Spørgsmål og svar til udbud på psykologisk rådgivning og krisehjælp, TED-nr. 2017/S 125-255498 Dato for offentliggørelse: 10.07.2017 Nummer Spørgsmål Svar 1 I materialet står der, at man godt må tilbyde e-booking. Vores service er netop baseret på, at man nemt og uden at skulle sidde i telefonkø, skal kunne booke en tid online. Jeg kan dog være i tvivl ud fra materialet, hvorvidt I vil acceptere, at vi som leverandør starter ud med en online bookingportal? Vi har mulighed for at tilbyde en call center funktion, hvilket vi uanset vil tilbyde i forhold til det akutte, men vi mener, at vi kan lave bedre visiteringer og bedre service, ved at tilbyde online booking. Udgangspunktet er, at der rekvireres via callcenter; det accepteres, at der sideløbende tilbydes online-booking, men online-booking kan ikke erstatte muligheden for at rekvirere telefonisk via callcenteret. 2 I beder også om referencer. Selskabet ejes og ledes af x. Vores kommende kunder onboardes først i løbet af Q4 2017 og Q1 2018, så vi kan desværre ikke opgive egentlige kundereferencer på nuværende tidspunkt. Så mit spørgsmål er, hvorvidt I vil tage et tilbud fra x i betragtning? Jf. udbudslovens 140, stk. 2, skal ordregiver fastsætte egnethedskrav med henblik på at sikre, at tilbudsgivere (den juridiske enhed, der afgiver tilbud) er egnede til at udøve det pågældende erhverv og har den nødvendige, faglige formåen til at gennemføre den pågældende kontrakt. I nærværende udbud er der stillet minimumskrav om 2 sammenlignelige referencer. Det er således essentielt for ordregiver, at kommende leverandør har erfaring i at løse opgaver, som den udbudte. 1
3 4 5 Bilag nr. 5 vedrører referencer. I den forbindelse vil vi gerne forespørge om, hvorledes Ordregiver stiller sig til det faktum, at vi som Ansøger (større psykologvirksomhed) har referencerne tilknyttet til den medarbejdergruppe, der er blevet ansat hos Ansøger, inden for de seneste 12 måneder, netop med henblik op at opkvalificere os som Ansøger til at kunne varetage store aftaler om psykologisk bistand/rådgivning/samtaler samt akut krisehjælp til ansatte og medlemmer hos Kommuner og større organisationer. Dermed har vi, som Ansøger, ansat personale der har mange års erfaring som psykologer med klinisk og organisatorisk praksiserfaring såvel som administrativt personale. Herved vil Ordregiver give plads til andre og flere Ansøgervirksomheder, der opfylder øvrige kriterier - og - referencekriteriet på medarbejderniveau og på andre psykologfaglige områder. Der står på s. 8 pkt 6.2, at tilbudsgiver skal i sit tilbud oplyse egenkapital for de 2 sidste afsluttede regnskabsår - hvad menes her med sit tilbud? Hvor præcist vil I gerne have, at vi indskriver egenkapitalen? Skal vi oprette et særskilt dokument til det eller anvende et bestemt skema? Er det udelukkende de fire punkter anført i pkt 11.1 side 10, som udgør selve tilbuddet? Eller skal der oprettes et særskilt dokument, hvor vi beskriver, hvordan vi vil løfte opgaven for Kommunerne i henhold til kravspecifikationen? Ifald der ikke kan angives de krævede referencer, vil vi ikke kunne tage tilbuddet i betragtning. Jf. svar på spørgsmål 2; ifald den juridiske enhed, der byder, ikke kan anføre de krævede referencer, vil tilbuddet ikke kunne tages i betragtning. Der er ikke defineret formkrav til, hvor egenkapitalen skal anføres; tilbuddet er konditionsmæssigt såfremt oplysningen er indeholdt. Ja. Der er ikke krav om løsningsbeskrivelse. 2
6 7 8 9 10 11 12 Under bilag 5, står der at referencen skal have kommunal volumen, kan I specificere, hvad I definerer, som en minimum kommunal Volumen? Da vi har haft nogle af disse kommuner som kunder i flere år, som indgår i dette udbud, må vi anvende disse som reference i nærværende tilbudsgivning? Hvis vi fx har en kundereference, som har været kunde fra 2009 til fortsat, hvordan vil I have at vi angiver kontraktperioden? Fx 2009 til fortsat? Under omsætnings-kolonnen i bilag 5 står der, at der skal angives omsætning til dato - skal det være omsætning inden for de sidste tre år eller omsætning i hele kontraktperioden (fx 2009-fortsat)? I bilag 5 skal vi beskrive leverancen, ønsker I udover angivelse af kontraktperioden, ydelsesform psykologisk rådgivning og/eller akut krisehjælp og omfang også en nærmere beskrivelse af, hvordan vi har håndteret fx psykologisk rådgivning og akut krisehjælp for den angivne reference/kunde? Er der begrænsning for, hvor meget vi må skrive under beskrivelse for referencerne? Skal det udelukkende leveres på USB stik eller også i printet version? Jf. udbudsmaterialet, menes kunder af minimum kommunal størrelse; hermed menes kunder med organisationer af tilsvarende størrelse eller er større end en dansk kommune. Det er op til tilbudsgiver selv at afgøre, hvilke referencer, denne ønsker at angive. Således er der intet til hinder for, at kommuner omfattet nærværende udbud anvendes som referencer. Der er ikke formkrav til, hvordan det skal angives, at en kontrakt er igangværende. Eksemplet vil være tilstrækkeligt. Omsætning i kontraktperioden til dato. Nej. Nej. Jf. udbudsmaterialets pkt. 10.1, skal tilbud afleveres i ét eksemplar på USB-stick. 3
13 Den forventede årlige volumen angivet i skemaet side 5, er det udelukkende baseret på brug af autoriserede psykologer? Dato for offentliggørelse: 31.07.2017 Forventet volumen er baseret på historisk omsætning, der omfatter psykologisk rådgivning af både autoriserede og ikkeautoriserede psykologer/psykoterapeuter MPF. Fremadrettet vil al omsætning vedrøre brug af autoriserede psykologer. 14 Er der mulighed for at indgå i udbuddet om psykologisk rådgivning og krisehjælp med et konsortium eller samarbejde med andre virksomheder? Dato for offentliggørelse: 09.08.2017 Ja. Konsortiets deltagende virksomheder skal oplyses i bilag 6 hvoraf det også skal fremgå hvilken repræsentant ordregiver kan indgå aftaler med på vegne af alle konsortiedeltagere. De krav der stilles i afsnit 6.1 gælder for hver enkelt deltager mens kravene i afsnit 6.2 og 6.3 gælder samlet for et evt. konsortium. Af tilbuddet skal det blot fremgå hvilken deltager der stiller sin økonomiske og finansielle formåen (6.2) og tekniske og/eller faglige formåen (6.3) til rådighed for konsortiet. 15 16 Skal vi i forbindelse med afgivelse af tilbud fremsende udfyldte databehandleraftale? Skal vi fremsender noget eller bekræfte noget skriftligt om Odense Klausulen, når vi fremsende tilbuddet? Nej. Jf. Udkast til rammeaftale udarbejdes/udfyldes og indgås aftalen i samarbejde mellem leverandøren og den enkelte kommune i forbindelse med kontraktstart. Nej. Odenses arbejdsklausul indgår som en del af kontrakten, og accepteres ved tilbudsafgivelse. 17 Skal vi med fremsendelse af tilbuddet underskrive eller sende noget vedr. Informationssikkerhedspolitikken? Nej. Ikast-Brandes informationssikkerhedspolitik er et element i databehandleraftalen og udarbejdes/indgås jf. svar på spørgsmål 15. 4
18 Er det et krav at det er certificerede psykologer tilknyttet behandlingen/ behandlingsstedet? (er certificerede psykoterapeuter ok?) Jf. udbudsmaterialets bilag 1 Kravspecifikation, kan opfyldelse af aftalen alene ske ved anvendelse af autoriserede psykologer. 19 Er det korrekt forstået at man som potentiel leverandør selv fastsætter et tilbud og pris, eller er der en prismæssig ramme for hvad hver enkel samtale kan koste op til? Dato for offentliggørelse: 11.08.2017 Tilbudsgiver fastsætter selv sin tilbudspris på baggrund af de vilkår/krav, der er oplistet i udbudsmaterialet. Kontrakten vil, jf. udbudsmaterialets pkt. 9, blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste kontraktsum, jf. tilbudsskemaets celle M16. Der er ikke på forhånd defineret i ramme for, hvad en time/samtale må koste. 20 I bilag 2, kolonne H, ønskes oplysninger om leverandørens varenummer. Kan du uddybe, hvad der menes hermed? Dato for offentliggørelse: 15.08.2017 Med varenummer menes et nr., der entydigt identificerer timeprisen for den pågældende ydelse (hhv. timepris for psykologisk krisehjælp, timepris for psykologisk rådgivning samt pris pr. kvarter for telefoniske rådgivning). Varenummeret skal fremgå af faktura, jf. Udkast til rammeaftale, pkt. 10. 21 "Forhandlingsmødet tager udgangspunkt i leverandørens tilbud. Ordregiver vil præcisere tilbuddets styrker og svagheder, med det formål at opnå bedst mulig konkurrence blandt de aktuelle tilbudsgivere." Det forekommer uklart, hvad forhandlingsmøderne omhandler, når der står "tilbuddets styrker og svagheder" samtidigt med med at udbuddet alene har pris som udvælgelseskriterium. Kan du præcisere, hvad der påtænkes forhandlet under forhandlingsmøderne? Det er korrekt, at tildelingskriteriet er laveste pris. Forhandlingsmøderne vil bl.a. have fokus på at forhandle eventuelle forbehold væk ligesom tilbudsgiver vil blive gjort opmærksom på, hvor (på hvilke varelinjer) denne med fordel kan forbedre sit tilbud. Det understreges i forbindelse hermed, at ordregiver forbeholder sig ret til at acceptere ét af de indledende bud, jf. udbudsmaterialets pkt. 10. 5
Dato for offentliggørelse: 18.08.2017 22 23 24 Det fremgår af udkast til rammeaftalen under punkt 9, at rekvirering af psykologisk rådgivning sker fra ordregivers medarbejdere/ledere/hr til leverandøren. I tilfælde hvor rekvirering sker via ledere/hr, forventes det så, at leverandøren validerer det ansættelsesmæssige forhold på rekvirenten, og i så fald hvordan? I de tilfælde, hvor rekvirering sker via direkte medarbejderhenvendelse til leverandøren, forventes det så at leverandøren validerer ansættelsesforholdet, og i så fald hvordan? Det fremgår af udkast til rammeaftalen under punkt 19, at leverandøren ved rammeaftalens ophør, uanset årsagen hertil, er forpligtet til aktivt at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Hvilke konkrete opgaver forventes det, at leverandøren udfører i den forbindelse? Det fremgår af bilag 3 for Esbjerg Kommune under punkt 2 Kontraktligt ansvar, at leverandøren er forpligtet til at sikre, at arbejdsklausulen skrives ind kontrakten mellem alle underleverandører, der udfører arbejde efter kontrakten. Den pågældende bestemmelse er yderst relevant for udbud vedrørende entrepriser, hvor der kan være risiko for løndumping, men er atypisk indenfor området for psykologisk rådgivning. Det ønskes oplyst, hvad baggrunden for indsættelse af bestemmelsen er? Vil det være tilstrækkeligt, hvis leverandøren i stedet garanterer for underleverandørens overholdelse af arbejdsklausulen? Nej. Leverandøren er ikke forpligtiget til at validere rekvirenternes ansættelsesforhold. Igangværende forløb afsluttes i henhold til den udbudte aftale (jf. 1. led af punkt 19). Formulering vedr. leverandørens medvirken til, at opgaven overgår til tredjemand, udgår. Bestemmelsen er besluttet af Esbjerg Kommunes Byråd den 15. maj 2017 for at varetage sociale hensyn. Bestemmelsen er gælder for alle bygge/anlæg- og tjenesteydelseskontrakter. Det vil ikke være tilstrækkeligt, at leverandøren garanterer for underleverandørens overholdelse. 6
Dato for offentliggørelse: 22.08.2017 25 Til nedenstående pris som vi skal angive, må der kun anvendes psykologer til den telefoniske rådgivning i forbindelse med akutsager? Telefonisk rådgivning med henblik på hjælp til krisestyring og behovsafklaring i forbindelse med psykologisk krisehjælp (betaling pr. påbegyndt kvarter) Ja, der må kun anvendes autoriserede psykologer. Ydelsen relaterer sig til kravspecifikationens pkt. 6.1: Senest én time efter rekvirering af krisehjælp skal rekvirent desuden kontaktes telefonisk af en psykolog med henblik på hjælp til krisestyring og behovsafklaring. 7