Ydelseskatalog & takster Boligselskabet Sjælland 20 Det leverer vi 13
Ydelser under Administrationsbidraget Alle beboere betaler et administrationsbidrag. Det dækker over en lang række ydelser, som alle beboerne samlet set får gavn af. Som boligselskab leverer vi følgende ydelser inden for administrationsbidraget: Vi sørger for, at du som beboer kan hente informationer på internettet. Vi fortæller vores beboere, potentielle beboere, pressen og myndigheder om vores tiltag og arbejde, og indgår i dialog omkring projekter og det daglige arbejde. Indhold Kort fortalt...side 2-3 Specifikation af ydelser... side 4-9 Takstblad... side 10-11 Udlejning og opkrævning Vi udlejer ledige boliger og opkræver husleje som nuværende beboere skal betale for. Hvis man ikke betaler, er det samtidig vores opgave at rykke for betaling, så den enkelte betaler for, det vedkommende får. Klager Vi behandler klager, f.eks. hvis en af vores beboer har overtrådt husordenen og har generet andre. Vi sørger for, at husordenen er tilgængelig for alle beboere på www.bosj.dk Ledelse Vi ansætter kvalificerede ejendomsfunktionærer, administrativt personale og øvrige ansatte, og forestår ledelse af de ansatte. 2 Regnskab og budget Vi sørger for at betale afdrag på lån, skatter, afgifter og lønninger. Vi beregner og gennemfører forskellige lejereguleringer og håndterer klager over forbrugsregnskaber. Vi sørger for, at pengene forvaltes efter lovgivningens regler, og at der gennemføres de krævede revisioner. Beboerdemokrati Vi sørger for at afholde repræsentantskabsmøder og at referater offentliggøres på bosj.dk. Vi yder sekretariatsbistand til selskabsbestyrelsen og sørger for, at beboervalgte kan deltage i kurser. Derudover støtter vi erfaringsudvekslingen ved at afholde områdemøder, og videregiver inspiration til afdelingsbestyrelserne via nyhedsbrev og ekstranettet på bosj.dk.
Afdelingens Områdekontorets drift Tillægsydelser Den ydelse man får, skal i så høj grad som muligt afspejle det man betaler. Nogle ydelser er de samme, uanset om man er en stor eller lille afdeling. Nogle af disse ydelser er f.eks. udarbejdelse af regnskab og budget samt indkaldelser til budgetmøder. Disse ydelse er dermed en del af et. Arbejdet med at udarbejde regnskab og budget udføres i dialog med boligafdelingens bestyrelse. Vi sikrer, at budget og regnskab lever op til de lovgivningsmæssige krav, og at der i budgetterne indregnes relevante udgifter i forhold til bl.a. bygningsvedligeholdelse. Vi sørger for at indkalde beboerne til afdelingsmøder, og tager imod forslag til dagsordenen fra beboerne. Vi har tilsyn med boliger og udearealer. Vi har daglig kontakt til afdelingsbestyrelser. Vi har regnskabskontrol og opfølgning på budgetter og regnskaber. Vi laver aftaler med håndværkere og tjekker deres arbejde samt sikrer, at de regninger, vi får, er korrekte. Vi rekvirerer håndværkere, og følger op på, at de udfører et ordentligt stykke arbejde i forbindelse med istandsættelse. Vi har ledelse af medarbejdere i boligafdelingerne. Boligselskabet Sjælland tilbyder en række andre ydelser for boligafdelinger og beboere. Det betaler den enkelte afdeling eller beboer særskilt for. Prisen fremgår af takstbladene på de sidste sider. Sådan afregnes ydelserne Administrationsbidraget betales pr. lejemålsenhed. Udgiften fremgår af afdelingens regnskab. Grundbidraget betales en gang om året pr. afdeling. Områdekontorets drift mv. betales ud fra antallet af lejemål i den enkelte boligafdeling. Derudover opkræves der forskellige andre ydelser. Priserne på de forskellige ydelser fremgår af taksterne på siderne 10 og 11. 3
Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Timeafregning Dækket af administrationsbidrag Områdekontor mv. Dækkes via Afdelings- & Beboerservice Økonomi & Bolig Ansvarlig afdeling Byg & Anlæg HR & Intern service Direktion Sekretariatet It Udlejning og betaling - Database over boligsøgende og lejere. - Besvarelse af henvendelser om opnotering og placering på venteliste. - Søgning af ledige boliger samt opskrivning og opkrævning af gebyr på bosj.dk - Udsendelse af tilbud til ansøgere og kommunen om ledige boliger samt korrespondance i den forbindelse. - Ekspedition af ansøgninger om indskudslån og boligstøtte. - Udlejning af boliglejemål, garager, carporte mm. samt udfærdigelse af kontrakter til lejere og korrespondance med disse. - Studietjek ved indflytning i ungdomsboliger og studiekontrol i boperioden. - Opkrævning af boligafgifter, varmebidrag og andre ydelser fra lejerne. - Udsende rykkere ved manglende betaling af leje. Sørge for at lejeaftaler ophæves og indbringe sager for fogedretten ved manglende betaling. - Opfølgning på fraflyttede debitorer. Kontakt til advokat og inkassovirksomhed. - Modtagelse og anerkendelse af opsigelse. - Afregning med fraflyttede lejere. - Føre forhandling med kommunen vedr. aftaler og forretningsgange om anvisning af boliger. Dine ønsker Det er vigtigt for os at have en god dialog med vores nuværende og kommende beboere. Derfor er kommunikation også en af vores værdier. Vores værdier er: - Kvalitet - Nytænkning - Rummelig - Ressourcebevidst - Kommunikerende Læs mere på www.bosj.dk 4
Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Timeafregning Dækket af administrationsbidrag Områdekontor mv. Økonomi & Bolig Afdelings- & Beboerservice Dækkes via Ansvarlig afdeling Sekretariatet Direktion HR & Intern service Byg & Anlæg It Tilsyn med boliger og udearealer - Indgåelse af leverandøraftaler. - Tilsyn med almindelig løbende vedligeholdelse af ejendomme, herunder grønne områder og disses installationer. - Udarbejdelse af langtidsbudgetter for planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse udføres af byggesagkyndige medarbejdere, jf. gældende regler. - Overordnet ledelse af og kontrol med håndværkere, vedrørende almindelige vedligeholdelses- og reparationsarbejder, der kan afholdes over ejendommenes vedligeholdelseskonti. - Medvirken ved planlægning af større vedligeholdelsesarbejder og hovedistandsættelser samt kontakt til projekterende teknikere. Udarbejdelse af indstilling til bestyrelsen. - Driftsplaner, opdatering. - Tilsyn med istandsættelse af flyttelejligheder og afvikling af flyttesager i øvrigt. - Bilagskontrol og kontrol med vedligeholdelsesforbrug og budgetter. - Kvartalsvis budgetkontrol med vedligeholdelseskonto og oversigt til afdelingsbestyrelsen, samt svar på spørgsmål. 5
Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Timeafregning Dækket af administrationsbidrag Områdekontor mv. Økonomi & Bolig Afdelings- & Beboerservice Dækkes via Ansvarlig afdeling Sekretariatet Direktion HR & Intern service Byg & Anlæg It Beboere - Beboerkontakt vedr. daglig drift af boliger - Behandling af beboerklager, herunder fastlæggelse af procedurer for behandling af klager over brud på husordenen og lignende. Behandlingen omfatter sagernes samlede forløb, herunder også advokatkontakt, udfærdigelse af opsigelsesbreve mv. - Behandling af klager over flytteafregninger. () () - Boligsocialt arbejde i samarbejde med politi og kommuner. () () (Landsbyggefonden og kommunerne yder tilskud). - Mulighed for at hente information på www.bosj.dk. - Mulighed for at læse om råderet mv. i foldere. Generelt - Kontakt til pressen. - Kontakt til myndigheder. - Kontakt til øvrige. Vi tjener ikke på vores beboere Vi vil og må ikke tjene på vores beboere. Som alment boligselskab må vi ikke skabe overskud. Det fremgår også af vores vision, som lyder: Vi vil skabe Danmarks bedste boligselskab Beboerne skal i 2015 opleve Boligselskabet Sjælland som et nærværende boligselskab, der tilbyder attraktive boliger til en fornuftig husleje. 6
Specifikationer Ansvarlig afdeling It Sekretariatet Direktion HR & Intern service Byg & Anlæg Økonomi & Bolig Afdelings- & Beboerservice Dækkes via 7 Områdekontor mv. Ledelse - Tiltrækning og ansættelse af kvalificerede ejendomsfunktionærer, administrativt personale og øvrige ansatte. - Instruktion og kompetenceudvikling af ansatte. - Områdeledere, ledelse af funktionærer. - Opgaver i forbindelse med fratrædelse. - Timeregistrering. Dækket af administrationsbidrag Timeafregning Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer
Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Timeafregning Dækket af administrationsbidrag Områdekontor mv. Økonomi & Bolig Afdelings- & Beboerservice Dækkes via Ansvarlig afdeling Sekretariatet Direktion HR & Intern service Byg & Anlæg It Regnskabsservice for boligafdelingerne og boligselskaberne - Betaling af alle driftsudgifter, herunder prioritetsydelser, skatter, afgifter og lønninger samt almindelig bogføring. - Opkrævning af andre indtægter. - Beregning og gennemførelse af generelle lejereguleringer. - Udarbejdelse af budget og regnskab for selskaberne i dialog med selskabsbestyrelsen samt sikre, at det er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Regnskabernes forelæggelse til revision hos den af boligselskabet valgte revisor. - Gennemgang af afdelingsbudget/langtidsbudget for justering af driftsposter. - Indkaldelse og gennemførelse af markvandring. - Indhente priser på ønsker fra afdelingsbestyrelsen. - Fremlægge/forhandle budget med afdelingsbestyrelsen. - Evt. deltage i regnskabsmødet i afdelingen. - Deltagelse af en medarbejder på budgetmødet. - Gennemgang af regnskab med afdelingsbestyrelsen. - Elektronisk indberetning af regnskaberne og lånene til Landsbyggefonden. - Udarbejdelse af budget og regnskab for boligafdelingerne med tilhørende informationsmateriale til beboerne. - Behandling af klager over forbrugsregnskab. - Påse, at gældende bestemmelser og krav vedrørende forvaltningsrevision er opfyldt og dokumenteret. - Placere selskabernes og boligafdelingernes midler hensigtsmæssigt både hvad angår forrentning, sikkerhed, likviditet og løbetid. - Revision af regnskaber. It og Intern service - Understøtte selskabet med it-drift. - Udvikle it-løsninger, som øger effektiviteten og kvaliteten i selskabets arbejde. - Understøtte selskabet med postfordeling, mødeafvikling mv. 8
Specifikationer Ydelser som Boligselskabet Sjælland leverer Timeafregning Dækket af administrationsbidrag Områdekontor mv. Økonomi & Bolig Afdelings- & Beboerservice Dækkes via Ansvarlig afdeling Sekretariatet Direktion HR & Intern service Byg & Anlæg It Beboerdemokrati - Nyheder til beboervalgte. - Drift og udvikling af ekstranet og Min side på bosj.dk. - Fastsættelse af dato for regnskabs- og budgetmøde i dialog med afdelingsbestyrelser, Afdelings- og Beboerservice og Selskabsbestyrelsen. - Udarbejdelse af dagsordner til budgetmøder og ekstraordinære møder. (Foreløbig dagsorden laves i samarbejde med afdelingsformanden). (Regnskabsmøder er ikke omfattet, der opkræves særskilt takst for dem). - Udarbejde endelig dagsorden i dialog med formanden 13 dage før mødet. - Uddeling af indkaldelser. - Skabe rammerne for at referater lægges på nettet. (budget- og regnskabsmøder). - Hvis husordenne ændres på afdelingsmødet, og der gives besked om dette, lægges den tilrettede på www.bosj.dk, i EG Bolig samt distribueres til beboerne. - Opdatere database, således at alle afdelingsbestyrelser er registrerede, og modtager relevant information, samt at navnene fremgår af afdelingssiderne på www.bosj.dk. - Tilmelde beboervalgte til kurser i BL. - Tilrettelæggelse, indkaldelse og deltagelse i selskabsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde samt lægge indkaldelser på www.bosj.dk - I samarbejde med formanden for selskabsbestyrelsen udarbejde dagsorden og skriftlige bestyrelsesoplæg. - Udarbejde referater fra selskabsbestyrelsens og repræsentantskabets møder og følge op på beslutninger samt lægge referater på www.bosj.dk. - Kontakt til kommuner, ministerier, styrelser, Landsbyggefonden mv., indhente de fornødne godkendelser mv. - Indscanning og arkivering af underskriftsark for selskabsbestyrelsen. - Mødeudgifter, diæter og tabt arbejdsfortjeneste (selskabsbestyrelsen) - Udarbejde beretning for selskabet. - Indkaldelse mv. i forbindelse med repræsentantskabsmøde. 9
Takster 2013 Beboerrelateret - betales af beboeren Administrationsbidrag pr. lejemålsenhed pr. år: - Boliglejemål, ungdomsboliger, ældreboliger og værelser 2.821,00 kr. - Garager, p-pladser og carporte 564,20 kr. - Erhvervslejemål og institutioner pr. påbegyndt 60 m 2 2.821,00 kr. Opnoteringsgebyr (førstegangsgebyr for at blive skrevet op på ventelisten) Via selskabets hjemmeside Via telefon eller personligt fremmøde Ajourføringsgebyr (årliget gebyr for at stå på ventelisten - betales også første år) Passiv, du står på venteliste (og dermed optjener anciennitet), men modtager ikke tilbud Aktiv, e-mail. Du står på venteliste og modtager tilbud pr. e-mail Aktiv, brev. Du står på venteliste og modtager tilbud pr. brev Påkravsgebyr - lovbestemt pr. gang Råderet, timepris for sagsbehandling Råderet, timepris for rådgivningsydelser Opstartsgebyr pr. råderetssag Udstedelse af tilladelser til f.eks husdyrhold pr. gang Ændring af kontraktforhold pr. gang Bestilling af vaskekort/tørrekort pr. gang Kopi af forbrugsregnskaber pr. gang Kopi af lejekontrakt pr. gang Boliggarantibevis pr. gang Udstedelse af låsebrik pr. stk. 0,00 kr. 150,00 kr. 115,00 kr. 220,00 kr. 325,00 kr. 270,00 kr. 585,00 kr. 780,00 kr. 500,00 kr. 250,00 kr. 115,00 kr. 115,00 kr. 115,00 kr. 115,00 kr. 1.000,00 kr. 125,00 kr. 10
Takster 2013 Afdelingsrelateret - betales af afdelingen Grundbidrag Vand- og varmehonorar Regnskab. Afstemning af udgifter og a conto, data til og fra målerfirma, udarbejdelse af forbrugsregnskab og varslinger. Pr. lejemål. Regnskab, manuel aflæsning. Udsendelse af selvaflæsningskort og indtastning, udarbejdelse af forbrugsregnskab og varslinger. Pr. lejemål. Elhonorar Ungdomsboliger, efter bimåler pr. lejemål Antenne- og kommunikationsregnskab Dækker udgift til budget, fakturabetaling, varslinger og opkrævninger. Kopiering for afdelingsbestyrelser Sort/hvid pr. side - A3 dobbeltpris Farve pr. side - A 3 dobbeltpris Kuvertering pr. stk. Ejendomsfunktionærarbejde, udvendige timer (grønne/hvide timer), indenfor alm. arbejdstid Ejendomsfunktionærarbejde, udvendige timer (grønne/hvide timer), udenfor alm. arbejdstid Ejendomsfunktionærarbejde indvendig (blå timer) og energi timepris inkl. servicebil Synsarbejde, timepris (røde timer) Social vicevært, timepris Kursusudvalg pr. bolig Lønadministration For ansatte i afdelingerne fx rengøring eller beboerhus pr. mdr. Områdeleder og synsarbejde Herunder vedligeholdelseskatalog og reglement, timepris. Beboerdemokrati Regnskabsmøder, udarbejdelse af udkast og endelig dagsorden samt bilag Administrativ timepris Fx udarbejdelse af regnskaber, f.eks. beboerhuse, rådighedsbeløb mv. pr. gang. De enkelte afdelinger kan også vælge selv at udarbejde regnskaberne og benytte det regneark som findes på www.bosj.dk. Timepris Kabel TV og Antenneadministration. I tilfælde hvor administrationen af de valgte antennepakker ligger hos boligselskabet, beregnes timepris Konsulent timepris Ydelser fra Byg & Anlæg Deltagelse i relevante møder (afdelingsmøder, grundejerforeningsmøder mv.) Juridiske ydelser Erhvervslejekontrakter Ydelser fra kommunikation Administration af vaskeri pr. vaskeri med adsl forbindelse Administration af vaskeri pr. vaskeri med modem forbindelse 17.500,00 kr. 110,00 kr. 280,00 kr. 120,00 kr. 3% af udgiften 1,00 kr. 1,50 kr. 3,00 kr. 308,00 kr. 616,00 kr. 373,00 kr. 373,00 kr. 585,00 kr. 55,00 kr. 260,00 kr. 424,00 kr. 1.200,00 kr. 585,00 kr. 585,00 kr. 780,00 kr. 1.300,00 kr. 5.000,00 kr. 11 fortsættes...
Takster 2013 Afdelingsrelateret - betales af afdelingen fortsat... Byggesagshonorar Byg & Anlæg beregner byggesagshonorar ved nybyggeri, renovering og særligt omfattende og komplicerede vedligeholdelsesopgaver. Ved særligt komplicerede eller tidskrævende sager kan der faktureres timepris i tillæg til byggesagshonoraret. Byggessaghonorar af mindre omfattende byggesager (anlægssum indtil 5,0 mio. kr.) Honoreres efter medgået tid med en timepris à 780,00 kr. dog minimum 2,5 %. Byggesagshonorar af større byggesager i procent af anlægssummen: Honorar indtil 5,0 mio. kr. 2,5 % Honorar 5,0-30,0 mio. kr. 2,0 % Honorar indtil 30,0-80,0 mio. kr. 1,5 % Honorar af beløb over 80,0 mio. kr. 1,3 % Følgende aktiviteter er dækket af byggesagshonoraret: a. Udarbejdelse af byggesagsbudget herunder huslejekonsekvens i samarbejde med afdelingen. b. Styring af byggesagsøkonomien under hele byggesagsforløbet inklusiv løbende budgetopfølgning. c. Sikring af optimal finansiering i byggeperioden (byggelån/kredit) indtil endelig finansiering hjemtages (realkreditlån). d. Udarbejdelse af endeligt byggeregnskab for byggesagen, som evt. påtegnes af selskabets statsautoriserede revisor. Byggeforretningsførelse Byg & Anlæg beregner honorar ved aktiviteter, som kan henføres til en byggesag. Honoraret beregnes efter medgået tid med en timepris Områdekontor m.v. Områdekontor, indkøbsaftaler, udviklingskonsulent og boligsocialt arbejde Eksterne beboere Ejerforeninger, gårdlaug mv. for udarbejdelse af regnskab og budget Tilretning af drifts- og vedligeholdelseplaner efter medgået tid 780,00 kr. 932,00 kr. 17.500,00 kr. 780,00 kr. Timeafregning foretages for minimum ½ time. Der tages forbehold for trykfejl. Åbent døgnet rundt på www.bosj.dk 12