Baggrund og organisation Formål og strategier Implementeringsoversigt Opbygning og indhold i systemet DWH Rapportering og brugergrænseflade Master data management Opmærksomhedspunkter i udviklingsprocessen 1
Baggrund: Afdeling dannet ved fusion i 2006 (skoler, dag- og fritidstilbud, sundhed mm.), største magistratsafdeling i kommunen Dækker forvaltningsområdet 0-18 år Ca. 15.000 ansatte, omkring 50.000 børn og unge Ny organisationsstruktur i 2006-7 Områdeopdelt organisation Sammenlægning af dagtilbud Enstrengede fritidstilbud (SFO, Fritids- og Ungdomsskole) Ny virksomhedsmodel og nye ledelsesredskaber Kvalitetsrapporter og udviklingsplaner 2
3
Områdechef Sundhedsplejeleder Dagtilbudsleder TEAM-leder PPR Skoleledere Fritids- og ungdomsskoleledere Sundhedsplejeenhed Pædagogisk Leder, institutioner Pædagogisk Leder, dagplejer PPR-enhed Administrativ leder Pædagogisk Leder SFO-Leder 0.-4. kl. Klubleder Afd. For ungdomsskoleaktivivteter Laveste ledelsesniveau for rapportering Kantineleder Rengøringsleder Teknisk serviceleder Fritidspædagogisk leder Evt. Afdelingsleder Legepladsleder Evt. Afdelingsleder 4
3 strategier/udfordringer i informationsarbejdet Dataforbedring (15.000 ansatte, 50.000 børn og unge, 4 mia. kr., multiple fagsystemer) Ledelsesredskab (ca. 850 ledere) Informationssystem (ca. 2.400 potentielle brugere) 5
Krav til løsningen: LEDELSESREDSKAB: LIS skal understøtte den decentrale ledelsesopgave og tilvejebringe de informationer som en leder har brug for i sin dagligdag LIS åbner for en udvidet decentral adgang til ledelsesinformation på de relevante informationsområder. INFORMATIONSSYSTEM: LIS skal give en nem og smidig tilvejebringelse af informationer af høj kvalitet, herunder sikring af korrekt håndtering af organisationens stamdata. LIS skal bidrage til lettelse i administrative funktioner og i forhold til forespørgsler (afbureaukratisering). LIS skal bidrage til at man decentralt får en større viden omkring systemerne og informationsmulighederne DATAFORBEDRING: LIS skal medvirke til at sikre at statistikker og stamdata i Børn og Unge er valide og bygger på fælles/kendte definitioner. LIS skal medvirke til at man decentralt får større indflydelse og nemmere adgang til at få korrigeret sine stamdata. LIS vil give en udvidet mulighed for at tjekke data på mange områder. 6
Indsatsområder: Foranalyse Beslutning LIS udviklingsfase, Datavarehus Design af masterdatahåndtering Design af sikkerhedsløsning Design af overordnet rapportering Implementering af LIS, test Masterdata oprydning Driftssætning af LIS - centralt Juni 2008 2009 Juli Aug Sept Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Juni Evaluering og tilretning Driftssætning af LIS - decentralt 7
8
Fødesystemer DWH Datamart Rapportering Niveauer KMD Institution KMD Elev KMD Opus WIN PPR Sociale systemer KMD Fraværssytem Caretaker Manuelle Indberetninger Pladstal klubber Elevtal skoler Pladser SFO Pladser dagtilbud Forbrugsdata, øvrig drift Forbrugsdata, løn Budgetdata Medarbejderoplysninger Data vedr. specialområderne Data vedr. Sundhed og trivsel Sociale underretninger Sygefraværsdata Bygningsoplysninger Data vedr. Kvalitetsrapporterne mv. Brugertilfredshed APV og trivselsundersøgelser Økonomiske Nøgletal Deskriptive informationer Nøgletal Vedrørende organisation Effektindikatorer HR dele Effektmål i budgettet Kvalitetsrapporter Ressourcer (R) Organisation (O) Ydelser (Y) Effekt (E) Særlige indsatsområder Øvrige statistikker/opslag Ydelsesinformation Brugerundersøgelser Rådmand/- Direktion Forvaltningschef Områdechef Institutionsledere Videnscentre Administrationen Fælleskommunalt LIS TM Sund/Tand Sundhedsdata
Indhold i Ledelsesinformationssystemet: Fase 1, okt 08-jun 09: 90 nøgletal Fokus på Demografi (pladser og elever) Sygefravær og løn/økonomi Brugertilfredshed, APV, Trivsel (2 sidstnævnte i efteråret 2009) Elevfravær Øvrige nøgletal fra kvalitetsrapporter (udviklingsområde) Stamdata-moduler (vedligeholdelse!!!) Fase 2, aug 09-primo 10: +200 nøgletal, prioritering i forhold til styringsbehovet, udfordring!! Fokus på: Brugerrettede visninger Integration i årshjulet (proces) Prognosticering Brændende platforme 10
Rapportering og brugergrænseflade: Rapporteringsbilledet udviklet på basis af Virksomhedsmodel Organisatorisk opdelt i henhold til ledelseshierarkiet (LOS), men styres organisatorisk og historisk af internt hieararki (LISid). Forsiden viser som udgangspunkt medarbejderens organisation Forsiden viser de mest aktuelle data (data ajourføres som udgangspunkt i batchen hver d. 3. og 17. i måneden) Detailrapporter for samtlige nøgletal (GIS, grafik, drill-down, perioder, sortering) 11
12
13
Masterdata-management, før LIS KLP Løn Masterdata KMD BØPAS Institution Andre systemer Budda 14
Masterdata-management, løsning DWH Repository Fødesystemer KMD Opus KMD elev KMD Institution Andre systemer Fast masterdatastruktur som opfylder organisationens forretningslogik, såvel til Ledelsesinformation som til øvrige formål 15
Masterdata-management i LIS Stamdata kan udsøges på samtlige enheder i BU og vises for alle de systemer som LIS trækker på Procedure for stamdatavedligeholdelse i BU Stamdata-helpdesk Single Point of Entry 16
Masterdata-management i LIS 17
Opmærksomhedspunkter i forhold til LIS-udvikling: Masterdata management herunder processer samt systemets behandling af historik skal tænkes ind fra start i processen. Tænk datamart-niveauet igennem, undgå lave gærder. Det koster tid at reparere. Brug meget tid på tjek af validitet. Undervurder ikke produktionsprocessen. Ting går galt. Sæt fornøden tid og ressourcer af til dokumentation, såvel i systemøjemed (designmanualer, løbende dokumentation af kode, jobs mv.) og i rapporteringen (forklaringer, hjælp mm.). Opbyg egne kompetencer! 18