauet for de 2 lejemål opfylder krav i henhold til lovgivning. I henhold til påbud har administrationen fået 2 lokale ejendomsmæglere til at foretage en vurdering, der for begges vedkommende viser huslejer, der er højere end nuværende opkrævede. Nuværende kvm. leje for AOF s lejemål er kr. 177,39 Nuværende kvm. leje for Socialdemokraternes lejemål er kr. 103,89. Ejendomsmægler Kjeldskov har vurderet kvm. lejen som følger: AOF kr. 795,00 Socialdemokraterne kr. 400,00 Ejendomsmægler Chr. Hjorth har vurderet kvm. lejen som følger: AOF kr. 475,00 Socialdemokraterne kr. 475,00. Kjeldskov har endvidere vurderet prisen for de rå lokaler, idet lejerne selv har foretaget indretning af lokalerne (gulv, vægge, vinduer m.m.). For begge lejeres vedkommende er kvm. lejen sat til kr. 400,00. BS61 skal melde tilbage til Greve Kommune med forslag til fremtidig husleje, idet der i forslag skal tages højde for, at der ikke er tale om erhvervslokaler beliggende i naturligt område med andre erhvervslokaler. Tillige er der ikke tale om lokaler indrettet til erhverv, men lokaler til opbevaring m.m. Administrationens forslag til en kommende husleje vil være et sted fra kr. 350 til 400. godkendte administrationens forhandlingsudspil på kr. 350 til 400 kr. pr. kvm. 18 Sager til orientering a. Dankortterminal Dankortterminal er nu installeret og beboerinformation om, at der ikke kan betales med kontanter er udsendt. Orienteringen taget til efterretning. b. Helhedsplan Landsbyggefonden har meddelt, at man vil besigtige Hedelyparken den 24. maj 2017 kl. 10.00. Greve Kommune er tilbudt at deltage i besigtigelsen, men har afslået, idet man først vil involveres, når der foreligger et skema A. Det korrekte mødetidspunkt er kl. 11. c. Revision I forbindelse med udarbejdelse af regnskaber for 2016 har det været nødvendigt med bistand fra revisionsfirmaet BDO, idet egne medarbejdere ikke har haft den fulde ekspertise til selv at udarbejde disse og ikke har haft kapaciteten. Det har betydet en ekstraomkostning i lighed med tidligere år. Efter en fusion, vil det ikke være nødvendigt med bistand fra revisi- Orienteringen taget til efterretning.
on til udarbejdelsen af regnskaberne, idet revisor alene kan beskæftige sig med revision. 19 Meddelelser d. Status på administration På mødet vil blive givet en status på administrationen. Der blev kort orienteret om det igangværende arbejde, der efter afslutning af regnskaberne vil gå på øvrige opgaver i forbindelse med kommende fusion, budgetter og hjemtagelse af lån. a. Formanden Formanden orienterede om snarlig fraflytning fra afdeling og selskab, hvilket betyder, at der skal findes ny formand til både selskab og afdeling. I afdelingen er man ved at finde løsning på besætning af posterne i afdelingsbestyrelsen, og på det efterfølgende repræsentantskabsmøde skal der vælges ny formand for selskabet. b. Administrationen besluttede, at man vil foreslå Preben Husted som formand for selskabet. c. Gersagerparken Der er uafklarede spørgsmål i forbindelse med Fibia, som skal undersøges. d. Hedelyparken Se pkt. 18 b. e. Grønlykkeparken I regnskabet for afdelingen er der nogle poster, som man ønsker yderligere belyst. Der blev udleveret kontoudskrift til belysning af udgifterne.
20 Mødekalender 2017 a. Organisationsbestyrelse. b. Repræsentantskabs møder. Onsdag 17. maj 2017 kl. 17.30 Onsdag 23. august 2017 kl. 18.00 Onsdag 22. november 2017 kl. 17.30 Onsdag 17. maj 2017 kl. 20.00 Onsdag 22. november kl. 20.00 c. Beboermøder Beboermøderne er planlagt til: - Gersagerparken tirsdag den 12. september 2017, kl.19.00 - Hedelyparken tirsdag den 19. september 2017, kl. 19.00 - Grønlykkeparken den 27. september 2017, kl. 19.00 21 Eventuelt Intet under dette punkt Mødet slut 19.30 Referat Ole Nyholm