Notat Til: Styreforms- og Strukturudvalget Den 11. december 2012 Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Til grund for udvalgets arbejde om byrådsmedlems arbejdsvilkår er indtil videre indgået følgende: - Spørgeskemaundersøgelse i byrådet - Kvalitative interviews med byrådsmedlem om arbejdsvilkår Undersøgelsens resultater er nære beskrevet i vedlagte bilag. Styreforms- og Strukturudvalget har af flere omgange drøftet byrådsmedlems arbejdsvilkår. Udvalget har haft særlig fokus på 1) den administrative betjening af det politiske niveau m.v. og på 2) samspillet mellem forvaltningen og det politiske niveau, herunder politikerrollen, den politiske proces m.v. Begge emner er adresseret i spørgeskemaet og i de efterfølgende interviews. Sideløbende har Deloitte gennemført en analyse af Aarhus Kommunes struktur. I den forbindelse har Deloitte gennemført en række interviews med repræsentanter for det politiske niveau for at kunne få afdækket problemstilling omkring beslutningstagning fra top til bund i styringskæden. Der er en tæt sammenhæng mellem denne proces og udvalgets drøftelser om samspillet mellem forvaltningen og det politiske niveau (punkt 2 ovenfor). Borgmesterens Afdeling Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnum M0/2009/02865 Sagsbehandler Frederik Gammelgaard Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 2269 Telefax 8940 2121 E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte fg@aarhus.dk De følgende forslag koncentrerer sig derfor om den administrative betjening af det politiske niveau m.v. (punkt 1 ovenfor). For så vidt angår adressering af de øvrige temaer om samspillet mellem forvaltningen og det politiske niveau henvises til Deloittes kortlægning af kommunens styrings- og samarbejdskultur. Det gælder også spørgsmålet om mulighederne for at etablere et uafhængigt byrådssekretariat direkte under byrådet. Det fremgår herom (resumeet, side 7), at Det er Deloittes vurdering, at Byrådsservice Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår
fortsat bør være en del af linjeorganisationen. Kortlægningen giver ikke grundlag for, at vi kan vurdere, om opfattelsen hos nogle byrådsmedlem af svækket legitimitet er berettiget, men vi finder, at evt. problemstillinger i den henseende bør søges drøftet og afklaret inden for de nuværende organisatoriske ram. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 2 af 12
Den administrative betjening af det politiske niveau m.v. I det følgende opstilles konkrete forslag om den administrative betjening m.v. Forslagene tilsigter at skabe bedre rum og plads for varetagelse af byrådshvervet. Forslagene er inddelt i følgende emner: Bedre administrativ betjening af det politiske niveau Arbejdsbyrden Vederlæggelse Kompetenceudvikling Bedre administrativ betjening af det politiske niveau 1. Kontorfaciliteter på rådhuset Forbedrede kontorfaciliteter på rådhuset Kontorfaciliteterne på rådhuset kan forbedres, således at hver partigruppe får eget lokale efter følgende principper: Hver partigruppe får eget lokale til gruppen samt gruppens sekretærer. Grupper på 6 medlem og derover får to lokaler. Derudover etableres derudover et fællesrum/mødelokale med adgang til TV m.v. Forslaget kan ikke afholdes inden for eksisterende økonomiske ram. Med otte partigruppe, hvoraf to partigrupper har 6 medlem eller derover, vil det indebære 7 fag e end i dag, svarende til udgifter til lokaleleje på 0,4 mio. kr. samt udgifter til pc ere, kontorhold m.v. i alt: 0,5 mio. kr. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 3 af 12
2. Sekretærordning Eksisterende ordning: Partigruppen/medlemmet har ansvaret for ansættelse af egne sekretærer. Sekretærer aflønnes efter de gældende takster for studerende. Hver partigruppe kan ansætte en person i 20 måned, og hvert byrådsmedlem kan ansætte en person 5 måned. Tine kan puljes og fordeles i gruppen. Stillinger kan besættes ved job-opslag. Partigruppen/medlemmet har arbejdsgiveransvaret i forhold til de pågældende. Aarhus Kommune udarbejder ansættelsesbrev, forestår lønudbetalinger og tegner behørige forsikringer m.v. Sekretærer har adgang til dele af kommunens IT-syste, herunder Outlook, DAOS m.v. Sekretærer kan få adgang til byrådsmedlemmets mail, kalender m.v., i det omfang det enkelte byrådsmedlem giver adgang hertil. Sekretærer kan benyttes byrådsmedlemnes kontorfaciliteter på rådhuset. Nugældende ordning indebærer udgifter på 0,6 mio. kr. Forslag til ny ordning: Den gældende ordning, hvorefter partigrupperne har egen sekretærbistand kan udvides. Der kan eksempelvis opstilles følgende modeller: Model 1-5: Studenterhjælpere Ti Nuværen- Model 1: Model Model Model Model måned de ord- 20 2: 3: 4: 5: fordelt på ning: 10 ti- 50 50 O ti- parti- 20 gruppe grupper- gruppe 10 gruppe ne an- med- 15 grup- grup- grup- tal medl i 5 lem pe 5 pe pe parantes medlem 10 30 med- lem med- lem med- med- lem lem A (14) 90 160 ti- 220 120 190 420 F (5) 45 70 85 ti- 75 100 150 Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 4 af 12
V (5) 45 70 85 ti- 75 100 150 C (3) 35 50 55 ti- 65 80 90 O (2) 30 40 40 ti- 60 70 60 B (1) 25 30 25 ti- 55 60 30 Ø (1) 25 30 25 ti- 55 60 30 Lønudgif- 0,6 mio. 1,0 mio. 1,1 1,1 1,4 2,0 ter kr. kr. mio. mio. mio. mio. kr. kr. kr. kr. Model 6: Administrativ sekretærbistand: En halvtids administrativ sekretær (HK er) byrådsmedlem vil indeholde udgifter på 6 mio. kr. (til 25 medlem) inkl. lokale på rådhuset, IT m.v. Det er en forudsætning, at vedkommende kan betjene flere medlem. Model 7: Akademisk bistand: En kvarttids akademisk medarbejder (DJØF er) byrådsmedlem vil indeholde udgifter på 4 mio. kr. (til 25 medlem) inkl. lokaler, IT m.v. Det er en forudsætning, at vedkommende kan betjene flere medlem. Model 8: Udlån af medarbejdere til Byrådsservice fra andre dele af Borgmesterens Afdeling Det er foreslået, at der internt i Borgmesterens Afdeling i en afgrænset tidsperiode i forbindelse med budgetlægningen udlånes økonomiske medarbejdere fra Økonomisk Afdeling til Byrådsservice. Spørgsmålet bør ses i sammenhæng med Deloittes rapport om forholdet mellem det politiske og administrative niveau, og det bør overvejes, om en løsning med udlån af medarbejdere i en afgrænset tidsperiode og i øvrigt inden for samme afdeling reelt imødekom ønsket om uvildig rådgivning i forhold til byrådsmedlem. Forslagene udover model 8 kan ikke afholdes inden for eksisterende økonomiske ram. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 5 af 12
3. Digital understøttelse Der fremsendes i foråret 2013 efter drøftelse i byrådets IT-udvalg indstilling til byrådet om ramne for digital understøttelse af byrådshvervet i næste valgperiode. 4. Introduktion af nye byrådsmedlem. Introduktionen af nye byrådsmedlem skal i samarbejde med magistraten og forvaltningerne gentænkes både med hensyn til indhold, periode m.v. Forslaget kan afholdes inden for eksisterende økonomiske ram. Der fremsendes i 2013 i sammenhæng med ovenstående indstilling til byrådet oplæg om introduktionen af nye byrådsmedlem. 5. Lettere indgang til forvaltningerne Der etableres fast kontaktperson i sekretariaterne. Forslaget har ikke økonomiske konsekvenser. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 6 af 12
Arbejdsbyrde 6. Råd og nævn m.v., som byrådet udpeger eller indstiller medlem til Som bilag er vedlagt fortegnelse over råd og nævn m.v., som byrådet udpeger eller indstiller medlem til. Råd og nævn nedsat i henhold lovgivningen Der er i medfør af lovgivningen nedsat en række råd og nævn, som har varierende opgaver og ansvar. Det er endvidere forskelligt fra organ til organ, hvem og hvor mange byrådet kan/skal udpege, ligesom det varierer, om der skal sidde byrådsmedlem, eller om der (tillige) kan udpeges andre end byrådsmedlem. Som eksempler på råd og nævn kan nævnes Udvalget vedr. Børn- og Unge (tvangsforanstaltninger m.v.), Folkeoplysningsudvalget, Den kommunale valgbestyrelse, Bevillingsnævnet, Huslejenævn, Grundlisteudvalg, Handicaprådet m.v. Der henvises til vedlagte oversigt, punkt I. Der er ikke i medfør af lovgivningen pligt til at udpege byrådsmedlem til de pågældende organer, hvorfor byrådets repræsentation i de respektive organer kan ændres ved byrådsbeslutning (og ved tilpasning af vedtægter). Det bemærkes, at byrådets repræsentation i Folkeoplysningsudvalget (p.t. 6 medlem) og Handicaprådet (p.t. 5 medlem) kan ændres ved byrådsbeslutning. I Handicaprådet skal minimum et medlem være fra byrådet. Udvalg m.v. nedsat ved særlig byrådsbeslutning, herunder styregrupper Efter kommunestyrelsesloven 17, stk. 4, kan byrådet nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for Byrådet, magistraten eller borgmesteren/en rådmand. Byrådet bestem de særlige udvalgs sammensætning og fastsætter regler for deres virksomhed. Principperne for de faste udvalgs virke finder i øvrigt anvendelse på de særligt nedsatte udvalg. Opgaven for de særlige udvalg er at virke som rådgivende organ for byrådet, magistraten eller borgmesteren, henholdsvis pågældende rådmand. Byrådet kan således ikke ved nedsættelse af særlige udvalg gøre indskrænkning i den kompetence, der er tillagt magistraten og de enkelte rådmænd. Byrådet er frit stillet med Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 7 af 12
hensyn til de særlige udvalgs sammensætning, og der kan således indvælges såvel byrådsmedlem som andre. Byrådet har (igennem tiden) nedsat en række meget forskelligartede udvalg samt råd/nævn, hvis formelle status er at være 17, stk. 4- udvalg. Der henvises til vedlagte oversigt, punkt II. Der er ikke i medfør af lovgivningen pligt til at udpege byrådsmedlem til de pågældende organer, hvorfor byrådets repræsentation i de respektive organer kan ændres ved byrådsbeslutning. Bestyrelser m.v. i selvstændige juridiske enheder nedsat som følge af byrådsbeslutning Byrådet udpeger i medfør af byrådsbeslutninger medlem til bestyrelser i selvstændige juridiske enheder, som byrådet har medvirket til at etablere. De pågældende organer har varierende opgaver og ansvar. Det er endvidere forskelligt fra organ til organ, hvem og hvor mange byrådet kan/skal udpege, ligesom det varierer, om der skal sidde byrådsmedlem, eller om der (tillige) kan udpeges andre end byrådsmedlem. Som eksempler på bestyrelser omfattet heraf kan nævnes Aarhus Lufthavn A/S, Aarhus Letbane I/S og Aarhus Festuge. Der er ikke i medfør af lovgivningen pligt til at udpege byrådsmedlem til de pågældende organer, hvorfor byrådets repræsentation i de respektive organer kan ændres ved byrådsbeslutning (og ved tilpasning af vedtægter). Øvrige råd og nævn, hvor byrådet er anmodet om at udpege medlem Byrådet udpeger derudover medlem til en række forskellige råd og nævn inden for særligt kultur-, uddannelses- og socialområdet. De pågældende organer har varierende opgaver og ansvar. Byrådet kan typisk vælge mellem at udpege byrådsmedlem og andre end byrådsmedlem. Der henvises i øvrigt til vedlagte oversigt, punkt III-XII. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 8 af 12
7. Bedre beslutningsgrundlag Læsevenlige byrådsindstillinger Byrådet besluttede i 2012 som led i overgangen til papirløse møder, at byrådsindstillinger skal være e læsevenlige, herunder at indstillinger skal være kortere og e forståelige. Indsatsen evalueres i 2013. De faste udvalg inddrages i evalueringen i forhold til de respektive forvaltninger. På baggrund af evalueringen vurderer byrådet behovet for yderligere/opfølgende initiativer. Forslaget forudsættes at kunne afholdes inden for eksisterende økonomiske ram. 8. Mødetidspunkter Andre mødetidspunkter Spørgsmålet om mødetidspunkter som middel til at forbedre byrådets arbejdsvilkår er ikke selvstændig kortlagt i undersøgelserne. Tidligere ad hoc-udvalg har drøftet spørgsmålet, og vurderingerne af, hvad der er optimalt er i høj grad subjektive og afhængig af bl.a. erhvervsmæssig funktion, civil status, børn etc. Det betyder også, at ønskerne om møde mødetidspunkter typisk spænder fra morgenmøder, eftermiddagsmøder, tidlige aftenmøder til sene aftenmøder. For at tilgodese flest muligt, søges møderne om muligt placeret om eftermiddagen i forlængelse af almindelig arbejdstid. Møder under byrådsmøderne (i spisepausen) søges undgået, men skal holdes op mod, at det i praksis kan være vanskeligt at finde andre og bedre egnede tidspunkter inden for typisk korte tidshorisonter. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 9 af 12
Vederlæggelse Byrådsmedlemnes oplevelse af deres arbejdssituation peger i retning af en stor og stigende arbejdsbyrde samt relativt ringe økonomiske vilkår som lokalpolitiker. 9. Ændret vederlæggelse af formænd og medlem i faste udvalg A. Medlem af faste udvalg: Regelgrundlag Summen af de årlige udvalgsvederlag, der kan ydes for medlemskab af faste udvalg samt medlem af Udvalget for børn og unge (tvangsforanstaltninger m.v.) udgør 180 % af borgmesterens vederlag. Eksisterende praksis Rammen for udvalgsvederlag er p.t. fordelt mellem medlemne af Teknisk udvalg og Børn og Unge-udvalget på den ene side og de øvrige faste udvalg samt af Udvalget for børn og unge (tvangsforanstaltninger m.v.) på den anden side efter forholdstallene 100 og 66 2/3. Forslag til ændret praksis Fordelingen kan under hensyn til en vurdering af omfanget af opgaver og mødehyppighed ændres således, at rammen for udvalgsvederlag fordeles mellem medlemne af Teknisk udvalg og Udvalget for børn og unge (tvangsforanstaltninger m.v.) på den ene side og de øvrige faste udvalg på den anden side efter forholdstalene 100 og 66 2/3. B. Formænd for faste udvalg: Regelgrundlag: Vederlaget til den enkelte formand for de faste udvalg er i lovgivningen maksiet til 10 % borgmesterens vederlag, mens vederlaget til formanden for Udvalget for børn og unge (tvangsforanstaltninger m.v.) kan udgøre op til 20 % af borgmesterens vederlag. Bestemmelser om vederlag til formænd for faste udvalg skal fastsættes i styrelsesvedtægten. Eksisterende praksis Formanden for Teknisk Udvalg og formanden for Børn- og Ungeudvalget modtager p.t. et vederlag på 10 % af borgmesterens vederlag, mens de øvrige formænd for faste udvalg samt formanden for Udvalget for børn og unge (tvangsforanstaltninger m.v.) modtager et vederlag svarende til 6 2/3 % af borgmesterens vederlag. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 10 af 12
Forslag til ændret praksis Efter samme principper som ovenfor anført kan vederlag til formænd ændres således, at formanden for Teknisk Udvalg og formanden for Udvalget for børn og unge (tvangsforanstaltninger m.v.) modtager et vederlag på 10 % af borgmesterens vederlag, mens de øvrige formænd for faste udvalg modtager et vederlag svarende til 6 2/3 % af borgmesterens vederlag. Forslaget har ikke økonomiske konsekvenser, idet antallet af formænd med højt vederlag er det samme, og idet summen af medlemsvederlag er konstant. Forslaget forudsætter en ændring i kommunens styrelsesvedtægt, som skal vedtages af byrådet og godkendes i Økonomi- og Indenrigsministeriet. Kan vedtages med virkning fra 1.1.2014. FORMÆND MEDLEMMER Formand i dag Formand forslag Medlem i dag Medlem Forslag, hvor B&U 9 medlem Medlem Forslag, hvor B&U 7 medlem Økonomiudvalget 55.063 55.063 28.590 30.653 31.972 Socialudvalget 55.063 55.063 28.590 30.653 31.972 Beskæftigelsesudvalget 55.063 55.063 28.590 30.653 31.972 Teknisk Udvalg 82.594 82.594 42.885 45.980 47.957 Sundhed og Omsorg 55.063 55.063 28.590 30.653 31.972 Kulturudvalget 55.063 55.063 28.590 30.653 31.972 Børn og Unge 82.594 55.063 42.885 30.653 31.972 Børn og Unge (tvangsforanstaltninger m.v.) 55.063 82.594 28.590 45.980 47.957 Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 11 af 12
Kompetenceudvikling 10. Strategi for kompetenceudvikling Der udarbejdes en strategi for kompetenceudvikling, der bygger på kurser, der imødekom det enkelte medlems behov inden for f.eks. følgende emner: Kommunikation og presse Juridiske forhold om byrådshvervet, herunder også byrådsmedlems rettigheder (retten til frihed fra arbejde, tabt arbejdsfortjeneste m.v.) Kommunens økonomi (regnskab og budget) Læse effektivt-kurser Forslaget forudsættes at kunne afholdes inden for eksisterende økonomiske ram. Forslag vedr. forbedring af byrådets arbejdsvilkår Side 12 af 12