F ORELØBIG BUSINESS CASE F OR PROJEKT VEDR. SAGER P Å TVÆRS AF IT - LØSNINGER O G ORGANISATORISKE S K E L 1. Ledelsesresumé Der anvendes i dag mange ressourcer på at integrere forskellige it-løsninger og på vedligeholdelse af oplysninger flere forskellige steder i de kommunale it-systemer. Derfor ligger der et stort uudnyttet potentiale i at sikre bedre systemintegration, som dels kan betyde mere effektive arbejdsgange på tværs af systemer men også betyde færre udgifter til integrationer på sigt. Implementering af de fællesoffentlige standarder for sag og dokument er en af forudsætningerne for at løfte intentionerne om at få sammenhængende, effektiv og omkostningsbevidst it-understøttelse i kommunerne. Formålet med projektet er at støtte op omkring anvendelsen af Sag og Dokument standarderne i kommunerne. Sag og dokumentstandarderne er udviklet fællesoffentlige med det formål at lette integration mellem fagsystemer og esdh-systemer og har været officielt vedtagne siden 2009. Den 2. juli 2012 Jnr 01.02.08 Ø90 Sagsid 000239606 Ref NSS lpj@kl.dk Dir 3370 3594 / 24786165 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/6 Nærværende projekt er et analyseprojekt, der skal belyse udfordringer og fordele ved integrationer på tværs af systemer. Projektet vil basere sig på allerede indhentede erfaringer med implementeringer og vil derfor også have karakter af afprøvning af allerede udviklede komponenter via proof of concept. Nærværende dokument er en foreløbig business case, der angiver de typer af kvalitative gevinster, der er forbundet med projektet. Det er pt. ikke mu-
ligt at estimere konkrete kvantitative gevinster - dette vil business casen blive udbygget med i løbet af sommeren 2013. Gevinster forbundet med projektet Integration på tværs af it-løsninger vil medføre en række gevinster, herunder: billigere integrationer imellem it-systemer med sags- og dokumenthåndtering, som følge af en højere grad af standardisering af data udvekslingen. tidsbesparelser fordi manuelle arbejdsgange forbundet med at opdatere og registrere sager og dokumenter i forskellige fagsystemer minimeres og erstattes med automatiseringer Projektet gennemføres som et afprøvningsprojekt med en række kommuner. På baggrund af afprøvningerne forventes det, at gevinsterne kan konkretiseres og kvantificeres. Afprøvningerne af integrationskoncepter forventes gennemført medio 2. kvartal 2013, hvorefter der kan udarbejdes en afrapportering indeholdende konkrete gevinster og udgifter. 2. Løsningsbeskrivelse Den specificerede løsning til integration mellem systemer omhandler anvendelsen af OIO-standarderne for Klassifikation, Organisation, Sag og Dokument. Dertil kommer udveksling baseret på hændelsesbeskeder til at skabe bedre sammenhæng og skabe fundamentet for automatisering på Sag og Dokumentområdet. Formålet med den specificerede løsning er: at lette integration mellem kommunale it-systemer og dermed gøre integrationer billigere at muliggøre automatisering af administrative procedurer ved at undgå, at kæden mellem forskellige it-systemer bliver brudt pga. manglende integrationer at binde kommunale arbejdsgange sammen på tværs af de forskellige it-systemer med elementer af Sag og Dokumenthåndtering. Eksempler på områder, hvor den specificerede løsning kan finde anvendelse er: Automatisk journalisering af dokument fra selvbetjeningsløsning i esdh- og fagsystem. Automatisk journalisering af dokument fra fagsystem i esdh-system. 2
Automatisk opdatering af organisationsoplysninger på tværs af systemer ved fx ansættelser. Tømning af virksomhedspostkasse/digital post og fordeling af post. Fase 1 af projektet har indebåret et analyse- og metodeudviklingsarbejde omkring anvendelsen af OIO-standarderne og hændelsesbeskeder som redskab til at opnå sammenhæng og automatiseringer mellem eksisterende og kommende it-systemer i kommunerne. Arbejdet har kørt i en arbejdsgruppe nedsat af Kommunernes It-Arkitekturråd. Den igangværende Fase 2 indebærer en teknisk og forretningsmæssig afprøvning af det specificerede koncept. Fase 3 vil være udbredelse af konceptet i kommunerne. 3. Konsekvenser Kommunerne står i dag overfor en række udfordringer: ESDH har ikke givet de ønskede gevinster i form af at lette de administrative procedurer. Integrationer mellem kommunernes utallige forskellige it-systemer findes. Men o de er ikke standardiserede, hvilket ofte betyder, at et nyt system er lig med nye omkostninger til integrationer. o Integrationer er dyre. En enkelt integration mellem to itsystemer koster typisk omkring 2-300.000 kr. Den kan dog være både væsentligt mere og væsentligt mindre for den konkrete integration. o der er som konsekvens af de første to punkter mange områder i kommunerne, hvor der ikke er udarbejdet integrationer imellem it-systemerne. Manglende integrationer er en hæmsko for muligheden for at automatisere de kommunale arbejdsgange og betyder dermed udgifter til manuelle arbejdsgange, der overflytter dokumenter og sager fra ét system til et andet Konsekvensen ved ikke at prøve nye tilgange til de kendte udfordringer er, at status quo opretholdes, og det vil være svært at arbejde bredt med automatisering af administrative procedurer på tværs af de eksisterende itsystemer. 3
Konsekvensen ved at anvende erfaringerne for projektet vil være, at kommunerne på sigt kan lette integrationer på tværs af systemer og dermed sikre mere smidige arbejdsgange og lavere udgifter til fremtidige integrationer. 3.1 Omkostninger Idet projektet har karakter af et afprøvningsprojekt kan der endnu ikke konkretiseres omkostninger. Imidlertid kan der peges på følgende udgifter, som kommunerne kan forvente vil være del af projektgennemførelse. Projektrelaterede udgifter: Udgifter til gennemførelse af afprøvningsforsøg som del af analyseprojektet. Udgifter i relation til kommunens integrationer i dag Udgifter til manuelle arbejdsgange forbundet med overførelse af data fra ét system til et andet system, som følge af manglede integrationer Udgifter til nye integrationer mellem to konkrete systemer typisk i forbindelse med et udbud, eller som følge af et konkret behov Driftsudgifter til dataudveksling dette kan ikke nærmere defineres men afhænger af den konkrete integration i kommunen. 3.2 Potentiale Arbejdet har indtil nu været analytisk metodearbejde, og projektet kan ikke fastlægge konkrete tal i forhold til gevinster, før der er indledt dialog med leverandører og de kommuner, der skal deltage i pilotprojekter. Der vurderes dog at være betydelige potentialer forbundet med projektet. Potentialerne falder indenfor følgende områder: - Besparelser på arbejdstid efter implementering i form af automatisering af administrative procedurer, der i dag er manuelle. Billigere integrationer mellem løsninger - Højere kvalitet i udførelsen af de administrative procedurer qua automatisering. - Kortere sagsbehandlingstid for borgere qua automatisering - Bedre mulighed for at styre på de administrative procedurer vha. opsamling af data fra automatiserede processer. 3.3 Tidsplan Den foreløbige og overordnede tidsplan for projektet er: - Forår 2012: Udarbejdelse af specifikation/analyse og metodearbejde 4
- Efterår 2012: Afprøvning af løsning i dialog med kommuner og marked. - Sommer 2013: Udarbejdelse af business case samt implementering i pilotkommuner - Efterår 2013 og frem: Udrulning af løsninger i kommunerne 3.3 Risici Projektet har følgende risici: - Der er en risiko for, at ikke alle kommuner har de rette kompetencer til at påtage sig den type af projekter. o Projektet fokuserer på at få leverandørerne på markedet til at tage konceptet til sig, så der vil være mulighed for kommunerne for at købe konsulentbistand til opgaven. - Manglende opbakning fra leverandørerne. Projektet er afhængigt af, at leverandørerne deltager. o Dialog med leverandørerne er en prioriteret indsats. - Manglende vedligehold af OIO Sag og Dokument. Standarderne er vigtige for projektet, og hvis der ikke etableres en organisering omkring udvikling og vedligehold, er der en risiko for, at standardernes anvendelse og udbredelse standses. o Pt. under afklaring med Digitaliseringsstyrelsen. 4. Implementering og opfølgning I øjeblikket er projektet i gang med at afprøve konceptet for integration ved hjælp af Sag og Dokument og beskedfordeling (også kaldet MOX) i en kørende afprøvning i Odense med flere på vej i andre kommuner. Afprøvningerne vil udmønte sig i en række konkrete tekniske og forretningsmæssige vejledninger i, hvordan konceptet kan tages i anvendelse. Fra afprøvningerne vil der også foreligge nogle beregningseksempler på, hvad potentialet er på de afprøvede områder. Resultatet af afprøvningerne og vejledningerne vil blive forelagt Kommunernes It-Arkitekturråd med henblik på anbefalinger om videre implementering. KL s primære rolle i forbindelse med afprøvningerne består i at udarbejde vejledninger, anbefalinger og eksempler på integrationer samt bistå med implementeringen i kommunerne, der deltager i projektet. Eksemplerne fra de igangværende afprøvninger vil fx give god inspiration til, hvor kommunerne kan starte med at høste gevinster. 5
Implementering i øvrige kommuner Det vil være op til kommunerne selv at tage konceptet i brug. I praksis vil det betyde, at kommunerne i samarbejde med deres leverandører skal analysere forretningsområder med potentiale for automatisering af manuelle administrative procedurer og dermed positiv business case. KL bistår med udarbejdelse og udbredelse af viden om de koncepter, der er udarbejdet af kommuner og leverandører i forbindelse med arbejdet. Når et koncept, som fx automatisk tømning og fordeling af indhold fra virksomhedspostkassen, er udarbejdet i én kommune, vil det med stor sandsynlighed have relevans for de øvrige kommuner. Derfor vil en vigtig indsats for KL være at udbrede kendskab og erfaringer fra andre kommuner. Yderligere information om projektet kan indhentes hos projektleder Nikolaj Skovmann Malkov, NSS@kl.dk. 6